Скачать 69.57 Kb.
|
Архивный отдел администрации города Кемерово ПАМЯТКА по составлению акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Кемерово - 2011 Настоящая Памятка определяет порядок составления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и предназначена для ответственных лиц за ведение делопроизводства, оперативное хранение документов и состояние архива в организациях – источниках комплектования архивного отдела администрации города Кемерово 1. Общие положения Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии (ЭК) организации одновременно. Согласованный ЭК акт и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения описей дел постоянного хранения. С этого момента организация имеет право уничтожать дела, включенные в данный акт. Не допускается уничтожение документов до полного истечения срока их хранения. Для исключения преждевременного уничтожения документов необходимо соблюдать правило: дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2007 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2011 года. 2. Основные реквизиты акта ● наименование организации; ● наименование вида документа: «Акт»; ● дата акта; ● номер акта; ● место составления: город Кемерово; ● заголовок (стандартный: «о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению»); ● гриф утверждения (акт утверждается руководителем организации); ● вводная часть текста: - в качестве основания указывается наименование перечня документов с указанием сроков их хранения; - номер фонда указывается, если организация уже сдавала дела в государственный (муниципальный) архив, если нет – указывается наименование организации. В случае если организация является источником комплектования государственного (муниципального) архива, то акт должен содержать и данные об утверждении (согласовании) описи дел с архивным учреждением, а также о том, что работник архива внес изменения в учетные документы. ● основная часть оформляется в виде таблицы: - графа «№ п/п»: ведется валовая нумерация пунктов записей; - графа «Заголовок дела или групповой заголовок дел» (пример заполнения: «Приказы по личному составу о предоставлении отпусков, командировании за 1991-1992 годы»); - графа «Крайние даты дел»: даты дела или дел (пример: «1991-1995»); - графа «Номера описей (номенклатур)» заполняется, если уничтожаются дела, включенные в описи; - в графу «Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи» включаются индексы дел, например, «02-04». Если трудно определить индекс дела по номенклатуре (допустим, в соответствующем году она не составлялась, либо индекс дела подвергался изменениям), то вносятся номера дел по описи, если в предыдущей графе внесены номера описей; - в графу «Количество дел» вносится общее количество дел данного вида или с данным индексом; - графа «Сроки хранения дела и номера статей по перечню» является основной, то есть она фактически является основанием уничтожения дел; - графа «Примечание» заполняется дополнительной информацией. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте отражены дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. В итоговую запись акта вносится общее количество дел, подлежащих уничтожению. Акт подписывается лицом, его составившим. Акт обязательно согласовывается с ЭК организации, о чем составляется протокол заседания комиссии, дата и номер которого указывается в грифе согласования акта. Если документы организации подлежат передаче на архивное хранение в государственный (муниципальный) архив, то акт вместе с описями дел постоянного хранения и по личному составу передается на рассмотрение ЭПК архивного учреждения. 3. Заключительный этап После утверждения акта руководителем организации можно приступать к физическому уничтожению документов, о чем в акте заполняются соответствующие разделы. Как правило, документы либо сжигают самостоятельно, либо вывозят в пункты приема вторичного сырья, где в присутствии членов комиссии или сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива, документы подвергаются переработке (об этом составляется приемо-сдаточная накладная, которая хранится вместе с актом). Наименование организации УТВЕРЖДАЮ АКТ Наименование должности руководителя ______________ № ___________ Подпись Расшифровка подписи ____________________________ Дата (место составления) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению На основании _______________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов с указанием ____________________________________________________________________ сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № ____________ ____________________________________________________________________ (название фонда, организации)
Итого __________________________ дел за _____________________ годы (цифрами и прописью) Описи дел постоянного хранения за _______________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК ________________________________ (наименование архивного учреждения) (протокол от ______________ № _______) Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов Подпись Расшифровка подписи Дата Документы в количестве ______________________________________ дел, (цифрами и прописью) весом ________________ кг сданы в ________________________________ (наименование организации) на переработку по приемо-сдаточной накладной от __________________ № __________ Наименование должности работника, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи Изменения в учетные документы внесены. Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи Дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК (название организации) от_________№_____ |
В соответствии с постановлением Кемеровского городского Совета народных депутатов от 27. 01. 2006 №308 «Об утверждении структуры... | |||
Во исполнение пункта 1 постановления администрации города Кемерово от 14. 02. 2011 n 26 "О введении новых систем оплаты труда работников... | Фз "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Уставом города Кемерово, постановлением администрации... | ||
Кемерово", постановления Главы города от 21. 04. 2009 №38 "Об утверждении Порядка сноса (опиловки, реконструкции) зеленых насаждений... | Фз «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Уставом города Кемерово, постановлением администрации... | ||
Муниципальный некоммерческий Фонд поддержки малого предпринимательства г. Кемерово | Работа в Кемерово вакансии и поиск сотрудников в Кемерово, предприятия Кемерово | ||
«Об оплате труда работников муниципальных учреждений, подведомственных управлению образования администрации города Кемерово», Отраслевым... | «Об утверждении административного регламента «Обеспечение выбора земельных участков для строительства в городе Кемерово» |
Поиск Главная страница   Заполнение бланков   Бланки   Договоры   Документы    |