Практическая работа №6
Создание многотабличных форм
Цели работы: научиться проектировать многотабличные формы, создавать многотабличные формы с помощью мастера и дорабатывать их в режиме конструктора, включать подчиненные формы, компоновать поля форм для удобного интерфейса.
Студент должен:
уметь:
проектировать реляционную базу данных;
использовать язык запросов для программного извлечения сведений из баз данных;
знать:
основы теории баз данных; модели данных;
особенности реляционной модели и проектирование баз данных, изобразительные средства, используемые в ER-моделировании;
основы реляционной алгебры;
принципы проектирования баз данных, обеспечение непротиворечивости и целостности данных;
Теоретическая часть
Технология разработки формы для загрузки двух взаимосвязанных таблиц
Рассмотрим технологию разработки составной формы для загрузки двух таблиц, связанных одно – многозначными отношениями.
Для проектирования макета составной формы определим:
Подсхему данных для формы;
общую структуру экранной формы, т. е. ее макет в соответствии со структурой документа - источника загрузки и под схемой данных;
состав и размещение полей, надписей и других элементов для каждой из частей составной формы.
На основе результатов проектирования произведем конструирование двухтабличной формы средствами Access.Проектирование формы на основе двух таблиц
Спроектируем форму для загрузки, просмотра и редактирования данных двух таблиц — ГРУППА и СТУДЕНТ. Документом – источником такой формы является Список студентов группы. Этот документ будет использован для одновременной загрузки двух таблиц: ГРУППА и СТУДЕНТ, которые в совокупности образуют объект загрузки.
Практическая часть
I часть
Определение подсхемы данных для составной формы
Поскольку объект загрузки: ГРУППА → СТУДЕНТ не подчиняется в схеме данных другим таблицам, подсхема, необходимая для построения формы, не должна включать других таблиц. Такая подсхема приведена на рисунке 63.
Определение общей структуры составной формы
В соответствии с приведенной подсхемой определим общую структуру составной формы, которую назовем СПИСОК ГРУППЫ.
Рисунок 63 - Подсхема данных для конструирования формы на базе таблиц ГРУППА → СТУДЕНТ
Для того чтобы обеспечить удобный ввод данных с документа, в форме предусмотрим основную часть с реквизитами группы и подчиненную с записями о студентах группы. Подчиненную форму назовем СПИСОК СТУДЕНТОВ.
Таким образом, составную форму СПИСОК ГРУППЫ определяют:
Тип формы – многотабличная
Источник записей для основной части формы – таблица ГРУППА
Включаемая подчиненная форма – СПИСОК СТУДЕНТОВ Подчиненную форму СПИСОК СТУДЕНТОВ определяют:
Тип формы – подчиненная, многозаписевая
Источник записей – таблица СТУДЕНТ
На подсхеме (рис.5.1) показано назначение таблиц при создании формы.
Размещение реквизитов основной и подчиненной формы
Размещение реквизитов в основной части формы и подчиненной форме должно соответствовать входному документу «Список студентов группы».
В основной части составной формы СПИСОК ГРУППЫ вверху разместим реквизиты, соответствующие полям таблицы ГРУППА:
Номер группы (НГ - ключ)
Количество студентов (КОЛ)
Средний проходной бал в группе (ПБАЛЛ)
В подчиненной форме СПИСОК СТУДЕНТОВ разместим в качестве заголовков столбцов многозаписевой формы названия реквизитов соответствующих полей таблицы СТУДЕНТ:
Номер студента в группе (НС)
Фамилия И. О. (ФИО)
Год рождения (ГОДР)
Адрес (АДРЕС)
Средний балл при поступлении (ПБАЛЛ)
Заметим, что ключевое поле НГ не включено в подчиненную форму, т. к. поле связи НГ включено в основную часть формы.
Создание формы для двух таблиц с помощью мастера
Осуществим средствами Access конструирование формы для одновременной загрузки и корректировки двух таблиц ГРУППА и СТУДЕНТ в базе данных
«Учебный процесс».
Определение таблиц и полей для основной и включаемой частей формы
В окне: базы данных выбираем в группе Объекты строку Формы и нажима ем кнопку Создать.
Рисунок 64 - Выбор полей для формы в окне мастера форм
В диалоговом окне Новая форма выбираем режим создания Мастер форм и таблицу ГРУППА, которая будет служить источником данных для основной части, создаваемой многотабличной формы.
В открывшемся окне Создание форм в списке Таблицы/Запросы будет уже отражена ранее выбранная таблица ГРУППА. Выберем для нее в списке Доступные поля те поля, которые вошли в спроектированный макет формы, перемещая их в область Выбранные поля. Выберем далее таблицу СТУДЕНТ и ее поля (рисунок 64). Эта таблица будет источником записей подчиненной формы, связанных с записью отображаемой в основной части формы.
Выбор типа формы
В следующем сеансе окна Создание форм отображается макет формы с перечнем полей в основной части формы и в подчиненной форме (рисунок 65). В этом окне уже будет выделена таблица ГРУППА – источник записей основной части формы. Таблица СТУДЕНТ – источник записей подчиненной формы. Для непосредственного включения подчиненной формы выберем первый вариант – Подчиненные формы.
Рисунок 65 - Выбор варианта явного включения подчиненной формы
В следующем сеансе диалогового окна мастера выбираем внешний вид под-
чиненной формы ленточный для получения многозаписевой подчиненной формы и вывода в ней подписей полей (определенных в свойствах таблиц). В очередном сеансе диалогового окна выберем стиль оформления Стандартный с утопленными полями.
Присвоение имени форме и ее открытие
В последнем сеансе окна Создание форм (рисунок 66) введем имена (заголовки)
составной формы – СПИСОК ГРУППЫ и подчиненной формы – СПИСОК СТУДЕНТОВ. Выберем также дальнейшие действия мастера – Открытие формы для просмотра и ввода данных.
Рисунок 66 - Окно ввода имен форм и выбора дальнейших действий мастера
В соответствии с выбранными действиями после завершения работы мастера выводиться форма с данными из таблиц базы данных.
Рисунок 67 - Многотабличная форма, созданная мастером на основе таблиц ГРУППА и СТУДЕНТ
При этом в подчиненной форме выводятся те записи таблицы СТУДЕНТ, которые связаны с текущей записью таблицы ГРУППА, данные которой отображаются в основной части формы (рисунок 68).
Замечание. При работе с формой в случае необходимости можно отобразить данные подчиненной формы в виде таблицы с именами полей таблицы БД. Для этого в режиме формы выполняется команда Вид - Таблица подчиненной формы, работающая как переключатель. Курсор предварительно устанавливается на подчиненной форме.
Редактирование формы в режиме конструктора
Изменение надписей и размещения полей. В окне: базы данных (рисунок 68) в области Объекты выделим строку Формы. Выберем для редактирования созданную ранее многотабличную форму СПИСОК ГРУППЫ и нажмем кнопку Конструктор. Если форма была открыта ранее в режиме просмотра, то для перехода в режим конструктора достаточно нажать кнопку Вид на панели конструктора форм.
Рисунок 68 - Выбор формы в окне базы данных
В окне конструктора форм (рисунок 69) указано имя формы, СПИСОК ГРУППЫ, представлены поля с надписями основной части формы, размещенные в области данных, а также поля и надписи подчиненной формы СПИСОК СТУДЕНТОВ в рамке, созданной для нее мастером.
Рисунок 69 - Форма для двух таблиц ГРУППА и СТУДЕНТ в режиме конструктора
Произведем доработку формы СПИСОК ГРУППЫ, используя технику редактирования. Введем в область заголовка полное название формы СПИСОК СТУДЕНТОВ ГРУППЫ №, которое будет выводиться при распечатке формы и будет соответствовать макету документа. Формирование текста в области заголовка подробно было рассмотрено выше при конструировании однотабличной формы.
Рисунок 70 - Размещение элементов основной части формы после редактирования
Отмечая курсором мыши и перетаскивая отмеченные элементы, разместим поля так, как это показано на рисунке 70. Уточним подписи полей, шрифт и размеры полей и подписей, заголовок формы. Можно изменить размер любого элемента, перемещая границы его рамки. Ширину и высоту подписи в соответствии с размером и шрифтом текста можно задать, используя кнопку. По размеру данных на панели конструктора форм. Выравнивание предварительно выделенных элементов, например, по горизонтали выполняется командой меню Формат – Выравнять - по нижнему краю .
Создание кнопок для перехода к другой записи
Для того чтобы в форме можно было переходить к следующей и предыдущей записей записи таблицы ГРУППА, создадим соответствующие кнопки управления в основной части формы.
Нажмем на Панели элементов Access кнопку Мастер элементов, а затем используем инструмент Кнопка. После нажатия, переноса кнопки курсором мыши в нужное место и вычерчивания ее рамки запустится мастер кнопок Создание кнопок (рисунок 71).
Рисунок 71 - Окно мастера кнопок
В окне мастера кнопок выберем действие, которое необходимо выполнять при нажатии кнопки. В группе Категории выберем строку Переходы по записям, в группе Действия выберем строку Предыдущая запись. В следующем сеансе диалогового окна можно выбрать вид кнопки: Текст или Рисунок и выбрать его из списка. Отметим флажки Рисунок и Показать все рисунки. Далее выбираем подходящий рисунок из списка, например, Стрелка вверх (синяя). После нажатия кнопки Готово кнопка с выбранным рисунком встраивается в форму. Аналогичные действия выполняются для встраивания кнопки перехода к последующей записи таблицы. При этом выбираются, соответственно, в группе Действия – строку Следующая запись и рисунок Стрелка вниз (синяя). Отредактируем размер в надписи кнопок для перехода к записи другой группы, записав – «ПРЕДЫДУЩАЯ», «СЛЕДУЮЩАЯ».
Для создания кнопки закрытия формы в группе Категории надо выбрать строку Работа с формой, а в группе Действия – Закрыть форму. После формирования кнопки заменим название ее название на «ЗАКРЫТЬ».
Редактирование подчиненной формы
Аналогичные действия по доработке выполним для подчиненной формы СПИСОК СТУДЕНТОВ. Перейдем к редактированию подчиненной формы, переводя курсор в область подчиненной формы (рисунок 72) или открывая подчиненную форму в окне базы данных.
Рисунок 72 - Подчиненная форма СПИСОК СТУДЕНТОВ в режиме конструктора после доработки
Используя технику редактирования формы, удалим поле НГ, отображающее номер группы, т. к. это поле является полем связи и его достаточно сохранить в основной части формы. В подчиненной форме это поле имело бы одно и то же повторяющееся значение во всех строках. Уточним подписи полей- столбцов в заголовке формы, а также шрифт, размеры полей и подписей. После редактирования формы сохраним ее, нажав кнопку панели инструментов Сохранить. На рисунке 72 приведена подчиненная форма СПИСОК СТУДЕНТОВ после редактирования.
Переход в режим формы и загрузка таблиц
Завершив редактирование формы, перейдем из режима конструктора в режим формы, выбрав его на панели конструктора форм или выполнив команду меню Вид - Режим формы. На рисунке 73 показана окончательно отредактированная форма в режиме просмотра.
Рисунок 73 - Форма ввода-вывода для работы с данными двух взаимосвязанных таблиц
Если после редактирования форма была закрыта, то для начала сеанса работы с данными через форму необходимо в окне Учебный процесс: база данных (рисунок 68) в группе Объекты перейти к строке Формы, выделить имя созданной многотабличной формы СПИСОК ГРУППЫ и нажать кнопку Открыть.
Полученная многотабличная форма СПИСОК СТУДЕНТОВ ГРУППЫ обеспечивает одновременную загрузку и работу с данными таблиц ГРУППА и СТУДЕНТ. Загрузим эти таблицы данными в соответствии с Приложением А.
В процессе загрузки сначала вводятся значения реквизитов группы: номер группы, количество студентов и средний балл группы.
Замечание. Ввод ключевого поля НГ всегда обязателен для создания записи в таблице ГРУППА. Причем эта запись создается независимо от того, будет ли введен сразу список студентов группы. Другие два реквизита группы могут вводиться и позже при просмотре данных через форму, если не введены дополнительные ограничения на их значения в свойствах при конструировании таблицы.
Далее вводятся реквизиты студентов в область подчиненной формы. При этом ввод номера студента в группе всегда обязателен для образования записи в таблице СТУДЕНТ, который вместе с введенным в основную часть формы номер группы образует уникальный ключ в этой таблице. Запись о студенте сохраняется при переходе к очередной строке в подчиненной форме.
Для перехода к записи другой группы можно использовать созданные кнопки со стрелками вверх (вниз), для перемещения по записям студентов – стандартные кнопки перехода в поле номера записи в нижней части подчиненной формы. Для завершения работы с формой используется созданная в форме кнопка ЗАКРЫТЬ или стандартной кнопкой  окна в Windows.
Упражнение. Для одновременной загрузки таблиц КАФЕДРА и ПРЕПОДАВАТЕЛЬ создайте форму, показанную на рисунке 74. При создании формы выполните действия, аналогичные рассмотренным в примере для таблиц ГРУППА и СТУДЕНТ.
Рисунок 74 - Форма для загрузки и работы с таблицами КАФЕДРА → ПРЕПОДАВАТЕЛЬ
В соответствии с технологией загрузки базы данных, рассмотренной в данной практической работе, осуществите проектирование формы для загрузки данных в таблицы КАФЕДРА и ПРЕПОДАВАТЕЛЬ из документа-источника «Список преподавателей кафедры»:
Определите подсхему данных для составной формы
В соответствии с подсхемой определите общую структуру составной формы
Спланируйте размещение реквизитов в макете формы так, чтобы обеспечить удобный ввод данных из документа «Список преподавателей кафедры».
Создайте форму средствами мастера форм и отредактируйте в конструкторе форм.
Загрузите данные через построенную форму в таблице КАФЕДРА и ПРЕПОДАВАТЕЛЬ.
II часть
Технология разработки многотабличной формы для загрузки подчиненной таблицы
В соответствии с этапами загрузки базы данных "Учебный процесс", определенными выше (см. табл. 4.1), загрузка записей о занятиях текущего семестра в таблицу ИЗУЧЕНИЕ должна выполняться после загрузки таблиц со справочными данными, что обеспечит установление связей загружаемых записей с соответствующими записями этих таблиц.
На этапе проектирования определим все необходимые требования к создаваемой форме и ее макет. Процесс конструирования сложной формы средствами Access осуществим далее в соответствии с результатами этой работы.
При определении требований к форме рассмотрим особенности назначения и работы с формой, составим подсхему данных для создания формы, определим общую структуру формы и размещение реквизитов в соответствии со структурой входного документа и подсхемой данных.
Проектирование формы
Выполним проектирование формы, обеспечивающей загрузку в таблицу ИЗУЧЕНИЕ данных о занятиях текущего семестра в каждой группе, и определим требования к форме, на основе которых можно перейти к ее созданию.
Документом внемашинной сферы, содержащим необходимые данные для загрузки таблицы ИЗУЧЕНИЕ, может служить "План проведения занятий в группе". Поэтому загружаемые через форму записи целесообразно группировать в соответствии с их подчиненностью записям другой таблицы - ГРУППА.
В таблицу ИЗУЧЕНИЕ в соответствии с ее структурой наряду с номером группы и видом занятия нужно вводить идентификаторы предмета и преподавателя. В документе-источнике указаны наименование предмета и фамилия преподавателя. Для того чтобы при загрузке правильно вводить только идентификаторы, предусмотрим отображение в форме расшифровывающей информации: наименования предмета (НП) и фамилии преподавателя (ФИО) из таблиц ПРЕДМЕТ и ПРЕПОДАВАТЕЛЬ, которым подчинена загружаемая таблица.
Поскольку форма служит не только для загрузки, но и для просмотра, включим в форму и другие описательные реквизиты из таблиц ПРЕДМЕТ и ПРЕПОДАВАТЕЛЬ для их отображения.
Определение подсхемы данных
В результате загрузки данных о занятиях в группах должны формироваться только записи таблицы ИЗУЧЕНИЕ (объект загрузки), которую надо включить в подсхему данных для формы ввода-вывода данных о занятиях в группах (рисунок 75).
Поскольку загрузку и просмотр данных удобно производить по каждой группе в отдельности, в подсхему включим таблицу ГРУППА. Выберем по этой причине таблицу ГРУППА в качестве источника основной части составной формы. Заметим, что данные таблицы ГРУППА должны только отображаться в форме, но не вводить в нее. В подсхему (рисунок 75) включим также таблицы ПРЕДМЕТ и ПРЕПОДАВАТЕЛЬ, т.к. в форме необходимо предусмотреть отображение описательных данных о предмете и преподавателе.
 Рисунок 75 - Подсхема для формы ввода-вывода данных в таблицу ИЗУЧЕНИЕ
Определение общей структуры формы
На основе полученной подсхемы (рисунок 75) определим общую структуру формы, которую назовем ПЛАН ЗАНЯТИЙ.
Основная часть формы. Многотабличная форма ПЛАН ЗАНЯТИЙ будет содержать основную часть на основе таблицы ГРУППА для группировки вводимых данных о занятиях по каждой группе студентов. Для ввода данных в таблицу ИЗУЧЕНИЕ предусмотрим непосредственное включение подчиненной формы ИЗУЧЕНИЕ.
Таким образом, форму ПЛАН ЗАНЯТИЙ определяют:
Тип формы – многотабличная
Источник записей для основной части формы – таблица ГРУППА
Включаемая подчиненная форма ИЗУЧЕНИЕ с источником записей - таблица ИЗУЧЕНИЕ
Подчиненная форма, включаемая в основную. Для расшифровки идентификаторов предмета и преподавателя предусмотрим включение в подчиненную форму ИЗУЧЕНИЕ полей из таблиц ПРЕДМЕТ и ПРЕПОДАВАТЕЛЬ, являющихся главными относительно таблицы, на которой строится форма ИЗУЧЕНИЕ.
Таким образом, подчиненную форму ИЗУЧЕНИЕ определяют:
Тип формы – подчиненная
Источник записей для основной части формы ИЗУЧЕНИЕ – таблица ИЗУЧЕНИЕ
Источники отображаемых полей формы – таблицы ПРЕДМЕТ и
ПРЕПОДАВАТЕЛЕЙ
Размещение реквизитов формы
Основная часть формы. В основной части составной формы ПЛАН ЗАНЯТИЙ вверху будем размещать поля таблицы ГРУППА:
НГ – номер группы (уникальный ключ)
КОЛ – количество студентов
ПБАЛЛ – средний балл в группе при поступлении
Доступ к перечисленным полям должен быть ограничен только чтением, т.к. значения этих полей не должны вводиться и корректироваться из документа
«План занятий».
Подчиненная форма ИЗУЧЕНИЕ. В подчиненной форме ИЗУЧЕНИЕ разместим:
Все поля загружаемой таблицы ИЗУЧЕНИЕ, кроме ключевого реквизита НГ (номер группы), включенного в основную часть формы, что обеспечивает однократное отображение одинаковых номеров группы по форме :
КП – код предмета
ТАБН – идентификатор преподавателя
ВИДЗ – вид занятий
ЧАСЫ – число часов занятий
СБАЛЛ-ГР – средний балл по предмету в группе
Поля из таблиц ПРЕДМЕТ и ПРЕПОДАВАТЕЛЬ, позволяющие отобразить
справочную информацию о предмете и преподавателе, ведущем занятие: поля таблицы ПРЕДМЕТ:
НП – название предмета
ЧАСЫ – всего часов
ЛЕК – часов лекций
ПР – часов практики
Поля таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛЬ:
ФИО – фамилия преподавателя
СТ – ученая степень
УЗ – ученое звание
Создание многотабличной формы с подчиненной формой средствами мастера
Используя мастера форм, создадим в соответствии с результатами проектирования составную форму ПЛАН ЗАНЯТИЙ, включающую подчиненную форму ИЗУЧЕНИЕ.
В окне базы данных выберем вкладку Создание, в группе Формы нажмем кнопку Мастер форм. В качестве таблицы, которая будет источником записей основной части сложной формы, выберем таблицу ГРУППА.
В первом сеансе диалоговом окна Создание форм выберем включаемые в
форму поля таблицы ГРУППА, а затем поля таблиц ИЗУЧЕНИЕ, ПРЕДМЕТ, ПРЕПОДАВАТЕЛЬ. В следующем окне (рисунок 76) уже будет выделена таблица ГРУППА, которая выбрана для создания основной части формы. Поскольку эта таблица является главной в схеме данных относительно используемой в форме таблицы ИЗУЧЕНИЕ, представляется возможность выбрать тип формы – Подчиненные формы.
Рисунок 76 - Окно мастера форм при выборе типа включения подчиненной формы
Для получения многозаписевой подчиненной формы выберем в следующем сеансе окна мастера вид формы Ленточный и стиль оформления Стандартный. В последнем сеансе окна Создание форм зададим имя составной формы – ПЛАН ЗАНЯТИЙ, а также имя подчиненной формы – ИЗУЧЕНИЕ. Выберем также дальнейшие действия мастера – Открыть форму для просмотра и ввода данных.
По завершению работы мастера выводится форма с данными из таблиц, которые были заданы пользователем в диалоге с мастером. В подчиненной форме выводятся все записи о занятиях для одной группы (рисунок 77). При этом запись о занятии содержит, кроме полей из таблицы ИЗУЧЕНИЕ, также поля из главных по отношению к ней таблиц ПРЕДМЕТ и ПРЕПОДАВАТЕЛЬ. Мастер, проанализировав схему данных, сам формирует подчиненную форму ИЗУЧЕНИЕ, и включает поля этих таблиц в качестве расшифровывающих.
Рисунок 77 - Форма с подчиненной формой, созданная мастером на основе
четырех таблиц
Заметим, что запись в подчиненной форме имеет очень много полей, причем лишь часть этих полей служит для загрузки данных в подчиненную таблицу ИЗУЧЕНИЕ. Другие поля должны отображаться из ранее загруженных таблиц ПРЕДМЕТ, ПРЕПОДАВАТЕЛЬ. Такое размещение полей неудобно для работы пользователя. Форму целесообразно доработать средствами конструктора.
Разработка формы, обеспечивающей удобный интерфейс пользователя для загрузки подчиненной таблицы
Рассмотренные выше два варианта построения формы для загрузки данных о занятиях недостаточно удобны для работы пользователя. В первом варианте данные о каждом занятии были представлены компактно в виде одиночной записи, но не обеспечивался удобный доступ к занятиям каждой группы. Вариант формы с подчиненной таблицей также имел недостатки, поскольку данные, вводимые в таблицу ИЗУЧЕНИЕ, входили в одну длинную запись вместе с отображаемыми справочными данными.
Выполним разработку формы, более удобной пользователю для просмотра занятий группы и загрузки новых занятий, и защитим в ней поля справочных данных.
Требования к создаваемой форме. Обеспечим возможность компактного
отображения на экране всей информации об одном занятии и сохраним в то же время возможность объединения записей о занятиях по группам, как в форме на рисунке 77. Кроме того, целесообразно в форме в одну группу объединить поля, в которые вводятся значения при загрузке таблицы ИЗУЧЕНИЕ, а в другую - поля, которые содержат только справочную информацию о предмете и преподавателе, которая отображается для расшифровки идентификаторов занятия.
В процессе конструирования обеспечим защиту справочных данных в таблицах ГРУППА, ПРЕДМЕТ и ПРЕПОДАВАТЕЛЬ от случайных изменений при загрузке данных о занятиях в таблицу ИЗУЧЕНИЕ. Предусмотрим для удобства пользователя кнопки перехода к просмотру занятий для другой группы и кнопку закрытия формы. Для визуальной проверки правильности вводимых идентификаторов преподавателя и предмета используем поля со списком.
В соответствии с перечисленными требованиями для первоначального размещения полей и создания подчиненной формы можно воспользоваться формой ПЛАН ЗАНЯТИЙ, полученной мастером (рисунок 77). Откроем эту форму в режиме конструктора. Для этого в Границе области переходов (область навигации) выберем для редактирования созданную ранее многотабличную форму ПЛАН ЗАНЯТИЙ. Если форма была открыта ранее в режиме просмотра или в режиме макета, то для перехода в режим конструктора достаточно выбрать соответствующий тип представления в группе Режимы на вкладке Главная.
Редактирование основной части формы. В основной части формы разместим и отредактируем поля таблицы ГРУППА так, как это показано на рисунке 78. Уточним текст подписей полей, шрифт и размеры полей и подписей, введем текст в заголовок формы. Удалим элемент с подписью подчиненной формы. Удалим разделительные линии между разделами формы: заголовком, областью данных и примечания. Для этого в свойствах формы на вкладке Макет в строке Разделительные липни выберем Нет. Уберем область выделения записи, проставив в свойствах формы в соответствующей строке "Нет" Создадим две кнопки для перехода к следующей или предыдущей группе, а также кнопку для закрытия формы.
Рисунок 78 - Основная часть многотабличной формы после редактирования в режиме конструктора
Ограничение доступа к полям таблицы-источника основной части формы. Защитим данные записей таблицы ГРУППА от непроизвольных изменений при работе с формой, т.к. они должны использоваться только для отображения. Это все поля основной части формы. Для защиты поля выделим рамку поля и с помощью контекстно-зависимого меню вызовем свойства поля. В окне свойств на вкладке Данные в строке Блокировка выберем Да. После установки этого свойства поле доступно только для чтения.
Сохраним форму под новым именем – «ПЛАН ЗАНЯТИЙ В ГРУППЕ», используя команду Сохранить как.
Редактирование подчиненной формы ИЗУЧЕНИЕ.
Ранее мастером было получена подчиненная ленточная форма, которая в режиме конструктора показана на рисунке 79.
Рисунок 79 - Подчиненная форма ИЗУЧЕНИЕ в режиме конструктора
Для изменения вида подчиненной формы вызовем ее свойства. На вкладке Макет в окне Окно свойств (прав.кнопка мыши - пункт «свойства формы») (рисунок 80) заменим в строке Режим по умолчанию значение Ленточная форма на Простая форма. Это позволит отображать в подчиненной форме одну запись о занятии. Вид формы в конструкторе останется прежним.
Рисунок 79 - Отображение списка режимов по умолчанию в окне свойств подчиненной формы
В подчиненной форме разместим поля так, как это показано на рисунке 81. После перемещения всех подписей полей из заголовка в область данных можно сократить его размер до нуля перемещением границы заголовка и области данных. Поля таблицы ИЗУЧЕНИЕ, в которой надо вводить данные из документа
«План занятий», разместим в верхней части области данных. В нижней части области данных разместим поля, в которые будут автоматически выводиться справочные данные из таблиц ПРЕДМЕТ и ПРЕПОДАВАТЕЛЬ для расшифровки вводимых идентификаторов занятия. Эти поля служат только для отображения сведений о предмете и преподавателе. Для создания рамок используем кнопку панели элементов управления Прямоугольник .
Рисунок 81 - Подчиненная форма ИЗУЧЕНИЕ в режиме конструктора форм после редактирования
Уточним текст подписей полей, шрифт и размеры полей и подписей. Выполним относительное выравнивание надписей и полей с помощью команды Главная - Форматирование текста - Выровнять.
В область примечаний формы введем инструкцию пользователю, требующую обязательного ввода данных в поля, идентифицирующие занятие: код предмета — КП, номер преподавателя — ТАБН и вид занятия — ВИДЗ. Без этого не может быть создана запись в таблице ИЗУЧЕНИЕ.
Защита справочных данных от изменений. Защитим поля НП, ЧАСЫ, ЛЕК, таблицы ПРЕДМЕТ и поля ФИО, СТ, 3В таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛЬ от случайных изменений при работе с формой. Для зашиты поля выделим рамку поля и с помощью контекстно-зависимого меню вызовем свойства по- ля. В окне свойств на вкладке Данные в строке Блокировка выберем Да. После установки этого свойства поле доступно только для чтения.
Для визуального контроля правильности ввода идентификаторов занятия: КП и ТАБН можно использовать Поле со списком. Процесс создания такого поля рассматривается ниже.
Создание полей со списком
При вводе идентификационных данных через форму в Access имеется возможность получить справочную информацию из ранее загруженных таблиц, что позволяет выбрать уже имеющиеся значения в базе и тем самым повысить достоверность вводимой информации. Отображение данных из справочных таблиц при вводе идентификатора свидетельствует о наличии в базе данных главных записей для загружаемой подчиненной записи, что необходимо для успешного завершения ввода при установленном параметре целостности в схеме данных.
Поле со списком объединяет поле формы, в которое нужно ввести данные, и список. Список содержит записи из связанной главной таблицы. В списке можно выбрать из соответствующего поля нужное значение и ввести его в поле формы (пример на рисунке 82).
Рисунок 82 - Отображение списка
Создание поля со списком с помощью мастера
Создадим поле со списком для ввода значений кода предмета – КП в таблицу ИЗУЧЕНИЕ. Это позволит просматривать и вводить значения, которые уже имеются в главной таблице ПРЕДМЕТ, а также проверять соответствие кода и наименования предмета, имеющихся в документе-источнике загрузки «План занятий».
Выберем кнопку Поле со списком в группе Элементы управления на вкладке Конструктор, установим курсор мыши в нужное место, нажмем кнопку мыши и, не отпуская ее, вычертим рамку элемента. После отпускания кнопки мыши запустится мастер и откроет диалоговое окно Создание полей со списком. В этом окне определим способ, которым список поля получает свои значения. Для формирования списка из связанной таблицы выберем вариант Таблица или запрос содержат значения, которые использует поле со списком (рисунок 83).
Рисунок 83 - Выбор способа форматирования списка
В следующем окне выберем таблицу ПРЕДМЕТ, которая будет поставлять значения в список поля (рисунок 84).
Рисунок 84 - Выбор источника данных для формирования списка
Затем вберем поле КП, а также поле НП для расшифровки кода КП (рисунок 85). Эти поля образуют записи списка.
Рисунок 85 - Выбор полей для формирования записи списка
Далее в появившейся таблице определим ширину столбцов списка в соответствии с размером значений. Для этого курсор мыши установим на линию, разделяющую имена столбцов, и переместим ее в нужное место (рисунок 86).
Рисунок 86 - Окно для оформления столбцов списка
Далее выберем поле списка КП, являющееся ключом связанной таблицы ПРЕДМЕТ. Из этого поля будет выбираться значение для ввода в поле фор мы (рисунок 87).
Рисунок 87 - Окно для выбора поля источника значений для поля формы
В следующем окне отметим переключатель Сохранить в поле и выберем поле формы КП (поле таблицы ИЗУЧЕНИЕ ), в кото-рое будут вводиться значения из списка (рисунок 88)
Рисунок 88 - Выбор поля формы, в которое вводится значение из списка
Далее введем подпись поля со списком – «Код предмета» (рисунок 89).
Рисунок 89 - Определение подписи поля со списком
Нажмем кнопку Готово. В результате получим поле КП со списком, которое содержится в окончательной форме, представленной на рисунке 92. Использование поля со списком предметов возможно в режиме формы. Для удобства поиска нужного значения в списке можно воспользоваться операциями поиска и сортировки. Доступ к этим операциям возможен при помощи кнопок Найти (группа Найти), Сортировка по возрастанию, Сортировка по убыванию группы Сортировка и фильтр.
Создание поля со списком без использования мастера
Создадим поле со списком для ввода значений идентификатора преподавателя ТАБН. Это позволит просматривать и вводить значения, которые уже имеются в главной таблице ПРЕПОДАВАТЕЛЬ, а также проверять соответствие номера и фамилии преподавателя, имеющихся в документе-источнике загрузки.
Нажмем на вкладке Конструктор в группе Элементы управления кнопку
Поле со списком.
Установим курсор мыши на появившийся элемент Свободный (рисунок 90).
Рисунок 90 - Элемент формы ПолеСоСписком
Нажмем правую кнопку мыши, чтобы вызвать контекстно зависимое меню. Выберем пункт Свойства, затем – вкладку Данные. В строке Данные выберем поле ТАБН, которое необходимо заполнять через форму в таблице ИЗУЧЕНИЕ (рисунок 91). В строке Тип источника строк выберем элемент Таблица - Запрос, а в строке Источник строк – таблицу ПРЕПОДАВАТЕЛЬ. Поля, включаемые в список, и их порядок определяются в построителе, который вызывается в этой же строке нажатием кнопки  .
Рисунок 91 - Окно определения свойств данных поля со списком
Построитель выводит бланк запросов, в который перетащим из таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛЬ поля ТАБН и ФИО.
Для того чтобы в списке выводились два поля, на вкладке Макет необходимо в строке Число столбцов указать «2». Для настройки ширины столбцов списка в строках Ширина списка и Ширина столбцов зададим подходящие значения. Закроем окно свойств Поле со списком. В результате получим поле ТАБН со списком, которое содержится в окончательной форме, представленной на рисунке 92.
Рисунок 92 - Форма ПЛАН ЗАНЯТИЙ в режиме конструктора
Замечание Если необходимо преобразовать обычное поле в поле со списком , надо в контекстно-зависимом меню поля выбрать Преобразовать элемент в и далее выбрать строку Поле со списком При включенной кнопке Мастера элементов элемент будет преобразован мастером. При выключенной кнопке необходимо для получения поля со списком установить свойства этого поля, как описано выше.
Загрузка данных в подчиненную таблицу через форму
Для загрузки данных в подчиненную таблицу ИЗУЧЕНИЕ через форму ПЛАН ЗАНЯТИЙ можно сразу перейти из режима конструктора в Режим формы.
Для этого на вкладке Главная в списке кнопки Режим выбирается Режим формы. Если форма была закрыта, необходимо в окне Область навигации выбрать форму ПЛАН ЗАНЯТИЙ. На рисунке 93 приводится форма ПЛАН ЗАНЯТИЙ в режиме формы, обеспечивающая загрузку и корректировку данных о занятиях в таблице ИЗУЧЕНИЕ, подчиненной таблицам ГРУППА, ПРЕДМЕТ, ПРЕПОДАВАТЕЛЬ, данные из которых только отображаются в форме.
Рисунок 93 - Форма ПЛАН ЗАНЯТИЙ в режиме формы
Загрузка подчиненной таблицы. Для загрузки записи нового занятия в таблицу ИЗУЧЕНИЕ через вызванную форму необходимо сделать текущим номер группы, для которой вводятся данные о занятиях из документа «План занятий». Это можно сделать путем просмотра записей групп при помощи кнопок Предыдущая группа и Следующая группа (рисунок 93).
При большом числе групп целесообразно использовать функцию поиска нужной записи. Чтобы осуществить поиск, установим курсор в поле номера группы, нажмем на вкладке Главная в группе Найти кнопку Найти и в открывшемся окне Поиск и замена (рисунок 94) зададим в качестве образца поиска номер нужной группы. После нажатия в этом окне кнопки Найти далее в форме отобразятся данные занятиях заданной группы.
Рисунок 94 - Диалоговое окно поиска записи
Для ввода новых записей должен быть обеспечен переход в режим добавления новой записи в подчиненной форме. Для этого может быть создана специальная кнопка перехода к пустой записи Добавить запись (рисунок 93).
Для формирования такой кнопки используем мастер кнопок, в диалоговом окне которого Создание кнопок (рисунок 95) надо выбрать соответствующую категорию Обработка записей и действие Добавить запись, которые обеспечат формирование нужной процедуры обработки события.
Рисунок 95 - Выбор параметров при создании кнопки для добавления за- писи
Установка свойств Разрешить добавление, Разрешить удаление, Разрешить изменение, обеспечивающих возможность добавления, удаления и изменения записей при загрузке и корректировке записей таблицы ИЗУЧЕНИЕ – источника записей, показана в окне свойств подчиненной формы (рисунок 96).
Рисунок 96 - Установка свойств подчиненной формы ИЗУЧЕНИЕ
Упражнение. Создайте многотабличную форму, для загрузки результатов сдачи экзаменов в таблицу УСПЕВАЕМОСТЬ и их просмотра. При создании формы произведите действия, аналогичные рассмотренным для таблицы ИЗУЧЕНИЕ.
В соответствии с технологией загрузки базы данных, рассмотренной в начале настоящей главы, осуществите проектирование формы для загрузки данных в подчиненную таблицу УСПЕВАЕМОСТЬ из документа-источника «Экзаменационная ведомость».
Определите общую структуру составной формы для ввода (просмотра) данных об оценках студентов группы по предмету в соответствии с подсхемой данных для составной формы, приведенной на рисунке 97.
 Рисунок 97 - Подсхема для составной формы ВЕДОМОСТЬ УСПЕВАЕМОСТИ
В результате загрузки в БД данных об оценках студентов группы по предмету в БД должны формироваться только записи таблицы УСПЕВАЕМОСТЬ (объект загрузки). Загрузку и просмотр этих данных удобно производить по каждому проведенному в группе занятию в отдельности из соответствующей «Экзаменационной ведомости». Поэтому в подсхему для формы ввода включается таблица ИЗУЧЕНИЕ, которую по этой причине целесообразно выбрать в качестве источника основной части составной формы. Кроме того, в форме предусмотрен вывод (отображение) данных о предмете и преподавателе, проводящем занятие, а в списке студентов необходимо предусмотреть отображение его фамилии. Для этого в подсхему включены таблицы СТУДЕНТ, ПРЕДМЕТ и ПРЕПОДАВАТЕЛЬ.
Спланируйте размещение реквизитов в макете формы так, чтобы обеспечить удобный ввод данных в таблицу УСПЕВАЕМОСТЬ из документа «Экзаменационная ведомость», а также отображение справочной информации о студенте, предмете и преподавателе, в списке студентов предусмотрите вывод фамилии студента.
Выполните конструирование экранной формы (рисунок 98), через которую будет осуществляться ввод, добавление и изменение записей таблицы базы данных УСПЕВАЕМОСТЬ.
Рисунок 98 - Форма ввода и просмотра данных об успеваемости студентов по теории и практике
Загрузите через построенную форму данные из документа «Экзаменационная ведомость» в таблицу УСПЕВАЕМОСТЬ.
|
