Минобразования крыма прика з
Скачать 1.1 Mb.
|
 РЕСПУБЛИКА КРЫМ МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ, НАУКИ И МОЛОДЕЖИ (МИНОБРАЗОВАНИЯ КРЫМА) П Р И К А З
Об утверждении инструкции по делопроизводству в Министерстве образования, науки и молодежи Республики Крым В целях установления единого порядка работы с документами в Министерстве образования, науки и молодежи Республики Крым (далее – Министерство) и подведомственных ему организациях, и в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 с изменениями от 07.09.2011 №751 и учетом положений Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 №76 ПРИКАЗЫВАЮ:
- инструкций по делопроизводству возглавляемых организаций принять за основу данную Инструкцию и организовать ее изучение; - совместных с Министерством документов строго руководствоваться Инструкцией.
Министр Н.Г. Гончарова УТВЕРЖДЕНА приказом Министерства образования, науки и молодежи Республики Крым от __________________ № ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в Министерстве образования, науки и молодежи Республики Крым
1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве образования, науки и молодежи Республики Крым (далее соответственно — Инструкция, Министерство, Министр) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов. 2. Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Министерстве. 3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами в Министерстве. 4. Ответственность за организацию делопроизводства в Министерстве несет первый заместитель Министра. 5. Организация делопроизводства в Министерстве возлагается на отдел делопроизводства и контроля. 6. Основным заданием отдела делопроизводства и контроля Министерства является обеспечение в Министерстве единого порядка документирования управленческой информации и работы с документами с применением современных автоматизированных систем, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Министерства. Отдел делопроизводства и контроля Министерства в соответствии с возложенными на него заданиями: 6.1. Разрабатывает Инструкцию и номенклатуру дел министерства; 6.2. Осуществляет регистрацию и ведет учет документов; 6.3.Организует документооборот, формирование дел, их хранение и подготовку к передаче лицу, ответственному за ведение архива Министерства; 6.4. Обеспечивает внедрение и контролирует соблюдение структурными подразделениями Министерства требований настоящей Инструкции, Регламента Министерства образования, науки и молодежи Республики Крым и национальных стандартов; 6.5. Принимает меры к уменьшению объема служебной переписки в Министерстве. 6.6. Проводит проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях Министерства; 6.7. Участвует во внедрении и использовании информационно-телекоммуникационной системы делопроизводства в Министерстве; 6.8. Осуществляет контроль за своевременным рассмотрением и прохождением документов в Министерстве; 6.9. Обеспечивает соблюдение единых требований относительно подготовки документов и организации работы с ними в условиях электронного документооборота; 6.10. Проводит анализ информации о документообороте, необходимой для принятия управленческих решений; 6.11. Организует сохранение документационного фонда Министерства и пользование им; 6.12. Инициирует и участвует в организации повышения квалификации работников Министерства по вопросам делопроизводства; 6.13. Удостоверяет печатью документы, подписанные заместителями министра, начальниками структурных подразделений Министерства. 7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях Министерства возлагается на их руководителей. 8. Ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется работниками в соответствии с должностными регламентами (приложение 1).
10. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку работник структурного подразделения Министерства обязан передать через работников, ведущих делопроизводство, находящиеся у него на исполнении документы другому работнику по указанию начальника управления. 11. Работники структурных подразделений Министерства несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции и сохранность находящихся у них документов. О случаях утраты зарегистрированного документа работник управления обязан незамедлительно доложить руководителю структурного подразделения Министерства. Руководитель структурного подразделения Министерства назначает служебное расследование, о результатах которого в недельный срок сообщает в отдел делопроизводства и контроля. 12. Внесение изменений в Инструкцию осуществляется приказом Министерства после их согласования с Государственной архивной службой Республики Крым. 13. Вновь принятые работники, на которых возлагаются обязанности по ведению делопроизводства, обязаны в течение трех дней после поступления на работу пройти инструктаж по ведению делопроизводства в отделе делопроизводства и контроля. 14. Работать с документами, поступившими в Министерство, вне служебных помещений и вносить в них исправления не разрешается. 15. Содержание служебных писем не подлежит разглашению. Использование сведений, содержащихся в этих документах, в печати и других средствах массовой информации не допускается, передача документов или их копий работникам других организаций допускается с разрешения Министра. 16. С содержанием подготовленных в Министерстве проектов нормативных правовых актов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. 17. Взаимодействие со средствами массовой информации и передача им служебной информации осуществляется по разрешению Министра. 18. Порядок ведения делопроизводства, который содержит информацию с ограниченным доступом, и делопроизводства по обращениям граждан определяется специальными нормативными правовыми актами. 19. Сотрудники Министерства несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации. II. Документирование управленческой деятельности Министерства. 20. Документирование управленческой информации заключается в создании документов, в которых фиксируется с соблюдением установленных правил информация об управленческих действиях. 21. Право на создание, подписание, согласование, утверждение документов определяется нормативными правовыми актами Российской Федерации и Республики Крым, Положением о Министерстве, положениями о структурных подразделениях Министерства и должностными регламентами. В Министерстве определяется совокупность документов, предусмотренных номенклатурой дел, необходимых и достаточных для документирования информации об его деятельности. По вопросам, которые представляют взаимный интерес и принадлежат к компетенции разных органов, могут создаваться общие документы. 22. Выбор вида документа, предназначенного для документирования управленческой информации (приказ, решение, протокол и тому подобное), предопределяется правовым статусом органа, компетенцией должностного лица и порядком принятия управленческого решения (на основании единоначалия или коллегиальности). 23. Классы управленческой документации определяются согласно Государственному классификатору управленческой документации (далее - ГКУД). Одним из классов управленческой документации, которая обеспечивает организацию процессов управления, является организационно-распорядительная документация. Реквизиты организационно-распорядительной документации и порядок их расположения определяются ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 6.30-2003). 24. Документ должен содержать обязательные для определенного его вида реквизиты, которые размещаются в установленном порядке, а именно: наименование учреждения - автора документа, название вида документа (кроме писем), дату, регистрационный индекс документа, заглавие к тексту, текст, подпись. 25. Во время подготовки и оформления документов могут применяться не только обязательные, но и другие реквизиты, если это отвечает назначению документа или способу его отработки. Министерство осуществляет делопроизводство на русском языке. 26. Оформление документов, которые изготавливаются с помощью печатных средств, осуществляется в соответствии с требованиями согласно приложению 2 к настоящей Инструкции. Отдельные внутренние документы (заявления, объяснительные и докладные записки и тому подобное), авторами которых являются должностные и другие физические лица, разрешается оформлять рукописным способом. Бланки документов 27. Организационно-распорядительные документы оформляются на бланках, которые изготавливаются в соответствии с требованиями постановления Совета министров Республики Крым от 31 июля 2014 года № 235 «Об утверждении требований к оформлению бланков исполнительных органов государственной власти Республики Крым, фасадных вывесок и информационных табличек на административных зданиях». 28. В Министерстве используют следующие бланки документов: бланк для писем (приложение 3 настоящей Инструкции); бланк приказа (приложение 4 к настоящей Инструкции); 29. Пронумерованные бланки подлежат обязательному учету. Порядковые номера проставляются нумератором на обратной стороне бланка. Бланки выдаются ответственным за делопроизводство лицам соответствующих структурных подразделений Министерства под расписку в журнале. Одновременно с получением бланков представляются отчет об использованных бланках, выданных соответствующим структурным подразделениям ранее, и испорченные бланки. Испорченные бланки предъявляются исполнителем ответственному лицу и уничтожаются, о чем в журнале делается соответствующая отметка. 30. Некоторые внутренние документы (заявления работников, докладные записки, справки и тому подобное) и документы, которые создаются от имени нескольких органов, оформляются не на бланках. Оформление реквизитов документов 31. Во время подготовки организационно-распорядительных документов работники Министерства оформляют их с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003. 32. Наименование видов документов (приказ, решение и т.п.) должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Дата документа 33. Датой документа является соответственно дата его подписания, утверждения, принятия, регистрации или издания. Дата отмечается арабскими цифрами в одну строку в такой последовательности: число, месяц, год. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом. В случае оформления даты цифровым способом число и месяц проставляются двумя парами цифр, разделенными точкой; год - четырьмя цифрами, точка в конце не ставится, например: отправлено 02.03.2011 в адрес... В текстах нормативных правовых актов и ссылках на них и документах, которые содержат сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ указания дат с проставлением нуля в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, например: 02 апреля 2011 года. Позволяется употреблять слово "год" в сокращенном варианте "г.", например: 03 июня 2012 г. Если документ составлен не на бланке, дата указывается ниже подписи слева. Дата документа проставляется должностным лицом, которое его подписывает или утверждает. Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные отметки на документах, связанные с их прохождением и выполнением (резолюции, согласования, визы, отметки о выполнении документа и направлении его в дело). 34. На документе, выданном двумя или более учреждениями, отмечается одна дата, которая отвечает дате последней подписи. Регистрационный индекс документов 35. Индексация документов заключается в присвоении им условных обозначений - индексов, которые присваиваются документам во время их регистрации. Регистрационный индекс состоит из порядкового номера документа в пределах группы документов, которые регистрируются, и дополняется индексами, которые применяются в Министерстве, в частности индексами по номенклатуре дел. Составные части регистрационного индекса отделяются одна от другой правосторонней наклонной чертой. Последовательность написания составных частей регистрационного индекса может изменяться в зависимости от того, какой документ регистрируется, - входящий или созданный в Министерстве. Для входящих документов регистрационный индекс состоит из порядкового номера и индекса по номенклатуре дел или другого индекса, который применяется в Аппарате, например: 845/01-11, где 845 - порядковый номер, 01-11 - индекс дела по номенклатуре. У исходящего документа регистрационный индекс может размещаться в обратной последовательности - индекс по номенклатуре дел (в случае необходимости может указываться также другой индекс, который применяется в министерстве) и порядковый номер, например: 02-13/258, где 02-13 - индекс дела по номенклатуре, 258 - порядковый номер. С целью различия групп документов к регистрационному индексу может добавляться отметка, которая состоит из букв, например: 120/01-15 ДСП, где ДСП применяется для обозначения документов с грифом "Для служебного пользования". Если документ подготовлен двумя или более органами, регистрационный индекс включает индексы каждого из этих органов, которые проставляются через правостороннюю наклонную черту в последовательности, в которой документ подписан его авторами, например: 41/68 - для общих распорядительных документов или 03-14/450/01-11/208 - для общих писем. Ссылка на регистрационный индекс и дату 36. Для исходящих документов ссылка на регистрационный индекс и дату документа включает в себя регистрационный индекс и дату того документа, на который дается ответ. Этот реквизит является обязательным и располагается ниже или на уровне регистрационного индекса в специально отведенном месте на бланке. Гриф ограничения доступа 37. Гриф ограничения доступа к документу ("Для служебного пользования", "Секретно", "Совершенно секретно") оформляется в соответствии с соответствующими нормативными правовыми актами и располагается в правой части верхнего поля документа выше реквизита "Адресат" или "Гриф утверждения". Адресат 38. Документы адресуются органу, его структурным подразделениям или конкретному должностному лицу. В случае адресования документа органу или его структурным подразделениям без указания должностного лица их наименования приводятся в именительном падеже, например: Министерство транспорта Российской Федерации Управление делами Если документ направляется должностному лицу, наименование органа и его структурного подразделения приводятся в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном, при этом инициалы указывают перед фамилией, например: Аппарат Совета министров Республики Крым Начальнику управления контроля А.И. Петрову В случае, когда документ адресуется руководителю органа или его заместителю, наименование органа входит в состав наименования должности адресата, которое приводится в дательном падеже, например: Министру культуры Республики Крым А.В. Новосельской Если документ адресуется руководителям нескольких однородных органов, то их следует указывать обобщенно, например: Руководителям органов управления образованием муниципальных образований Документ не должен иметь более четырех адресатов. Слово "копия" перед наименованием второго, третьего, четвертого адресатов не проставляется. В случае направления документа более чем четырем адресатам, составляется список на рассылку с указанием на каждом документе только одного адресата. Если служебное письмо адресуется организации, не входящей в утвержденный указатель рассылки, или физическому лицу, то сначала следует указывать полное или краткое наименование организации и реквизиты должности - для юридических лиц (фамилия, имя, отчество или инициалы частного лица), а затем - почтовый адрес, который печатается в следующей последовательности: название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.п.); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); почтовый индекс, например: Калинину И.П. ул. Садовая, д. 5, кв. 12 Киреевский р-н, г. Липки, Тульская обл., 301264 В случае направления документа органам законодательной и исполнительной власти, постоянным корреспондентам их почтовый адрес на документах не указывается. Гриф утверждения документа 39. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами), к полномочиям которого (которых) относится решение вопросов, приведенных в таком документе, или распорядительным документом учреждения. Нормативно-правовые акты (положения, инструкции, правила, порядки и тому подобное) утверждаются распорядительным документом учреждения, которое выдало соответствующий акт. Утверждение определенных видов документов осуществляется с проставлением грифа утверждения (приложение 5 к настоящей Инструкции). Если документ утверждается конкретным должностным лицом, гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности, подписи, инициалов (инициала имени) и фамилии лица, которое утвердило документ, даты утверждения. Например: УТВЕРЖДАЮ Министр образования, науки и молодежи Республики Крым подпись, инициалы, фамилия Дата В случае, когда документ утверждается решением, приказом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", названия вида документа, которым утверждается созданный документ, в именительном падеже с указанием его даты и номера. Например: УТВЕРЖДЕНО Приказом Министерства образования, науки и молодежи Республики Крым 12 августа 2014 № 298 Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. В случае утверждения документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном уровне. Резолюция 40. Резолюция - это проставленная должностным лицом надпись на документе, которая содержит сжатое содержание принятого им решения относительно выполнения документа. Резолюция состоит из таких элементов: фамилия, инициалы (инициал имени) исполнителя (исполнителей) в дательном падеже, содержание поручения, срок выполнения, личная подпись руководителя, дата. Если поручение дано нескольким должностным лицам, главным исполнителем документа является первое лицо, которому предоставляется право созвать других исполнителей и координировать их работу. Первым, как правило, указывается лицо, которое занимает высшую или равную должность. На документах со сроками выполнения, которые не требуют дополнительных указаний, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата. Резолюции пишутся непосредственно на документе, на свободных от текста полях (кроме поля документа, предназначенного для подшивки) либо на отдельных листах или специальных бланках, прилагаемых к документу, с указанием регистрационного индекса и даты документа, которого она касается. Заголовок к тексту документа 41. Заголовок к тексту документа должен содержать короткое изложение содержания документа и быть максимально сжатым. Заголовок формулируется работником, который создает документ. Заголовок, объем которого превышает 150 знаков (5 строк), позволяется продолжать до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок отвечает на вопрос "о чем?", "кого?", "чего?". Например, приказ (о чем?) о предоставлении отпуска; письмо (о чем?) об организации совещания; протокол (чего?) заседания аттестационной комиссии; должностная инструкция (кого?) главного специалиста. Без заголовка позволяется составлять короткие документы на бланках формата А5 (210 х 148 миллиметров), в частности сопроводительные письма, телеграммы, телефонограммы. Отметка о контроле 42. Отметка о контроле означает, что документ взят на контроль для обеспечения его выполнения в установленный срок. Отметка о контроле делается путем проставления буквы "К" или слова "Контроль" (от руки или с использованием штампа) на резолюции к документу. Документы, взятые на контроль, возвращаются в отдел делопроизводства и контроля Министерства вместе с ответом. Отметки о наличии приложений 43. Приложения к документам, кроме приложений к сопроводительным письмам, составляются с целью дополнения, пояснения отдельных вопросов документа или документа в целом. 44. Приложения к документам могут быть таких видов: - приложения, которые утверждаются распорядительными документами (положения, инструкции, правила, порядки и тому подобное); - приложения, которые дополняют и/или поясняют содержание основного документа; - приложения, которые направляются с сопроводительным письмом. 45. На приложениях, которые утверждаются распорядительными документами (положения, инструкции, правила, порядки и тому подобное), проставляется гриф утверждения в соответствии с пунктом 39 настоящей Инструкции. В соответствующих пунктах распорядительной части документа делается ссылка "согласно приложению" или "прилагается". На приложениях к документам, которые утверждаются распорядительными документами, делается отметка в верхнем правом углу первого листа приложения, например: Приложение 2 к приказу Министерства образования, науки и молодежи Республики Крым от 07 августа 2014 г. № 123 46. Приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки и тому подобное) к основному документу должны иметь отметку со ссылкой на этот документ, его дату и номер, например: Приложение к решению коллегии Министерства образования, науки и молодежи Республики Крым от 20.08.2014 № 3/4 В тексте основного документа делается отметка о наличии приложений: "согласно приложению", "(приложение)"; "в соответствии с приложением" или "(см. приложение)". 47. Приложения оформляются, как правило, на стандартных листах бумаги. В случае наличия нескольких приложений на них указываются порядковые номера, например: Приложение 1, Приложение 2 и тому подобное. |
Похожие:
 | Федерации от 13 июля 2001 года №2688 «Об утверждении порядка проведения смен профильных лагерей, лагерей с дневным пребыванием, лагерей... |  | О порядке выдачи органом опеки и попечительства предварительного разрешения (согласия), затрагивающего осуществление имущественных... |
| О составлении и сроках представления годовой бюджетной и бухгалтерской отчетности государственными учреждениями, подведомственными... | | Министерства образования и науки Российской Федерации от 25. 12. 2013 №1394, с целью организации регистрации для участия в государственной... |
| В целях реализации государственной политики в сфере организации отдыха детей и их оздоровления, обеспечения координации деятельности... | | Крыма», утвержденное приказом гуп рк «Вода Крыма» от 14. 03. 2016 №43-од, разработанное в целях рационального и эффективного использования... |
| Крыма», утвержденное приказом гуп рк «Вода Крыма» от 14. 03. 2016 №43-од, разработанное в целях рационального и эффективного использования... | | Федеральным законом от 27. 07. 2010г. №210-фз (в редакции от 13. 07. 2015г.) «Об организации предоставления государственных и муниципальных... |
| Минобразования РФ от 24. 02. 1998 года №501 «Об утверждении Порядка перевода студетов из одного высшего учебного заведения РФ в другое»... | | Минобразования РФ от 30 марта 2001 г. N 22-06-415 «Об аттестатах о среднем (полном) общем образовании», а также письмом Минобразования... |