Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им проф. М. А. Бонч-Бруевича» (СПбгут)
Скачать 1.08 Mb.
|
УТВЕРЖДЕНА приказом СПБГУТ от «11» 03 2016 № 114 Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им. проф. М.А.Бонч-Бруевича» (СПбГУТ)
1.1. Инструкция по делопроизводству в СПбГУТ (далее - Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием служебных документов. 1.2. Настоящая Инструкция составлена на основе Примерной инструкции по делопроизводству в высшем учебном заведении Российской Федерации, согласованной с Федеральной архивной службой России 21.06.2000г., и утвержденной приказом Минобразования России от 24.07.2000г. № 2286, Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки РФ, утвержденной приказом Минобрнауки России от 30.12.2010 г. № 2232, приказа Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»», Методических рекомендаций по разработке Инструкций по делопроизводству в федеральных органах власти, утверждённыч приказом Росархива от 23.12.2009г. № 76, ГОСТ Р 6.30-2003 «УСОРД. Требования к оформлению документов», утвержденному Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003г. № 65-ст. и Инструкции по делопроизводству в Федеральном агентстве связи, утверждённой приказом Россвязи от 11.12.2013 г. № 287. 1.3. Руководство и контроль за ведением делопроизводства в университете осуществляет общий отдел. Общий отдел дает указания по вопросам организации ведения делопроизводства, обязательные для исполнения структурными подразделениями университета, проверяет состояние делопроизводства и осуществляет обучение работников, ответственных за ведение делопроизводства. 1.4. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений университета (управлений, отделов, деканатов, кафедр). Руководители структурных подразделений должны принимать меры к сокращению переписки, обеспечивать правильное и рациональное использование средств оргтехники, расходование служебных бланков и бумаги. 1.5. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству. 1.6. Работники структурных подразделений несут ответственность за выполнение требований Инструкции, за сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов немедленно докладывают руководителю подразделения. Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства университета. 1.7. В структурных подразделениях, где по штату не предусмотрен специальный сотрудник для ведения делопроизводства, руководителем подразделения назначается сотрудник, ответственный за эту работу. 1.8. При уходе сотрудника, ответственного за делопроизводство, в отпуск, убытии в командировку имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению. При увольнении или перемещении ответственного за ведение делопроизводства производится передача дел и документов, о чем составляется приемо-сдаточный акт, который утверждается руководителем структурного подразделения. Копия акта передается в общий отдел. Ведение переписки с вышестоящими организациями осуществляется ректором или проректором (по поручению ректора). 1.9. Выполнение настоящей Инструкции обязательно для каждого сотрудника университета, с ее требованиями сотрудники должны быть ознакомлены под расписку. 1.10. Порядок работы с секретными документами, документами с грифом "ДСП", письмами, заявлениями и жалобами граждан определяется специальными инструкциями. 1.11. Требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение. 1.12. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя информации, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения. 1.13. Работники структурных подразделений университета несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству. 1.14. Сотрудники университета и его филиалов обязаны знать и выполнять все требования Инструкции. Все вновь принятые на работу сотрудники должны быть ознакомлены руководителями структурных подразделений с установленным порядком работы с документами и Инструкцией по делопроизводству. 1.15. Руководители структурных подразделений несут персональную ответственность за осуществление мер по сохранности документов и их защите.
В настоящей Инструкции устанавливается следующие термины и определения: автор документа – физическое лицо, создавшее документ; бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа; вид документа – принадлежность документа к определённой группе документов по признакам содержания и целевого назначения; дело – совокупность документов или отдельный документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности университета; делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними; документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке; документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот университета; документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки; заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу; копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы; номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в университете, с указанием сроков их хранения; нормативный правовой акт – письменный официальный документ, принятый (изданный) в определённой форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В свою очередь, под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение; носитель информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нём речевой, звуковой или изобразительной информации, в т.ч. в преобразованном виде; объём документооборота – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определённый период; опись дел – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учёта и раскрытия содержания; организационно-распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц; оформление дела – подготовка документа к хранению; оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования; подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа; регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе; реквизит документа – обязательный элемент оформления документа; служба делопроизводства – структурное подразделение университета, на которого возложены функции по ведению делопроизводства (общий отдел), а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях университета; формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела; унифицированная форма документа – совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определённом порядке на носителе информации; шаблон бланка (унифицированной формы документа) – бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме; экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации; электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах; юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. 3.Правила подготовки и оформления документов 3.1.Создание документов СПбГУТ 3.1.1. Университет издает следующие документы: приказы, распоряжения, инструкции, положения и правила. 3.1.2. При подготовке документов рекомендуется применять текстовой редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером № 12 (для оформления табличных материалов), № 12 - 14 (для текстовых документов, в зависимости от объёма документа) через 1-2 интервала. 3.2. Документирование управленческой деятельности Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создании управленческих документов. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы и т.д.), а также на искусственных языках с использованием машинных носителей. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа [наименование организации - автора документа, название вида (унифицированной формы документа), дата, индекс, заголовок к тексту, текст, визы, подпись]. В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т.д. 3.3. Бланки документов 3.3.1. Документы должны, как правило, оформляться на бланках вуза и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения (расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должно соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов», введенных в действие 01.07.2003. В университете применяются бланки: общий бланк угловой бланк письма (угловой штамп) продольный бланк письма бланк конкретного вида документа. Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрировано (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов). Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4 (210х297 мм). Употребление бланков произвольной формы не разрешается. Образцы бланков, утвержденных приказом ректора, размещаются на официальном сайте университета. Употребление бланков и порядок расположения реквизитов приведены в приложениях. Документы, издаваемые от имени двух и более организаций, переписка между структурными подразделениями, докладные записки руководству оформляются на стандартных листах бумаги формата А 4 без бланка. 3.3.2. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля следующих размеров: левое поле - 20 мм; (на документах постоянного срока хранения – 30 мм) правое поле - 10 мм. нижнее поле - 20 мм верхнее поле – 20мм 3.3.3. При оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих юридическую силу документа, способствующих оперативному исполнению и последующему использованию. Каждый документ должен иметь строго определенный комплекс реквизитов (составных частей) и стабильный порядок их распределения (Приложение 1). 3.4. Оформление реквизитов документов 3.4.1. Наименование организации - автора документа Наименование университета указывается в точном соответствии с Уставом – федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им. проф. М.А.Бонч-Бруевича». Сокращенное наименование СПбГУТ помещают в скобках ниже полного наименования. Над полным наименованием университета указывается полное наименование Федерального агентства связи. 3.4.2. Справочные данные о СПбГУТ Справочные данные о СПбГУТ включают юридический и почтовый адреса, номер телефона, факса, адрес электронной почты. 3.4.3. Заголовок к тексту документа. Заголовок - краткое изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Заголовок формулируется составителем документа и размещается в левой стороне бланка ниже штампа в пределах ограничительных отметок. Заголовок не проставляется на телеграммах, телефонограммах, извещениях. На распорядительных документах заголовок проставляется независимо от объема текста. 3.4.4. Наименование вида документа Название документа должно соответствовать его содержанию. 3.4.5. Дата документа Датой документа является: - дата подписания документа - для распорядительных документов и писем; - дата зафиксированного в документе события - для протоколов, актов; - дата утверждения - для регламентов, планов, инструкций, положений, отчетов. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим, утверждающим или регистрирующим документ. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Документы, изданные совместно двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами (например: 15.02.2014). Допускается словесно-цифровой способ оформления даты (например: 15 февраля 2014 г.). |
Похожие:
 | «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им проф. М. А. Бонч-Бруевича» |  | О порядке замещения должностей научно-педагогических работников в федеральном государственном образовательном бюджетном учреждении... |
| О порядке замещения должностей научно-педагогических работников в федеральном государственном образовательном бюджетном учреждении... | | «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им проф. М. А. Бонч-Бруевича» |
| Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение высшего профессионального образования «Санкт-Петербургский государственный... | | Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение высшего профессионального образования «Санкт-Петербургский государственный... |
| «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им проф. М. А. Бонч-Бруевича» | | Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение Высшего профессионального образования «Санкт-Петербургский Государственный... |
| Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение высшего профессионального образования «Санкт-Петербургский государственный... | | Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение Высшего профессионального образования «Санкт-Петербургский Государственный... |