Методические указания по выполнению практических работ адресованы студентам очной формы обучения


НазваниеМетодические указания по выполнению практических работ адресованы студентам очной формы обучения
страница7/9
ТипМетодические указания
filling-form.ru > Бланки > Методические указания
1   2   3   4   5   6   7   8   9

Практическая работа №7 Составление алгоритма обработки входящих, исходящих и внутренних документов



Цель работы: приобрести навыки по работе в системах электронного документооборота с использованием телекоммуникационных технологий.
Оснащение занятия:

  • Доступ к интернету.

  • Демо-версия Система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО» разработчик ООО «Электронные офисные системы».


В результате выполнения практической работы обучающийся должен: уметь использовать телекоммуникационные технологии в электронном документообороте;

знать - современные информационные технологии создания документов и автоматизации документооборота;

- организацию документооборота: прием, обработку, регистрацию.
Практическая работа состоит из 2-х заданий. Первое задание выполняется в редакторе Microsoft Word с соблюдением всех отступов и интервалов. Второе задание выполняется с помощью демо-версии Система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО». Время выполнения практического задания 80 минут.
Форма контроля выполнения практических работ:

Все выполненные задания должны быть представлены преподавателю для проверки в редакторе Microsoft Word
Порядок выполнения работы

1. Открыть текстовый редактор Microsoft Word.

2. Задать поля страницы.

3. Перед началом работы текста установить размер шрифта 14пт. и гарнитуру шрифта Times New Roman.

4. Создать таблицу из трёх колонок.

5. С помощью интернет источников выполнить первое задание.

6. С помощью демо-версии Система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО» выполнить второе задание.
Критерии оценок:

Оценка

Полная, системность, прочность знаний,

Обобщенность

«5»

(отлично)

Задание выполнено полностью, логично и последовательно. Аккуратное и грамотное оформление задания. Допускаются единичные несущественные ошибки, самостоятельно исправленные студентом. Проанализировано 5 продуктов для первого задания.

Четкость и культура изложения ответов на заданные вопросы. Ответ на поставленный вопрос изложен лаконично, грамотно. Владение профессиональной терминологией. Изложение полученных знаний и умений полное, в соответствии с требованиями учебной программы.

Ответ должен быть самостоятельным, без наводящих вопросов преподавателя

«4»

(хорошо)

Задание выполнено полностью, логично и последовательно. Аккуратное и грамотное оформление задания. Допускаются несущественные ошибки - незначительные расхождения с правильным ответом; отдельные неточности при использовании инструктивных материалов, законодательных актов. Проанализировано 4 продукта для первого задания.

Ответ на поставленный вопрос изложен лаконично, грамотно. Владение терминологией. Показано знание законодательных нормативных документов.

Ответ может быть самостоятельным, с наводящими вопросами преподавателя

«3» (удовлетворительно)

Задание выполнено не полностью. Нарушена логика и последовательность при выполнении задания. Не аккуратное оформление задания. Проанализировано 3 продукта для первого задания.

Нет четкости в изложении вопроса и ответа.

Ответ не самостоятельный, с наводящими вопросами преподавателя

«2» (неудовлетворительно)

Изложение учебного материала неполное, бессистемное. Отсутствие знаний профессиональной терминологии. Нет анализа продуктов для первого задания. Задание оформлено неаккуратно. Не даны ответы на поставленные вопросы.

Отсутствует работа.


Задание 1

Обзор рынка современных систем электронного документооборота. Сравнительная характеристика функциональных возможностей различных систем.

Характерной чертой нашего времени является бурное развитие информационных технологий и высокая активность компаний, производящих различные компьютерные продукты. Не являются исключением и компании, специализирующиеся на автоматизации процессов документационного обеспечения управления. Вам необходимо с помощью интернет источников проанализировать имеющиеся продукты используя пример, продолжить заполнение таблицы от 3 до 5 программ.

Название программы

Назначение

Достоинства/недостатки

Система «Дело» (ООО «Электронные офисные системы)

Система автоматизации делопроизводства и документооборота

предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности (основанной на традиционных отечественных технологиях и закрепленных соответствующими стандартами) и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций

поддерживается доступ к документам посредством Internet-технологии







Задание 2

Для первого варианта
Зарегистрируйте входящий документ с помощью Демо-версии Система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО» разработчик ООО «Электронные офисные системы.

В главном окне программы «Дело» для регистрации документов нажать кнопку «Регистрация документов».




Рис. 1 – Главное окно СЭД «Дело»

      1. Щелкнуть мышкой на нужной группе документов.



Рис. 2 – Выбор группы документов


      1. Нажать кнопку «Выбрать».



Рис. 3 – Регистрационная карточка входящего документа


      1. В открывшейся регистрационной карточке в поле «Корр.» ввести первые буквы названия организации и нажать кнопку «Enter». Поле заполнится автоматически названием организации, если оно присутствует в справочнике.




Рис. 4 – Раздел «Корреспонденты»


      1. При отсутствии организации в справочнике «Организации» произойдет переход в данный справочник. В окне «Выбор из справочника Организации» нажать на кнопку «Добавить орг.».



Рис. 5 – Добавление новой организации в справочник


      1. В окне регистрации новой организации заполнить поля «Наименование», «Город», «Адрес».



Рис. 6 – Регистрация новой организации

      1. В разделе «Представители» нажать кнопку «Добавить представителя» .

      2. В колонке «ФИО» вписать фамилию представителя организации.

      3. В колонке «Должность» указать должность.



Рис. 7 – Заполнение информации об организации

      1. Нажать кнопку «Записать».

      2. Нажать кнопку «Выбрать».

      3. Нажать кнопку «Выбрать». Поля «Корр.» и «Подписал» заполнятся значениями.



Рис. 8 – Выбор организации

      1. В РК в разделе «Корреспонденты» заполнить с клавиатуры поле «Исх. №».

      2. В поле «Дата» кликните двойным щелчком.

      3. В появившемся календаре выбрать дату и нажать кнопку «Ввести».

      4. Заполнить поле «Доступ» нужным значением.

      5. Заполнить с клавиатуры поле «Состав».

      6. Указать вид доставки из предлагаемого списка.




Рис. 9 – Выбор значения из справочника «Вид доставки»

      1. В поле «Кому» ввести первые буквы фамилии руководителя, на имя которого пришел документ, и нажать кнопку «Enter». Поле «Кому» автоматически заполнится фамилией руководителя.

      2. Заполнить с клавиатуры поле «Содерж.».

      3. Нажать на кнопку «Рубр(0).». Данное поле является множественным реквизитом.

      4. В открывшемся справочнике «Рубрики» выбрать рубрики своей организации.




Рис. 10 – Справочник «Рубрикатор»

      1. Щелкнуть по нужной рубрике.



Рис. 11 – Выбор рубрики из справочника «Рубрикатор»

      1. Нажать кнопку «Выбрать».

      2. Нажать кнопку «ОК».

      3. Отсканируйте поступивший документ для того чтобы приложить его электронный образ в регистрационную карточку.

      4. Нажать правой кнопкой на отсканированном документе и выбрать из меню действие «Копировать».

      5. В разделе «Файлы» нажать кнопку «Вставить».



Рис. 12 – Добавление электронного образа документа


      1. В окне регистрационной карточки входящего документа нажать кнопку «Записать РК» . Регистрационная карточка станет не активной. Для перевода в режим редактирования используйте кнопку .




Рис. 13 – Регистрационная карточка входящего документа



      1. Сделать скриншот регистрационной карточки входящего документа и сохранить его для проверки в редакторе Microsoft Word.

Задание 2

Для второго варианта
Зарегистрируйте исходящий документ с помощью Демо-версии Система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО» разработчик ООО «Электронные офисные системы.

      1. В главном окне программы «Дело» для регистрации документов нажать кнопку «Регистрация документов».



Рис. 1 – Главное окно программы «Дело»

      1. В появившемся окне выбрать нужную группу документов.



Рис. 2 – Выбор группы документа

      1. В открывшейся регистрационной карточке исходящего документа в поле «Подп.(0)» вписать первые буквы фамилии руководителя, подписавшего документ.

      2. Нажать кнопку «Enter». Система покажет варианты найденных соответствий в случае, когда совпадений несколько, либо сразу заполнит поле «Подп.(0)», если совпадение одно.

      3. Заполнить поле «Содерж.» с помощью клавиатуры.

      4. В поле «Исполн.» вписать первые буквы фамилии исполнителя.

      5. Нажать кнопку «Enter». Система покажет варианты найденных соответствий в случае, когда совпадений несколько, либо сразу заполнит поле «Исполн.», если совпадение одно.




Рис. 3 – Заполенение РК исходящего документа


      1. Заполнить поле «Доступ» нужным значением.

      2. Для того чтобы указать какие должностные лица визировали документ, нажать кнопку «Визы(0)».

      3. В появившемся справочнике «Подразделения» найти визирующего.

        Рис. 4 – Выбор визирующего должностного лица

      1. Щелкнуть на найденном исполнители и нажать кнопку «Выбрать».

      2. При необходимости указать дату, когда был завизирован документ.




Рис. 5 – Ввод информации о визировании документа

      1. Нажать кнопку «ОК».

      2. Нажать на кнопку «Рубр.(0)». Данное поле является множественным реквизитом.

      3. В открывшемся справочнике «Рубрики» выбрать нужную рубрику.




Рис. 6 – Ввод информации о визировании документа

      1. Нажать кнопку «ОК».

      2. Отсканируйте исходящий документ для того чтобы приложить его электронный образ в регистрационную карточку.

      3. Нажать на отсканированном образе правой кнопкой и выбрать из меню действие «Копировать».

      4. В разделе «Файлы» нажать кнопку «Вставить».


Рис. 7 – Ввод информации о визировании документа

      1. В случае если исходящее письмо подготовлено в ответ на входящее письмо, необходимо указать связь между ними. Для этого нажать кнопку «Связки (0)» . С помощью этого реквизита система позволяет фиксировать произвольное количество различных связей одних документов с другими, в том числе и с документами, не зарегистрированы.

      2. В появившемся окне вверху нажать на кнопку «Поиск по номеру».



Рис. 32 – Ввод информации о визировании документа

      1. В окне поиска по номеру в поле «Рег.№» ввести номер входящего документа, с которым требуется связать текущий документ.

      2. Ввести год.

      3. Нажать кнопку «Найти».

      4. Выбрать документ.

      5. Выбрать связь «Во исполнение».

      6. Нажать кнопку «Связать».


Рис. 8 – Ввод информации о визировании документа

      1. В окне связок нажать кнопку «ОК». В окне регистрационной карточка отобразится связь с документом в поле «Связки (1)».



Рис. 9 – Регистрационная карточка исходящего документа

      1. В окне регистрационной карточки исходящего документа нажать кнопку «Записать РК».

      2. Указать организацию-адресата, которой адресуется исходящее письмо, можно в разделе «Адресаты», для этого в РК нажать кнопку «Адр.(0)».




Рис. 10 – Адресаты документа

      1. В открывшемся окне нажать кнопку «Добавить организацию».



Рис. 11 – Поиск адреса в справочнике «Организации»

      1. В поле поиска слева от кнопки «Найти» ввести название организации.

      2. Нажать кнопку «Найти».

      3. Двойным щелчком кликнуть на элементе.

      4. В появившемся окне подробной информации об адресате выбрать представителя, на имя которого отправляется письмо. В случае отсутствия адресата нажать кнопку «Редактировать» и добавить представителя.



Рис. 12 – Выбор представителя организации

      1. Нажать кнопку «Выбрать».

      2. В появившемся окне нажать кнопку «Выбрать».

      3. Отправка документа.

      1. В случае если документ отправляется в стороннюю организацию (кроме ОГВ РБ), то в окне «Адресаты» указать дату отправки и вид отправки. Сохранить изменения.



Рис. 13 – Указание даты отправки и вида отправки

      1. В случае отправки документа в ОГВ РБ через электронную почту руководствуйтесь «Инструкцией по отправке и регистрации документов в СЭД «Дело» через транспортный узел». Не забывайте проверять наличие электронного адреса в поле «e-mail».

38.Сделать скриншот регистрационной карточки исходящего документа в редакторе Microsoft Word.

Вопросы для самопроверки:

1. Назовите основные задачи автоматизации документооборота.

2. Какие операции включает в себя подготовка документа к сканированию?

3. Как осуществляется аутентификация пользователя в электронном документообороте?

4. Для чего нужна и как осуществляется рассылка документов в организации?

5. Дайте определение технологии Workflow.

6. Что такое бизнес – процесс?

7. Что такое поток работ?

8. Назовите основных игроков на рынке электронного документооборота.

9. Какие облачные технологии предлагает компания Microsoft?
Литература: Инструкция по работе в СЭД «Дело» (толстый клиент) -http://dmee.ru/docs/100/index-32726.html

Раздел 2. Организация работы с документами
Тема 2.1 Документооборот организации

1   2   3   4   5   6   7   8   9

Похожие:

Методические указания по выполнению практических работ адресованы студентам очной формы обучения iconМетодические указания по выполнению практических работ адресованы...
Методические рекомендации печатаются по решению Методического Совета гбоу спо со «еэтк»

Методические указания по выполнению практических работ адресованы студентам очной формы обучения iconМетодические указания по выполнению практических работ адресованы...
Номинация: «методические рекомендации по освоению учебной дисциплины, междисциплинарного курса, профессионального модуля»

Методические указания по выполнению практических работ адресованы студентам очной формы обучения iconМетодические указания по выполнению практических работ адресованы...
Омской области «Омский промышленно-экономический колледж» по специальности 38. 02. 07 Банковское дело (базовая подготовка) в соответствии...

Методические указания по выполнению практических работ адресованы студентам очной формы обучения iconМетодические указания по выполнению практических работ адресованы студентам очной формы обучения
Гоу спо со «Екатеринбургский экономико-технологический колледж» по специальности спо 030912 «Право и организация социального обеспечения»...

Методические указания по выполнению практических работ адресованы студентам очной формы обучения iconРоссийской Федерации Старооскольский технологический институт им. А. А. Угарова
Методические указания для студентов очной формы обучения по выполнению практических работ (заданий)

Методические указания по выполнению практических работ адресованы студентам очной формы обучения iconМетодические указания составлены в соответствии с рабочей программой...
...

Методические указания по выполнению практических работ адресованы студентам очной формы обучения iconМетодические указания для студентов очной формы обучения по выполнению...

Методические указания по выполнению практических работ адресованы студентам очной формы обучения iconФедерации
...

Методические указания по выполнению практических работ адресованы студентам очной формы обучения iconРоссийской Федерации Старооскольский технологический институт им. А. А. Угарова
...

Методические указания по выполнению практических работ адресованы студентам очной формы обучения iconРоссийской Федерации Старооскольский технологический институт им. А. А. Угарова
...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2019
контакты
filling-form.ru

Поиск