Оформление дубликата трудовой книжки.
Трудовая книжка (ТК) – документ, подтверждающий стаж работника. Ее дубликат это единственный документ, который имеет такую же юридическую силу, как и сама трудовая книжка. Выдачей дубликата может заниматься только работодатель, а его оформлением занимается отдел кадров.
Действительным считается только документ, оформленный в соответствии с действующими правилами и нормами ведения трудовых книжек.
Правила выдачи дубликата определяются актами, утвержденными Постановлением Минтруда России:
Трудовым Кодексом;
Инструкцией заполнения трудовых книжек;
Правилами хранения, ведения трудовых книжек.
Дубликат оформляется в случаях, когда использование оригинала становится невозможным:
потеря работником;
негодное состояние документа;
наличие неверных данных (недействительное увольнение или перевод);
утрата ТК работодателем.
В каждом отдельном случае оформление дубликата имеет нюансы.
| Причина
| Комментарии
| 1
| Утеря
| В случае потери ТК, гражданин вправе обратиться с просьбой и по последнему месту работы, и к новому работодателю.
При этом не имеет значения период, прошедший со дня увольнения.
Чтобы получить дубликат трудовой книжки при утере, гражданином подается заявление с просьбой об оформлении документа.
Сколько же времени «последнее место работы» остается таковым по закону?
Пример: Гражданин Н. работал в организации с 2005 по 2013 г., после чего был уволен по собственному желанию. Через год Н. принял решение о новом трудоустройстве, но обнаружил отсутствие трудовой книжки. Работодатель отказал бывшему сотруднику в оформлении дубликата, так как со дня прекращения договора прошел длительный период. Однако законодательством не предусмотрены какие-либо ограничения по времени, поэтому по решению суда иск гражданина Н. был удовлетворен, и организацию обязали выдать документ.
| 2
| Негодность
| Использование трудовой книжки может стать невозможным, если она:
порвалась;
обгорела;
сильно испачкалась;
намокла.
В этих случаях работник обращается по последнему месту работы.
На титульном листе негодного оригинала ставится пометка «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.
Если какие-то записи в ТК в связи с ее порчей удалены, стерты, уничтожены (или их нельзя прочитать), работник предъявляет документы, которые подтверждают трудовой стаж.
| 3
| Массовая утрата работодателем
| Причинами потери ТК сотрудников могут стать чрезвычайные ситуации: техногенные и природные катастрофы, общественные беспорядки.
В случае массовой потери ТК создается комиссия, которая определяет стаж сотрудников путем направления запросов в организации и обработки данных, предоставленных работниками, подтверждающих сведения о профессии, местах трудоустройства.
В случае отсутствия таковых составляется акт на основании показаний 2–3 свидетелей, осведомленных о карьере пострадавшего сотрудника.
| 4
| Наличие неверных данных
| При наличии в трудовой записи, которая впоследствии признана недействительной (например, по решению суда), ее дубликат также оформляется по письменному заявлению работника. На титульном листе трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера. Однако в данном случае в него не вносятся записи, признанные недействительными. При этом сведения должны соответствовать информации о сотруднике на день заполнения дубликата.
| Пошаговая инструкция оформления дубликата трудовой книжки.
Оформление дубликата осуществляется в соответствии с порядком, установленным законодательством:
| Действия
| Комментарии
| 1
| Письменное заявление о заведении ТК.
| Гражданину необходимо составить письменное заявление. Оно должно быть грамотным, кратким с четким изложением фактов. В нем присутствуют:
причина утери;
просьба о выдачи ТК;
дата написания, подпись.
Запрос можно написать от руки (понятным почерком) или набрать на компьютере. В некоторых организациях есть готовые бланки для заполнения.
Процедура оформления дубликата бесплатна, но работнику необходимо возместить стоимость бланка ТК, которую предприятие затратило на его приобретение.
Пример заявления:
| 2
| Сбор сведений о стаже работника.
| Документы, необходимые для подтверждения стажа с предыдущих мест работы, предоставляются сотрудником, однако организация должна оказать содействие в их получении (пункт 7.2 Инструкции).
Чтобы получить дубликат, работник обязан предъявить документы, подтверждающие его трудовую деятельность.
Для ее установления могут быть использованы сведения, которые находятся у Пенсионного Фонда РФ (справки о выплате взносов и другие).
В подтверждение стажа работы принимаются следующие документы:
личные дела и приказы;
справки;
удостоверения;
трудовые договоры;
членские и расчетные книжки.
Предоставленные документы подписываются руководителями и заверяются печатью.
Кадровикам необходимы копии, оригиналы отдаются сотруднику на руки.
| 3
| Приказ о выдаче дубликата.
| Одобрив заявление, работодатель создает соответствующий документ (приказ) для выдачи дубликата:
Приказ имеет номер, содержит основные тезисы, закрепляющие возможность выдачи аналога ТК.
Он издается только в печатном виде, рукописная версия недопустима.
Для ознакомления готовый приказ в обязательном порядке предоставляется работнику и кадровикам.
При несоблюдении перечисленных правил, выдача документа считается недействительной.
| 4
| Оформление бланка ТК.
| Для заведения дубликата используется чистый бланк ТК. Юридической силой обладает только документ, заполненный в соответствии с установленными законом правилами.
Так как дубликат ТК является совершенной копией оригинала, сведения о работнике заносятся в аналогичном порядке.
Обычно кадровики знают, как внести записи корректно:
Даты прописываются арабскими цифрами.
Не допускаются сокращения, помарки.
Записи делаются аккуратно черной, фиолетовой или синей пастой.
В верхнем углу нового документа прописывается «Дубликат».
Образец титульного листа:
Титульный лист содержит актуальную информацию:
ФИО;
дата рождения;
образование;
род деятельности.
Достоверность данных подтверждается подписью работника и ответственного лица, печатью кадровой службы.
В «Сведениях о работе» сначала указывается весь стаж гражданина. При этом информация прописывается без уточнения конкретных данных:
Сведения о работе не заверяются печатью и не содержат информацию о лице, внесшем записи (в отличие от оригинала).
Трудовой стаж оформляется в установленной последовательности:
дата приема в организацию;
сведения о работе (должность, организация, основания увольнения, перевода);
данные документа, по которому вносились записи.
В дубликат вносится только имеющаяся в документах информация.
Пример внесения записей в «Сведения о работе», образец 2016:
| 5
| Внесение данных в книгу учета трудовых книжек.
| После заполнения дубликата сведения о нем вносятся в книгу учета, в которой регистрируются все трудовые книжки сотрудников.
Так как документ является равносильным бланком трудовой книжки, правила его учета и хранения ничем не отличаются от ведения оригинала. Единственным нюансом является отметка «Дубликат».
| 6
| Выдача дубликата на руки.
| В ответ на запрос сотрудника, работодатель обязан оформить дубликат в течение 15 дней.
Готовый дубликат выдается работнику под расписку.
|
Разберем некоторые нюансы.
Выдан дубликат, но и оригинал нашелся.
Нередко случаются ситуации, когда работнику оформляется дубликат в связи с потерей ТК, а он спустя некоторое время находит оригинал.
В этом случае официальный статус может быть присвоен только одному документу, который был последним зафиксирован в книге учета ТК – дубликату.
Трудовая книжка отдается работнику на руки и может быть использована для документального подтверждения стажа в органах социального обеспечения.
Заверение сделанных записей.
Данные о трудовом стаже не заверяются лицом, заполняющим бланки ТК, однако сам раздел «Сведения о работе» требует подтверждения.
Для этого внизу листа владелец дубликата и работник кадровой службы ставят свои подписи, которые закрепляются печатью организации или отдела кадров.
Если организация не имеет печати, то требования о проставлении печати в трудовой книжке и вкладышах в трудовую книжку не применяются. Печать проставляется такими организациями при ее наличии и указании на это в уставе общества.
Оформление дубликата уже уволенному работнику.
Пример:
Гражданка М. обратилась в организацию, где работала два года назад, с запросом оформить дубликат трудовой книжки. Сотрудник кадровой службы потребовал документальное подтверждение бывшей работницы о том, что она не работала в этот период в других местах. На основании отсутствия таковых доказательств, в просьбе М. было отказано.
Подобные действия являются неправомерными, так как работодатель обязан выдать дубликат при получении соответствующего заявления.
О том, что гражданин должен подтверждать информацию о работе, в законе не сказано. По этой причине уволенному сотруднику дубликат оформляется на общих основаниях. Сбор информации, которая содержится в трудовой книжке, занимает много времени и сил, а в некоторых случаях вовсе не поддается восстановлению. Поэтому так важно ответственно относиться к содержанию, ведению и хранению личных документов. |