Скачать 198.07 Kb.
|
Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги «Предоставление архивных справок и копий архивных документов из архивного отдела администрации МО «Пинежский район»» Раздел 1. Общие положения 1.1. Наименование муниципальной услуги: «Предоставление архивных справок и копий архивных документов из архивного отдела администрации МО «Пинежский район» (далее - муниципальная услуга). 1.2. Административный регламент определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) сотрудников архивного отдела администрации МО «Пинежский район» (далее – отдел), а также порядок взаимодействия отдела со структурными подразделениями администрации МО «Пинежский район» (далее – администрация), другими предприятиями, организациями при предоставлении муниципальной услуги. 1.3. Муниципальная услуга предоставляется муниципальными служащими архивного отдела. 1.4. Муниципальная услуга предоставляется в виде архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов, информационных писем, личных документов. 1.5. Предоставление муниципальной услуги регулируется: - Конституцией Российской Федерации; - Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г. № 43, ст. 4169); - Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г. № 31 (1ч.), ст. 3448); - Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (Российская газета – Федеральный выпуск № 4131 от 29 июля 2006 г.); - Федеральным законом от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г. № 19, ст. 2060); - «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», М. 2007 г. (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19); - Областным законом от 9 декабря 2005 г. № 135-8-ОЗ «Об архивном деле в Архангельской области» («Волна», 27 декабря 2005 года, спецвыпуск); - Регламентом работы муниципального учреждения «Администрация муниципального образования «Пинежский муниципальный район», утвержденного распоряжением главы муниципального образования «Пинежский муниципальный район» № 15-р от 14 сентября 2009 года; - Положением об архивном отделе администрации МО «Пинежский район», утвержденного постановлением главы муниципального образования «Пинежский муниципальный район» № 0101 от 08.04.2010 г. 1.6. Основные понятия, применяемые в настоящем регламенте: - тематический запрос – запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту; - социально-правовой запрос – запрос, связанный с социальной защитой граждан, предусматривающий их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации; - архивная справка – документ отдела, составленный на бланке отдела, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена; - архивная выписка – документ отдела, составленный на бланке отдела, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящегося к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения; - архивная копия – дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке; - заявитель – автор запроса; - непрофильный запрос – запрос, поступивший в отдел, но не соответствующий составу фондов данного отдела; - положительный ответ – официальный ответ отдела на запрос, содержащий в полном объеме или частично интересующую заявителя информацию; - отрицательный ответ – официальный ответ отдела на запрос, указывающий на отсутствие в документах отдела сведений, интересующих заявителя; - информационное письмо – письмо, составленное на бланке отдела по запросу пользователя или по инициативе отдела, содержащее информацию о хранящихся в отделе архивных документах по определенной проблеме, теме. 1.7. Получателями муниципальной услуги являются юридические и физические лица (далее – заявитель). Раздел 2. Требования, предъявляемые к порядку предоставления муниципальной услуги 2.1. Информация о порядке оказания муниципальной услуги, местонахождении и графике работы отдела предоставляется: - непосредственно в отделе, по телефону; - в сети Интернет, на официальном сайте администрации www.pinezhe.ru. Почтовый адрес отдела: ул.Кудрина, д.4, с.Карпогоры, Пинежский район, Архангельская область, 164600. Электронный адрес администрации: pinegamo@atnet.ru. Телефон отдела (8 818 56) 2-13-69. 2.2. Консультации по вопросам оказания муниципальной услуги предоставляются сотрудниками отдела при личном обращении, а также посредством Интернета, электронной почты или телефона (см. п. 2.1.). Консультации предоставляются по следующим вопросам: - адреса местонахождения отдела; - наличия документов в отделе по запрашиваемой тематике; - срока исполнения запроса; - времени приема заявлений и выдачи документов; - другие вопросы, касающиеся предоставления муниципальной услуги. 2.3. Прием заявителей осуществляют муниципальные служащие отдела. Прием заявителей в отделе осуществляется со вторника по четверг с 9.00 до 13.00. 2.4. Требования к удобству и комфорту мест предоставления муниципальной услуги – помещение для приема заявителей в отделе. 2.5. Сроки предоставления муниципальной услуги: - продолжительность ожидания в очереди, приема одного заявителя не превышает 30 минут; - регистрация запроса, поступившего от заявителя, обратившегося лично в отдел, в день поступления запроса, - прием и регистрация заявлений, поступивших по почте, осуществляется в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время; - срок предоставления муниципальной услуги составляет не более тридцати дней с момента регистрации запроса, срок рассмотрения заявления может быть продлен в соответствии Федеральному закону от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»; - в тех случаях, когда для исполнения запроса требуются дополнительные сведения, срок их исполнения исчисляется с момента получения дополнительных сведений; - запрос, не относящийся к составу хранящихся в архивном отделе архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя, или заявителю дается соответствующая рекомендация; - подготовленные по запросу архивные справки, архивные выписки и архивные копии, информационные письма, личные документы выдаются заявителям вне очереди; высылаются по адресу, указанному в заявлении, по почте. 2.6. Поступившие в отдел запросы исполняются бесплатно. 2.7. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги: - от физических лиц: заявление, где указывается полностью фамилия, имя, отчество заявителя и все их изменения; дата рождения; адрес по месту проживания; данные паспорта; номер телефона; вид запроса (о стаже работы, заработной плате, курсах, проживании, предоставлении отпуска по уходу за ребенком и др.); название организации, по которой запрашивается информация; годы; для каких целей необходима информация; дата подачи заявления; подпись; сведения куда передать (отправить) ответ (приложения № 2-5); - от юридических лиц: запрос оформляется на бланке организации, где указываются полностью фамилия, имя, отчество гражданина, о котором требуется предоставить информацию; вид запроса (о стаже работы, заработной плате, курсах, проживании, предоставлении отпуска по уходу за ребенком и др.); название организации, по которой запрашивается информация; годы; для каких целей необходима информация; запрос подписывается руководителем организации, указываются фамилия, имя, отчество, телефон исполнителя (приложение № 6); - доверенному лицу - доверенность, оформленная в установленном порядке; - копия трудовой книжки и других документов для облегчения поиска необходимой информации. 2.8. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги: - отсутствие документов по запрашиваемой теме; - ограничение доступа к документам, содержащим конфиденциальную информацию; - ограничение доступа к документам, содержащим персональные данные; - не подлежат рассмотрению запросы и интернет-обращения, не содержащие фамилии, имени, отчества, почтового или электронного адреса заявителя; - не принимаются к рассмотрению запросы, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания. Раздел 3. Административные процедуры 3.1. Юридическим фактом (основанием для начала действия) является поступление заявления (запроса) от получателя муниципальной услуги. 3.2. Предоставление муниципальной услуги включает следующие административные процедуры (Приложение № 1): - прием, первичная обработка и регистрация заявления (запроса); - рассмотрение заявления (запроса) от получателя муниципальной услуги и выяснение наличия архивных дел на хранении; - при наличии на хранении архивных документов муниципальными служащими исполняются по поступившему заявлению (заявке) архивные справки, архивные выписки и архивные копии, представляются личные документы; - при отсутствии на хранении необходимых документов исполняется информационное письмо, с указанием причин невозможности исполнения архивных справок, архивных выписок и архивных копий; - регистрация архивных справок, выписок, копий, информационных и сопроводительных писем; - выдача лично заявителю, отправка по почте, с курьером (для юридических лиц) архивных справок, выписок, копий, информационных и сопроводительных писем. 3.2.1. Заявления (запросы) могут быть переданы заявителем лично в архивном отделе, по почте, по электронной почте. Прием заявителей осуществляют сотрудники отдела. При исполнении запроса по документам отдела посетителю предлагается заполнить заявление по установленной форме и оказывается помощь в его заполнении. При приеме заявлений проверяется правильность и четкость изложения сведений. При поступлении заявления (запроса) по почте проверяется правильность, полнота вложения и целостность документов. Конверты от поступающих писем не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и получения заявления (запроса). Регистрация заявления (запроса), поступившего в отдел, осуществляется муниципальным служащим в журнале регистрации заявлений (запросов), который ведется в электронном виде. Журнал распечатывается на бумажный носитель один раз в квартал. При поступлении запроса по сети Интернет, он распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в таком же режиме, как с запросом, поступившим по почте. 3.2.2. Поступившие заявления (запросы) рассматриваются руководителем отдела для определения срочности запроса и сортировки всех запросов по характеру дальнейшего использования в зависимости от наличия или отсутствия документов на хранении: заявления (запросы) на исполнение, непрофильные заявления (запросы), требующие получения от заявителей дополнительных сведений. 3.2.3. Зарегистрированные заявления (запросы) поступают специалисту для подготовки архивных справок, архивных выписок и архивных копий. Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка". Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов. Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала"). Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку. В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта или события. Архивная справка, предназначенная для использования на территории Российской Федерации, подписывается руководителем отдела, исполнителем и заверяется печатью органа местного самоуправления. Архивная справка, предназначенная для направления за рубеж, подписывается главой администрации и заверяется гербовой печатью органа местного самоуправления. При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке. Архивные справки, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - "апостиля". На архивных справках проставляется и заполняется надлежащим образом апостиль руководством вышестоящего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела. Апостиль не проставляется на архивных справках, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства-участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве. В случае документально подтвержденных фактов утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, отдел выдает справку по данному вопросу, при необходимости заверенную печатью отдела. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием. В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа. Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя отдела и печатью органа местного самоуправления. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются, заверяются печатью отдела и подписью его руководителя. Архивная копия, предназначенная для направления за рубеж, заверяется гербовой печатью органа местного самоуправления и подписью главы администрации. По письменным заявлениям по разрешению руководителя отдела граждане имеют право на получение сохранившихся в архиве подлинников собственных трудовых книжек. С изымаемых архивных документов делаются копии, которые приобщаются к делам. Изъятие архивных документов, а также их замена на копии отражаются в листах-заверителях дел, в описях дел, документов. Возвращение архивных документов оформляется актом об изъятии из дел указанных документов. Акт и другие документы, на основании которых произведено возвращение архивных документов, и расписка лица, получившего их на руки, включаются в дело фонда. 3.2.4. Если в фондах отдела отсутствуют документы и сведения по теме запроса, но известно местонахождение документов, производится пересылка запроса. В этом случае готовится сопроводительное письмо к запросу и уведомление заявителю об отсутствии документов в отделе. С запроса снимается копия, которая остается в отделе, а оригинал запроса вместе с сопроводительным письмом пересылаются в организацию, где хранятся документы. Заявителю посылается уведомление о пересылке запроса. Если в запросе отсутствуют необходимые для поиска сведения, заявителю направляется письмо с просьбой уточнить необходимые для выполнения запроса сведения. 3.2.5. Регистрация архивных справок, выписок, копий, информационных и сопроводительных писем производится в базе данных «Регистрация запросов социально-правовых характера» специалистами отдела, подготовившими ответ. 3.2.6. Ответы на запросы составляются в двух экземплярах, один экземпляр остается в отделе и подшивается (скрепляется) в дело вместе с заявлением (запросом), другой предоставляется заявителю. Архивные справки, выписки, копии, информационные и сопроводительные письма, в случае личного обращения заявителя или его доверенного лица, выдаются ему под подпись при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; а доверенному лицу – так же и при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки, выписки, копии, информационных и сопроводительных писем расписывается на втором экземпляре архивной справки, выписки, копии, информационного и сопроводительного письма, остающемся на хранении в отделе, указывая дату ее получения. В остальных случаях архивные справки, выписки, копии, информационные и сопроводительные письма высылаются заявителю письмом по почте простыми письмами. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства-участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются отделом непосредственно в адреса заявителей. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, оформляются и вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются отделом в соответствующий федеральный орган исполнительной власти в установленном порядке. В отделе ведется реестр отправленной корреспонденции, где указывается дата, фамилия, имя, отчество получателя, название организации, почтовый адрес. Раздел 4. Порядок и формы контроля за предоставлением муниципальной услуги Контроль за непосредственным исполнением муниципальной услуги осуществляет начальник управления делами администрации МО «Пинежский район». Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений, на решения, действия (бездействия) муниципальных служащих. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми, также проверка может проводиться по конкретному факту. Раздел 5. Порядок обжалования действия (бездействия) должностного лица, а также принимаемого им решения при предоставлении муниципальной услуги Получатель муниципальной услуги может обратиться с жалобой на действия (бездействия) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления муниципальной услуги устно или письменно к главе администрации МО «Пинежский район» или в судебном порядке. Приложение № 1 Блок-схема по предоставлению муниципальной услуги «Предоставление архивных справок и копий архивных документов из архивного отдела администрации МО «Пинежский район»
Приложение № 2 В архивный отдел администрации МО «Пинежский район» Ф.И.О.(и все изменения их) __________________________________________ Дата рождения_________________________________ Адрес (по месту проживания):_________________________ ____________________________________________________ Контактный телефон: ______________________ Паспорт: серия № __________ выдан ___________________________________________ ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу подтвердить стаж работы (дату приема, дату перевода, дату увольнения),нахождение на курсах, в командировке, в отпуске по уходу за детьми, награждение; выдать справку о заработной плате, о местонахождении организации, о проживании (нужное подчеркнуть или добавить) (за какой период, указать годы) _______________________________________________________________________________________________________ Дата рождения детей (для женщин)________________________________________________ Название организации Цех, отдел, отделение, бригада, населенный пункт __________________________________ Ф.И.О. родителей (для стажа работы в колхозе, совхозе) ___________________________ Должность Запрашиваемые сведения нужны для « »_________________ г. подпись ВХ. № ИСХ. № Приложение № 3 Образец заполнения ЗАЯВЛЕНИЯ О СТАЖЕ РАБОТЫ В архивный отдел администрации МО «Пинежский район» Ф.И.О. Кузнецов Сергей Васильевич Дата рождения: 12.08.1958 Адрес (по месту проживания): Архангельская область, Пинежский район, с.Карпогоры, ул.Ленина, д.2,кв.4, 164600 Контактный телефон: 2-15-78, 89214548012 Паспорт: серия 11 02 № 125459 выдан Пинежским РОВД 22.10.2002 г. ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу подтвердить стаж работы (дату приема, дату перевода, дату увольнения), нахождение на курсах, в командировке, в отпуске по уходу за детьми, награждение; выдать справку о заработной плате, о местонахождении организации, о проживании за 1969-1974 годы Дата рождения детей (для женщин)________________________________________________ Название организации совхоз «Быстровский» Цех, отдел, отделение, бригада, населенный пункт Шардонемское отделение, д.Церкова Ф.И.О. родителей (для стажа работы в колхозе, совхозе) Кузнецов Василий Михайлович, Кузнецова Анна Михайловна Должность Запрашиваемые сведения нужны для перерасчета пенсии. 12 мая 2010 г. подпись Приложение № 4 Образец заполнения ЗАЯВЛЕНИЯ О ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЕ В архивный отдел администрации МО «Пинежский район» Ф.И.О. Кузнецовой (Ивановой) Светланы Васильевны Дата рождения: 12.08.1962 Адрес (по месту проживания): Архангельская область, Пинежский район, с.Карпогоры, ул.Теплова, д.1,кв.1, 164600 Контактный телефон: 2-15-78, 89214548012 Паспорт: серия 11 03 № 126459 выдан Пинежским РОВД 22.10.2003 г. ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу подтвердить стаж работы (дату приема, дату перевода, дату увольнения), нахождение на курсах, в командировке, в отпуске по уходу за детьми, награждение; выдать справку о заработной плате, о местонахождении организации, о проживании за 1985-1989 годы Дата рождения детей (для женщин): 3.10.1983 г.р. Название организации совхоз «Быстровский» Цех, отдел, отделение, бригада, населенный пункт Веркольское отделение Ф.И.О. родителей (для стажа работы в колхозе, совхозе) Должность Запрашиваемые сведения нужны для оформления пенсии. 12 мая 2010 г. подпись Приложение № 5 Образец заполнения ЗАЯВЛЕНИЯ О КУРСАХ В архивный отдел администрации МО «Пинежский район» Ф.И.О. Кузнецовой (Ивановой) Светланы Васильевны Дата рождения: 12.08.1962 Адрес (по месту проживания): Архангельская область, Пинежский район, с.Карпогоры, ул.Теплова, д.1,кв.1, 164600 Контактный телефон: 2-15-78, 89214548012 Паспорт: серия 11 03 № 126459 выдан Пинежским РОВД 22.10.2003 г. ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу подтвердить стаж работы (дату приема, дату перевода, дату увольнения), нахождение на курсах, в командировке, в отпуске по уходу за детьми, награждение; выдать справку о заработной плате, о местонахождении организации, о проживании приказ № 14 от 14.02.1986 года о направлении на курсы, приказ № 73 от 22.06.1986 г. об окончании курсов. Дата рождения детей (для женщин): Название организации совхоз «Быстровский» Цех, отдел, отделение, бригада, населенный пункт Веркольское отделение Ф.И.О. родителей (для стажа работы в колхозе, совхозе) Должность Запрашиваемые сведения нужны для оформления пенсии. 12 мая 2010 г. подпись Приложение № 6 Образец заполнения ЗАПРОСА
ГУ-Управление ПФ РФ в Пинежском районе просит представить архивную справку о заработной за 1985-1989 годы на Шумилова Василия Николаевича, 1.02.1961 г.р., работавшего в Сурском лесопункте Лавельского ЛПХ, для назначения пенсии по старости. Приложение: копия трудовой книжки на 4-х листах в 1 экз. Руководитель организации подпись расшифровка подписи печать Ф.И.О., телефон исполнителя |
О внесении изменений в Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Предоставление субсидии на открытие собственного... | Административный регламент). Административный регламент определяет порядок, сроки и последовательность действий (административных... | ||
Далее административный регламент), разработан в целях повышения качества и доступности предоставления муниципальной услуги и устанавливает... | Утвердить Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги «заполнение и направление в аптеки электронных рецептов»,... | ||
Регламент) по предоставлению муниципальной услуги «Предоставление информации из реестра муниципального имущества» (далее – муниципальная... | Административный регламент определяет сроки и последовательность действий (административные процедуры) при предоставлении муниципальной... | ||
Административного регламента по предоставлению муниципальной услуги «Выдача выписок из Реестра муниципальной собственности» | Регламент) разработан в целях повышения качества предоставления и доступности муниципальной услуги по предоставлению земельных участков,... | ||
Администрацией мо «Рутульский район» (далее Административный регламент) определяет сроки и последовательность действий по предоставлению... | Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги «Признание граждан малоимущими» (далее – регламент) разработан... |
Поиск Главная страница   Заполнение бланков   Бланки   Договоры   Документы    |