Инструкция по делопроизводству в Якутском госуниверситете им. М. К. Аммосова (утв приказом по ягу №85-од от «22» февраля 2007 г.)
Скачать 1.27 Mb.
|
И Н С Т Р У К Ц И Я по делопроизводству Якутского государственного университета имени М.К. Аммосова (разработана на основании примерной инструкции по делопроизводству, утвержденной согласно приказу МО РФ № 2286 от24.07.2000.) Якутск 2007 Приложение № 1 к приказу № 85-ОД от «22» февраля 2007 г. УТВЕРЖДАЮ Ректор ЯГУ им. М.К. Аммосова ___________п/п________ Алексеев А.Н. «22» февраля 2007 г. И Н С Т Р У К Ц И Я по делопроизводству Якутского государственного университета имени М.К. Аммосова (разработана на основании примерной инструкции по делопроизводству, утвержденной согласно приказу МО РФ № 2286 от24.07.2000.) Принята на Ученом совете Якутского госуниверситета им. М.К. Аммосова 26 апреля 2006 г. Решение № 7 Якутск 2007 Инструкция по делопроизводству в Якутском госуниверситете им. М.К. Аммосова (утв. приказом по ЯГУ № 85-ОД от «22» февраля 2007 г.)
В целях рациональной организации службы документационного обеспечения управления (ДОУ) в филиалах, институтах и структурных подразделениях ЯГУ, а также строгого соблюдения действующих нормативных и методических документов в сфере документации и информации Управлением делами Минобразования России, на основании примерной инструкция о делопроизводстве в высшем учебном заведении разработана настоящая инструкция. 1. Общие положения 1.1. Настоящая инструкция по делопроизводству в Якутском госуниверситете им. М.К. Аммосова (далее - Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства в Якутском государственном университете им. М.К. Аммосова (далее Университет), порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием служебных документов. Инструкция составлена на основе Примерной инструкции по делопроизводству МО РФ, утвержденной на основании приказа № 2286 от 24.07.2000. 1.2. Руководство и контроль за ведением делопроизводства в Университете осуществляет общий отдел. Общий отдел дает указания по вопросам организации ведения делопроизводства, обязательные для исполнения структурными подразделениями университета, проверяет состояние делопроизводства и осуществляет обучение работников, ответственных за ведение делопроизводства. 1.3. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений Университета (управлений, отделов, институтов, деканатов, кафедр, центров и дирекций). Руководители структурных подразделений должны принимать меры к сокращению переписки, обеспечивать правильное и рациональное использование средств оргтехники, расходование служебных бланков и бумаги. 1.4. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству. 1.5. Работники структурных подразделений несут ответственность за выполнение требований Инструкции, за сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов немедленно докладывают руководителю подразделения и сообщают в общий отдел Университета. Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства Университета. 1.6. В структурных подразделениях, где по штату не предусмотрен специальный сотрудник для ведения делопроизводства, руководителем подразделения назначается сотрудник, ответственный за эту работу. 1.7. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению. При увольнении или перемещении ответственного за ведение делопроизводства производится передача дел и документов, о чем составляется приемо-сдаточный акт, который утверждается руководителем структурного подразделения. Копия акта передается в общий отдел Университета. 1.8. Запрещается переписка между структурными подразделениями Университета. Ведение переписки с вышестоящими организациями осуществляется ректором или проректором (по поручению ректора). Ведение переписки от имени Университета с другими организациями осуществляется ректором или проректорами или по их поручению руководителями структурных подразделений. 1.9. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники. 1.10. Выполнение настоящей Инструкции обязательно для каждого сотрудника Университета, с ее требованиями сотрудники должны быть ознакомлены под расписку. 1.11. Порядок работы с секретными документами, документами с грифом " ДСП", письмами, заявлениями и жалобами граждан определяется специальными инструкциями. 2. Документы Якутского государственного университета им. М.К. Аммосова 2.1. Университет издает следующие документы: приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы. 2.2. В целях эффективного использования вычислительной техники (ВТ) в Университете устанавливаются единые правила оформления документов. Для сокращения количества применяемых форм документов в Университете могут разрабатываться унифицированные формы документов (УФД), представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в этой сфере деятельности задачами. 2.3. УФД включается в Табель унифицированных форм документов Университета - перечень разрешенных к применению форм документов. Ведение табеля, внесение в него изменений, контроль за применением осуществляет общий отдел Университета. 3. Правила подготовки и оформления документов Университета 3.1. Документирование управленческой деятельности Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создании управленческих документов. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы и т.д.), а также на искусственных языках с использованием машинных носителей. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа [наименование организации - автора документа, название вида (унифицированной формы документа), дата, индекс, заголовок к тексту, текст, визы, подпись]. В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т.д. 3.2. Бланки документов Документы оформляются на бланках Университета и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения (расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ Р 6-30-97 " Унифицированные системы документации). Требования к оформлению документов" . В Университете применяются бланки: бланк письма (приложение 1); бланк конкретного вида документа – угловой штамп (приложения 2). бланк приказа (приложение 3); бланк распоряжения (приложение 5). Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов A3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм). Бланки приказов Университета по личному составу соответствуют действующей программе, установленной на электронном носителе в управлении кадров Университета. Употребление бланков произвольной формы не разрешается. Заказ на изготовление бланков или получение электронного варианта производится через общий отдел Университета. 3.3. Оформление реквизитов документов п. 3.3.1. Наименование Университета - автора документа п. 3.3.2. Наименование вида документа п. 3.3.3. Дата документа п. 3.3.4. Подпись документа п. 3.3.5. Согласование документа п. 3.3.7. Адресование документа п. 3.3.8. Резолюция п. 3.3.9. Оформление приложений к документу 3.3.1. Наименование организации - автора документа Наименование Университета указывается в точном соответствии с Уставом Якутского госуниверситета им. М.К. Аммосова. Сокращенное наименование помещается вслед за полным наименованием. 3.3.2. Наименование вида документа Название документа должно соответствовать его содержанию, табелю унифицированных форм документов Университета, утвержденных согласно пункту 3.2. настоящей инструкции по делопроизводству. 3.3.3. Дата документа Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для документа, требующего его утверждения, - дата его утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Для документов, составленных одновременно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией. Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например:08.09.2005. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат:10 февраля 2005 г. 3.3.4. Подпись документа Документы, направляемые Университетом в вышестоящие органы и управления, подписываются ректором, проректорами по поручению ректора. Документы, направляемые Университетом в адрес других организаций, учреждений и предприятий, могут подписываться руководителями структурных подразделений Университета. В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. Например: Проректор по научной работе подпись Фридовский В.Ю. В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности подписавших лиц, а их обязанности в составе комиссии. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагают на одном уровне. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности или его заместителем. Не допускается подписание документов с предлогом " за" или проставление косой черты перед наименованием должности. 3.3.5. Согласование документа При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа. Согласование может проводиться как внутри Университета (подразделениями и должностными лицами), так и вне его (с подчиненными и не подчиненными организациями). Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку, дату визирования, должность визирующего. Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка " Замечания прилагаются". Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ. Для документа, подлинник которого остается в Университете, виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово Согласовано (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования. |
Похожие:
 | Перечень документов, направляемых взыскателем в орган федерального казначейства для исполнения судебного акта | | Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией... |
| Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного... | | Гсдоу «Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления», утв. Приказом Главархива СССР от 23. 05.... |
 | Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством | | С изменениями внесенными Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 16. 04. 2014 n 90, от 09. 04. 2015 №95 в инструкцию... |
| Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... | | Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти кбр, утвержденных... |
| Рф от 10 марта 2005 года №65, приказом Министерства образования и науки РФ от 9 марта 2007 года №80, приказом Министерства образования... | | Программа подготовлена научно-методическим советом мбоу «Тулунинская сош им. П. В. Аммосова» |