«Основные понятия документационного обеспечения управления. Законодательное и нормативно-методическое регулирование делопроизводства» Основные понятия и задачи доу


Название«Основные понятия документационного обеспечения управления. Законодательное и нормативно-методическое регулирование делопроизводства» Основные понятия и задачи доу
страница1/8
ТипЗакон
filling-form.ru > Бланки > Закон
  1   2   3   4   5   6   7   8



1 Семинар на тему «Основные понятия документационного

обеспечения управления. Законодательное и нормативно-методическое регулирование делопроизводства»
Основные понятия и задачи ДОУ


Документационное обеспечение управления (ДОУ) или Делопроизводство

отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными доку­ментами

Документирование

это процесс создания и оформления документа

Организация работы с документами

это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения

Документооборот

движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения, исполнения или отправления

Регистрация документа

запись учетных данных о документе по установ­ленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения

Контроль исполнения документов

совокупность дей­ствий, обеспечивающих их своевременное исполнение

Формирова­ние дела

группирование исполненных документов в дело в соот­ветствии с номенклатурой дел и систематиза­ция документов внутри дела

Номенклатура дел

систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

Документ

это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

Реквизит документа

обязательный элемент оформления официального документа

Официальные документы

это документы, созданные юриди­ческими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке

Служебные (управленческие) документы

официальные документы, используемые в текущей деятельности организации

Юридическая сила документа

это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления

Черновой документ

изготовленный рукописным, машино­писным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической силой

Беловой документ

это рукописный или машинописный доку­мент, текст которого переписан с чернового документа или напи­сан без помарок и исправлений

Подлинник официального документа

это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой

Копия документа

это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их

Система документации

это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению

Организационно-распорядительные документы

письменные документы, в которых фиксируются решения админист­ративных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц

Унифицированная система документации (УСД)

система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определен­ной сфере деятельности


Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.

Предмет ДОУ - правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Основные задачи ДОУ:

  1. отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах;

  2. обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.


Законодательное регулирование делопроизводства
В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

Высшей правовой значимостью обладают законы Россий­ской Федерации.

Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информатизация, информационные ресурсы, документированная информация и др.), урегулировал отно­шения, возникающие при создании и использовании информа­ционных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете», указав, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непре­рывного и документального учета всех хозяйственных опера­ций, специальной статьей (ст. 9) определил правила оформ­ления первичных учетных документов. В ней подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти до­кументы служат первичными учетными документами. При этом закон допускает создание первичных и сводных учетных документов на бумажных и машинных носителях информа­ции. В последнем случае организация должна изготовлять ко­пии таких документов на бумажных носителях для других уча­стников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль.

Таким образом, внедрение компьютерных технологий не исключает составления документов и их оформления в соответствии с установленными правилами.

Об обязательности документирования говорится и в других законодательных актах. Так, Гражданский кодекс Российской Федерации определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. Например, ст. 184 и 185 определяют, что коммерческое представительство осуще­ствляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, т.е. письменного уполномочия, выда­ваемого одним лицом другому.

В ряде статей установлены требования к составу информа­ции (содержанию) документов и их оформлению. Так, ст. 52 ГК РФ содержит требование к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица; ст. 185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как дове­ренность; в ст. 878 определен формуляр чека и т.д.

Трудовой кодекс детально рассматривает вопросы документирования трудовых правоотношений.

Федеральные законы «Об акционерных обществах» и «Об обществах с ограниченной ответственностью» наряду с правовыми нормами создания, реорганизации, ликвидации обществ значи­тельное внимание уделяют порядку документирования их дея­тельности, правилам составления и оформления ряда документов.

Статья 89 закона «Об акционерных обществах» и ст. 50 зако­на «Об обществах с ограниченной ответственностью» определя­ют обязанности обществ по хранению документов. Закон уста­новил обязательность хранения документов обществ по месту нахождения их исполнительных органов. Общества отвечают за упорядоченность документов, должны проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов Российской Федерации.

Эта норма тесно связана с требованиями Основ законода­тельства Российской Федерации об Архивном фонде Россий­ской Федерации и архивах, которые установили, что в Архив­ный фонд Российской Федерации входят документы, находя­щиеся на ее территории, независимо от формы собственности организаций, в которых они образовались. Поэтому многие документы учреждений, организаций и предприятий по исте­чении определенного срока должны передаваться на хранение» государственные архивы в порядке, определенном нормативными документами.

Закон «О языках народов Российской Федерации» (в редакции от 24 июля 1998 г.) (ст. 16) определяет обязательность ведения делопроизводства на территории России на русском языке.

В Федеральном законе «Об основах государственной службы Российской Федерации», посвященном правовым основам организации государственной службы и положению государственных служащих, регламентируется порядок документирования прохо­ждения государственной службы, оформления трудового договора и обязательность ведения личного дела.

Постановлением правительства Российской Федерации в 1997 г. утверждены «Правила подготовки правовых актов феде­ральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации». В Правилах указан процесс подготовки проекта нормативно-правового акта, его согласования, подписания, утверждения, оформления, сроки подготовки. Определен также порядок его государственной регистрации в Министерстве юстиции РФ (внесение в Государственный реестр нормативных правовых актов и присвоение ему регистрационного номера). При нарушении требований, изложенных в Правилах, доку­мент не вступает в силу.

Законодательными актами Российской Федерации регули­руются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения), требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, приданию доку­ментам официальности (юридической силы). В них также со­держатся основы регулирования процессов информатизации. Законом установлены право собственности на отдельные до­кументы и массивы документации, категории информации по уровням доступа к ней.

Ряд правовых актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении управленческих Документов. К таким актам относятся, например, закон РФ «0 товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров», который определяет порядок регистрации эмблемы предприятия, помещаемой на бланке; постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» и др.

Таким образом, в действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Специалист области делопроизводства обязан знать действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональны качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне.
Нормативно-методическое регулирование делопроизводства
Общее методическое руководство постановкой делопроиз­водства в Российской Федерации, как и в большинстве цивили­зованных стран мира, осуществляют архивные органы, так как наиболее ценные документы после использования их в опера­тивной работе передаются на постоянное хранение в государст­венные архивы.

В Положении «О федеральной архивной службе России», утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 28.12.1998 № 1562, к главным задачам феде­ральной архивной службы России (Росархив) отнесены: «раз­витие и совершенствование совместно с федеральными орга­нами государственной власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации ... делопроизводства, в том числе государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации». Росархив в соот­ветствии с возложенными на него задачами «осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за ... организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти». Росархив «проверяет выполнение организациями независимо от их ве­домственной подчиненности требований законодательства в области ... организации документов в делопроизводстве». Росархиву предоставлено право утверждать типовые перечни документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, и типовые перечни с указанием сроков хранения документов, согласовывать отраслевые стандарты, инструкции по вопро­сам организации документов в делопроизводстве, разрабаты­вать и утверждать обязательные для исполнения нормативно-методические документы по организации документов в дело­производстве.

Действующие сегодня общегосударственные нормативно-мето­дические документы по организации делопроизводства должны быть в каждой организации. К ним относятся:

1) Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к доку­ментам и службам документационного обеспечения.

В настоящее время в соответствии с федеральной целевой программой разрабатывается новая редакция ГСДОУ - сис­темы положений, определяющих основные правила работы с документами в организациях. Система ориентирована и на коммерческие структуры. Она будет состоять из двух частей: нормативной и методической. В нормативной части, как и в существующем сегодня документе, определяются основные задачи и функции, правовое регулирование деятельности службы документационного обеспечения в организации, ее примерная структура; порядок подготовки и оформления до­кументов; все этапы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, инфор­мационно-справочная работа, оперативное хранение докумен­тов, поиск документов и информации; защита информацион­но-поисковых систем; подготовка документов в архив; поря­док проведения экспертизы ценности документов; организа­ция хранения документов.

Главное отличие новой системы заключается в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизирован­ного документирования на базе современных текстовых редак­торов, автоматизированного документооборота (включая элек­тронную почту), баз данных и автоматизированного хранения и использования документов (в том числе автоматизированные номенклатуры дел, описи дел и т.д.).

2) Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Она включает как общий порядок подготовки и оформ­ления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, указания, инструкции, протокола. В ней расписаны процедура регистрации документов, по­строение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведе­ние экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В приложении к Инструкции даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления со­держания Инструкции, она отражает практически все вопро­сы организации делопроизводства. Хотя она предназначена в первую очередь для федеральных органов исполнительной власти, ею могут вос­пользоваться и найдут много полезного для себя службы де­лопроизводства организаций любых форм собственности. Она может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации.

3) ГОСТ Р 6.30 - 2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к офор­млению документов).

Стандарт распространяется на организационно-распоряди­тельные документы: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., входящие в состав Унифицированной системы органи­зационно-распорядительной документации (УСОРД):

• федеральных органов государственной власти, органов го­сударственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие на­ряду с русским языком в качестве государственного на­циональный язык, органов местного самоуправления;

• предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

4) Основные правила работы архивов организаций:

Правила условно можно разделить на две части. В первой детально освещены делопроизводственные вопросы:

• требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их со­ставления, заполнения, ведения;

• порядок формирования дел в делопроизводстве;

• организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

• порядок выделения документов к уничтожению;

• подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (ну­мерация, подшивка, дооформление обложки и т.д.), со­ставление описей, передача в архив.

В другой части правил подробно раскрывается работа с документами в архиве.

Для коммерческих организаций, не передающих документы на государственное хранение, а хранящих их у себя, правила являются незаменимым подспорьем в организации их архива.

5) Перечень документов с указанием сроков хранения (типо­вой или ведомственный).

6) Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.

В этом акте описаны принципиальные положения по орга­низации работы с этой категорией документов: особенности регистрации, сроки исполнения, ведение справочной картотеки, формирование дел, сроки хранения дел, ведение аналитической справки по обращениям. Методика, изложенная в Положении, может быть использована для организации работы с любыми документами частных лиц.

Кроме того, надо знать, что работа с определенной категори­ей документов регламентируется специальными актами. Так, например, правила работы с бухгалтерскими документами отра­жает не только Федеральный закон о бухгалтерском учете, но и Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации от 28.07.1998 № 34н.

При работе с кадровой документацией необходима Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях.

Пакет этих документов надо постоянно обновлять по мере замены нормативно-методических актов новыми.

Но помимо того, что надо знать как выполнять ту или иную работу, надо еще иметь представление о нормах времени или вы­работки, существующих на эти виды работ.

Центральным бюро нормативов по труду разработано доста­точно большое количество нормативных документов, содержа­щих нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата. Работу с документами отражают:

• Межотраслевые укрупненные нормативы времени на ра­боты по документационному обеспечению управления (утверждены постановлением Министерства труда Рос­сийской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72);

• Нормы времени на работы по автоматизированной архив­ной технологии и документационному обеспечению орга­нов управления (утверждены постановлением Министер­ства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152);

• Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы (утверждены постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1984 г. № 189/11—64);

• Межотраслевые укрупненные нормативы времени на ра­боты по комплектованию и учету кадров.

Последний нормативный документ нужен для работы с кад­ровой документацией.

Все эти нормативы рекомендуются для применения в управ­ленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от форм собственности.

Пакет общегосударственных нормативно-методических доку­ментов необходимо иметь каждой делопроизводственной службе как справочный материал. Он используется при разработке таких индивидуальных организационных документов, как Положение о службе ДОУ, должностные инструкции ее работников и инструк­ция по делопроизводству конкретной организации.
  1   2   3   4   5   6   7   8

Похожие:

«Основные понятия документационного обеспечения управления. Законодательное и нормативно-методическое регулирование делопроизводства» Основные понятия и задачи доу iconОсновные понятия, нормативно-законодательная база гигиены и санитарии в гостиничных комплексах 1
Основные понятия, нормативно-законодательная база гигиены и санитарии в гостиничных комплексах 1 Основные понятия Основные кодексы...

«Основные понятия документационного обеспечения управления. Законодательное и нормативно-методическое регулирование делопроизводства» Основные понятия и задачи доу iconСтатья Основные термины и понятия Основные термины и понятия, используемые...
Настоящий Закон устанавливает основания и процедуру отзыва Губернатора Ярославской области избирателями, зарегистрированными на территории...

«Основные понятия документационного обеспечения управления. Законодательное и нормативно-методическое регулирование делопроизводства» Основные понятия и задачи доу iconОглавление
Основные понятия классической риторики и основные виды логического воздействия

«Основные понятия документационного обеспечения управления. Законодательное и нормативно-методическое регулирование делопроизводства» Основные понятия и задачи доу iconСтатья основные понятия в настоящем Договоре используются и толкуются...

«Основные понятия документационного обеспечения управления. Законодательное и нормативно-методическое регулирование делопроизводства» Основные понятия и задачи доу iconСтатья основные понятия в настоящем Договоре используются и толкуются...

«Основные понятия документационного обеспечения управления. Законодательное и нормативно-методическое регулирование делопроизводства» Основные понятия и задачи доу iconСтатья основные понятия в настоящем Договоре используются и толкуются...

«Основные понятия документационного обеспечения управления. Законодательное и нормативно-методическое регулирование делопроизводства» Основные понятия и задачи доу iconI. основные положения договора статья Основные понятия и определения
Рэ-10 до объекта «Аквапарк», расположенного на территории опережающего социально-экономического развития «Камчатка»

«Основные понятия документационного обеспечения управления. Законодательное и нормативно-методическое регулирование делопроизводства» Основные понятия и задачи доу iconРабочая программа дисциплины административное право Направление подготовки...
Знать основные понятия и термины, используемые в административном праве, уметь объяснить их содержание и применить на практике. Знать...

«Основные понятия документационного обеспечения управления. Законодательное и нормативно-методическое регулирование делопроизводства» Основные понятия и задачи доу iconСтатья Основные понятия, используемые в настоящем Федеральном законе...
Статья Правовое регулирование отношений в сфере особых экономических зон в Российской Федерации

«Основные понятия документационного обеспечения управления. Законодательное и нормативно-методическое регулирование делопроизводства» Основные понятия и задачи доу iconРуководство пользователя Система документационного обеспечения управления
Система документационного обеспечения управления (сдоу) предназначена для информационно-документационного обеспечения текущей деятельности...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2019
контакты
filling-form.ru

Поиск