Инструкция по делопроизводству в муниципальных учреждениях города Калининграда, подведомственных комитету по образованию Общие положения

Приложение 1 к приказу комитета по образованию администрации городского округа «Город Калининград» от 17 марта 2010 г. № 549-д

Инструкция по делопроизводству

в муниципальных учреждениях города Калининграда,

подведомственных комитету по образованию

1. Общие положения

1. Настоящая инструкция по делопроизводству в муниципальных учреждениях города Калининграда, подведомственных комитету по образованию (далее – «учреждения») устанавливает единую систему делопроизводства в учреждениях, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием документов. Инструкция регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота; создание и оформление документов; порядок работы с документами и письмами; контроль за их рассмотрением и исполнением; составление номенклатур и формирование дел; подготовку документов и писем к их дальнейшему хранению и использованию.

2. 
   Настоящая инструкция составлена в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности учреждений, а также строгого соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации.
   

3. Инструкция составлена с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст); Федерального конституционного закона от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (в ред. от 30.06.2003); Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 13.05.2008); постановления Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (в ред. от 14.12.2006), приказа Рособрнадзора от 24.08.2006 № 1889 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в федеральной службе по надзору в сфере образования и науки» и приказа Рособразования от 29.06.2006 № 598 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральном агентстве по образованию».

4. 
   Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в учреждении возлагается на руководителя учреждения, отвечающего за ведение делопроизводства.
   
5. 
   Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники.
   
6. 
   Требования Инструкции распространяются на все документы несекретного характера. Порядок работы с секретными документами, документами с грифом «Для служебного пользования» определяется специальными инструкциями.
   
7. 
   Работники учреждения несут персональную ответственность за невыполнение требований Инструкции, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них информации. Об утрате документов немедленно докладывается руководителю учреждения и ответственному лицу.
   
8. 
   Передача документов (копий документов), в том числе их электронных версий, работникам других организаций допускается только с разрешения руководителя учреждения.
   

2. 
   Правила оформления документов
   

1. 
   При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, их оперативное исполнение, обработку с помощью средств вычислительной техники и сохранность.
   
2. 
   Документы, исходящие из учреждения, должны быть ясными, краткими, обоснованными и обеспечивать точное и однозначное толкование изложенной в них информации.
   
3. 
   Документы оформляются на бланках или на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210). Отдельные виды документов (таблицы, схемы, сметы и другие) допускается оформлять с использованием формата А3 (420 х 297).
   
4. 
   Обязательными требованиями к оформлению документов на компьютерах являются: текстовой редактор MS WORD для Windows; сохранение документов выполняется в форматах MS WORD 6.0 или RTF; основной используемый шрифт – Times New Roman Cyrillik; размер шрифта – 12-14 пунктов.
   
5. 
   При печатании документа поля должны быть не менее:
   

1. 
   Допускается печатание через 1 межстрочный интервал текстов документов формата А5. Первую строку каждого абзаца (красную строку) печатают, отступив 5 печатных знаков от границы левого поля. Реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме текста), печатают через один межстрочный интервал. При этом составные части реквизитов «Адресат, «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложений», «Гриф согласования» следует отделять друг от друга 1,5 или 2 межстрочными интервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2 или 3 межстрочными интервалами.
   
2. 
   Точка в конце заголовка к тексту не ставится. Если заголовок превышает 5 строк (150 печатных знаков), то его допускается продлевать до границы правового поля.
   
3. 
   Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» располагается на уровне последней строки наименования должности и печатается без пробела между инициалами и фамилией.
   
4. 
   Если документ оформляется на нескольких листах, второй и последующие листы нумеруются. Номера страниц проставляются посредине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
   
5. 
   Во всех документах недопустимы нарушения следующих правил набора:
   

• 
  знаки препинания не отбиваются от предшествующего текста, допускается отбивать пробелом только вопросительный знак (?);
  
• 
  не отбиваются от цифр знаки «процент», «градус», «минута», «секунда», например: 45%;
  
• 
  одним пробелом цифра отбивается от №, но при вводе нужно использовать неразрывный пробел, который не будет ни растянут при форматировании, ни разорван при переносе;
  
• 
  дефис пробелами не отбивается, например: 10-процентный; отбивается пробелами тире, например: Иванов – педагог; кроме сочетаний, имеющих смысл «от» и «до», например 1941-1945 гг.
  

11. 
    Перенос осуществляется в строгом соответствии правилам орфографии. Не переносятся на следующую строку: знак тире и все остальные знаки препинания; наращения к цифрам, например: 25; сокращенные обозначения, отделяя их переносом от стоящих перед ними числительных, например: 1939 г.; фамилии, если предыдущая строка заканчивается инициалами; сокращенные обозначения мер, отделяя эти обозначения от цифр, стоящих в предыдущей строке.
    

2. 
   Общие требования к оформлению документов
   

1. 
   Документы, подготавливаемые в учреждении и фиксирующие решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения регулирования деятельности, должны быть оформлены в соответствии с государственными стандартами, а также настоящей Инструкцией.
   
2. 
   Наименование вида документа указывается на всех, кроме писем, документах и располагается после наименования учреждения – автора документа.
   
   1. 
      Наименование вида документа:
      

• 
  печатается прописными буквами, размером шрифта не менее 16 пунктов;
  
• 
  выравнивается по центру;
  
• 
  выделяется полужирным шрифтом.
  

2. 
   Дата документа.
   

3. 
   Регистрационный номер документа.
   

4. 
   Место составления или издания документа.
   

5. 
   Адресат.
   

3. 
   Документ печатается в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, плюс один (последний экземпляр документа). Последний экземпляр документа, подписанный руководителем учреждения, изготавливается одновременно с подлинником (оригиналом) документа, содержит все его реквизиты (за исключением реквизитов бланка документа, если документ оформляется на бланке) и остается в деле отправителя.
   
4. 
   Наименование органа государственной власти, органа местного самоуправления, предприятия, учреждения, организации, соответствующего структурного подразделения указывают в именительном падеже.
   

5. 
   Гриф утверждения документа.
   

6. 
   Резолюция.