Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им проф. М. А. Бонч-Бруевича» (СПбгут)


НазваниеИнструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им проф. М. А. Бонч-Бруевича» (СПбгут)
страница5/9
ТипИнструкция
filling-form.ru > Бланки > Инструкция
1   2   3   4   5   6   7   8   9

5. Порядок подготовки и прохождения отправляемых и внутренних документов

5.1. Порядок подготовки отправляемых документов включает в себя работу по составлению проекта документа, согласованию, подписанию (утверждению), тиражированию и отправке.

5.2. До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

5.3.Документы, подписанные ректором, проректорами и руководителями структурных подразделений, регистрируются в общем отделе и направляются через органы почтовой связи, курьером или по электронной почте.

5.4. Документы для отправки в другие организации должны передаваться сотрудниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство, в общий отдел.

Ответственные за делопроизводство перед сдачей корреспонденции на отправку должны обязательно проверить правильность ее оформления и адресования.

Конвертование корреспонденции и других почтовых отправлений производится структурными подразделениями или общим отделом.

5.5. Внутренние документы (докладные записки, справки и др.) рассматриваются теми должностными лицами, кому они направлены.
6. Регистрация и индексация документов

6.1. Регистрация документов

6.1.1. Регистрация документов в университете осуществляется в общем отделе.

6.1.2. Регистрируется поступающая корреспонденция, адресованная на имя ректора, документы, адресованные в вуз без указания конкретного адресата, поступающая правительственная корреспонденция, отправляемая от имени руководства вуза документация, приказы, распоряжения. Наиболее рациональной является регистрация в компьютере, журналах регистрации или на карточках учета входящей корреспонденции.

6.1.3. Поступающие документы регистрируются в день поступления, а отправляемые и внутренние документы в день подписания.
6.2. Индексация документов

6.2.1. Каждому структурному подразделению вуза присваиваются цифровые индексы (Приложение № 10).

6.2.2. Исходящим номером отправляемого документа-ответа является номер, состоящий из порядкового номера и индекса структурного подразделения, подготовившего документ.

Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, проверяют правильность оформления отправляемых документов (наличие подписи, даты, номера, адресата, ссылки на поступающий документ, согласования, отметки об исполнении и направлении в дело, фамилии исполнителя, номера телефона и др.).
7. Построение справочного аппарата

7.1.Справочным аппаратом являются журналы регистрации корреспонденции и картотеки, находящиеся в общем отделе.

7.2. Справочные картотеки и журналы заводятся на документы, поступившие на имя ректора университета и (или) в адрес университета. Справочным аппаратом для отправляемых документов являются журналы регистрации этих документов.

7.3. Справочные картотеки ведутся по поступающим документам, требующим особого рассмотрения (письмам, приказам, запросам Министерств и ведомств, Правительств РФ и Санкт-Петербурга, военкоматов, органов внутренних дел, судов, обращениям граждан, письмам, требующих срочных ответов) и строятся по корреспондентскому признаку (Приложение 11).
8. Работа исполнителей с документами, сроки исполнения документов

8.1. Руководители структурных подразделений университета обеспечивают оперативное рассмотрение документов, передачу их исполнителю в день поступления и контроль за качественным исполнением документов.

8.2. При рассмотрении корреспонденции руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Так, документы, присланные для согласования, рассматриваются в день их поступления. Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с резолюцией руководителя. Срочные документы передаются немедленно.

8.3. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление или подписание (утверждение) ректором или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку.

8.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа в вуз и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т. д.), о дате и результате окончательного исполнения.

8.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители своевременно и качественно проводят анализ информации и представляют ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимые документы (проекты документов, справок, сведений и т. д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за недостоверность информации, использованной при подготовке документа.

8.6. Исполнитель несет ответственность за несоблюдение требований исполнительской дисциплины, за неправильное использование действующих нормативных документов в подготовке, оформлении и исполнении документов в срок.

8.7. Исполнитель имеет право пользоваться автоматизированным банком данных вуза, справочно-информационными фондами и библиотеками для получения необходимой информации.

8.8..Сроки исполнения документов.

8.8.1. Сроки исполнения документов университета исчисляются в календарных днях с даты подписания (учреждения) документа, а для поступивших - с даты регистрации в университете.

8.8.2. Сроки исполнения документов устанавливаются ректором университета. При определении продолжительности срока исполнения документа учитываются содержание документа и практические возможности его исполнения. Сроки исполнения указываются в самих документах (приказы, распоряжения, решения) или фиксируются в резолюции руководителя.

8.8.3. В случаях, когда срок исполнения документа не указан, применяются типовые сроки исполнения:

Акты – решение в день поступления, за исключением актов, которые требуют дополнительного изучения, но не более 3-х дней;

Документы с пометкой в резолюции «срочно» - решение в трёхдневный срок;

Документы, направляемые на согласование – рассмотрение в день поступления, за исключением документов, которые требуют дополнительного изучения, но не более 3-х дней;

Заказ, заявка, требование – рассмотрение в день поступления, за исключением заказов, заявок и требований, которые требуют дополнительного изучения, но не более 3-х дней;

Записки (докладные, служебные, объяснительные) - в трёхдневный срок;

Заявления и жалобы граждан - в срок до 30 дней со дня поступления; не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, не позднее 15 дней;

Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей - безотлагательно, не позднее 7 дней со дня поступления;

Письма предприятий (объединений), учреждений, организаций – в соответствии с указанным сроком.

Письменные поручения ректора без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "Срочно", исполняются в 3-дневный, остальные в месячный срок.

Поручения ректора, высказанные на заседания Учёного совета, ректората или рабочих совещаниях - в указанный срок, без указания срока - в течение 30 дней.

Предложения граждан - в срок до 30 дней, за исключением предложений, которые требуют дополнительного изучения;

Письма - поручения и письма - запросы вышестоящих учреждений и организаций - к указанному в них сроку или в течение 10 дней;
9. Печатание и тиражирование документов

9.1. Печатание документов, направляемых в вышестоящие организации, осуществляется в структурных подразделениях, готовящих эти документы.

9.2. Тиражирование документов, как правило, производится в редакционно-издательском центре университета, а также в структурных подразделениях на множительных аппаратах для оперативного копирования.

Тиражированию подлежат только документы, относящиеся к служебной деятельности вуза. Тиражирование документов с грифом «Для служебного пользования» производится с разрешения специального отдела.

9.3. Оригиналы растиражированных документов возвращаются заказчику при получении тиража.
10. Учет и хранение печатей, штампов и бланков

10.1. Обязательному учету подлежат все виды печатей и штампов, бланки дипломов, приложений к дипломам, академических справок, удостоверений о повышении квалификации, дипломов о повышении квалификации, трудовых книжек, талонов на бензин.

10.2. Учет всех печатей и штампов, имеющихся в вузе (кроме печатей и штампов специального отдела), ведется в специальном журнале.

10.3. Печати, штампы и бланки строгой отчётности должны храниться в сейфах или металлических шкафах.

10.4. За хранение, использование и утрату печатей, штампов и бланков, лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, несут административную ответственность.

10.5. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица.

Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

10.5. Уничтожение бланков, указанных в подпункте 10.1, производится по акту с отметкой в соответствующих журналах учета.

10.6. Печати и штампы уничтожаются по акту.

10.7. Проверка наличия печатей и штампов, а также порядка их хранения и использования производится комиссией не реже одного раза в год сотрудниками общего отдела.
11. Составление сводной номенклатуры дел

11.1. Сводная номенклатура дел университета - оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в университете, с указанием сроков их хранения.

Сводная номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Сводная номенклатура дел является схемой построения справочной картотеки исполненных документов и основой составления описей для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

11.2. Сводная номенклатура дел университета составляется руководителем архива университета на основе номенклатур дел структурных подразделений (Приложение №12).

Сводная номенклатура дел, предварительно согласованная с экспертной комиссией (ЭК) университета, согласовывается с Центральной экспертно-проверочной методической комиссией (ЦЭПМК) Архивного комитета Санкт-Петербурга и утверждается ректором.

11.3. При составлении сводной номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом университета, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, примерной номенклатурой дел высшего учебного заведения.

11.4. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы подразделений университета.

11.5. Названиями разделов номенклатуры дел вуза являются названия структурных подразделений; разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.

11.6. Графы номенклатуры дел университета, его структурных подразделений заполняются следующим образом:

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру.

Индекс дела состоит из установленного в университета цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например:10-05, где:

10 - обозначение структурного подразделения,

05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 заключаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделений номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью и систематизацией документов внутри дела.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т. д.

Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовках дел неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т. д.).

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. При составлении заголовков дел используются формулировки из примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения.

Графа 3 заполняется по окончании учебного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых документов.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за оформление дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.
12. Формирование дел

12.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дел.

Дела в университете формируются децентрализованно, т. е. в структурных подразделениях лицами, ответственными за делопроизводство.

12.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по разрешению одного вопроса; группировать в дело документы учебного года, за исключением переходящих дел; раздельно формировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

12.3. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель по номенклатуре.

На документе проставляются: отметка "В дело N ..." , дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.

12.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам в хронологическом порядке, с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу и составу студентов.

Приказы по личному составу формируются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам.

Предложения, заявления и жалобы граждан по учебно-производственным вопросам и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
1   2   3   4   5   6   7   8   9

Похожие:

Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им проф. М. А. Бонч-Бруевича» (СПбгут) iconИнструкция по делопроизводству в федеральном государственном образовательном...
«Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им проф. М. А. Бонч-Бруевича»

Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им проф. М. А. Бонч-Бруевича» (СПбгут) iconКонкурс на замещение должности нпр, занимаемой работником, с которым...
О порядке замещения должностей научно-педагогических работников в федеральном государственном образовательном бюджетном учреждении...

Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им проф. М. А. Бонч-Бруевича» (СПбгут) iconКонкурс на замещение должности нпр, занимаемой работником, с которым...
О порядке замещения должностей научно-педагогических работников в федеральном государственном образовательном бюджетном учреждении...

Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им проф. М. А. Бонч-Бруевича» (СПбгут) iconРешением ученого совета спбгут
«Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им проф. М. А. Бонч-Бруевича»

Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им проф. М. А. Бонч-Бруевича» (СПбгут) iconПорядок предоставления жилых помещений в общежитиях спбгут
Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение высшего профессионального образования «Санкт-Петербургский государственный...

Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им проф. М. А. Бонч-Бруевича» (СПбгут) iconПорядок предоставления жилых помещений в общежитиях спбгут
Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение высшего профессионального образования «Санкт-Петербургский государственный...

Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им проф. М. А. Бонч-Бруевича» (СПбгут) iconИнструкция по подготовке документов к защите диссертаций на соискание
«Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им проф. М. А. Бонч-Бруевича»

Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им проф. М. А. Бонч-Бруевича» (СПбгут) iconП равила внутреннего учебного распорядка
Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение Высшего профессионального образования «Санкт-Петербургский Государственный...

Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им проф. М. А. Бонч-Бруевича» (СПбгут) iconУтверждены решением Учёного совета
Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение высшего профессионального образования «Санкт-Петербургский государственный...

Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им проф. М. А. Бонч-Бруевича» (СПбгут) iconФедеральное агентство связи
Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение Высшего профессионального образования «Санкт-Петербургский Государственный...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2019
контакты
filling-form.ru

Поиск