Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его


НазваниеИнструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его
страница8/15
ТипИнструкция
filling-form.ru > Бланки > Инструкция
1   ...   4   5   6   7   8   9   10   11   ...   15

2.5. Многотиражные либо многостраничные материалы могут размножаться в уменьшенном виде и с оборотом.

(п. 2.5 в ред. постановления Губернатора Волгоградской обл. от 30.09.2016 N 734)

2.6. Копированию подлежат экземпляры документов, тексты которых отвечают необходимым техническим требованиям. Они должны быть напечатаны четко и разборчиво черным цветом на стандартных листах бумаги формата А4.

(в ред. постановления Губернатора Волгоградской обл. от 30.09.2016 N 734)

2.7. Сотрудники общего отдела несут ответственность за соответствие количества снятых копий документов получаемым заказам. Несрочные заказы выполняются в порядке их поступления.

2.8. Срочность выполнения заказов на размножение документов определяется начальником общего отдела.
3. Выполнение стенографических работ
3.1. Стенографические работы в аппарате Губернатора Волгоградской области осуществляются с использованием звукозаписывающей техники.

3.2. Аудиозапись мероприятий осуществляется специалистом отдела технического обеспечения мероприятий управления делами аппарата Губернатора Волгоградской области.

(в ред. постановления Губернатора Волгоградской обл. от 30.09.2016 N 734)

3.3. Расшифровка аудиозаписи и печатание стенограмм мероприятий с участием Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области осуществляются работниками контрольного управления.

Стенограммы печатаются в одном экземпляре, который направляется контрольным управлением в структурное подразделение аппарата, ответственное за организацию этого мероприятия и находится на хранении в данном структурном подразделении аппарата.

Стенограммы заседаний Администрации Волгоградской области в одном экземпляре передаются контрольным управлением в отдел редакционного и документационного обеспечения.

3.4. При проведении мероприятий одним из первых заместителей Губернатора Волгоградской области, заместителей Губернатора Волгоградской области оформление стенограмм осуществляется структурным подразделением аппарата, определенным ответственным за организацию мероприятия.

Стенограммы мероприятий печатаются в одном экземпляре и находятся на хранении в структурном подразделении аппарата, ответственном за организацию мероприятия.

3.5. Не допускается передиктовка напечатанного текста, а также диктовка цифровых материалов, пофамильных списков, передача текстовых писем, таблиц и другой информации по телефону.
VIII. Документальный фонд аппарата Губернатора

Волгоградской области
(в ред. постановления Губернатора Волгоградской обл.

от 30.09.2016 N 734)
1. Организация работы с документами в делопроизводстве
Документальный фонд аппарата Губернатора Волгоградской области (далее именуется - документальный фонд аппарата) - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд аппарата составляют документы, созданные в аппарате и полученные в результате взаимодействия с другими государственными органами, органами местного самоуправления, юридическими и физическими лицами.

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в сектор архива общего отдела управления делами аппарата Губернатора Волгоградской области (далее именуется - сектор архива) в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Министерства культуры Российской Федерации и Губернатором Волгоградской области.
2. Разработка и ведение номенклатуры дел
2.1. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда аппарата и представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в аппарате, с указанием сроков их хранения, оформленный в соответствии с правовыми актами, рекомендациями и методическими указаниями органов государственной власти Российской Федерации, Волгоградской области, уполномоченных в сфере государственного управления архивным делом, делопроизводства и документооборота.

2.2. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.

2.3. Номенклатура дел аппарата составляется сектором архива на основе номенклатур дел структурных подразделений аппарата.

Заголовками разделов номенклатуры дел аппарата являются наименования структурных подразделений аппарата в соответствии с утвержденной структурой аппарата Губернатора Волгоградской области.

2.4. Руководители структурных подразделений аппарата не позднее 15 ноября текущего года письменно предоставляют в общий отдел свои предложения по внесению изменений в действующую номенклатуру дел аппарата.

2.5. Руководитель вновь созданного структурного подразделения аппарата в месячный срок со дня утверждения положения о структурном подразделении разрабатывает номенклатуру дел.

Заведующий сектором архива обеспечивает оказание методической помощи в разработке номенклатуры дел вновь созданного структурного подразделения аппарата.

2.6. Номенклатура дел структурного подразделения аппарата и номенклатура дел аппарата оформляются согласно приложениям 11 и 12 соответственно. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 "Индекс дела" указываются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в аппарате Губернатора Волгоградской области цифрового обозначения структурного подразделения аппарата и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения аппарата. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения аппарата, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

В номенклатуре дел аппарата рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений аппарата, для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 "Заголовок дела" включаются заголовки дел, которые должны четко отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и тому подобное), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал регистрации и так далее) или разновидности документов (постановления, распоряжения и так далее);

наименование структурного подразделения аппарата (автор документа);

наименование организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

наименование местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

даты (период), к которым относятся документы дела;

указание на копийность документов.

Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и другое), например: "Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки)".

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу, например: "Документы к постановлениям Губернатора Волгоградской области (проекты постановлений, бланки согласования, стенограммы, заключения и другое)".

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе.

Наименование автора документа указывается кратко или приводится его общее видовое название, например: "Постановления Администрации Волгоградской области".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому(им) вопросу(ам) она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: "Переписка с органами местного самоуправления по основному направлению деятельности".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами (более трех), последние не перечисляются, например: "Переписка по вопросам реализации основных мероприятий по противодействию коррупции на территории Волгоградской области".

В заголовках дел, содержащих переписку с конкретным корреспондентом или двумя - тремя разнородными корреспондентами, указываются конкретные корреспонденты, например: "Переписка с Аппаратом Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по вопросам работы с общественными объединениями" или "Переписка с Администрацией Президента Российской Федерации, Аппаратом Правительства Российской Федерации по вопросам социально-экономической политики".

Если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например: "Переписка с главами муниципальных районов и городских округов Волгоградской области по вопросам социальной защиты населения".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: "Годовой бухгалтерский отчет аппарата Губернатора Волгоградской области".

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность, например: "Распоряжения аппарата Губернатора Волгоградской области. Копии".

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558.

В графе 5 "Примечание" указываются уточнения сроков хранения документов, названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2013 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган исполнительной власти Волгоградской области для продолжения и другие отметки.

2.7. Номенклатура дел аппарата визируется заместителем руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, курирующим вопросы делопроизводства, начальником общего отдела, заведующим сектором архива и после согласования экспертной комиссией аппарата Губернатора Волгоградской области (далее именуется - ЭК аппарата) направляется на согласование в экспертно-проверочную и методическую комиссию комитета культуры Волгоградской области (далее именуется - ЭПМК), после чего утверждается вице-губернатором - руководителем аппарата Губернатора Волгоградской области.

Утвержденная номенклатура дел аппарата вводится в действие с 01 января следующего года.

2.8. Номенклатура дел аппарата согласовывается с ЭПМК не реже одного раза в пять лет. В случае изменения функций и структуры аппарата Губернатора Волгоградской области разрабатывается новая номенклатура дел аппарата, которая подлежит согласованию с ЭПМК в установленном порядке.

2.9. Номенклатура дел аппарата готовится не менее чем в трех экземплярах: первый подлинный экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в соответствующее номенклатурное дело, второй подлинный экземпляр направляется в государственное казенное учреждение "Государственный архив Волгоградской области" и третий экземпляр - копия, заверенная в установленном порядке, используется как рабочий экземпляр в секторе архива.

Из номенклатуры дел аппарата сектором архива оформляются выписки для каждого структурного подразделения аппарата.

2.10. Если в течение года в аппарате Губернатора Волгоградской области возникают новые документированные участки работы и (или) непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуры дел структурных подразделений аппарата и номенклатуру дел аппарата.

Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел аппарата оставляются резервные номера.

2.11. По окончании года в конце номенклатуры дел аппарата делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) отдельно постоянного и временного хранения.
3. Формирование дел и их текущее хранение
3.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел аппарата и систематизация документов внутри дела.

3.2. Дела формируются в структурных подразделениях аппарата.

3.3. Дела считаются заведенными со дня включения в них первого исполненного документа. Документы после исполнения и окончания работы с ними в 10-дневный срок помещаются (подшиваются) авторами документов в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения физической сохранности.

3.4. Руководители структурных подразделений аппарата несут ответственность за сохранность документов и формирование их в дела.

3.5. Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел аппарата средствами автоматизированной системы электронного документооборота аппарата Губернатора Волгоградской области.

3.6. При формировании дел в структурных подразделениях аппарата необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись, отметку об исполнении и другие реквизиты);

не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики;

документы располагать по дате их поступления.

3.7. По объему дело не должно превышать 250 листов и (или) по толщине не более 4 сантиметров (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 сантиметров).

При превышении указанных параметров заводится очередной том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2" или "Том 1", "Том 2" и так далее.
1   ...   4   5   6   7   8   9   10   11   ...   15

Похожие:

Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его iconИнструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области Общие положения
Правительства Ростовской области, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности, а также во исполнение указа Губернатора...

Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его iconСтатья 125 кас РФ. Административное исковое заявление
Губернатора Волгоградской области и Администрации Волгоградской области, действий (бездействия) Губернатора Волгоградской области...

Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его iconИнструкция по делопроизводству в Правительстве Ярославской области...
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области

Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его iconИнструкция по делопроизводству у мирового судьи Московской области...
Начальник Управления Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации в Московской области

Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его iconИнструкция по делопроизводству у мирового судьи Московской области...
Начальник Управления Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации в Московской области

Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его iconИнструкция о составлении, уточнении и использовании списков избирателей...
Настоящая Инструкция разработана в целях реализации конституционных прав граждан Российской Федерации избирать Губернатора Калининградской...

Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его iconМинистерство здравоохранения волгоградской области
Волгоградской области"; Положением о комитете здравоохранения Волгоградской области, утвержденным постановлением Губернатора Волгоградской...

Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его iconИнструкция разработана в соответствии с действующим законодательством...
Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами...

Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его iconИнструкция по делопроизводству в администрации мо «обливский район»
Мо «Обливский район» (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления...

Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его iconВолгоградской области распоряжение
О порядке осуществления органами исполнительной власти Волгоградской области функций и полномочий учредителя государственного учреждения...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2019
контакты
filling-form.ru

Поиск