ОТЧЕТ
об итогах внутреннего аудита системы менеджмента качества Финансового университета, включая филиалы
(апрель-май 2013 г.)
На основании п. 8.2.2 ISO 9001:2008, СТО ДП 8.2.2/1 «Внутренний аудит», приказов ректора от 18.03.2013 г. № 445/о и № 448/о, а также от 25.03.2013 № 0510/о, от 26.03.2013 № 0528/о и от 19.04.2013 № 735/о в Финансовом университете и пяти филиалах, включенных в систему менеджмента качества проведен внутренний аудит 37 кафедр, 61 структурного подразделения (в том числе 29 структурных подразделений филиалов) и 5 владельцев процессов.
На внутренний аудит по головному вузу выносились: 11 факультетов (в том числе 3 факультета ликвидированных приказом ректора от 23.04.2013 № 758/о), 6 институтов, 1 школа, 37 кафедр, 14 управлений, 1 отдел, 1 центр, 1 дирекция, 6 владельцев процессов (в том числе 1 владелец процесса, сроки проведения внутреннего аудита которого перенесены на 2014 г. служебная записка от 22.05.2013 № 54-01/01.06-23).
В филиалах на внутренний аудит вынесено: 31 структурное подразделение (в том числе 1 структурное подразделение не подвергавшееся аудитированию в связи с подготовкой к его ликвидации и 1 реорганизованное (путем слияния) структурное подразделение).
Всего: 109 аудитов.
Фактически проведено 103 аудита.
Сравнение итогов внутреннего аудита 2012-2013 г.
|
Аудит 2012 г.
|
Аудит 2013 г.
|
Количество проведенных аудитов
|
86
|
103
|
Выявлено несоответствий
|
71
|
61
|
Количество значительных несоответствий
|
16
|
10
|
Количество малозначительных несоответствий
|
55
|
51
|
Выявлено наблюдений
|
53
|
79
|
Организационную структуру внутреннего аудита составили: 85 аудиторов головного вуза (в том числе 50 аудиторов стажеров) а также 45 аудиторов в филиалах. Организационную работу в филиалах проводили 5 уполномоченных по качеству филиалов, кроме того в 3 филиала (Краснодар, Новороссийск и Курск) выезжали 2 эксперта отдела сертификации СМК с целью контроля организации внутреннего аудита филиала и оказания консультационной помощи.
Цель внутреннего аудита - установление соответствия системы менеджмента качества университета требованиям стандарта ISO 9001:2008 и запланированным мероприятиям; результативности внедрения системы менеджмента качества и поддержании ее в рабочем состоянии; определение возможности улучшения СМК, путем выявления несоответствий, с целью их исправления перед проведением внешнего инспекционного аудита. Данная цель реализовывалось в соответствии с плановым аудитом.
При проведении внутреннего аудита выдержан общий алгоритм проведения аудита согласно СТО ДП 8.2.2/1 Внутренний аудит. Отделом сертификации СМК Управления менеджмента качества актуализированы базовые стандарты, регламентирующие документированные процедуры внутреннего аудита СМК, которые размещены на странице сайта Управления менеджмента качества. Ректором утверждены основные организационные документы для проведения внутреннего аудита. Отделом сертификации СМК Управления менеджмента качества проведен методический семинар для уполномоченных по качеству и внутренних аудиторов (обучение проводилось для 182 человек), также для внутренних аудитов организовано обучение на курсах Ассоциации по сертификации «Русский регистр» (сертификаты получили 20 человек) в октябре 2012 г.
По итогам внутреннего аудита 2013 г. отметим основные несоответствия:
№ п/п
|
Пункт ISO
|
Основные несоответствия
|
Владельцы процессов, структурные подразделения, в которых выявлены несоответствия
|
1
|
2
|
3
|
4
|
1.
|
4.1
|
Стандарты карт процессов не актуализированы
|
Владелец процесса:
Проректор по магистерской подготовке
Проректор по социальной и воспитательной работе
|
2.
|
4.2.1
|
В протоколах заседания кафедры/структурного подразделения не отражаются обсуждение вопросов по СМК (в том числе цели в области качества)
|
Кафедры:
1.«Административное и информационное право»
2. «Экономика организации»
3. «Анализ рисков и экономическая безопасность»
4. «Экономический анализ»
5. «Микроэкономика»
Структурное подразделение:
6. Контрольно-ревизионное управление
|
|
|
Работники структурного подразделения не ознакомлены с внутренними документами под роспись
|
Кафедры:
1.«Управленческий учет»
2. «Корпоративное управление»
3. «Инвестиции и инновации»
4. «Финансовый менеджмент»
5. «Математика-1»
6. «Налоговое консультирование»
7. «Налоговое право»
|
№ п/п
|
Пункт ISO
|
Основные несоответствия
|
Владельцы процессов, структурные подразделения, в которых выявлены несоответствия
|
|
4.2.1
|
Работники структурного подразделения не ознакомлены с внутренними документами под роспись
|
Структурные подразделения:
8. Управление делопроизводства и архива
9. Институт проблем эффективного государства и гражданского общества
10. Институт сокращенных программ
11.Управление информационных систем
12. Группа охраны и режима Новороссийского филиала
|
|
|
Отсутствие актуализированного положения о структурном подразделении
|
Кафедры:
«Налоговое право»
|
3.
|
4.2.4
|
Отсутствие или неправильное заполнение Журнала инструктажа на рабочем месте
|
Кафедры:
«Финансовый менеджмент»
Структурные подразделения:
Институт проблем эффективного государства и гражданского общества
Группа охраны и режима Новороссийского филиала
|
|
|
Отсутствие Журнала регистрации внутренних документов
|
Структурные подразделения:
Управление по развитию и эксплуатации материально-технической базы
|
Оформление документов не соответствует Инструкции по делопроизводству
|
Кафедры:
«Административное и информационное право»
«Корпоративное управление»
«Финансовый менеджмент»
«Налоговое право»
Структурные подразделения:
Курский филиал (Учебная часть, Административно-хозяйственный отдел)
Новороссийский филиал (Учебная часть)
Краснодарский филиал (Учебная часть)
Ярославский филиал (Учебная часть)
Калужский филиал (Учебная часть)
|
Отсутствие Журнала несоответствующей продукции, корректирующих и предупреждающих действий; отсутствие записей в указанном журнале
|
Кафедры:
«Корпоративные финансы»
«Информационная безопасность»
«Административное и информационное право»
«Анализ рисков и экономическая безопасность»
«Бизнес - информатика»
«Управление персоналом»
«Налоговое право»
Структурные подразделения:
Управление делопроизводства и архива
Управление капитального строительства
|
№ п/п
|
Пункт ISO
|
Основные несоответствия
|
Владельцы процессов, структурные подразделения, в которых выявлены несоответствия
|
|
4.2.4
|
Хранение устаревших документов совместно с действующими документами
|
Кафедры:
«Математика-1»
Структурные подразделения:
Управление информационно-технологи-
ческой инфраструктуры
Ярославский филиал (в полном составе)
|
|
|
Отсутствие резолюций и отметок о выполнении поручений на документах
|
Кафедры
«Информационная безопасность»
«Управление персоналом»
«Предпринимательское право»
Структурные подразделения
Управление по работе с иностранными обучающимися
Институт повышения квалификации преподавателей
Факультет учета и аудита
Управление по развитию и эксплуатации материально-технической базы
Краснодарский филиал (в полном составе)
Новороссийский филиал (Учебная часть)
|
4.
|
5.4
|
Отсутствие графика взаимопосещений занятий (в том числе отсутствие графика посещения занятий заведующим кафедрой)
|
Кафедры:
«Финансовый менеджмент»
«Инвестиции и инновации»
|
|
|
Отсутствие индивидуальных планов отдельных преподавателей (совместителей); отсутствие подписей в отдельных индивидуальных планах
|
Кафедры:
«Теория финансов»
«Математика -2»
«Инвестиции и инновации»
«Государственное и муниципальное управление»
|
|
|
План работы структурного подразделения на учебный/календарный год не утвержден
|
Кафедры:
1.«Административное и информационное право»
2. «Теория финансов»
3. «Инвестиции и инновации»
4. «Управление персоналом»
5. «Предпринимательское право»
6. «Микроэкономика»
7. «Уголовное право и процесс»
8. «Системный анализ в экономике»
Структурные подразделения:
9. Институт проблем эффективного государства и гражданского общества
10. Юридический факультет
11. Институт повышения квалификации специалистов
|
№ п/п
|
Пункт ISO
|
Основные несоответствия
|
Владельцы процессов, структурные подразделения, в которых выявлены несоответствия
|
5.
|
6.1
|
Отсутствие необходимой оргтехники
|
Кафедры:
«Бухгалтерский учет в коммерческих организациях»
«Гражданский и арбитражный процесс»
«Инвестиции и инновации»
«Микроэкономика»
«Корпоративное управление»
Структурные подразделения:
Управление по работе с иностранными обучающимися
|
|
|
Производственная среда (отсутствие площадей для оборудования необходимых рабочих мест работников, кондиционеров, изношенная мебель, отсутствие подключения к Интернету, необходимого программного обеспечения и т.д.)
|
Кафедры:
«Гражданский и арбитражный процесс»
«Конституционное и муниципальное право»
«Инвестиции и инновации»
Структурные подразделения:
Управление по работе с иностранными обучающимися
Управление по делам недвижимости
Ярославский филиал (в полном составе)
Краснодарский филиал (в полном составе)
Новороссийский филиал (в полном составе)
|
6.
|
6.1
|
Недостаточная укомплектованность штата
|
Структурные подразделения:
Контрольно-ревизионное управление
Управление кадрового обеспечения
|
7.
|
6.2
|
Отсутствие должностных инструкций работников структурного подразделения;
отсутствие листов ознакомления с должностными инструкциями работников структурного подразделения
|
Кафедры:
1.«Управленческий учет»
2. «Информационная безопасность»
3. «Финансовый менеджмент»
Структурные подразделения:
4. Заочный факультет налогов и права
5. Управление закупок
6. Дирекция капитального строительства
|
8.
|
6.2.1
|
Отсутствие систематического повышения квалификации АУП профильной направленности
|
Структурные подразделения:
Факультет учета и аудита
Библиотека Новороссийского филиала
Библиотека Краснодарского филиала
Учебная часть Курского филиала
|
9.
|
7.3.2
|
Необходимость актуализации рабочих учебных программ, отсутствие и недостаточность рабочих программ дисциплин по выбору, программ практик, банка тестовых заданий
|
Кафедры:
1.«Управленческий учет»
2. «Административное и информационное право»
3. «Микроэкономика»
4. «Системный анализ в экономике»
|
№ п/п
|
Пункт ISO
|
Основные несоответствия
|
Владельцы процессов, структурные подразделения, в которых выявлены несоответствия
|
10.
|
8.2.1
|
Отсутствие мониторинга внешнего и/или внутреннего потребителя
|
Структурные подразделения:
Курсы ДПП Новороссийского филиала
Библиотека Новороссийского филиала
Курсы дополнительного профессионального образования Новороссийского филиала
Библиотека Краснодарского филиала
Административно-хозяйственный отдел
Краснодарского филиала
|
Сводные рекомендации по итогам отчетов о наблюдениях
Всем владельцам процессов:
Завершить работу над актуализацией стандартов по СМК.
Провести корректирующие действия по итогам внутреннего аудита.
Всем руководителям структурных подразделений:
Утвердить план работы структурных подразделений Финансового университета на учебный/календарный год.
Начальнику Операционно-аналитического управления:
Подключить Учебные части и кафедры филиалов к образовательному порталу.
Проректору по капитальному строительству и материальному обеспечению:
Рассмотреть возможность покупки подвального помещения для Краснодарского филиала
Эффективнее осуществлять реализацию заявок по закупке необходимых предметов канцтоваров, мебели, оргтехники, особенно для филиалов.
Директору по информационным технологиям:
На региональных страницах сайтов при установлении поиска «… ВУЗы города (региона)…» включить страницы сайтов всех филиалов университета.
Ввести автоматизированную систему планирования и отчетности по процессам, на основании
форм и календарных планов-графиков владельцев процессов.
Начальнику делопроизводства и архива:
Утвердить номенклатуру дел во всех структурных подразделениях Финансового университета.
Разработать систему идентификации внутренних документов с помощью реквизитов регистрации (в частности регистрировать курсовые, дипломные работы, магистерские диссертации) и внести ее в инструкцию по делопроизводству.
Ввести форму журнала регистрации внутренних документов.
Организовать повышение квалификации ответственных за делопроизводство.
Внести изменение в Инструкцию по делопроизводству в части хранения должностных инструкций (передать функции хранения должностных инструкций в Управление кадрового обеспечения).
Начальнику Управления менеджмента качества:
- исключить из процедуры «Внутренний аудит кафедр» председателей комиссий по проверке
кафедр. Внутренним аудиторам передавать отчеты по внутреннему аудиту в отдел сертифика-
ции СМК Управления менеджмента качества;
- исключить обязательную процедуру предоставления отчета по проведению внутреннего ауди-
та филиалов в Управление развития филиальной сети.
Организовать повышение квалификации внутренних аудиторов в декабре 2013 г.
|
По итогам аудита 2013 г. можно сделать следующие выводы:
аудит успешно проведен в установленные сроки;
в целом работа кафедр, структур и владельцев процессов соответствует требованиям стандарта ISO и запланированным мероприятиям;
руководители групп аудиторов и аудиторы выполнили требования СТО ДП 8.2.2/1 Внутренний аудит, процедура выдержана, отчетная документация представлена вовремя, аудит результативен.
система менеджмента качества университета результативна и поддерживается в рабочем состоянии;
существуют возможности для улучшения СМК.
Начальник Управления
менеджмента качества Е.В. Клейменова
|
