Практическая работа №7 Составление алгоритма обработки входящих, исходящих и внутренних документов
Цель работы: приобрести навыки по работе в системах электронного документооборота с использованием телекоммуникационных технологий.
Оснащение занятия:
Доступ к интернету.
Демо-версия Система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО» разработчик ООО «Электронные офисные системы».
В результате выполнения практической работы обучающийся должен: уметь использовать телекоммуникационные технологии в электронном документообороте;
знать - современные информационные технологии создания документов и автоматизации документооборота;
- организацию документооборота: прием, обработку, регистрацию.
Практическая работа состоит из 2-х заданий. Первое задание выполняется в редакторе Microsoft Word с соблюдением всех отступов и интервалов. Второе задание выполняется с помощью демо-версии Система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО». Время выполнения практического задания 80 минут.
Форма контроля выполнения практических работ:
Все выполненные задания должны быть представлены преподавателю для проверки в редакторе Microsoft Word
Порядок выполнения работы
1. Открыть текстовый редактор Microsoft Word.
2. Задать поля страницы.
3. Перед началом работы текста установить размер шрифта 14пт. и гарнитуру шрифта Times New Roman.
4. Создать таблицу из трёх колонок.
5. С помощью интернет источников выполнить первое задание.
6. С помощью демо-версии Система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО» выполнить второе задание.
Критерии оценок:
Оценка
|
Полная, системность, прочность знаний,
|
Обобщенность
|
«5»
(отлично)
|
Задание выполнено полностью, логично и последовательно. Аккуратное и грамотное оформление задания. Допускаются единичные несущественные ошибки, самостоятельно исправленные студентом. Проанализировано 5 продуктов для первого задания.
Четкость и культура изложения ответов на заданные вопросы. Ответ на поставленный вопрос изложен лаконично, грамотно. Владение профессиональной терминологией. Изложение полученных знаний и умений полное, в соответствии с требованиями учебной программы.
|
Ответ должен быть самостоятельным, без наводящих вопросов преподавателя
|
«4»
(хорошо)
|
Задание выполнено полностью, логично и последовательно. Аккуратное и грамотное оформление задания. Допускаются несущественные ошибки - незначительные расхождения с правильным ответом; отдельные неточности при использовании инструктивных материалов, законодательных актов. Проанализировано 4 продукта для первого задания.
Ответ на поставленный вопрос изложен лаконично, грамотно. Владение терминологией. Показано знание законодательных нормативных документов.
|
Ответ может быть самостоятельным, с наводящими вопросами преподавателя
|
«3» (удовлетворительно)
|
Задание выполнено не полностью. Нарушена логика и последовательность при выполнении задания. Не аккуратное оформление задания. Проанализировано 3 продукта для первого задания.
Нет четкости в изложении вопроса и ответа.
|
Ответ не самостоятельный, с наводящими вопросами преподавателя
|
«2» (неудовлетворительно)
|
Изложение учебного материала неполное, бессистемное. Отсутствие знаний профессиональной терминологии. Нет анализа продуктов для первого задания. Задание оформлено неаккуратно. Не даны ответы на поставленные вопросы.
|
Отсутствует работа.
|
Задание 1
Обзор рынка современных систем электронного документооборота. Сравнительная характеристика функциональных возможностей различных систем.
Характерной чертой нашего времени является бурное развитие информационных технологий и высокая активность компаний, производящих различные компьютерные продукты. Не являются исключением и компании, специализирующиеся на автоматизации процессов документационного обеспечения управления. Вам необходимо с помощью интернет источников проанализировать имеющиеся продукты используя пример, продолжить заполнение таблицы от 3 до 5 программ.
Название программы
|
Назначение
|
Достоинства/недостатки
|
Система «Дело» (ООО «Электронные офисные системы)
Система автоматизации делопроизводства и документооборота
|
предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности (основанной на традиционных отечественных технологиях и закрепленных соответствующими стандартами) и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций
|
поддерживается доступ к документам посредством Internet-технологии
|
…
|
…
|
…
|
Задание 2
Для первого варианта
Зарегистрируйте входящий документ с помощью Демо-версии Система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО» разработчик ООО «Электронные офисные системы.
В главном окне программы «Дело» для регистрации документов нажать кнопку «Регистрация документов».
Рис. 1 – Главное окно СЭД «Дело»
Щелкнуть мышкой на нужной группе документов.
Рис. 2 – Выбор группы документов
Нажать кнопку «Выбрать».
Рис. 3 – Регистрационная карточка входящего документа
В открывшейся регистрационной карточке в поле «Корр.» ввести первые буквы названия организации и нажать кнопку «Enter». Поле заполнится автоматически названием организации, если оно присутствует в справочнике.
Рис. 4 – Раздел «Корреспонденты»
При отсутствии организации в справочнике «Организации» произойдет переход в данный справочник. В окне «Выбор из справочника Организации» нажать на кнопку «Добавить орг.».
Рис. 5 – Добавление новой организации в справочник
В окне регистрации новой организации заполнить поля «Наименование», «Город», «Адрес».
Рис. 6 – Регистрация новой организации
В разделе «Представители» нажать кнопку «Добавить представителя» .
В колонке «ФИО» вписать фамилию представителя организации.
В колонке «Должность» указать должность.
Рис. 7 – Заполнение информации об организации
Нажать кнопку «Записать».
Нажать кнопку «Выбрать».
Нажать кнопку «Выбрать». Поля «Корр.» и «Подписал» заполнятся значениями.
Рис. 8 – Выбор организации
В РК в разделе «Корреспонденты» заполнить с клавиатуры поле «Исх. №».
В поле «Дата» кликните двойным щелчком.
В появившемся календаре выбрать дату и нажать кнопку «Ввести».
Заполнить поле «Доступ» нужным значением.
Заполнить с клавиатуры поле «Состав».
Указать вид доставки из предлагаемого списка.
Рис. 9 – Выбор значения из справочника «Вид доставки»
В поле «Кому» ввести первые буквы фамилии руководителя, на имя которого пришел документ, и нажать кнопку «Enter». Поле «Кому» автоматически заполнится фамилией руководителя.
Заполнить с клавиатуры поле «Содерж.».
Нажать на кнопку «Рубр(0).». Данное поле является множественным реквизитом.
В открывшемся справочнике «Рубрики» выбрать рубрики своей организации.
Рис. 10 – Справочник «Рубрикатор»
Щелкнуть по нужной рубрике.
Рис. 11 – Выбор рубрики из справочника «Рубрикатор»
Нажать кнопку «Выбрать».
Нажать кнопку «ОК».
Отсканируйте поступивший документ для того чтобы приложить его электронный образ в регистрационную карточку.
Нажать правой кнопкой на отсканированном документе и выбрать из меню действие «Копировать».
В разделе «Файлы» нажать кнопку «Вставить».
Рис. 12 – Добавление электронного образа документа
В окне регистрационной карточки входящего документа нажать кнопку «Записать РК»  . Регистрационная карточка станет не активной. Для перевода в режим редактирования используйте кнопку  .
Рис. 13 – Регистрационная карточка входящего документа
Сделать скриншот регистрационной карточки входящего документа и сохранить его для проверки в редакторе Microsoft Word.
Задание 2
Для второго варианта
Зарегистрируйте исходящий документ с помощью Демо-версии Система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО» разработчик ООО «Электронные офисные системы.
В главном окне программы «Дело» для регистрации документов нажать кнопку «Регистрация документов».
Рис. 1 – Главное окно программы «Дело»
В появившемся окне выбрать нужную группу документов.
Рис. 2 – Выбор группы документа
В открывшейся регистрационной карточке исходящего документа в поле «Подп.(0)» вписать первые буквы фамилии руководителя, подписавшего документ.
Нажать кнопку «Enter». Система покажет варианты найденных соответствий в случае, когда совпадений несколько, либо сразу заполнит поле «Подп.(0)», если совпадение одно.
Заполнить поле «Содерж.» с помощью клавиатуры.
В поле «Исполн.» вписать первые буквы фамилии исполнителя.
Нажать кнопку «Enter». Система покажет варианты найденных соответствий в случае, когда совпадений несколько, либо сразу заполнит поле «Исполн.», если совпадение одно.
Рис. 3 – Заполенение РК исходящего документа
Заполнить поле «Доступ» нужным значением.
Для того чтобы указать какие должностные лица визировали документ, нажать кнопку «Визы(0)».
В появившемся справочнике «Подразделения» найти визирующего. 
Рис. 4 – Выбор визирующего должностного лица
Щелкнуть на найденном исполнители и нажать кнопку «Выбрать».
При необходимости указать дату, когда был завизирован документ.
Рис. 5 – Ввод информации о визировании документа
Нажать кнопку «ОК».
Нажать на кнопку «Рубр.(0)». Данное поле является множественным реквизитом.
В открывшемся справочнике «Рубрики» выбрать нужную рубрику.
Рис. 6 – Ввод информации о визировании документа
Нажать кнопку «ОК».
Отсканируйте исходящий документ для того чтобы приложить его электронный образ в регистрационную карточку.
Нажать на отсканированном образе правой кнопкой и выбрать из меню действие «Копировать».
В разделе «Файлы» нажать кнопку «Вставить».
Рис. 7 – Ввод информации о визировании документа
В случае если исходящее письмо подготовлено в ответ на входящее письмо, необходимо указать связь между ними. Для этого нажать кнопку «Связки (0)» . С помощью этого реквизита система позволяет фиксировать произвольное количество различных связей одних документов с другими, в том числе и с документами, не зарегистрированы.
В появившемся окне вверху нажать на кнопку «Поиск по номеру».
Рис. 32 – Ввод информации о визировании документа
В окне поиска по номеру в поле «Рег.№» ввести номер входящего документа, с которым требуется связать текущий документ.
Ввести год.
Нажать кнопку «Найти».
Выбрать документ.
Выбрать связь «Во исполнение».
Нажать кнопку «Связать».
Рис. 8 – Ввод информации о визировании документа
В окне связок нажать кнопку «ОК». В окне регистрационной карточка отобразится связь с документом в поле «Связки (1)».
Рис. 9 – Регистрационная карточка исходящего документа
В окне регистрационной карточки исходящего документа нажать кнопку «Записать РК».
Указать организацию-адресата, которой адресуется исходящее письмо, можно в разделе «Адресаты», для этого в РК нажать кнопку «Адр.(0)».
Рис. 10 – Адресаты документа
В открывшемся окне нажать кнопку «Добавить организацию».
Рис. 11 – Поиск адреса в справочнике «Организации»
В поле поиска слева от кнопки «Найти» ввести название организации.
Нажать кнопку «Найти».
Двойным щелчком кликнуть на элементе.
В появившемся окне подробной информации об адресате выбрать представителя, на имя которого отправляется письмо. В случае отсутствия адресата нажать кнопку «Редактировать» и добавить представителя.
Рис. 12 – Выбор представителя организации
Нажать кнопку «Выбрать».
В появившемся окне нажать кнопку «Выбрать».
Отправка документа.
В случае если документ отправляется в стороннюю организацию (кроме ОГВ РБ), то в окне «Адресаты» указать дату отправки и вид отправки. Сохранить изменения.
Рис. 13 – Указание даты отправки и вида отправки
В случае отправки документа в ОГВ РБ через электронную почту руководствуйтесь «Инструкцией по отправке и регистрации документов в СЭД «Дело» через транспортный узел». Не забывайте проверять наличие электронного адреса в поле «e-mail».
38.Сделать скриншот регистрационной карточки исходящего документа в редакторе Microsoft Word.
 Вопросы для самопроверки:
1. Назовите основные задачи автоматизации документооборота.
2. Какие операции включает в себя подготовка документа к сканированию?
3. Как осуществляется аутентификация пользователя в электронном документообороте?
4. Для чего нужна и как осуществляется рассылка документов в организации?
5. Дайте определение технологии Workflow.
6. Что такое бизнес – процесс?
7. Что такое поток работ?
8. Назовите основных игроков на рынке электронного документооборота.
9. Какие облачные технологии предлагает компания Microsoft?
Литература: Инструкция по работе в СЭД «Дело» (толстый клиент) -http://dmee.ru/docs/100/index-32726.html
Раздел 2. Организация работы с документами
Тема 2.1 Документооборот организации
|
