Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его


НазваниеИнструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его
страница10/15
ТипИнструкция
filling-form.ru > Бланки > Инструкция
1   ...   7   8   9   10   11   12   13   14   15

Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

6.7. Экспертизу ценности документов с отметкой "ЭПК" осуществляет сектор архива.

6.8. По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях аппарата составляются описи дел постоянного срока хранения, по личному составу, а также оформляются предложения о включении в акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

6.9. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями аппарата, служат основой для подготовки сводной описи дел аппарата Губернатора Волгоградской области, которую готовит сектор архива, и по которой он сдает дела на государственное хранение в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области".

6.10. Описи дел структурных подразделений аппарата составляются по форме согласно приложению 17 и представляются в сектор архива не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

6.11. Описательная статья описи дел структурного подразделения аппарата имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

6.12. Опись дел структурного подразделения аппарата подписывается руководителем структурного подразделения аппарата.

6.13. Опись дел структурного подразделения аппарата составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в сектор архива, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении аппарата.

6.14. Дела постоянного срока хранения и по личному составу, принятые по описям дел в сектор архива, проходят научно-техническую обработку сотрудниками сектора архива и включаются в соответствующие описи дел аппарата по форме согласно приложению 17.

Описи дел постоянного срока хранения и по личному составу рассматриваются на заседании ЭК аппарата не менее чем через три года после завершения в делопроизводстве дел, включенных в описи, и затем представляются на рассмотрение ЭПМК:

описи дел постоянного срока хранения - для утверждения;

описи дел по личному составу - для согласования.

После утверждения (согласования) ЭПМК описи дел представляются на утверждение вице-губернатору - руководителю аппарата Губернатора Волгоградской области.

6.15. Опись дел постоянного срока хранения составляется в четырех экземплярах: первый подлинный экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в соответствующее номенклатурное дело, второй подлинный экземпляр как документ постоянного срока хранения и третий и четвертый экземпляры - копии, заверенные надлежащим образом, как рабочие экземпляры направляются в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области".

Опись дел по личному составу составляется в трех экземплярах: первый подлинный экземпляр как документ долговременного срока хранения помещается в соответствующее номенклатурное дело, второй подлинный экземпляр направляется в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области", третий экземпляр - копия, заверенная надлежащим образом, используется как рабочий вариант в секторе архива.

6.16. По результатам экспертизы ценности документов помимо описей дел составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, по форме согласно приложению 18.

6.17. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 01 января года, в котором составлен акт.

6.18. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводной описи дел постоянного срока хранения аппарата за этот же период.

6.19. Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всего аппарата Губернатора Волгоградской области сектором архива с учетом предложений структурных подразделений аппарата.

Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений аппарата, то название каждого из них указывается перед группой заголовков дел этого структурного подразделения аппарата.

Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

6.20. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, направляются на согласование ЭК аппарата и утверждаются вице-губернатором - руководителем аппарата Губернатора Волгоградской области только после утверждения и согласования ЭПМК описей дел постоянного срока хранения и по личному составу аппарата Губернатора Волгоградской области соответственно.

6.21. Выделенные к уничтожению документы уничтожаются путем сжигания, переработки, измельчения и другими установленными способами.

6.22. Архив аппарата Губернатора Волгоградской области комплектуется делами с исполненными документами постоянного срока хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям дел.

6.23. Дела постоянного срока хранения и по личному составу передаются в сектор архива по истечении двух лет их хранения и использования в структурном подразделении аппарата.

6.24. Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) передаче в сектор архива не подлежат, хранятся в структурных подразделениях аппарата и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

6.25. Передача дел в сектор архива осуществляется по графику, составленному заведующим сектором архива, утвержденному распоряжением аппарата.

6.26. После окончания календарного года исполненные документы в делах постоянного срока хранения и по личному составу переформировываются в хронологическом порядке вместе с относящимися к ним приложениями.

6.27. Во время подготовки дел к передаче из структурных подразделений аппарата в сектор архива работниками сектора архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурных подразделений аппарата обязаны устранить.

6.28. Прием каждого дела производится работниками сектора архива в присутствии работника структурного подразделения аппарата. При этом на двух экземплярах описи дел против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи работника сектора архива, принявшего дела, и работника структурного подразделения аппарата, передавшего дела.

Вместе с делами в сектор архива передаются программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись дел.

6.29. Ознакомление с документами, хранящимися в архиве аппарата Губернатора Волгоградской области, работников структурных подразделений аппарата и органов исполнительной власти Волгоградской области осуществляется с разрешения заведующего сектором архива под подпись в журнале учета выдачи документов для работы в архиве аппарата Губернатора Волгоградской области, в котором указывается структурное подразделение аппарата или орган исполнительной власти Волгоградской области, номер дела, дата его выдачи, кому выдано дело.

6.30. Дела выдаются во временное пользование на срок не более одного месяца работникам структурных подразделений аппарата на основании письменного запроса на имя заместителя руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, курирующего вопросы делопроизводства.

Выдача дел работникам структурных подразделений аппарата во временное пользование осуществляется под подпись в журнале учета выдачи дел из архивохранилища аппарата Губернатора Волгоградской области, в котором указывается структурное подразделение аппарата, номер дела, дата его выдачи, кому выдано дело, дата его возвращения.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области по актам.

6.31. Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях в соответствии с законодательством Российской Федерации и проводится с разрешения вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области с обязательным помещением в дело заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

6.32. Информация социально-правового характера гражданам и организациям предоставляется в форме архивных справок, архивных копий и архивных выписок на основании письменного запроса пользователя, который должен содержать наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы, изложение существа запроса, фамилию, имя, отчество обращающегося, его адрес, контактные телефоны, дату и личную подпись.

Архивные справки и архивные выписки подписываются вице-губернатором - руководителем аппарата Губернатора Волгоградской области или иным уполномоченным им должностным лицом и заверяются гербовой печатью.

На архивных копиях, включая архивные копии на бумажном носителе электронных документов, проставляются архивные шифры на обороте каждого листа архивной копии, а заверительная надпись и печать сектора архива общего отдела управления делами аппарата - на обороте последнего листа копии.

6.33. При упразднении структурного подразделения аппарата руководитель этого структурного подразделения аппарата в период проведения организационно-штатных мероприятий организует работу по упорядочению всех имеющихся документов в дела, оформление дел и передачу их в структурное подразделение, создаваемое взамен упраздненного и выполняющее все или часть его полномочий.

При отсутствии структурного подразделения аппарата, создаваемого взамен упраздненного, дела передаются в сектор архива независимо от сроков хранения документов.
IX. Особенности работы с электронными документами
1. Общие положения работы с электронными документами
1.1. В аппарате Губернатора Волгоградской области создаются и используются следующие виды электронных документов:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе и хранящиеся в системе электронного документооборота.

1.2. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства, иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, и подписан электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 06 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

1.3. Перечень управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности аппарата Губернатора Волгоградской области, с указанием сроков хранения, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается распоряжением аппарата Губернатора Волгоградской области в соответствии с типовым перечнем управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности органов исполнительной власти Волгоградской области, с указанием сроков хранения, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.

Виды электронных документов, образующихся в процессе деятельности аппарата Губернатора Волгоградской области, формируются в системе электронного документооборота в дела в соответствии со сводной номенклатурой дел аппарата и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел для документов, входящих в названный перечень, указывается: "Дело ведется в электронном виде".

1.4. В системе электронного документооборота обрабатываются все документы (в том числе внутренние) независимо от способа их доставки [почтовой связью, фельдъегерской связью, электросвязью или курьерской связью (нарочным)], передачи или создания.

Исключение составляют:

документы, носящие сведения конфиденциального характера, в том числе сведения, содержащие государственную тайну и иную охраняемую законом тайну;

приложения без основного документа или сопроводительного письма;

государственные контракты (договоры);

платежные документы;

формы статистической отчетности, приложенные органами статистики к сопроводительному письму;

копии лицензий;

судебные постановления;

документы исполнительного производства;

сброшюрованные приложения, книги, презентационные материалы.

1.5. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области.

1.6. В целях учета и поиска электронных документов в системе электронного документооборота используются обязательные сведения о документах:

адресант (автор);

адресат;

должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

дата поступления документа;

регистрационный номер входящего документа;

сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

заголовок к тексту;

индекс дела по номенклатуре дел;

сведения о переадресации документа;

количество листов основного документа;

отметка о наличии приложений;

указания по исполнению документа (резолюция);

отметка о контроле;

гриф ограничения доступа к документу;

сведения об электронной подписи;

проверка электронной подписи;

ответственный исполнитель документа;

файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов).

В системе электронного документооборота могут использоваться дополнительные сведения о документах.

(п. 1.6 в ред. постановления Губернатора Волгоградской обл. от 30.09.2016 N 734)

1.7. Единицей учета электронного документа является РКК, зарегистрированная в системе электронного документооборота.

1.8. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется в системе электронного документооборота как один документ. Все приложения вносятся в одну РКК.
2. Порядок работы с электронными документами
2.1. Участниками процесса электронного документооборота в аппарате Губернатора Волгоградской области являются:

Губернатор Волгоградской области;

вице-губернатор - руководитель аппарата Губернатора Волгоградской области;

первые заместители и заместители Губернатора Волгоградской области;

руководители структурных подразделений аппарата;

служба делопроизводства;

работники аппарата Губернатора Волгоградской области, являющиеся исполнителями электронных документов.

2.2. Губернатор Волгоградской области осуществляет в системе электронного документооборота:

рассмотрение электронных документов;

выдачу поручений;

постановку на контроль электронных документов и снятие их с контроля;

подписание электронных документов.

2.3. Вице-губернатор - руководитель аппарата Губернатора Волгоградской области осуществляет в системе электронного документооборота:

рассмотрение электронных документов;

выдачу поручений;

постановку на контроль электронных документов и снятие их с контроля;

исполнение электронных документов;
1   ...   7   8   9   10   11   12   13   14   15

Похожие:

Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его iconИнструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области Общие положения
Правительства Ростовской области, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности, а также во исполнение указа Губернатора...

Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его iconСтатья 125 кас РФ. Административное исковое заявление
Губернатора Волгоградской области и Администрации Волгоградской области, действий (бездействия) Губернатора Волгоградской области...

Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его iconИнструкция по делопроизводству в Правительстве Ярославской области...
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области

Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его iconИнструкция по делопроизводству у мирового судьи Московской области...
Начальник Управления Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации в Московской области

Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его iconИнструкция по делопроизводству у мирового судьи Московской области...
Начальник Управления Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации в Московской области

Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его iconИнструкция о составлении, уточнении и использовании списков избирателей...
Настоящая Инструкция разработана в целях реализации конституционных прав граждан Российской Федерации избирать Губернатора Калининградской...

Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его iconМинистерство здравоохранения волгоградской области
Волгоградской области"; Положением о комитете здравоохранения Волгоградской области, утвержденным постановлением Губернатора Волгоградской...

Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его iconИнструкция разработана в соответствии с действующим законодательством...
Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами...

Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его iconИнструкция по делопроизводству в администрации мо «обливский район»
Мо «Обливский район» (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления...

Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его iconВолгоградской области распоряжение
О порядке осуществления органами исполнительной власти Волгоградской области функций и полномочий учредителя государственного учреждения...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2019
контакты
filling-form.ru

Поиск