Инструкция по делопроизводству в администрации Новохоперского муниципального района


НазваниеИнструкция по делопроизводству в администрации Новохоперского муниципального района
страница3/7
ТипИнструкция
1   2   3   4   5   6   7

3.2. Подготовка и оформление протоколов совещаний в администрации муниципального района, оперативных и рабочих совещаний у главы администрации муниципального района

3.2.1. Оформление протоколов служебных совещаний в администрации муниципального района и документов к ним, ведение делопроизводства осуществляют ответственные за их подготовку и проведение структурные подразделения администрации.

Протокол совещания оформляется на основе записей, которые велись на совещании вручную или с использованием видеозаписи, тезисов докладов и содокладов, выступлений, аналитических справок, проектов решений к протоколу, списка приглашенных, повестки дня. К протоколу прилагается список рассылки протокола. Сбор указанных материалов для составления протокола проводит структурное подразделение, ответственное за подготовку и проведение совещания.

Протокол совещания в администрации муниципального района и ее структурных подразделениях оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и включает следующие реквизиты:

наименование вида документа – слово «ПРОТОКОЛ» печатается через 2 интервала от грифа «утверждения» по центру прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером 14 и выравнивается по центру;

вид заседания – отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 межстрочный интервал полужирным шрифтом размером 14 и выравнивается по центру.

Например:
ПРОТОКОЛ

служебного совещания у заместителя главы администрации – руководителя аппарата
Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 интервала ниже предыдущего реквизита от границы левого поля.

Номера протоколов совещаний состоят из знака № и порядкового номера протокола. Печатаются от правой границы текстового поля.

Протоколы нумеруются арабскими цифрами в пределах календарного года.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указывается фамилия и инициалы председательствующего.

Слова «Присутствовали», «Приняты решения», «Даны поручения» печатаются с прописной буквы, от границы левого поля, подчеркиваются, в конце слова ставится двоеточие. Наименование должностей печатается от левой границы текстового поля, справа от наименования должностей – их инициалы и фамилия.

Основная часть протокола печатается одинарным межстрочным интервалом и включает вопросы, рассматриваемые на совещании, фамилии должностных лиц, выступивших на совещании, и принятые по ним решения. Каждый вопрос нумеруется римской цифрой, его наименование начинается с предлога «О» («Об») печатается шрифтом размером 14. Принятые решения и поручения должностным лицам нумеруются арабскими цифрами и могут состоять из пунктов и подпунктов.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме. При краткой форме протокола опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Подпись отделяется от текста 3 интервалами и включает наименование должности лица, председательствующего на совещании, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы имени, отчества и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалом имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Копии протоколов совещаний направляются должностным лицам, которым определены протокольные поручения (без сопроводительных писем).

3.2.2. Подготовку протокола еженедельных оперативных и рабочих совещаний у главы администрации муниципального района, доведение до сведения исполнителей поручений главы администрации муниципального района осуществляет отдел организационно-кадровой и контрольной работы.

Протоколы еженедельных оперативных и рабочих совещаний у главы администрации муниципального района оформляются на стандартных листах бумаги формата А4. В правом верхнем углу первого листа протокола оформляется гриф «утверждения», через 2 интервала по центру печатается прописными буквами вразрядку слово «ПРОТОКОЛ» полужирным шрифтом, ниже печатается вид поручения, дата и № протокола.
Например:

ПРОТОКОЛ

поручений, определенных на еженедельном оперативном совещании

у главы администрации муниципального района

от 11 мая 2010 года № 33
Графы поручения оформляются таблицей:

в графе 1 порядковый номер;

в графе 2 наименования поручений;

в графе 3 ответственные исполнители;

в графе 4 сроки исполнения.

Протокол утверждается главой администрации муниципального района, подписывается должностным лицом, который вел протокол. Подпись отделяется от текста 3 интервалами и включает слова «Протокол вел», наименование должности, личную подпись и расшифровку подписи (инициалы имени, отчества и фамилию).

Копии протоколов еженедельных оперативных и рабочих совещаний у главы администрации муниципального района направляются ответственным исполнителям. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на еженедельных оперативных и рабочих совещаниях у главы администрации муниципального района, направляются для подшивки в дело в отдел организационно-кадровой и контрольной работы.

3.4. Подготовка и оформление служебных писем

3.4.1. Служебные письма в администрации муниципального района готовятся:

как ответы о выполнении поручений губернатора Воронежской области, Правительства Воронежской области;

как ответы на запросы федеральных и региональных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций, учреждений, физических лиц;

как сопроводительные письма к направляемым документам;

как инициативные письма.

3.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией должностных лиц администрации муниципального района, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков установленных законодательством.

Содержание ответных писем должно точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов, зафиксированных в резолюции руководителя.

Сроки подготовки инициативных писем определяются главой муниципального района, заместителями главы администрации, руководителями структурных подразделений.

3.4.3. Исходящая корреспонденция, оформленная на бланке письма главы администрации муниципального района, подписывается главой администрации муниципального района, заместителями главы администрации, руководителями структурных подразделений.

Служебные документы, направляемые в адрес федеральных органов власти, подписываются только главой администрации муниципального района, в адрес региональных органов власти - главой администрации муниципального района, заместителями главы администрации. Ответы на другие служебные письма могут подписывать руководители структурных подразделений.

3.4.4. Все письма должны иметь заголовок. Исключение могут составлять письма, текст которых занимает до 5-6 строк, или оформленные на бланках формата А5.

Заголовок письма отвечает на вопрос «о чем?» и печатается вверху слева шрифтом № 14 через один интервал, выравнивается по левому краю. Величина заголовка, как правило, одна-две строки длиною 8-9 см.

3.4.5. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

Содержание письма состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления письма. В этой части, при необходимости, должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами и другими документами по данному вопросу.

Во второй части помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Содержание ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Текст писем излагается от 3-го лица единственного числа.

Например: «Администрация муниципального района считает…».

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу…», «направляю…».

3.4.6. Письма визируются на втором экземпляре, остающемся в деле на правах подлинника. Визы проставляются в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа письма. В состав визы входят: наименование должности визирующего, подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата визирования, в левом нижнем углу проставляется фамилия, подпись и телефон исполнителя. До представления на подпись главе администрации муниципального района проекты писем, направляемые в федеральные и региональные органы государственной власти, визируются заместителями главы администрации, сферу деятельности которых затрагивает проект письма.

3.4.7. На последней странице письма в нижнем левом углу лицевой или оборотной стороны последнего листа письма делается отметка об ответственном исполнителе документа, которая включает фамилию руководителя и номер его служебного телефона или инициалы и фамилию руководителя, и номер его служебного телефона.

На исходящем письме, оформленном на бланке главы администрации муниципального района, в отметке об исполнителе указывается фамилия заместителя главы администрации, сферу деятельности которого затрагивает проект письма, либо того руководителя которому давалось поручение главы администрации муниципального района, и телефон ответственного исполнителя.

На исходящем письме, оформленном на бланке администрации муниципального района, в отметке об исполнителе указывается фамилия ответственного исполнителя, которому давалась поручение.

Служебные письма администрации муниципального района оформляются в двух экземплярах. Первый экземпляр, оформленный на бланке, направляется адресату, второй остается в администрации муниципального района. При необходимости копия зарегистрированного письма передается исполнителю.

Второй экземпляр подлинника служебного письма, остающегося в администрации муниципального района, приложения к нему и визы согласования, должны содержать подлинные подписи должностных лиц.

Гарантийные письма, письма финансового характера подписываются руководителем и главным бухгалтером.

Подпись исполняется чернилами или шариковой ручкой фиолетовым (синим) цветом.

Контроль за надлежащим оформлением исходящей корреспонденции осуществляется консультантами приемных и специалистами структурных подразделений.

3.7. Подготовка и оформление документов передаваемых по каналам электросвязи (телеграммы, телефонограммы)

3.7.1. Текст телеграммы оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 в двух экземплярах.

При подготовке телеграмм необходимо руководствоваться следующими требованиями: в реквизите «Адресат» указывается полный телеграфный адрес (печатается отдельной строкой) и наименование адресата.

В адресах телеграмм перед номерами домов, корпусов, квартир указываются слова «дом», «корпус», «квартира» или их сокращенные обозначения (д., корп., кв.). Слово «улица» указывается полностью или сокращенно «ул.». Остальные слова, используемые при написании адреса, такие, как область, район, проспект и т.п. указываются полностью.

Номера домов, строений, корпусов, квартир указываются цифрами, наименование номерных улиц и номерных организаций словами.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

В наименовании адресата фамилия, имя, отчество и должность адресата указываются в дательном падеже, название организации – в именительном. В реквизите «Адресат» не должно быть кавычек.

При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем, а на месте реквизита «Адресат» указывается «по списку».

Текст телеграммы излагается кратко и не должен содержать более 300 слов. Текст печатается без переноса слов прописными буквами без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание.

Текст ответной телеграммы следует начинать с указания номера или названия документа, на который дается ответ, без добавления слов «номер», «Вам», «на Ваш».

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов.

Конец текста телеграммы заканчивается точкой («тчк»). Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и состоит из наименования должности руководителя, подписавшего телеграмму, его личной подписи и расшифровки подписи.

Под чертой, в левой части текста телеграммы, указываются: полный почтовый адрес отправителя, наименование организации, дата (печатается словесно-цифровым способом).

Отметка об исполнителе проставляется в нижней части листа и состоит из фамилии исполнителя, подготовившего текст телеграммы, и номера его телефона.

Образец оформления телеграммы приведен в приложениях №№ 12, 13.

3.7.2. Телефонограммы.

Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается получателем.

Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещание, заседание и т.д.).

Исходящая телефонограмма оформляется на чистом листе бумаги, с указанием всех необходимых реквизитов, составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем.

При оформлении телефонограммы указываются:

наименование организации-отправителя;

регистрационный номер и дата;

время приема-передачи;

адресат;

текст;

подпись.

В левом верхнем углу печатаются наименование организации – отправителя: наименование вида документа – ТЕЛЕФОНОГРАММА (печатается прописными буквами), регистрационный номер, дата (датой телефонограммы является дата ее передачи).

В правом верхнем углу печатается адрес получателя.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается их список с указанием номеров телефонов, а в телефонограмме делается отметка «Передано согласно списку (список прилагается)».

Текст телефонограммы оформляется с абзаца. В тексте следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. В телефонограмме не должно быть более 50 слов.

Реквизит «Подпись» состоит из наименования должности лица, подписавшего телефонограмму, его инициалов и фамилии для входящих телефонограмм, а также личной подписи для исходящих телефонограмм.

Отметка о приеме телефонограмм оформляется от границы левого поля и состоит из слова «Принял», наименование должности, инициалов и фамилии лица, принявшего телефонограмму; номера телефона, по которому принята телефонограмма.

Входящая телефонограмма записывается принимающим на бланке структурного подразделения администрации муниципального района или на чистом листе бумаги с соблюдением стандартных правил оформления.

Входящие и исходящие телефонограммы регистрируются. Первый экземпляр передается на рассмотрение руководителю, которому она адресована, второй экземпляр телефонограммы направляется в дело.

Входящие, исходящие телефонограммы формируются в дела и хранятся в структурных подразделениях.

Образец оформления телефонограммы приведен в приложениях №№ 14,15.
4. Организация работы с документами
4.1. Организация документооборота

Движение документов в администрации муниципального района с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

В администрации муниципального района различают три основных потока документации:

документы, поступившие из сторонних организаций (входящие);

документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

документы, создаваемые в структурных подразделениях администрации и используемые работниками в управленческом процессе (внутренние).
1   2   3   4   5   6   7

Похожие:

Инструкция по делопроизводству в администрации Новохоперского муниципального района iconИнструкция по делопроизводству в администрации Ардатовского муниципального...
В соответствии с распоряжением главы местного самоуправления, главы администрации района от 09. 2009 №499-р комиссией администрации...

Инструкция по делопроизводству в администрации Новохоперского муниципального района iconИнструкция по делопроизводству в администрации Семилукского муниципального...
Воронежской области от 11. 11. 2013 416-у «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных...

Инструкция по делопроизводству в администрации Новохоперского муниципального района iconИнструкция по делопроизводству в администрации сельского поселения...
«Село Лончаково» Бикинского муниципального района и руководствуясь распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23. 01. 2008 №14-р...

Инструкция по делопроизводству в администрации Новохоперского муниципального района iconИнструкция по делопроизводству в администрации сельского поселения...
«Село Лончаково» Бикинского муниципального района и руководствуясь распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23. 01. 2008 №14-р...

Инструкция по делопроизводству в администрации Новохоперского муниципального района iconИнструкция по делопроизводству администрации муниципального района...
Создание документов в администрации муниципального района «вилюйский улус (район)»

Инструкция по делопроизводству в администрации Новохоперского муниципального района iconИнструкция по делопроизводству в администрации мо зимитицкое сельское поселение
Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Зимитицкого сельского поселения (далее – Инструкция) устанавливает единую...

Инструкция по делопроизводству в администрации Новохоперского муниципального района iconИнструкция инструкция по работе с обращениями граждан в администрации...
Инструкция) разработана в целях повышения результативности и качества, открытости и доступности деятельности администрации Уржумского...

Инструкция по делопроизводству в администрации Новохоперского муниципального района iconИнструкция по делопроизводству в администрации Атнарского сельского...
Атнарского сельского поселения Красночетайского района Чувашской Республики «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации...

Инструкция по делопроизводству в администрации Новохоперского муниципального района iconИнструкция по делопроизводству в Администрации Зерноградского района Общие положения
Зерноградского района, совершенствования документационного обеспечения управления, ведения делопроизводства и повышения его эффективности,...

Инструкция по делопроизводству в администрации Новохоперского муниципального района iconИнструкция по делопроизводству в Исполнительном комитете Тетюшского муниципального района
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Исполнительном комитете Тетюшского муниципального района

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2019
контакты
filling-form.ru

Поиск