Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им проф. М. А. Бонч-Бруевича» (СПбгут)


НазваниеИнструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им проф. М. А. Бонч-Бруевича» (СПбгут)
страница4/9
ТипИнструкция
filling-form.ru > Бланки > Инструкция
1   2   3   4   5   6   7   8   9

Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов «дата» и «номер» протокола линейкой.

Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера протокола.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
3.5.4. Положения, правила, инструкции.

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции структурного подразделения или университета в целом.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок и детализируются требования основных положений осуществления видов деятельности структурных подразделений или университета в целом или порядок применения положений законодательных и нормативных актов такой деятельности.

Положения, правила, инструкции печатаются на общем бланке с грифом утверждения (Приложение 2).

Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые утверждаются ректором.

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции по виду деятельности) отвечает на вопрос «О чем?».

Текст положения (правил, инструкции) излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается»», «не допускается».

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основные разработки, основное назначение и сфера их распределения, а также ответственность за нарушение установленных ими требований. Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумерацию римскими или арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
3.5.5 Служебное письмо

Служебные письма СПбГУТ готовятся как:

- доклады о выполнении поручений вышестоящих организаций;

- исполнение поручений по обращениям граждан по вопросам, относящимся к полномочиям университета;

- ответы на запросы различных организаций и граждан;

- сопроводительные письма;

- инициативные письма.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются в соответствии со сроками, указанными в письме-запросе, на которое подготавливается ответ, сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

Для составления служебных писем используются бланки вуза форматов А4.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами тем же видом и размером шрифта, какими напечатан весь текст письма.

Заголовок к тексту служебного письма составляется в виде словесной конструкции с предлогом «О» («Об») и отглагольным существительным, отвечающим на вопрос «О чем?».

Например:

«Об изменении …», «Об исполнении …», «О выделении …».

На бланке письма заголовок располагается ниже реквизита «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», начиная от специальной ограничительной отметки.

Текст письма, как правило, должен касаться одного или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в указаниях по исполнению документа руководства, содержать достоверную и аргументированную информацию, быть четкими, краткими. Содержание должно быть увязано с ранее изданными документами по данному вопросу и не противоречить законодательству. Не допускается различное толкование документов.

Разрешается употребление только официальных сокращений органов государственной власти. Перечень полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти утвержден распоряжением Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 16.07.2008 № 943/788.

Письма могут быть простыми и сложными. Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношении ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части. Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности и другое.

Если текст письма состоит из двух частей, то в первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма, с указанием вида документа, даты, номера и заголовка к нему.

Во второй части письма, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие, решение и т.д.

Постоянная информация может быть оформлена в виде трафаретного текста.

Для достижения ясности изложения текста используется прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, а определение стоит перед определяемым словом. В тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слов.

В письмах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы): «при сем направляем», «настоящим сообщаем», «сего года» и др.

Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц.

Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб.

Сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. Они состоят из следующих основных частей:

вступление,

основное содержание,

заключение.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать ссылку на документ или его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма, констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словам «просим» (письмо-просьба или запрос), «высылаем», «направляем», «представляем» (сопроводительное письмо), «сообщаем» (информационное письмо).

Заключительная часть может заканчиваться формулировкой вежливости, вписываемой от руки.

Например: с уважением...

Следует использовать следующие формы изложения:

от 1-го лица множественного числа («просим направить...», «направляем на рассмотрение...»);

от 3-го лица единственного числа («Федеральное агентство связи считает возможным..., рассмотрело..., не возражает...»).

Если проект письма оформлен на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу...», «направляю...», «считаю необходимым...».

В тексте письма, составленного во исполнение распорядительного документа вышестоящей организации, дается ссылка на его дату, номер и заголовок. При этом вид документа печатается строчными буквами, заголовок берется в кавычки. Названия нормативных документов (инструкций, правил и др.) приводятся без кавычек.

Текст письма может включать таблицу. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Письма подписывает ректор, проректоры по направлениям, начальники управлений (в зависимости от содержания письма).

Датой письма является дата его подписания

При подготовке документов следует применять текстовой редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером № 12 (для оформления табличных материалов), № 14 (для текстовых документов) через 1-2 интервала. Для оформления табличных и графических материалов могут быть использованы и другие редакторы.
3.5.6 Записка (объяснительная, докладная (служебная))

Для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками в университете используются объяснительная, докладная (служебная) записки.

Внутри университетская записка пишется от руки или составляется на бумажном носителе, подписывается автором-составителем.

Адресование оформляется в правом верхнем углу на уровне первой строки. При адресовании наименование должности, инициалы и фамилия руководителя пишутся в дательном падеже.
Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных документов или объясняющий причины свершившихся фактов, невыполнения каких-либо поручений и др.

Докладная (служебная) записка - форма внутренней переписки между структурными подразделениями, или от должностного лица другому должностному лицу внутри университета.

Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или

отчетный характер, содержать просьбу, предложение. Текст состоит из 2-х частей: изложения фактов и выводов, предложений по излагаемому вопросу.
3.5.7. Доверенность

Текст доверенности фиксирует факт предоставления права на совершение каких-либо действий от имени СПбГУТ.

Доверенности выдаются университетом своему представителю на право заключения договоров, представление интересов в судах и иных органах государственной власти, получение денег, товарно-материальных ценностей или совершение других действий от имени СПбГУТ. В тексте доверенности могут указываться следующие сведения:

полное наименование организации;

фамилия, имя, отчество, должность, паспортные данные доверенного лица;

содержание доверенных полномочий;

заверение подлинности подписи;

срок действия доверенности.

Доверенность печатается на бланке СПбГУТ без оформления адресной части (Приложение №7).

Наименование документа - слово Д О В Е Р Е Н Н О С Т Ь – печатается прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом и выравнивается по центру, отделяется от текста (основных реквизитов) 3 межстрочными интервалами.

Доверенность подписывается ректором или лицом, исполняющим его обязанности.

Доверенности подлежат регистрации в общем отделе. Доверенность оформляется в двух экземплярах, один из которых хранится в общем отделе.
4. Порядок прохождения и исполнения поступающей и иностранной корреспонденции
4.1. Доставка документов в университет осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электрической связи поступают факсограммы, телефонограммы и сообщения Е-mail. Посредством фельдъегерской связи и специальной связью в университет доставляются отдельные виды корреспонденции, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную (в том числе секретную) информацию.

Вся корреспонденция, поступающая в университет, принимается и регистрируется сотрудниками общего отдела.

При приеме корреспонденции проверяется целостность конвертов, другой упаковки и правильность адресования.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю.

Корреспонденция, получаемая под расписку (с нарочным, заказная и т.п.), регистрируется в журнале. Документы, поступившие в университет в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время – на следующий рабочий день.

4.2. Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Регистрации не подлежат:

1. Периодические печатные издания (книги, журналы, брошюры, бюллетени и пр.)

2. Рекламные извещения, плакаты, проспекты, программы совещаний, конференций и пр.

3. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестке дня.

4. Материалы, посылаемые для сведения.

5. Формы бухгалтерской и статистической отчетности, акты на списание.

6. Пригласительные билеты, поздравительные письма, телеграммы и открытки.

7. Ответы на запросы структурных подразделений.

8. Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков.

9. Отчеты по командировкам.

10. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

11. Учебные планы, программы. Копии.

12. Сметы. Копии.

13. Нормы расхода материалов.

14. Научные отчеты по темам.

15. Месячные, квартальные, полугодовые и годовые отчеты.

Нерегистрируемые документы передаются в структурные подразделения по принадлежности.

4.3. При вскрытии конверта (упаковки) проверяются правильность адресования и наличие вложенных документов.

При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а также несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, составляется акт в двух экземплярах, один из которых прилагается к полученному документу, а другой направляется отправителю.

Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если адрес отправителя указан только на конверте, если дата документа и дата его отправки согласно почтовому штемпелю имеют большие расхождения во времени, если конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции.

4.4. На поступающих документах в правом нижнем свободном от текста поле первой страницы документа ставится штамп с указанием порядкового регистрационного номера и даты поступления документа. На корреспонденции, не подлежащей вскрытию, штамп ставится на конверте.

Все поступившие документы должны докладываться руководству в день их поступления.

4.5. Документы, не требующие доклада руководству университета, направляются общим отделом для исполнения в структурные подразделения.

4.6. Получив документы на исполнение, сотрудник университета должен немедленно ознакомиться с их содержанием, выделив документы, требующие срочного исполнения.

Если документ направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, который обязан ознакомить с документом всех других в оперативном порядке (в день получения документа) и организовать в указанный срок его исполнение.

В отдельных случаях такие документы могут тиражироваться и передаваться в соответствующие структурные подразделения.

4.7. Каждый сотрудник университета обеспечивает оперативность, качество исполнения и сохранность документов.

4.8. Передача документов от одного исполнителя к другому может производиться только через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении.

4.9. После решения поставленных в документе вопросов исполнитель внизу первой страницы документа должен сделать отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

4.10. Учёт и обработка иностранной корреспонденции осуществляется отделом международного сотрудничества (ОМС).

Исполнитель составляет текст документа на русском языке и готовит проект документа, отправляемого в адрес иностранных организаций и граждан, на иностранном языке в двух экземплярах в соответствии с требованиями, предъявляемыми к конкретному виду документа, на бланке установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовится сопроводительное письмо.

При необходимости исполнитель согласует текст документа на русском языке с должностным лицом, за подписью которого документ отправляется адресату.

Русский текст документа и проект отправляемого документа с визой исполнителя и опись передается в ОМС для подтверждения соответствия содержания.

До передачи документа на подпись начальник ОМС должен проверить его содержание, правильность оформления, адресации, наличие необходимых реквизитов, виз и приложений и подписать копию документа. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

Подписанный ректором или проректором по направлению документ и его копия представляется в ОМС для регистрации. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день. Сотрудник ОМС передает на подпись проректору по направлению опись и регистрирует документ в журнале регистрации исходящих документов, проставляет исходящий номер и дату на оригинале и копии.
1   2   3   4   5   6   7   8   9

Похожие:

Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им проф. М. А. Бонч-Бруевича» (СПбгут) iconИнструкция по делопроизводству в федеральном государственном образовательном...
«Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им проф. М. А. Бонч-Бруевича»

Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им проф. М. А. Бонч-Бруевича» (СПбгут) iconКонкурс на замещение должности нпр, занимаемой работником, с которым...
О порядке замещения должностей научно-педагогических работников в федеральном государственном образовательном бюджетном учреждении...

Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им проф. М. А. Бонч-Бруевича» (СПбгут) iconКонкурс на замещение должности нпр, занимаемой работником, с которым...
О порядке замещения должностей научно-педагогических работников в федеральном государственном образовательном бюджетном учреждении...

Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им проф. М. А. Бонч-Бруевича» (СПбгут) iconРешением ученого совета спбгут
«Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им проф. М. А. Бонч-Бруевича»

Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им проф. М. А. Бонч-Бруевича» (СПбгут) iconПорядок предоставления жилых помещений в общежитиях спбгут
Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение высшего профессионального образования «Санкт-Петербургский государственный...

Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им проф. М. А. Бонч-Бруевича» (СПбгут) iconПорядок предоставления жилых помещений в общежитиях спбгут
Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение высшего профессионального образования «Санкт-Петербургский государственный...

Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им проф. М. А. Бонч-Бруевича» (СПбгут) iconИнструкция по подготовке документов к защите диссертаций на соискание
«Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им проф. М. А. Бонч-Бруевича»

Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им проф. М. А. Бонч-Бруевича» (СПбгут) iconП равила внутреннего учебного распорядка
Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение Высшего профессионального образования «Санкт-Петербургский Государственный...

Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им проф. М. А. Бонч-Бруевича» (СПбгут) iconУтверждены решением Учёного совета
Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение высшего профессионального образования «Санкт-Петербургский государственный...

Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им проф. М. А. Бонч-Бруевича» (СПбгут) iconФедеральное агентство связи
Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение Высшего профессионального образования «Санкт-Петербургский Государственный...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2019
контакты
filling-form.ru

Поиск