Архивный отдел администрации города Кемерово памятка по составлению акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Кемерово 2011


Скачать 69.57 Kb.
НазваниеАрхивный отдел администрации города Кемерово памятка по составлению акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Кемерово 2011
ТипПамятка


Архивный отдел

администрации города Кемерово

ПАМЯТКА

по составлению акта

о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

Кемерово - 2011

Настоящая Памятка определяет порядок составления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и предназначена для ответственных лиц за ведение делопроизводства, оперативное хранение

документов и состояние архива в организациях – источниках

комплектования архивного отдела администрации города Кемерово

1. Общие положения
Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии (ЭК) организации одновременно.

Согласованный ЭК акт и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения описей дел постоянного хранения. С этого момента организация имеет право уничтожать дела, включенные в данный акт.

Не допускается уничтожение документов до полного истечения срока их хранения. Для исключения преждевременного уничтожения документов необходимо соблюдать правило: дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт.

Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2007 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2011 года.
2. Основные реквизиты акта
наименование организации;

наименование вида документа: «Акт»;

дата акта;

номер акта;

место составления: город Кемерово;

заголовок (стандартный: «о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению»);

гриф утверждения (акт утверждается руководителем организации);

вводная часть текста:

- в качестве основания указывается наименование перечня документов с указанием сроков их хранения;

- номер фонда указывается, если организация уже сдавала дела в государственный (муниципальный) архив, если нет – указывается наименование организации. В случае если организация является источником комплектования государственного (муниципального) архива, то акт должен содержать и данные об утверждении (согласовании) описи дел с архивным учреждением, а также о том, что работник архива внес изменения в учетные документы.

основная часть оформляется в виде таблицы:

- графа «№ п/п»: ведется валовая нумерация пунктов записей;

- графа «Заголовок дела или групповой заголовок дел» (пример заполнения: «Приказы по личному составу о предоставлении отпусков, командировании за 1991-1992 годы»);

- графа «Крайние даты дел»: даты дела или дел (пример: «1991-1995»);

- графа «Номера описей (номенклатур)» заполняется, если уничтожаются дела, включенные в описи;

- в графу «Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи» включаются индексы дел, например, «02-04». Если трудно определить индекс дела по номенклатуре (допустим, в соответствующем году она не составлялась, либо индекс дела подвергался изменениям), то вносятся номера дел по описи, если в предыдущей графе внесены номера описей;

- в графу «Количество дел» вносится общее количество дел данного вида или с данным индексом;

- графа «Сроки хранения дела и номера статей по перечню» является основной, то есть она фактически является основанием уничтожения дел;

- графа «Примечание» заполняется дополнительной информацией.

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте отражены дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

В итоговую запись акта вносится общее количество дел, подлежащих уничтожению.

Акт подписывается лицом, его составившим.

Акт обязательно согласовывается с ЭК организации, о чем составляется протокол заседания комиссии, дата и номер которого указывается в грифе согласования акта.

Если документы организации подлежат передаче на архивное хранение в государственный (муниципальный) архив, то акт вместе с описями дел постоянного хранения и по личному составу передается на рассмотрение ЭПК архивного учреждения.
3. Заключительный этап
После утверждения акта руководителем организации можно приступать к физическому уничтожению документов, о чем в акте заполняются соответствующие разделы. Как правило, документы либо сжигают самостоятельно, либо вывозят в пункты приема вторичного сырья, где в присутствии членов комиссии или сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива, документы подвергаются переработке (об этом составляется приемо-сдаточная накладная, которая хранится вместе с актом).
Наименование организации

УТВЕРЖДАЮ
АКТ Наименование должности

руководителя

______________ № ___________ Подпись Расшифровка

подписи

____________________________ Дата

(место составления)
о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению
На основании _______________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов с указанием

____________________________________________________________________

сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности

и утратившие практическое значение документы фонда № ____________ ____________________________________________________________________

(название фонда, организации)




п/п

Заголовок
дела или
групповой
заголовок
дел

Крайние
даты дел

Номера
описей
(номенк-
латур)

Индекс дела
по номенкла-туре или

№ дела по описи

Коли-чество дел



Сроки
хранения
дела и
номера
статей по
перечню

Приме-чание

1

2

3

4

5

6

7

8










































































Итого __________________________ дел за _____________________ годы

(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _______________ годы утверждены, а

по личному составу согласованы с ЭПК ________________________________

(наименование архивного учреждения)

(протокол от ______________ № _______)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов Подпись Расшифровка подписи

Дата

Документы в количестве ______________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

весом ________________ кг сданы в ________________________________

(наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от __________________

№ __________
Наименование должности работника,

сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи

Дата


СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

(название организации)

от_________№_____


Похожие:

Архивный отдел администрации города Кемерово памятка по составлению акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Кемерово 2011 iconОбразец оформления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Архивный отдел администрации города Кемерово памятка по составлению акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Кемерово 2011 iconПоложение о комитете по жилищным вопросам администрации города Кемерово
В соответствии с постановлением Кемеровского городского Совета народных депутатов от 27. 01. 2006 №308 «Об утверждении структуры...

Архивный отдел администрации города Кемерово памятка по составлению акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Кемерово 2011 iconОб утверждении положения
Во исполнение пункта 1 постановления администрации города Кемерово от 14. 02. 2011 n 26 "О введении новых систем оплаты труда работников...

Архивный отдел администрации города Кемерово памятка по составлению акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Кемерово 2011 iconОб утверждении административного регламента
Фз "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Уставом города Кемерово, постановлением администрации...

Архивный отдел администрации города Кемерово памятка по составлению акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Кемерово 2011 iconАдминистрация города Кемерово
Кемерово", постановления Главы города от 21. 04. 2009 №38 "Об утверждении Порядка сноса (опиловки, реконструкции) зеленых насаждений...

Архивный отдел администрации города Кемерово памятка по составлению акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Кемерово 2011 iconПостановление от 26. 08. 2013 №2615 Об утверждении административного...
Фз «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Уставом города Кемерово, постановлением администрации...

Архивный отдел администрации города Кемерово памятка по составлению акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Кемерово 2011 iconРекомендации по составлению бизнес-плана для начинающих предпринимателей...
Муниципальный некоммерческий Фонд поддержки малого предпринимательства г. Кемерово

Архивный отдел администрации города Кемерово памятка по составлению акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Кемерово 2011 iconПолезные ссылки Служба занятости в интернете
Работа в Кемерово вакансии и поиск сотрудников в Кемерово, предприятия Кемерово

Архивный отдел администрации города Кемерово памятка по составлению акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Кемерово 2011 iconПриказ №40 от 17 марта 2014 года Согласованно: Член Наблюдательного совета
«Об оплате труда работников муниципальных учреждений, подведомственных управлению образования администрации города Кемерово», Отраслевым...

Архивный отдел администрации города Кемерово памятка по составлению акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Кемерово 2011 iconАдминистрация города кемерово постановление
«Об утверждении административного регламента «Обеспечение выбора земельных участков для строительства в городе Кемерово»

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2019
контакты
filling-form.ru

Поиск