Указания к заполнению паспорта ведомственного архива организации на 01.12. 2012 год
Согласно "Регламенту государственного учета документов Архивного фонда РФ", утвержденного приказом Федеральной архивной службы России от 1 марта 1997 года №11, организации - источники комплектования государственных, районных и городских архивов ежегодно составляют и представляют в соответствующие государственные архивы, районные и городские архивы паспорта архивов организаций на 1 декабря отчетного года (ф.ф. 4, 4а, 4б: ф4 - для хранящих управленческую документацию и по л/с; ф4а – кинофотофонодокументы; ф 4б – научно-техническую документацию).
При заполнении форм (ф.ф. 4, 4а, 4б) паспорта архива учреждения следует помнить:
паспорт архива заполняется в двух экземплярах: один экземпляр паспорта остается в учреждении, другой направляется в (муниципальный) архив;
дела, переданные в муниципальный архив, в паспорт не включаются;
формы паспорта заполняются на основании сведений описей, номенклатур дел, перед включением этих сведений в паспорт следует проверить правильность составления данных учетных документов;
в паспортах даются сведения об объеме всех, хранящихся в организации управленческих документах постоянного срока хранения и документах по личному составу, сосредоточенных как в помещении ведомственного архива, так и находящихся в структурных подразделениях учреждения.
Заполнения паспорта
Адресная часть бланка, расположенная в левом верхнем углу:
в строке "кому представляется" указывается почтовый индекс и адрес муниципального архива,
в строке "кем представляется" отчитывающаяся организация указывает свое полное и сокращенное название, адрес с почтовым индексом, организационно- правовую форму собственности (мунициапльное автономное предприятие, государственное учреждение и т.п.)
паспорт подписывает руководитель организации, подпись заверяется печатью, указывается фамилия и телефон исполнителя; в случае безвозвратной утраты документов постоянного и долговременного сроков хранения вместе с паспортом представляется справка с подробным указанием причин и обстоятельств их утраты за подписью руководителя учреждения, организации, предприятия.
К паспорту прилагается пояснительная записка, в которой приводятся сведения об изменениях
в наименовании, подчиненности, организационно - правовом статусе или форме собственности организации;
данные о предыдущей передаче документов на муниципальное хранение (наименование архива, виды, объемы и крайние даты переданных документов и год передачи), о переходящих делах;
сообщаются изменения показателей происшедших в течение отчетного периода (№ описи, крайние даты, количество дел в них).
Раздел 1:
строка 101, графа 1- показывается количество фондов, хранящихся в ведомственном архиве (в основном, это один фонд данного учреждения - фондообразователя)
строка 101, графа 2 - степень загруженности имеющегося под ведомственный архив архивохранилища (изолированного помещения) рассчитывается путем деления количества дел, находящихся на хранении, на количество дел, которое может вместить помещение (проектная вместимость) и умноженная на 100. Раздел 2:
Строка 201, графы 1-3. Показывается количество хранящихся в ведомственном архиве документов постоянного хранения по год, предшествующий двум годам текущего года (года заполнения паспорта, который в подсчет не включается). Так, в паспорте, составленном на 1 декабря 2012 года, сведения даются по 2009 год включительно.
Строка 201, графы 4-6. Показывается количество включенных в опись №1 дел документов постоянного хранения по год, предшествующий двум годам текущего года, т.е. по 2009 год включительно.
Строка 201, графа 7 - показывается количество дел постоянного хранения, находящихся на ведомственном хранении после установленного Законом РБ "Об Архивном деле РБ» срока ведомственного хранения (для архивных документов органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, организаций и предприятий - 5 лет). Так, в 2012 году документы должны быть приняты на хранение в архивный отдел (муниципальный архив) по 2007 год, вследствие этого документы за 2007 год, находящиеся в муниципальной организации, являются хранящимися сверх установленного срока, а само это мун.учреждение - имеющим задолженность по упорядочению и передаче документов на хранение в муниципальной. архив.
Строка 202, графы 1-7, даются сведения о документах по личному составу, находящихся на ведомственном хранении в организации. Конечная дата, дается так же как для документов постоянного срока хранения – 2009г. В данную строку включаются документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет) и сведения по описанию включаются также по 2009 год включительно.
строки 201, 202, графа 8 - указывается общее количество дел постоянного хранения (строка 201) и по личному составу (строка 202), образующихся в течение одного года в делопроизводстве данной организации, учреждения, предприятия
Начальник архивного отдела администрации Талипова Н.В. (34767) 6-24-88 |