Методические рекомендации по проведению проверки наличия и состояния архивных документов и оформлению ее результатов в муниципальных архивах Ростовской области Одобрена решением коллегии комитета по управлению архивным


НазваниеМетодические рекомендации по проведению проверки наличия и состояния архивных документов и оформлению ее результатов в муниципальных архивах Ростовской области Одобрена решением коллегии комитета по управлению архивным
страница1/5
ТипМетодические рекомендации
  1   2   3   4   5



Комитет по управлению архивным делом

Администрации Ростовской области

Методические рекомендации по проведению проверки наличия и состояния архивных документов и оформлению ее результатов в муниципальных архивах Ростовской области
Одобрена решением

коллегии комитета

по управлению архивным

делом Администрации

Ростовской области

от ___________ протокол № ____


Ростов – на – Дону

2010

Оглавление

1

Общие положения……………………………………

…………….4

2

Организация работы………………………………..

.……………4

3

Методическое обеспечение работы……………….

…………….6

4

Выверка комплекта учетных документов……….

.……………6

5

Проведение проверки наличия и состояния архивных документов, оформление ее итогов………………………………………………….



……………7

6

Организация розыска дел, необнаруженных при проверке наличия и состояния архивных документов…………………………………………….



……………10

7

Состав документов, направляемых архивами в комиссию по рассмотрению итогов проверки наличия и организации розыска необнаруженных дел в фондах архивных учреждений …………………………………………..

……………..13

8

Внесение изменений в учетные документы………

..……………13

9

Анализ ошибок, допускаемых при проведении проверки наличия и состояния дел………………………………………………………



..……………15




Приложение № 1. Акт о технических ошибках в учетных документах……………................................


.…………….17




Приложение 2. Лист проверки наличия и состояния документов ………………………………


.…………….18




Приложение № 3. Акт проверки наличия и состояния документов ………………………………


……………..19




Приложение № 4. Акт об обнаружении архивных документов ……………………………………………


.…………….21




Приложение № 5. Акт о неисправимых повреждениях архивных документов …………….


.…………….22




Приложение № 6. Акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны ...


.…………….23




Приложение № 7. Сводная итоговая запись по итогам проведения проверки наличия и состояния архивных документов ……………………………….



…………….24




Приложение № 8. Карточка учета физического состояния архивных документов ………………….


…………….26




Приложение № 9. Сводные сведения об итогах проверки наличия и расхождениях в объеме фондов, выявленных в ходе проведения проверки наличия и состояния архивных документов ………..


..…………..27




Приложение № 10. Акт приема-передачи архивных документов на хранение ……………………………..


………………29




Приложение № 11. Акт описания архивных документов, переработки описей ………………….


..……………..30




Приложение № 12. Акт об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов ………...


………………32




Приложение № 13. Акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых

архивных документов ………………………………



………………33




Список использованной литературы……………...

………………34



  1. Общие положения

1.1. Обеспечение сохранности архивных документов является одной из основных задач муниципальных архивных учреждений. Действенным средством контроля за сохранностью архивных документов, совершенствованием учета и улучшения условий хранения является проверка наличия и состояния архивных документов.

1.2. Методические рекомендации по проведению проверки наличия и состояния архивных документов и оформлению ее результатов в муниципальных архивах Ростовской области (далее – Методические рекомендации) подготовлены в целях совершенствования работы по проведению проверки наличия и состояния архивных документов и в развитие Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (далее Правила).

1.3. Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в целях установления фактического наличия находящихся на хранении дел и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска, выявления и устранения недостатков в учете архивных документов, выявления и учета документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки.

1.4. Методические рекомендации разработаны в соответствии с:

- Федеральным законом Российской Федерации от 22 октября 2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций  Российской Федерации от 18.01.2007 № 19;

- Памяткой о порядке представления государственными архивами в вышестоящий орган управления архивным делом материалов по итогам проверки наличия и состояния фондов. Письмо Росархива от 23.09.2004 №5/1709-Т;

- Приказом комитета по управлению архивным делом Администрации области от 28.09.2010 № 46 «О комиссии по рассмотрению итогов проверки наличия и организации розыска необнаруженных дел в фондах архивных учреждений».

2. Организация работы

2.1. Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в плановом порядке, а также единовременно (внеочередная) в связи со сменой заведующего архивом, в случае стихийных бедствий, массовых перемещений документов и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы. Могут проводиться полные или выборочные проверки наличия документов, выдававшихся из архивохранилища в течение года.

2.2. В соответствии с Правилами в муниципальных архивах плановая проверка архивных документов проводится один раз в 10 лет;

- уникальных документов - ежегодно;

- особо ценных документов на бумажной основе - один раз в 10 лет;

- аудиовизуальных и электронных документов – один раз в 5 лет;

- кинодокументов на нитрооснове – один раз в 2 года.

2.3. Каждый муниципальный архив должен иметь перспективный план с разбивкой по годам план проверки наличия и состояния хранящихся в архиве фондов.

2.4. При планировании работы по проверке наличия и состояния архивных документов предусматривается:

- очередность проверки фондов с указанием объемов, сроков, норм выработки, необходимого бюджета рабочего времени;

- методическая подготовка;

- мероприятия по подведению итогов проверки наличия и состояния архивных документов и, при необходимости, розыск необнаруженных дел;

- мероприятия по внесению изменений в учетные документы, в отраслевую БД "Архивный фонд".

2.5. При составлении годовых планов работы муниципальных архивов задания перспективных планов по проверке наличия и состояния архивных документов на планируемый год могут корректироваться с учетом опыта проверки за истекший год и местных условий.

2.6. Проверка наличия и состояния архивных документов должна проводится строго по фондам, комплексам научно-технической документации, единицам учета кино-фото документов, аудиовизуальных и электронных документов.

2.7. При планировании проверки наличия и состояния архивных документов определяется объем работы, необходимый бюджет рабочего времени в соответствии с «Типовыми нормами времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах» (Утв. приказом Главархива СССР от 01.-3.1988 №17). В соответствии с указанными нормами установленная комплексная норма выработки на рабочий день по проведению проверки наличия и состояния архивных документов на бумажной основе составляет 350 ед.хр. В данную норму не включены виды работы, которые проводятся в процессе проверки: методическая подготовка, подведение и оформление ее итогов, внесение изменений в учетные документы, перемещение дел внутри хранилища, обеспыливание коробок и стеллажей.

2.8. Проверку наличия и состояния архивных документов рекомендуется завершить в течение года. Именно это условие обеспечивает ее качество и действенность в обеспечении физической сохранности документов, результативность в совершенствовании учетно-справочного аппарата архива.

Рекомендуется планировать организацию розыска необнаруженных дел и оформление его результатов.

2.9. При проверке наличия и состояния архивных документов необходимо:

- сохранять порядок расположения архивных документов на стеллажах и в первичных средствах хранения;

- подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные единицы хранения данного архивного фонда;

- изымать из проверяемого архивного фонда (комплекса архивных документов) неправильно подложенные единицы хранения других архивных фондов;

- изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;

- изымать единицы хранения, не внесенные в опись дел, документов (книгу учета и описания), и помещать их в конец архивного фонда (комплекса архивных документов) для последующей обработки и описания в сроки, установленные руководством архива.

2.10. В ходе проверки наличия и состояния архивных документов не допускается:

- вносить в опись дел, документов (книгу учета и описания) неучтенные единицы хранения;

- делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях дел, документов и других учетных документах.
3. Методическое обеспечение работы

3.1. Методическая подготовка проверки наличия и состояния архивных документов включает подбор и изучение:

- необходимой нормативно-методической литературы по вопросам проверки наличия и состояния архивных документов;

- учетных документов, БД "Архивный фонд", научно-справочного аппарата фонда, подлежащего проверке;

- справок по истории фондообразователя, фонда и подчиненности фондообразователя, особенностей фондирования, предыдущих проверок наличия, топографии фонда и т.п.

4. Выверка комплекта учетных документов

4.1. Первым и обязательным этапом проверки наличия и состояния архивных документов является выверка комплекта учетных документов. Выверка учетных документов может проводиться как самостоятельный вид работы и как часть проведения проверки наличия и состояния архивных документов.

4.2. Выверка учетных документов включает в себя:

- установление полноты учетных документов на проверяемые архивные фонды и документы (список фондов, карточка фонда, уточняется количество экземпляров описи и каждого годового раздела описи, наличие сводной итоговой записи к описи и итоговых записей по приему к годовым разделам описи);

- сверку сопоставимых показателей учетных документов;

- уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи дел и проверку правильности составления их итоговых записей.

4.3. При проведении выверки, прежде всего, просматривается и выверяется правильность составления сводной итоговой записи в основном учетном документе – описи. Это позволяет сразу выявить технические ошибки в сводном подсчете дел, обнаружить неучтенные дела под литерными номерами, пропущенные или неоднократно использованные номера.

Просматривается «Дело фонда» и все документы, на основании которых происходили изменения в объеме фонда. По результатам этой работы проверяется, внесены ли соответствующие изменения в опись, карточку фонда, книги учета поступлений и выбытия дел по фонду. Для выяснения правильности полноты отражения движения дел по фонду в итоговой записи проверяются отметки о выбытии дел в описи (в процессе экспертизы ценности, на основании справок об утрате, актов приема-передачи и др.) по учетным документам, находящимся в «Деле фонда», по книге учета выбытия.

Если в ходе проведения выверки учетных документов выявляются технические ошибки в учетных документах, то составляется акт о технических ошибках (приложение 1).

Проводится сравнение данных в итоговой записи и данных в карточке фондов.


  1. Проведение проверки наличия и состояния архивных документов, оформление ее итогов

5.1. В ходе непосредственной проверки наличия устанавливается фактическое наличие документов, находящихся на хранении, путем сверки фактического наличия дел с описью, при этом сверяется описательная статья описи (№ дела, делопроизводственный индекс, заголовок, крайние даты, количество листов) с описанием дела на обложке (архивный шифр дела, название фондообразователя и его структурной части, заголовок дела, крайние даты, количество листов).

Никакие отметки в описи не делаются. Не допускается внесение в опись неучтенных единиц хранения.

5.2. При проверке наличия единиц хранения, архивные документы которых учтены по внутренним описям, проводится сверка наличия архивных документов с внутренней описью.

5.3. Архивные документы, выданные для работы пользователям или сотрудникам архива, проверяются на общих основаниях, их шифры устанавливаются по картам-заместителям и книге выдачи документов из архивохранилищ. Архивные документы, выданные во временное пользование в соответствии с Правилами, проверяются по книге и актам выдачи документов во временное пользование и считаются имеющимися в наличии.

5.4. Информация по результатам проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки (приложение 2).

Лист проверки наличия и состояния архивных документов составляется непосредственно в ходе проверки, как правило, на каждую опись дел отдельно. При проверке небольших по объему архивных фондов допускается составление одного листа проверки на все описи дел фонда.

В графах 1-15 листа проверки указываются сведения о наличии, в графах 16-24 - о состоянии документов.

Графы 1-6, 10 могут заполняться в процессе подготовительной работы при изучении учетных документов и описи.

В графе 2 указывается количество дел, числящихся по описи (карточке фонда). Последняя сводная итоговая запись в описи не является основанием для указания количества дел, если общее количество дел по ней не соответствует количеству дел по карточке фонда.

В графу 3 вносятся литерные номера дел, включенные в опись, если они не учтены в итоговой записи к описи, т.е. не вошли в общее количество дел включенных в опись.

В графу 4 вносятся литерные номера дел, включенные в опись, если они не перечислены в итоговой записи, хотя в общем количестве дел они учтены.

В графе 5 перечисляются пропущенные номера, если они не были учтены при подсчете общего количество дел в итоговой записи.

В графе 6 перечисляются пропущенные номера, которые были учтены при подсчете общего количества дел, но не перечислены в итоговой записи.

В графе 7 указывается количество дел, на которое увеличился общий объем дел в фонде по описи в результате устранения выявленных технических ошибок.

В графе 8 указывается количество дел, на которое уменьшился общий объем дел в результате устранения технических ошибок (пропущенные номера, двойные номера и др.), если они не были учтены при подсчете общего количество дел в итоговой записи.

В графе 9 указывается количество дел по описи в результате устранения ошибок технического характера.

Графа 10 заполняется на основании книги и актов выдачи дел во временное пользование.

В графу 11 вносятся номера дел, не оказавшихся в наличии в момент проверки. Дела, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива, проверяются на общих основаниях (их номера устанавливаются по картам-заместителям и книге регистрации выдачи дел из хранилищ). Дела, выданные во временное пользование, считаются имеющимися в наличии и включаются в данную графу.

Примечание: Для лучшей организации контроля за сохранностью выдаваемых из хранилищ дел рекомендуется на каждое выдаваемое дело заводить отдельную, только для этого дела предназначенную карту-заместитель. После возвращения дела на место карту изымают. Периодическое сравнение наличия карт-заместителей с книгой выдачи позволяет следить за отметками о своевременном возвращении и подкладке дел на места.

Графа 12 заполняется после завершения сверки наличия дел с описью, в ней указывается только количество дел по данной проверяемой описи, фактически имеющихся в наличии. В это количество не включаются дела, обнаруженные неописанными (не учтенными по данной описи).

В графе 13 указываются делопроизводственные или другие номера или временные индексы необработанных (не внесенных в опись) дел, обнаруженных в процессе проверки наличия. Россыпь указывается в килограммах.

Примечание: Необработанными (неописанными) считаются дела, которые не внесены в опись, даже если на обложках этих дел написаны названия фондообразователей и заголовки.

В графах 16-21 отражаются сведения о физическом состоянии документов, определенные при их визуальном осмотре.

Графы 14-15, 22, 23 введены в форму листа на случай, если при проверке возникнет необходимость отразить какие-либо другие недостатки в наличии или состоянии дел (несколько дел под одним номером; дела, внесенные в опись дважды; дела, по мнению проверяющих, не относящиеся к профилю данного фонда; дела, числящиеся выбывшими, но оказавшиеся на месте, дела, в которых не пронумерованы листы и т.д.). Количество таких граф может быть увеличено в зависимости от потребностей архива.

Листы проверки нумеруются в валовом порядке в пределах архивного фонда по каждой проверке и подписываются исполнителями. На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов (приложение 3).

5.5. По результатам проверки наличия при необходимости составляются:
  1   2   3   4   5

Похожие:

Методические рекомендации по проведению проверки наличия и состояния архивных документов и оформлению ее результатов в муниципальных архивах Ростовской области Одобрена решением коллегии комитета по управлению архивным iconОбъявляет конкурс на должность руководителя государственного казенного...
Гку ро «гаро» является архивным учреждением с двумя филиалами в г. Новочеркасске и г. Таганроге общей штатной численностью 85 человек,...

Методические рекомендации по проведению проверки наличия и состояния архивных документов и оформлению ее результатов в муниципальных архивах Ростовской области Одобрена решением коллегии комитета по управлению архивным iconМетодические рекомендации по осуществлению ежегодных отчетов муниципальных...
Ростовской области и муниципальной службы в Ростовской области (2011-2014 годы), утвержденной постановлением Администрации Ростовской...

Методические рекомендации по проведению проверки наличия и состояния архивных документов и оформлению ее результатов в муниципальных архивах Ростовской области Одобрена решением коллегии комитета по управлению архивным iconНастоящая памятка составлена для определения методики работы по техническому...
Памятка также предназначена для сотрудников отделов, осуществляющих научно-техническую обработку документов в организациях, и может...

Методические рекомендации по проведению проверки наличия и состояния архивных документов и оформлению ее результатов в муниципальных архивах Ростовской области Одобрена решением коллегии комитета по управлению архивным iconПредоставления муниципальной услуги по выдаче архивных документов...
Приложение к постановлению Исполнительного комитета Черемшанского муниципального района Республики Татарстан

Методические рекомендации по проведению проверки наличия и состояния архивных документов и оформлению ее результатов в муниципальных архивах Ростовской области Одобрена решением коллегии комитета по управлению архивным iconАдминистративный регламент
«Предоставление архивной информации по документам Архивного фонда Курской области и другим архивным документам (выдача архивных справок,...

Методические рекомендации по проведению проверки наличия и состояния архивных документов и оформлению ее результатов в муниципальных архивах Ростовской области Одобрена решением коллегии комитета по управлению архивным iconМетодические рекомендации по контролю состояния охраны труда в образовательных учреждениях
Основные разделы проверки состояния условий труда, пожарной безопасности, электробезопасности, локальных документов по охране труда...

Методические рекомендации по проведению проверки наличия и состояния архивных документов и оформлению ее результатов в муниципальных архивах Ростовской области Одобрена решением коллегии комитета по управлению архивным iconПравительстве Удмуртской Республики от «04» мая 2016 года №48-п
«Предоставление государственным организациям Удмуртской Республики, иным организациям и гражданам оформленных в установленном порядке...

Методические рекомендации по проведению проверки наличия и состояния архивных документов и оформлению ее результатов в муниципальных архивах Ростовской области Одобрена решением коллегии комитета по управлению архивным iconАдминистрация постановление
«Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации...

Методические рекомендации по проведению проверки наличия и состояния архивных документов и оформлению ее результатов в муниципальных архивах Ростовской области Одобрена решением коллегии комитета по управлению архивным iconПравила работы пользователей читального зала государственного казенного...
ФЗ, от 01. 12. 2007 №318-фз, от 13. 05. 2008 №68 –фз от 08. 05. 2010 №83-фз,от 27. 07. 2010 №227-фз; Порядком использования архивных...

Методические рекомендации по проведению проверки наличия и состояния архивных документов и оформлению ее результатов в муниципальных архивах Ростовской области Одобрена решением коллегии комитета по управлению архивным iconМетодические рекомендации по ведению трудовых книжек лиц, замещающих...
Областной долгосрочной целевой программы «Развитие государственной гражданской службы Ростовской области и муниципальной службы в...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2018
контакты
filling-form.ru

Поиск