С
 АХА ӨРӨСПҮҮБҮЛҮКЭТИН АДМИНИСТРАЦИЯ
ЛЕНСКЭЙ ОРОЙУОНУН МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«ТОЛООН НЭҺИЛИЭГЭ» «ТОЛОНСКИЙ НАСЛЕГ»
МУНИЦИПАЛЬНАЙ ТЭРИЛЛИИ ЛЕНСКОГО РАЙОНА
ДЬАҺАЛТАТА РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ)
678154, Саха Өреспүүбүлүкэтэ, 678154, Республика Саха (Якутия),
Ленскэй оройуона, Толоон сэлиэнньэтэ, Ленский район, село Толон
Тэриэскин Нь. Д. а уулууссата, 28 дь. ул. Терешкина Н.Д., д. 28
Тел/факс: (41137) 29-401 Тел/факс: (41137) 29-401
Тел. (41137) 29-477 Тел. (41137) 29-477
УУРААХ ПОСТАНОВЛЕНИЕ
«_26_» _ноября_ 2013 г. №_01-06-24_
Об утверждении
Инструкции по делопроизводству в администрации
муниципального образования «Толонский наслег»
В целях упорядочения деятельности администрации муниципального образования «Толонский наслег» и в целях повышения эффективности и качества работы с документами, глава администрации муниципального образования «Толонский наслег»
постановил:
Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации муниципального образования «Толонский наслег» (Приложение №1).
Главному специалисту администрации (Корнилова Н.А.) ознакомить с Инструкцией сотрудников администрации и обеспечить безукоризненное выполнение требований положений Инструкции.
Контроль исполнения настоящего постановления оставляю за собой.
Глава администрации
МО «Толонский наслег»: Корнилов А.И.
Приложение №1
к постановлению и.о. главы
МО «Толонский наслег»
№ _01-06-24_ от «_ 26_»_ноября _ 2013г.
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в администрации
муниципального образования «Толонский наслег»
Общие положения.
Инструкция по делопроизводству устанавливает единую систему ведения делопроизводства в администрации муниципального образования «Толонский наслег» Ленского района Республики Саха (Якутия).
Инструкция определяет основные правила подготовки, оформления, контроля исполнения и организации работы с документами во всех структурных подразделениях администрации.
Действие настоящей Инструкции не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.
Инструкция разработана в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Республики Саха (Якутия), Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 года №477, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 года №76, ГОСТом Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Уставом муниципального образования «Толонский наслег», Регламентом работы администрации муниципального образования «Толонский наслег», утвержденным постановлением главы муниципального образования «Толонский наслег» №01-06-18 от 25.02.2013 года.
Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников аппарата администрации. Все работники администрации ответственны за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.
Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации осуществляет главный специалист администрации. Внедрение и сопровождение информационных технологий, связанных с делопроизводством, производится главным специалистом администрации.
Административную ответственность за организацию и состояние делопроизводства в подразделениях администрации и соблюдение установленных Инструкцией правил и порядка работы с документами несет главный специалист.
Главный специалист, ответственный за ведение делопроизводства обеспечивает организацию делопроизводства в соответствии с данной Инструкцией и знакомит всех работников администрации с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения главы муниципального образования «Толонский наслег».
Работники администрации несут дисциплинарную и иную, установленную законодательством РФ, ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству.
При уходе одного сотрудника в отпуск, отъезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе, все имеющиеся у него не исполненные документы и дела передаются по указанию главы другому сотруднику (под расписку) с уведомлением о передаче дел.
В исключительных случаях по указанию руководителя можно передать определенный перечень документов строгой отчетности.
Обязанности, права и ответственность работников, не входящих в аппарат администрации, определяются их Должностными инструкциями.
Руководство делопроизводством в администрации в целом возложено на главного специалиста.
Все сотрудники администрации муниципального образования «Толонский наслег» обязаны знать и выполнять все требования Инструкции. Вновь принятые на работу сотрудники администрации должны быть ознакомлены кадровой службой с установленным порядком работы с документами и Инструкцией по делопроизводству под роспись.
Подготовка и оформление документов.
Составление текстов документов:
Текст документа, составляемого в администрации муниципального образования «Толонский наслег» должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко.
Текст может быть представлен в форме сплошного связного текста, таблицы и т.д. Сплошной связный текст документа содержит информацию об управленческих действиях и применяется при составлении Правил, Положений, писем, распорядительных документов. Форма таблицы применяется при изложении цифровой и словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже единственного числа.
Текст документа, как правило, должен состоять из двух основных частей. В первой указывается основание составления документа, во второй излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы. Если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст может содержать одну заключительную часть: распоряжения и указания – распорядительную часть без констатирующей, письма – просьбу без пояснений и т.п.
К тексту документа обязательно формулируется заголовок. В нем кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа. Заголовок чаще отвечает на вопрос: о чем? (о ком?) и формулируется с помощью отглагольного существительного (например «Положение об отделе»; «О передаче дел»). Но в таких документах, как Протоколы, Инструкции, Акты, Правила заголовок отвечает на вопрос: кого? (чего?), (например «Должностная инструкция специалиста общего отдела приемной №1»). Если документ сложный и в нем отражено несколько вопросов, заголовок формулируется обобщенно (например «О приемной комиссии»). В документах большого объема составляются подзаголовки. Наличие заголовка значительно облегчает регистрацию документа, его поиск, организацию контроля, так как, не читая всего его текста, можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение. Заголовок помогает правильному включению документа в дела и облегчает поиск нужного документа в деле. Обязательное составление заголовка – важнейшее требование культурного оформления документа. Заголовок формулируется тем сотрудником, который готовил документ. Бланки служебных писем в администрации имеют угловое расположение реквизитов, заголовок к ним размещается в верхнем левом углу документа над текстом под основными реквизитами, в специально отведенной рамке бланка. Заголовок печатается жирным шрифтом через один межстрочный интервал с заглавной буквы. Точку в конце заголовка не ставят. В каждой строке заголовка не должно быть более 28 печатных знаков, а количество строк – не более пяти. Без заголовка разрешается составлять только короткие документы: телеграммы, извещения, документы, оформленные на бумаге формата А5.
В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (например «Слушали», «Выступили», «Решили»), содержание выступлений излагается от третьего лица множественного числа. В документах, устанавливающих права и обязанности (Положение, Инструкция, Правила и др.), содержащих описание, подтверждение фактов, событий, оценку деятельности администрации (Акт, Заключение, Справка, отчет и др.) используется форма изложения от третьего лица единственного или множественного числа (например «комиссия установила» и т.д.). В переписке используется форма изложения текста от первого лица множественного числа (например «считаем целесообразным включить в план»). В документах, составляемых должностными лицами и адресованных главе администрации или его заместителям (докладные записки, объяснительные записки, заявления), используется форма изложения от первого лица единственного числа (например «предлагаю направить», «считаю необходимым»).
Документы, готовящиеся в администрации (распоряжения, постановления, письма, договоры), могут иметь приложения. Такими приложениями могут стать любые документы, направляемые с сопроводительным письмом, поясняющим причину их отправки. К нормативным или распорядительным документам в качестве приложения прилагаются документы, которые ими или утверждаются или вводятся в действие. Например: Инструкции, Правила, Штатные расписания и т.д. Как приложения могут прилагаться документы, дополняющие или поясняющие содержание основного документа, например таблицы, справки и т.д Приложения к документам подписываются должностным лицом, подготовившим проект или курирующим данный проект.
При ссылке в тексте на другие документы указывается их дата издания, номер и полное наименование.
В письмах, являющихся ответами на запросы, указываются дата и номер документа, на который дается ответ. Эти данные проставляются в установленном месте бланка или перед заголовком документа. В случае, когда направляется напоминание о выполнении того или иного поручения (документа) то, кроме ссылки на дату и номер этого документа, указывается краткое содержание.
Тексты документов большого объема (Доклады, Отчеты, Положения, Инструкции) могут делиться на разделы, подразделы и пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Разделы и подразделы должны иметь заголовки, отражающие существо их содержания. Номер раздела должен состоять из одного числа:1, 2, 3 и т.д. номер подраздела – из двух чисел (1.1., 1.2.), т.е. из номера раздела и порядкового номера подраздела, разделенных точкой. При более мелком делении текста сохраняется тот же принцип.
Не допускается произвольное сокращение, кроме общепринятых, установленных учредительными документами наименований учреждений и организаций, а также отдельных слов.
При составлении телеграмм текст излагается в сжатом виде, избегая союзов и предлогов, сокращений, переноса слов, исправлений. Текст телеграммы не должен превышать 250 слов.
При печатании документов на двух и более страницах, вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы. Номера листов должны быть проставлены посередине верхнего листа арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания.
Ответственность за содержание ответов на запросы, правильную подготовку и оформление документов возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших их.
Оформление разных видов документов.
Оформление документов администрации муниципального образования «Толонский наслег» производится в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30 – 2003, постановлением Правительства РФ от 2.07.2009г. №477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия).
При подготовке служебных документов применяется программа Mikrosoft Offise WORD. В документах используется шрифт Arial, начертание – обычный, размер шрифта – 12 пт (при оформлении таблиц допускается 9 пт), одинарный (при оформлении заголовка) – полуторный (при составлении текста) междустрочный интервал, выравнивание абзаца по ширине с отступом первой строки 1,27 см. Для оформления заголовков допускается использование шрифта размером 12-14 пт в зависимости от размеров основного текста. В документах кавычки оформляются следующим образом:
левое – 20 мм;
правое – 10 мм;
верхнее – 20 мм;
нижнее – 20 мм.
При оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих юридическую силу документа, способствующих его оперативному исполнению и последующему использованию. Каждый документ должен иметь строго определенный комплекс реквизитов (составных частей) и стабильный порядок их распределения. Составление и оформление документов предполагает обязательное наличие следующих реквизитов, расположенных на бланках: а) герба муниципального образования «Толонский наслег»; б) наименования органа местного самоуправления; в) наименование должности лица, подписавшего документ; г) подписи должностного лица; д) вида документа; е) места составления (издания) документа; ж) справочных данных об органе местного самоуправления; з) адресата; и) даты документа; к) регистрационного номера документа; л) наименования документа; м) текста документа; н) ссылки на исходящий номер и дату документа адресата; о) отметки о наличии приложений; п) грифа согласования; р) грифа утверждения; с) визы; т) оттиска печати; у) отметки о заверении копии; ф) отметки об исполнителе; х) указания об исполнении документа; ц) отметки о контроле документа; ч) отметки об исполнении документа; ш) отметки о конфиденциальности. Каждому реквизиту на бланке отведено определенное место. Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов подготовки и работы с ним. Каждому виду документа соответствует определенный бланк, утвержденный настоящей Инструкцией (приложение №1, №2, №3).
Наименование муниципального образования «Толонский наслег», автора документа, указывается в точном соответствии со статьей 3 Устава муниципального образования «Толонский наслег» Ленского района Республики Саха (Якутия). Название и адрес печатаются на бланке на двух государственных языках русском и якутском. Каждый орган местного самоуправления имеет свой бланк со специальными реквизитами, располагающимися ниже наименования организации.
Справочные данные об администрации обязательны и включают в себя: индекс предприятия связи (678154), почтовый адрес (Терешкина Н.Д., 28), номера телефонов (29477), номера факсов (29401), адрес электронной почты на двух государственных языках – русском и якутском.
Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам. При адресации документа в орган власти, организации или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например: Министерство образования Республики Саха (Якутия) При адресации документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, инициалы ставятся перед фамилией, например: Руководителю Федеральной службы по труду и занятости И.О. фамилия Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи. При адресации письма в организацию указывают её полное наименование, затем почтовый адрес, например: Секретариат Президента РС (Я) ул. Кирова 11, Якутск, 677022 При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например: Фамилия, имя, отчество ул. Почтовая, д. 14 с. Толон, 678154 Документ не должен содержать более 4-х адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляют список рассылки документов. Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие рганы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), постоянным корреспондентам. Строки реквизита «Адресат» выравниваются по левому краю. В служебных письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый…!» - в начале письма, над текстом и «С уважением,» - в заключительной части письма, перед подписью. Этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.
|
