Методические рекомендации по выполнению лабораторной работы по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция»

Федеральное агентство по образованию Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Алтайский государственный технический университет имени И.И. Ползунова» Бийский технологический институт (филиал) Т.И. Макрушина Справочная система документации Методические рекомендации по выполнению лабораторной работы по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» для студентов специальности 080401 всех форм обучения Бийск Издательство Алтайского государственного технического университета им. И.И. Ползунова 2009 УДК 651.4/.9(075.8) Макрушина, Т.И. Справочная система длкументации: методические рекомендации по выполнению лабораторной работы по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» / Т.И. Макрушина; Алт. гос. техн. ун-т, БТИ. – Бийск : Изд-во Алт. гос. техн. ун-та, 2009. – с. В методических рекомендациях по выполнению лабораторных работ приведены практические примеры по составлению различных документов справочной системы документации с применением ГОСТ Р 6.30 - 2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Разработано в соответствии с Государственными образовательными стандартами ВПО для направления подготовки 080401, на основе рабочей программы дисциплины «Делопроизводство и корреспонденция». Рецензент: доцент, к.х.н. БТИ АлтГТУ Г.В. Багров. УДК 651.4/.9(075.8) Рассмотрены и одобрены на заседании кафедры общей химии и экспертизы товаров. Протокол № 70-05/02 от 20 февраля 2009 г. © Т.И. Макрушина, 2009 © БТИ АлтГТУ, 2009….. Цель занятия: Знать классификацию различных видов справочных документов, общие правила составления справочных документов и специальные требования к составлению отдельных видов писем. Уметь составлять различные виды справочных документов. Владеть ключевыми понятиями: протоколы, акты, справки, сводки, перечни, докладные, служебные и объяснительные записки, заявления, представления, предложение, отзыв, переписка, служебное письмо, реквизиты служебных писем, инструкционные (директивные) письма, гарантийные письма, информационные письма, рекламные письма, коммерческие письма, рекламационные письма, кредитные письма, письма-запросы, письма-ответы, сопроводительные письма, телеграмма (телетайпограмма), факс, телефонограммы, международные письма. 1 ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ 1.1 Справочная система документации Справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения. Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую. Не существует сколько-нибудь непротиворечивой классификации этих документов. В достаточной степени условно всю совокупность этих документов можно разделить на справочно-информационные и справочно-аналитические документы (рисунок 1). Рисунок – Справочная документация Докладная записка – документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные. В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренними (действуют внутри организации) и внешними (направлены в вышестоящие или другие организации). Внутренние записки пишут на листе бумаги (можно рукописным способом) формата А4 или А5. Подписывает их автор-составитель. Внешние записки оформляют на общем бланке организации формата А4. Подписывает их руководитель организации. Датой документа считается дата ее подписания. Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ должны представляться руководству постоянно. Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания; во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения; в третьей части содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать – в этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя. Реквизиты внутренней ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ: - наименование структурного подразделения - автора документа; - наименование вида документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА; - дата, номер (не обязательно); - адресат; - заголовок; - текст; - приложение (если есть); - подпись; - отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Реквизиты внешней ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ: - наименование организации (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения) - автора документа; - наименование вида документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА; - дата, номер; место издания; адресат; - заголовок; - текст; - приложение (если есть); - подпись; - отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) или руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации. Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

Похожие:

	Методические рекомендации по выполнению индивидуальных заданий по... Макрушина, Т. И. Теоретические основы делопроизводства: методические рекомендации по выполнению индивидуальных заданий по дисциплине...		Методические указания к лабораторной работе «делопроизводство» Андреев Б. Ф., Гусева А. И. Методические указания к лабораторной работе «Делопроизводство» для студентов специальности «Менеджмент...
	Методические рекомендации по выполнению самостоятельной работы по... Методические рекомендации по выполнению морфемного и словообразовательного разбора слова		Методические указания по выполнению лабораторной работы по дисциплине:... «Московский авиационный институт (национальный исследовательский университет)» (маи)
	Методические разработки по теме преподаваемого предмета Методическое пособие по дисциплине «Документы, корреспонденция и делопроизводство» рассмотрено и утверждено методической комиссией...		Методические рекомендации по выполнению курсовой работы по дисциплине «Бизнес-планирование» Методические рекомендации предназначены для студентов, обучающихся по направлению 080200. 62 «Менеджмент»
	Методические рекомендации по выполнению курсовой работы по дисциплине «Макроэкономика» Методические рекомендации предназначены для студентов очной и заочной форм обучения по направлению 080100. 62 «Экономика» (программа...		Методические рекомендации для студентов по выполнению самостоятельной... Методические рекомендации предназначены для использования студентами профессиональных образовательных организаций в процессе выполнения...
	Методические рекомендации для студентовпо выполнению самостоятельной... Методические рекомендации предназначены для использования студентами профессиональных образовательных организаций в процессе выполнения...		Методические рекомендации по выполнению самостоятельной работы по дисциплине «Информатика и икт» Методические рекомендации для организации самостоятельной работы по дисциплине «Информатика и икт» предназначены для студентов первого...