Оформление дубликата трудовой книжки


Скачать 78.23 Kb.
НазваниеОформление дубликата трудовой книжки
ТипДокументы
filling-form.ru > Бланки > Документы
Оформление дубликата трудовой книжки.http://avatars-fast.yandex.net/get-direct/qafd9g96cun9yq_vdvbvva/y150

Трудовая книжка (ТК) – документ, подтверждающий стаж работника. Ее дубликат это единственный документ, который имеет такую же юридическую силу, как и сама трудовая книжка. Выдачей дубликата может заниматься только работодатель, а его оформлением занимается отдел кадров.

Действительным считается только документ, оформленный в соответствии с действующими правилами и нормами ведения трудовых книжек.


  • Правила выдачи дубликата определяются актами, утвержденными Постановлением Минтруда России:

  • Трудовым Кодексом;

  • Инструкцией заполнения трудовых книжек;

  • Правилами хранения, ведения трудовых книжек.




  • Дубликат оформляется в случаях, когда использование оригинала становится невозможным:

  • потеря работником;

  • негодное состояние документа;

  • наличие неверных данных (недействительное увольнение или перевод);

  • утрата ТК работодателем.

В каждом отдельном случае оформление дубликата имеет нюансы.




Причина

Комментарии

1

Утеря


  • В случае потери ТК, гражданин вправе обратиться с просьбой и по последнему месту работы, и к новому работодателю.

  • При этом не имеет значения период, прошедший со дня увольнения.

  • Чтобы получить дубликат трудовой книжки при утере, гражданином подается заявление с просьбой об оформлении документа.

Сколько же времени «последнее место работы» остается таковым по закону?

Пример: Гражданин Н. работал в организации с 2005 по 2013 г., после чего был уволен по собственному желанию. Через год Н. принял решение о новом трудоустройстве, но обнаружил отсутствие трудовой книжки. Работодатель отказал бывшему сотруднику в оформлении дубликата, так как со дня прекращения договора прошел длительный период. Однако законодательством не предусмотрены какие-либо ограничения по времени, поэтому по решению суда иск гражданина Н. был удовлетворен, и организацию обязали выдать документ.

2

Негодность


Использование трудовой книжки может стать невозможным, если она:

  • порвалась;

  • обгорела;

  • сильно испачкалась;

  • намокла.

  • В этих случаях работник обращается по последнему месту работы.

  • На титульном листе негодного оригинала ставится пометка «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.

  • Если какие-то записи в ТК в связи с ее порчей удалены, стерты, уничтожены (или их нельзя прочитать), работник предъявляет документы, которые подтверждают трудовой стаж.

3

Массовая утрата работодателем


Причинами потери ТК сотрудников могут стать чрезвычайные ситуации: техногенные и природные катастрофы, общественные беспорядки.

  • В случае массовой потери ТК создается комиссия, которая определяет стаж сотрудников путем направления запросов в организации и обработки данных, предоставленных работниками, подтверждающих сведения о профессии, местах трудоустройства.

  • В случае отсутствия таковых составляется акт на основании показаний 2–3 свидетелей, осведомленных о карьере пострадавшего сотрудника.

4

Наличие неверных данных

При наличии в трудовой записи, которая впоследствии признана недействительной (например, по решению суда), ее дубликат также оформляется по письменному заявлению работника. На титульном листе трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера. Однако в данном случае в него не вносятся записи, признанные недействительными. При этом сведения должны соответствовать информации о сотруднике на день заполнения дубликата.

  • Пошаговая инструкция оформления дубликата трудовой книжки.

Оформление дубликата осуществляется в соответствии с порядком, установленным законодательством:





Действия

Комментарии

1

Письменное заявление о заведении ТК.


  • Гражданину необходимо составить письменное заявление. Оно должно быть грамотным, кратким с четким изложением фактов. В нем присутствуют:

  • причина утери;

  • просьба о выдачи ТК;

  • дата написания, подпись.

  • Запрос можно написать от руки (понятным почерком) или набрать на компьютере. В некоторых организациях есть готовые бланки для заполнения.

  • Процедура оформления дубликата бесплатна, но работнику необходимо возместить стоимость бланка ТК, которую предприятие затратило на его приобретение.

Пример заявления:






2

Сбор сведений о стаже работника.


  • Документы, необходимые для подтверждения стажа с предыдущих мест работы, предоставляются сотрудником, однако организация должна оказать содействие в их получении (пункт 7.2 Инструкции).

  • Чтобы получить дубликат, работник обязан предъявить документы, подтверждающие его трудовую деятельность.

  • Для ее установления могут быть использованы сведения, которые находятся у Пенсионного Фонда РФ (справки о выплате взносов и другие).

  • В подтверждение стажа работы принимаются следующие документы:

  • личные дела и приказы;

  • справки;

  • удостоверения;

  • трудовые договоры;

  • членские и расчетные книжки.

  • Предоставленные документы подписываются руководителями и заверяются печатью.

  • Кадровикам необходимы копии, оригиналы отдаются сотруднику на руки.

3

Приказ о выдаче дубликата.


Одобрив заявление, работодатель создает соответствующий документ (приказ) для выдачи дубликата:

  • Приказ имеет номер, содержит основные тезисы, закрепляющие возможность выдачи аналога ТК.

  • Он издается только в печатном виде, рукописная версия недопустима.

  • Для ознакомления готовый приказ в обязательном порядке предоставляется работнику и кадровикам.

При несоблюдении перечисленных правил, выдача документа считается недействительной.

4

Оформление бланка ТК.


  • Для заведения дубликата используется чистый бланк ТК. Юридической силой обладает только документ, заполненный в соответствии с установленными законом правилами.

  • Так как дубликат ТК является совершенной копией оригинала, сведения о работнике заносятся в аналогичном порядке.

  • Обычно кадровики знают, как внести записи корректно:

  • Даты прописываются арабскими цифрами.

  • Не допускаются сокращения, помарки.

  • Записи делаются аккуратно черной, фиолетовой или синей пастой.

  • В верхнем углу нового документа прописывается «Дубликат».

Образец титульного листа:




  • Титульный лист содержит актуальную информацию:

  • ФИО;

  • дата рождения;

  • образование;

  • род деятельности.

  • Достоверность данных подтверждается подписью работника и ответственного лица, печатью кадровой службы.



  • В «Сведениях о работе» сначала указывается весь стаж гражданина. При этом информация прописывается без уточнения конкретных данных:

  • Сведения о работе не заверяются печатью и не содержат информацию о лице, внесшем записи (в отличие от оригинала).

  • Трудовой стаж оформляется в установленной последовательности:

  • дата приема в организацию;

  • сведения о работе (должность, организация, основания увольнения, перевода);

  • данные документа, по которому вносились записи.

  • В дубликат вносится только имеющаяся в документах информация.


Пример внесения записей в «Сведения о работе», образец 2016:



5

Внесение данных в книгу учета трудовых книжек.

  • После заполнения дубликата сведения о нем вносятся в книгу учета, в которой регистрируются все трудовые книжки сотрудников.

  • Так как документ является равносильным бланком трудовой книжки, правила его учета и хранения ничем не отличаются от ведения оригинала. Единственным нюансом является отметка «Дубликат».

6

Выдача дубликата на руки.

  • В ответ на запрос сотрудника, работодатель обязан оформить дубликат в течение 15 дней.

  • Готовый дубликат выдается работнику под расписку.




  • Разберем некоторые нюансы.

  • Выдан дубликат, но и оригинал нашелся.

Нередко случаются ситуации, когда работнику оформляется дубликат в связи с потерей ТК, а он спустя некоторое время находит оригинал.

В этом случае официальный статус может быть присвоен только одному документу, который был последним зафиксирован в книге учета ТК – дубликату.

Трудовая книжка отдается работнику на руки и может быть использована для документального подтверждения стажа в органах социального обеспечения.

  • Заверение сделанных записей.

Данные о трудовом стаже не заверяются лицом, заполняющим бланки ТК, однако сам раздел «Сведения о работе» требует подтверждения.

Для этого внизу листа владелец дубликата и работник кадровой службы ставят свои подписи, которые закрепляются печатью организации или отдела кадров.

Если организация не имеет печати, то требования о проставлении печати в трудовой книжке и вкладышах в трудовую книжку не применяются. Печать проставляется такими организациями при ее наличии и указании на это в уставе общества.

  • Оформление дубликата уже уволенному работнику.

Пример:

Гражданка М. обратилась в организацию, где работала два года назад, с запросом оформить дубликат трудовой книжки. Сотрудник кадровой службы потребовал документальное подтверждение бывшей работницы о том, что она не работала в этот период в других местах. На основании отсутствия таковых доказательств, в просьбе М. было отказано.

Подобные действия являются неправомерными, так как работодатель обязан выдать дубликат при получении соответствующего заявления.

О том, что гражданин должен подтверждать информацию о работе, в законе не сказано. По этой причине уволенному сотруднику дубликат оформляется на общих основаниях.
Сбор информации, которая содержится в трудовой книжке, занимает много времени и сил, а в некоторых случаях вовсе не поддается восстановлению. Поэтому так важно ответственно относиться к содержанию, ведению и хранению личных документов.

Похожие:

Оформление дубликата трудовой книжки iconПрактическая работа №7 Тема: Оформление трудовой книжки
Найти формы трудовой книжки и личной карточки работника, используя Интернет или ипс «Гарант», «КонсультантПлюс»

Оформление дубликата трудовой книжки iconОформление дубликата трудовой книжки
Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечение ими работодателей...

Оформление дубликата трудовой книжки iconВ пункте 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления...
Правительства Российской Федерации от 16. 04. 2003 №225, указано: «Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее...

Оформление дубликата трудовой книжки iconЗаявление
В связи с утерей трудовой книжки прошу оформить мне ее дубликат на основании п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления...

Оформление дубликата трудовой книжки iconОбразец заявления на получение бланка трудовой книжки
Просим выдать бланк трудовой книжки на Сидорова Ивана Ивановича, принятого на работу согласно трудовому договору, в соответствии...

Оформление дубликата трудовой книжки iconЕжемесячное пособие на ребенка Заявление
Справки о доходах родителей за 3 последних месяца (неработающий родитель представляет копию трудовой книжки с последней записью об...

Оформление дубликата трудовой книжки iconОформление трудовой книжки и внесение записей в нее
Трудовая книжка является одним из основных документов, подтверждающих трудовую деятельность человека, и подлежит грамотному заполнению,...

Оформление дубликата трудовой книжки iconСписок документов для Заемщика/ Созаемщика(ов), являющихся гражданами...
Копия трудовой книжки, заверенная работодателем все заполненные страницы (дата выдачи не более 90 дней). Для военнослужащих – в случае...

Оформление дубликата трудовой книжки iconОбразец заявления о выдаче дубликата студенческого билета/ зачетной книжки
Прошу выдать мне дубликат студенческого билета/зачетной книжки в связи с его (ее) утерей

Оформление дубликата трудовой книжки iconОбразец заявления о выдаче дубликата зачетной книжки (студенческого билета)
Прошу выдать мне дубликат зачетной книжки (студенческого билета) в замен утерянной (-ного) (пришедшей(-шего) в негодность)

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2019
контакты
filling-form.ru

Поиск