Положение о служебных командировках работников ООО "Компания "Название"


Скачать 291.27 Kb.
НазваниеПоложение о служебных командировках работников ООО "Компания "Название"
страница2/3
ТипДокументы
filling-form.ru > Туризм > Документы
1   2   3

в случае включения расходов на питание в счета на наем жилого помещения и в случаях, когда командированные работники по условиям приглашения обеспечиваются принимающей стороной бесплатным питанием в стране пребывания (дороге), - в пределах предельных норм, установленных законодательством РФ.

Если принимающая сторона обеспечивает командированного за границу РФ работника дополнительными валютными средствами в виде компенсации текущих расходов (кроме расходов на проезд в страну назначения и назад и на наем жилищного помещения) или суточных расходов, то Общество выплату суточных расходов уменьшает на сумму дополнительно предоставленных средств. Если сумма, предоставленная принимающей стороной, больше или равна установленным нормам суточных расходов, то Общество выплату суточных расходов не проводит.

Если работник командирован в местность, откуда он имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Вопрос о возможности возвращения к месту жительства работника в каждом конкретном случае решается руководителем, который направил работника в командировку, с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

Расходы по найму помещения

Работнику возмещаются фактические расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами. При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты возмещаются в размерах, установленных Приказом Минфина РФ "Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран" или Приказом Минфина РФ "Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории Российской Федерации".

Расходы по найму жилого помещения возмещаются за каждые сутки нахождения в пункте служебной командировки со дня прибытия командированного в пункт назначения и по день выезда из него. Если оплата за пользование жилыми помещениями произведена по различной стоимости, установленные предельные нормы возмещения расходов применяются к каждым суткам в отдельности.

Командированному работнику при представлении подтверждающих документов оплачиваются так же расходы на бронирование мест в гостиницах, а также по найму жилого помещения во время вынужденной остановки в пути.

Порядок представления отчета о командировке

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, в течение трех рабочих со дня возвращения из служебной командировки работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных им суммах.

Вместе с авансовым отчетом передаются в бухгалтерию документы (в оригинале), подтверждающие размер произведенных расходов, с указанием формы их оплаты (наличностью, чеком, кредитной карточкой, безналичным перерасчетом). К отчету прилагается ксерокопия отметок в заграничном паспорте.

К авансовому отчету прилагаются следующие документы:

командировочное удостоверение с отметками об убытии и прибытии из командировки, а так же отметками принимающей стороны о датах приезда и отъезда;

документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения;

документы, подтверждающие уплату сборов за услуги аэропортов, иных комиссионных сборов;

документы, подтверждающие расходы на проезд в аэропорт, на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа;

документы, подтверждающие стоимость служебных телефонных переговоров.

В случае оплаты командированным за счет собственных средств нижеуказанных расходов на проезд и оформлению документов к авансовому отчету так же прилагаются:

документы, подтверждающие расходы на проезд до места назначения и обратно, если указанные расходы производились им лично;

документы подтверждающие расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, если указанные действия не производились Обществом;

документы подтверждающие расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Остаток денежных средств свыше суммы, использованной согласно авансового отчета, подлежит возвращению работником в кассу в валюте той страны, в которой был выдан аванс, не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки.

В случае невозвращения работником остатка средств в определенный срок соответствующая сумма возмещается в порядке установленном трудовым и гражданско-процессуальным законодательством РФ.

Не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, работник обязан подготовить и представить должностному лицу, принявшему решение о командировании, отчет о проделанной им работе либо участии в мероприятии, на которое он был командирован.

Работником, командированным для выполнения определенных задач, к отчету о командировке прилагаются оригиналы либо ксерокопии документов, полученных им или подписанных и врученных им от имени Общества.

Работником, командированным для участия в каком-либо мероприятии, к отчету о командировке прилагаются полученные им, как участником мероприятия, материалы.

Согласно законодательству Положение о служебных командировках не является обязательным документом. Все сведения о том, как направить работника в командировку, какие гарантии ему предоставить, как отразить командировочные расходы в налоговом и бухгалтерском учете, можно найти в следующих документах:

Трудовом кодексе;

Налоговом кодексе;

Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (далее — Инструкция). Отметим, что в настоящее время Инструкция действует только в той части, которая не противоречит Трудовому кодексу;

постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 № 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией»;

разъясняющих письмах Минфина России;

постановлениях Высших арбитражных судов.

Удобно ли это? Очевидно, что нет. Намного проще пользоваться одним документом, в котором сведены воедино общие правила и учтена специфика работы конкретного предприятия. Для этого можно составить внутрифирменное Положение о служебных командировках (далее —Положение). Такой документ может быть как приложением к коллективному договору, так и самостоятельным нормативным актом.

Структура положения

Каждое предприятие составляет Положение с учетом особенностей технологического процесса и ориентируясь на свои финансовые возможности. Но перечень вопросов примерно одинаков для всех организаций.

Итак, Положение включает:

общие сведения (определение понятия «командировка», ее сроки, круг лиц, на которых распространяется Положение;

порядок направления в командировку, отчет о командировке (документооборот);

порядок оплаты труда командированных работников и другие социальные гарантии;

перечень статей и нормы командировочных расходов, порядок и условия их признания с учетом правил налогообложения.

Рассмотрим подробнее эти составляющие Положения и поговорим о том, что необходимо учесть в каждой части.

Общие положения

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Об этом говорится в части 1 статьи 166 Трудового кодекса.

Кого можно и кого нельзя отправить в командировку

В первом разделе Положения необходимо определить, кто должен исполнять установленные в Положении нормы, а на кого они не распространяются.

При этом следует учесть, что в командировку могут быть направлены только работники данного предприятия.

Кого нельзя отправить в командировку. В этом перечне представлены лица двух категорий: граждане, с которыми у работодателя отсутствуют трудовые отношения, и работники, имеющие льготы. А именно:

исполнители по гражданско-правовым договорам на выполнение работ или оказание услуг. Они не имеют трудовых отношений с предприятием. Их поездки по заданию заказчика не являются служебными командировками. Порядок осуществления таких поездок должен быть установлен в гражданско-правовом договоре;

работники в период действия ученического договора, если командировка не связана с ученичеством (ч. 3 ст. 203 ТК РФ);

беременные женщины (ч. 1 ст. 259 ТК РФ);

работники в возрасте до 18 лет. Исключение составляют творческие работники, участвующие в создании (исполнении) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей таких работников, утверждаемыми Правительством РФ с учетом мнения трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений (ст. 268 ТК РФ), а также спортсмены (ч. 3 ст. 348.8 ТК РФ) в отдельных случаях и порядке, которые предусмотрены трудовым законодательством (коллективными договорами, локальными нормативными актами, трудовым договором);

работники с разъездным характером работы (что зафиксировано в трудовом или коллективном договоре) в рамках выполнения служебных обязанностей (ч. 1 ст. 166 ТК РФ);

члены совета директоров, если с ними у предприятия не заключен трудовой договор. Поездки членов совета директоров не считаются служебными командировками;

работники другого предприятия. Можно направить в командировку совместителя по договоренности с его основным работодателем (и наоборот).

В командировку с письменного согласия. Допускается направление в командировку следующих работников с их письменного согласия и при условии, что это им не запрещено в соответствии с медицинским заключением (ч. 2 ст. 259 ТК РФ):

женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет (ч. 2 ст. 259 ТК РФ);

матерей и отцов, воспитывающих без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет (ч. 3 ст. 259 ТК РФ);

имеющих детей-инвалидов (ч. 3 ст. 259 ТК РФ);

осуществляющих уход за больными членами их семей (ч. 3 ст. 259 ТК РФ).

Гарантии, предоставляемые женщинам в связи с материнством, распространяются и на отцов, воспитывающих детей без матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ).

Срок командировки

Инструкция устанавливает несколько вариантов продолжительности командировки. Как правило, срок командировки не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути (п. 4 Инструкции).

Командировка сотрудников, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должна превышать одного года (п. 4 Инструкции). Не включаются в срок командировки дни временной нетрудоспособности (п. 16 Инструкции). Иными словами, в тот день, когда сотрудник заболел, командировка приостанавливается, ее срок возобновляется с момента выздоровления работника.

Определение сроков командировки имеет значение для налогообложения командировочных расходов. Исполнение трудовых обязанностей вне места постоянной работы после истечения максимального срока командировкой не признается. Затраты уехавшего работника в целях налогообложения нельзя рассматривать как командировочные расходы (письмо Минфина России от 28.03.2008 № 03-03-06/2/30). В период за пределами максимального срока место командирования следует рассматривать как фактическое место работы сотрудника. Сам работник при этом больше не считается командированным. Это справедливо и в отношении зарубежных командировок (письма Минфина России от 25.01.2008 № 03-04-06-01/22, от 21.12.2007 № 03-04-05-01/419 и от 28.11.2007 № 03-04-06-01/421).

Командировочный документооборот

В Положении следует установить, какими документами оформляются командировки сотрудников, дать ссылки на унифицированные формы или привести образцы неунифицированных документов. Также необходимо описать порядок документооборота, закрепить определенные обязанности по обработке документов за работниками разных административных служб предприятия.

Документы для отъезда

Приказ: составлять или нет? Факт командирования должен отражаться прежде всего в приказе (распоряжении) о направлении работника в командировку. Его форма № Т-9 приведена в постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплаты» (далее — постановление № 1). Необходимость составления этого документа чиновниками Минфина России подвергалась сомнению (письма Минфина России от 24.10.2006 № 03-03-04/2/226 и от 26.12.2005 № 03-03-04/1/442). В письмах от 23.05.2007 № 03-03-06/2/89 и от 07.11.2007 № 03-03-06/2/206 специалисты этого ведомства отмечают, что приказ оформляется по усмотрению руководителя.

Чиновники данный вопрос рассматривают с точки зрения обоснования командировочных расходов для исчисления налога на прибыль. Но приказ как распорядительный документ помимо этого выражает волю руководителя предприятия и содержит формальное основание для тех или иных действий работников. В частности, для работника кадровой службы — указание оформить командировочное удостоверение, для бухгалтерии — выдать деньги под отчет, для секретаря — приобрести проездные документы и, наконец, для самого командированного — отправиться в поездку.

Командировочное задание. Приказ о командировке, как правило, дополняет командировочное задание (форма № Т-10а). Этот документ содержит краткое описание поручения, которое предстоит выполнить командированному работнику. Кроме того, в нем предусмотрен раздел для отчета работника о выполнении поручения. Бланк приведен в постановлении № 1.

Командировочное удостоверение. Необходимость оформления командировочного удостоверения установлена в пункте 2 Инструкции. Его форма № Т-10 также приведена в постановлении № 1. Этот документ содержит информацию о времени пребывания работника в служебной командировке. В нем делаются отметки об убытии и прибытии сотрудника, на основании которых впоследствии можно рассчитать сумму суточных, уточнить данные табеля учета рабочего времени. Заметим, что командировочное удостоверение можно не выписывать, если работник возвращается из командировки в день отъезда (письмо Минфина России от 24.04.2008 № 03-03-06/2/45). Об этом также следует упомянуть в Положении.

Работник опоздал

В Положении стоит оговорить, какими документами будут оформлены форс-мажорные обстоятельства и происшествия. Например, опоздания, задержки в пути. Таким документом может быть справка из аэропорта о причинах опоздания вылета самолета из-за плохих метеорологических условий или аналогичная справка от железнодорожной компании и т. д. (письмо Минфина России от 16.11.2006 № 03-03-04/2/244).

Журналы выбытия, прибытия. Пунктом 6 Инструкции предписано фиксировать факты убытия в командировку собственных работников и прибытия сотрудников из других организаций в специальных журналах. Их формы приведены в приложениях 2 и 3 к Инструкции. В бухгалтерском учете и при налогообложении эти документы не играют особой роли. Они могут служить косвенным доказательством самого факта командировки и источниками данных о ее продолжительности и использоваться для статистического, управленческого и кадрового учета. Решение о ведении или отказе от ведения журналов должно быть зафиксировано в Положении.

Вернулся — отчитайся!

В Положении следует определить порядок и сроки представления отчетов о командировке.

Отчет о выполнении командировочного задания. По возвращении из командировки работник в первую очередь обязан доложить своему непосредственному руководителю о выполнении или невыполнении производственного задания (с указанием причин). Форма отчета не регламентируется нормативными документами по бухгалтерскому учету (за исключением краткой записи в специальном поле командировочного задания). Его содержание определяется исключительно технологическими особенностями производственного процесса и должностными обязанностями работника. При небольшой номенклатуре должностей имеет смысл в Положении привести образец такого отчета для сотрудников смежных профессий, в противном случае записать, что отчет составляется в произвольной форме.
1   2   3

Похожие:

Положение о служебных командировках работников ООО \"Компания \"Название\" iconПоложение о служебных командировках работников гк ХХХ
Настоящее Положение определяет порядок организации служебных командировок на территории РФ и за ее пределами работников гк ХХХ (далее...

Положение о служебных командировках работников ООО \"Компания \"Название\" iconО служебных командировках
Настоящее Положение о служебных командировках работников Университета (далее Положение) разработано на основании Трудового кодекса...

Положение о служебных командировках работников ООО \"Компания \"Название\" iconПоложение о служебных командировках сотрудников ООО «смак»
Положение о служебных командировках ООО «смак» (далее Положение) предназначено для регламентации процедур командирования сотрудников...

Положение о служебных командировках работников ООО \"Компания \"Название\" iconОбщие положения
...

Положение о служебных командировках работников ООО \"Компания \"Название\" iconПоложение о служебных командировках Общие положения
Положение определяет особенности порядка направления работников в служебные командировки, как на территории Российской Федерации,...

Положение о служебных командировках работников ООО \"Компания \"Название\" iconО служебных командировках и служебных поездках и использовании подотчетных сумм в пао «нлмк»
Взамен Положения о служебных командировках и использовании подотчетных сумм в ОАО «нлмк», утвержденного приказом №432 от 27. 05....

Положение о служебных командировках работников ООО \"Компания \"Название\" iconПоложение о служебных командировках Национального исследовательского...
Положение о служебных командировках Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики»

Положение о служебных командировках работников ООО \"Компания \"Название\" iconПоложение о служебных командировках Национального исследовательского...
Положение о служебных командировках Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики»

Положение о служебных командировках работников ООО \"Компания \"Название\" iconПоложение о служебных командировках Национального исследовательского...
Положение о служебных командировках Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики»

Положение о служебных командировках работников ООО \"Компания \"Название\" iconПоложение о служебных командировках работников Челябинского государственного...
Федеральное агентство по образованию Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Челябинский...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2019
контакты
filling-form.ru

Поиск