Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им проф. М. А. Бонч-Бруевича» (СПбгут)
Скачать 1.08 Mb.
|
3.4.8. Отметка о заверении копии. Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» начальник административно-кадрового управления или начальник отдела кадров проставляет заверительную надпись «Верно» и личную подпись. Для свидетельствования верности копии подлиннику документа при представлении копии документа в стороннюю организацию отметка о заверении копии оформляется на последнем листе копии, на свободном месте под текстом ниже подписи. Реквизит включает: слова «Верно», наименование должности заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, и печать. Например: Верно Начальник административно-кадрового управления _________________ А.П. Зверев (личная подпись) Дата Листы многостраничных копий документа (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется количеством листов копии (выписки из документа): «Всего в копии __ листов». Допускается заверять отметкой «Копия верна» каждый лист многостраничной копии документа. Допускается прошивка многостраничных копий в два прокола и с заверительной надписью: В документе прошито и пронумеровано ____ листов. Начальник административно- кадрового управления подпись И.О. Фамилия Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском гербовой печати СПбГУТ. Копии кадровых документов заверяются в отделе кадров СПбГУТ. 3.4.9. Отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе документа печатается шрифтом размером № 11, в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона. Например: А.П. Иванова (812) 326-31-66 На документе, подготовленном по поручению ректора университета группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя. Отметка может содержать иную служебную информацию (например: идентификатор файла, адрес электронной почты). 3.5. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов В деятельности СПбГУТ создается комплекс организационно-распорядительных документов (далее – ОРД): приказы, положения, правила, инструкции, регламенты, протоколы заседаний, акты, аналитические справки, докдадные (служебные) записки, договоры, деловая (служебная) переписка. Инструкция по делопроизводству устанавливает требования к подготовке отдельных видов документов. 3.5.1. Приказ Приказ - правовой акт, издаваемый ректором университета для решения основных и оперативных задач, стоящих перед университетом. Приказ может быть издан ректором или лицом, исполняющим обязанности ректора в случае его отсутствия. Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями университета на основании поручения руководства либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит отдел кадров СПбГУТ на основании соответствующих представлений. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, ответственных за их подготовку. Контроль за правильностью оформления проектов приказов осуществляет общий отдел. Подготовка проекта приказа включает в себя изучение существа вопроса, сбор необходимых сведений, распечатку проекта приказа, согласование, подписание ректором. Согласование проекта приказа осуществляется путем визирования. В приказах по основной деятельности решаются вопросы, хозяйственной, финансовой деятельности, планирования, отчетности, учебно-воспитательного процесса, физического развития и т.п. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Структура регистрационных номеров приказов следующая: хх– приказы по основной деятельности; хх/кс– приказы по личному составу студентов; хх/зп – приказы об установлении надбавок к должностным окладам и другим видам выплат; хх/апк – приказы по контингенту аспирантов, докторантов и слушателей факультета повышения квалификации и переподготовки инженерно-педагогических кадров. Приказы должны оформляться на бланке установленной формы (Приложение №5) и должен иметь следующие реквизиты: полное наименование организации с указанием вышестоящей организации; название вида документа – приказ; дату, номер приказа (дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом, номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа); место издания приказа - указывается город; заголовок; текст; подпись; инициалы, фамилию, номер телефона исполнителя; подпись лица, подготовившего проект приказа; визы согласования с указанием должности согласующих лиц; списка рассылки приказа. Употребление бланков произвольной формы не допускается. Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководства вуза. Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями вуза по поручению руководства или по собственной инициативе. Подготовка приказа включает в себя изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений, подготовку проекта приказа, согласование; подписание ректором, регистрацию. Согласование приказа осуществляется путем визирования. Приказы, исполнение которых требует финансового обеспечения, визируют ответственные лица финансовой службы. Заголовок приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа, начинаться с предлога «О» или «Об», формулироваться при помощи отглагольных существительных. Кавычки в названии и точка в конце заголовка не ставятся. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 12 или № 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст приказа излагается от первого лица единственного числа и может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами: «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование. Преамбула в проектах приказов завершается словом «п р и к а з ы в а ю», которое печатается вразрядку со строчной буквы. Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме и должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Формулировки распорядительной части должны быть краткими, четкими, ясными, не противоречить по смыслу ранее изданным документам и не допускать различных толкований. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме: «подготовить», «обеспечить», «провести», «разработать» и т.д. Следует избегать неопределенных выражений типа: «поднять», «повысить», «усилить», «принять меры», «активизировать», «обратить внимание» и т. д. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ, при этом следует учитывать время доведения приказа до конкретных исполнителей. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения (в скобках - фамилия без инициалов руководителя структурного подразделения в именительном падеже) или конкретные должностные лица с указанием должности, инициалов и фамилии в дательном падеже. Например: АХД (Шафранов) или Проректору по НР К.В. Дукельскому Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о структурном подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами: «Признать утратившим силу...». В приказ не следует включать пункт: «Приказ довести до сведения...». Структурные подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в разнарядке на рассылку приказа, которую исполнитель готовит вместе с проектом приказа. Разнарядка на рассылку печатается в левом нижнем углу оборотной стороны приказа (если приказ содержит два и более листов, то на оборотной стороне последнего листа). Например: Отп. 3 экз.: 1. - Общий отдел 2. - Отдел кадров 3. - Бухгалтерия Копии приказа для рассылки передаются в общий отдел. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа рассылку документов, которую исполнитель готовит вместе с проектом приказа.и включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы согласования предваряют слова «Проект приказа подготовлен», сокращённое название структурного подразделения, подготовившего проект приказа, подпись и расшифровка подписи. Далее следует слово «СОГЛАСОВАНО:» и приводятся подписи должностных лиц, принявших участие в согласовании документа (с указанием должности, подписи, расшифровки подписи). Например: Проект приказа подготовлен: АКУ подпись И.О. Фамилия СОГЛАСОВАНО: Директор АХД подпись И.О. Фамилия Главный бухгалтер подпись И.О. Фамилия Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из наименования должности лица, подписавшего приказ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Не допускается ставить предлог «За», делать надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля. Проект приказа и все входящие в его состав приложения должны иметь сквозную нумерацию страниц, при этом титульный лист считается первой страницей, но номер на ней не печатается. Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается. Приказы СПбГУТ подписывает ректор, а в его отсутствие - лицо, его замещающее. Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. Виза ставится на оборотной стороне последнего листа приложения. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. Отметка о наличии приложения оформляется в соответствующем пункте текста приказа (словом «прилагается», заключенным в скобки) и вверху документа, являющегося приложением к приказу. Левое поле отметки выравнивается на расстоянии 78 мм от правой границы текстового поля. Например: Приложение № 3 к приказу СПбГУТ от 25.06.2014 № 256 Если приложением является документ, утверждаемый приказом, то на нем проставляется гриф утверждения, который состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО» («УТВЕРЖДЕН», «УТВЕРЖДЕНА» или «УТВЕРЖДЕНЫ»), наименования документа в творительном падеже, его даты и номера. Например: УТВЕРЖДЕНО приказом СПбГУТ от 25.06.2014 № 256 Проект приказа и все входящие в его состав приложения должны иметь сквозную нумерацию страниц, при этом титульный лист считается первой страницей, но номер на ней не печатается. Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается. Отметка об исполнителе состоит из инициалов и фамилии исполнителя и номера его телефона и проставляется на лицевой стороне последнего листа проекта приказа от левой границы текстового поля в две строки. 3.5.2. Распоряжение Распоряжение - распорядительный документ, издаваемый ректором или проректорами университета по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам оперативного управления деятельностью университета (совещания, конференции и т.д.). Распоряжение не должно содержать предписаний, носящих нормативный характер. Подготовка и оформление распоряжения проводится по тем же правилам, что и приказ. 3.5.3. Протокол Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Датой протокола является дата заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания. Например: 21-24.01.2011. Номером протокола является порядковый номер заседания, нумерация протоколов ведется в пределах календарного года. Заголовок протокола должен отражать вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с названием вида документа. Например: Протокол Ученого совета факультета экономики и управления. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части заполняются следующие реквизиты: Председатель – инициалы и фамилия. Секретарь – инициалы и фамилия. Присутствовали – инициалы и фамилии присутствующих лиц в алфавитном порядке. Если присутствующих на заседании более 15 человек, то указывается их общее количество, а список присутствующих оформляется как самостоятельный документ. Повестка дня, в которой перечислены обсуждаемые на заседании вопросы с фамилиями докладчиков и закреплена последовательность их выступления. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании. Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал. Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой. Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается по центру размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение. Полный протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Краткий протокол подписывается только председательствующим на заседании. Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола размером шрифта № 14 и имеют следующие реквизиты: |
Похожие:
 | «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им проф. М. А. Бонч-Бруевича» |  | О порядке замещения должностей научно-педагогических работников в федеральном государственном образовательном бюджетном учреждении... |
| О порядке замещения должностей научно-педагогических работников в федеральном государственном образовательном бюджетном учреждении... | | «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им проф. М. А. Бонч-Бруевича» |
| Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение высшего профессионального образования «Санкт-Петербургский государственный... | | Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение высшего профессионального образования «Санкт-Петербургский государственный... |
| «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им проф. М. А. Бонч-Бруевича» | | Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение Высшего профессионального образования «Санкт-Петербургский Государственный... |
| Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение высшего профессионального образования «Санкт-Петербургский государственный... | | Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение Высшего профессионального образования «Санкт-Петербургский Государственный... |