Инструкция по работе с разделом «Реестр контрактов/закупок» в ПП «ПАРУС – Бюджет 7»
(редакция от 01.12.2015)
1. Предметная область
1.1. Общие понятия.
Согласно действующим нормативным документам государственные (муниципальные) учреждения (ГМУ) при осуществлении покупок товаров (работ, услуг) должны заключать контракты с поставщиком от имени государства. Это регламентируется:
– Федеральным законом № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» от 21 июля 2005 года, в части, разъясненной письмом Минэкономразвития России от 27.12.2013 № 29401-ЕЕ/Д28н, ФАС России от 30.12.2013 № АД/53811/13.
– Федеральным законом № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 05.04.2013 года.
– Федеральным законом № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» от 18.07.2011 года.
На текущий момент предусмотрено, что покупки ГМУ могут являться покупками по контракту, иному договору, бездоговорными закупками.
Дополнительно в разделе предусмотрен функционал ведения соглашений на предоставление субсидии для выполнения государственного (муниципального) задания.
ГМУ обязаны передавать в уполномоченные органы сведения о контрактах (сведения о заключении, изменении, расторжении или выполнении), а также сведения о совершенных бездоговорных закупках. Указанные документы проверяются в уполномоченном органе при оплате товаров (работ, услуг) с лицевого счета ГМУ. Вместе с этим, уполномоченные органы осуществляют ведение обобщенного реестра контрактов, заключенных обслуживаемыми организациями.
Формы отчетов и порядок их заполнения регламентируются Постановлением Правительства РФ от 28.11.13 № 1084 в ред. Постановления Правительства РФ от 09.06.15 № 568 и Приказом Федерального казначейства РФ от 28.11.2014 № 18н в ред. Приказа Федерального казначейства РФ от 27.08.2015 № 15н.
Реестр контрактов – перечень сведений о государственных или муниципальных контрактах, заключенных соответственно государственными или муниципальными заказчиками от имени Российской Федерации, субъекта Российской Федерации или муниципального образования по итогам размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных или муниципальных нужд;
Уполномоченный орган – федеральный орган исполнительной власти, орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации, орган местного самоуправления, уполномоченный на ведение соответствующего реестра контрактов.
2. Работа с разделом «Реестр контрактов/закупок»
Банковские / кассовые документы
Авансовые отчеты
Внутренние документы
Бюджетные обязательства
Реестр
государственных контрактов
ХО
2.1. Схемы взаимодействия раздела «Реестр государственных контрактов» с другими разделами Системы.
Рисунок .Схема документооборота по отражению фактически совершенных закупок подотчетными лицами.
Рисунок . Схема документооборота по перечислению субсидийБюджетные обязательства
Банковские документы
ХО
Реестр государственных контрактов
Бюджетные
обязательства
Банковские
документы
Исполнение сметы
Извещения
Входящие
счета-фактуры
Внутренние
документы
Обязательства
Кассовые
документы
Реестр
государственных
контрактов
ХО
Рисунок .Схема документооборота по отражению плановых закупок в рамках заключенных контрактов (договоров).
2.2. Описание раздела «Реестр контрактов/закупок»
Раздел предназначен для учета заключенных контрактов (совершенных закупок), внесение изменений в них, учета их исполнения, подготовки выходных документов и отчетов, а так же выгрузки в электронный вид.
Данные раздела включают в себя заголовок и две спецификации: спецификация потребления – для описания номенклатуры и стоимости приобретаемых товаров/услуг и спецификация финансирования – для описания сроков оплаты и соответствующих кодов бюджетной классификации.
Рисунок . Раздел «Реестр государственных контрактов».
Записи раздела могут быть импортированы/экспортированы стандартным образом посредством формата XML
2.3. Регистрация записи в разделе.
Перед началом регистрации записей раздела необходимо предварительно создать и увязать новый требуемый тип документа (Словари – Документы – Типы) с разделом «Реестр государственных контрактов».
Доступность для заполнения вкладок, полей, а также их название может отличаться в зависимости от заполненных типов записи (Госконтракт, Бездоговорная закупка, Иной договор, Соглашение) и других параметров.
Все поля добавляемой записи (за исключением недоступных для редактирования, которые вычисляются автоматически) заполняются пользователем в ручном режиме или выбираются из выпадающего списка или выбираются из справочника. После утверждения контракта большинство полей становятся недоступными для редактирования. Исключением являются поля, содержащие данные о публикации контракта на портале закупок; данные о расторжении контракта; информацию об оплате, которую можно внести вручную или она будет унаследована из отработанных банковских/кассовых документов.
Данные группы полей «Финансирование» вкладки «Суммовые показатели» переносится в отчеты и выгрузки в точности так, как ввел их пользователь. Особым случаем являются поля «Наименование бюджета» и «Вид внебюджетных средств» – часть текста, которая следует до символа «/» попадает в текстовое поле отчета, а часть текста, которая следует после символа «/» попадает в кодовое поле отчета «Информация о заключенном контракте (его изменении)». Предусмотрено заполнение поля «Бюджет МО» с помощью выбора позиции из справочника «Бюджеты муниципальных образований», при таком варианте заполняется поле «Наименование бюджета». Из этого поля берется текстовое наименование, а кодовое попадает по связке из поля «Уровень бюджета».
Рисунок . Вкладка «Документ» формы добавления записи в раздел.
Рисунок . Вкладка «Реквизиты» формы добавления записи в раздел.
Рисунок . Вкладка «Обоснование» формы добавления записи в раздел.
Рисунок . Вкладка «Дополнительно» формы добавления записи в раздел. Доступна в зависимости от типа записи
Рисунок . Вкладка «Соглашение» формы добавления записи в раздел. Доступна в зависимости от типа записи.
Рисунок . Вкладка «Суммовые показатели» формы добавления записи в раздел.
2.4. Добавление спецификации потребления
Регистрации спецификации потребления соответствует формированию номенклатуры. Впоследствии по этой спецификации могут быть сформированы документы типа «Внутренние документы».
Ранее, по требованиям 94-ФЗ, при регистрации новой записи в спецификации потребления от пользователя требовалось указание для позиции номенклатуры значения из словаря «Классификатор продукции».
После выхода 44-ФЗ для получения актуальных печатных форм и выгрузки данных в электронный вид при заполнении справочника «Номенклатор» необходимо указывать код по ОКПД из одноименного словаря «Коды ОКПД».
Для автоматического наполнения этих словарей можно использовать поставляемые с Системой XML-файлы. Загрузка производится стандартным способом через пункт меню Файл | Импорт | XML.
Кроме того, существует возможность уточнения бюджетной классификации по данной товарной позиции. Для этого имеются два поля «Шаблон финансирования» и «Код ЭКР», оба поля не обязательны для заполнения, однако указание в них каких-либо значений позволит в дальнейшем формировать отчеты типа «Товар/услуга, КБК, Сумма» и т.п.
Рисунок . Форма добавления спецификации потребления.
После утверждения контракта изменение спецификации потребления становится не возможным.
2.5. Добавление спецификации финансирования
Регистрации спецификации финансирования соответствует формирование графика платежей по контракту в разрезе кодов бюджетной классификации. Впоследствии по записям этой спецификации могут быть сформированы документы типа «Бюджетные обязательства».
Каждая из регистрируемых в графике оплат сумма может распределяться между несколькими кодами бюджетной классификации расходов, а в терминологии Системы – между несколькими комбинациями Шаблон финансирования + Код ЭКР.
Рисунок . Форма добавления спецификации финансирования, создание графика оплаты.
Рисунок . Заполнение одной позиции графика оплаты.
Отнесение суммы оплаты к тому или иному источнику финансирования регулирует вхождение строки данной записи в соответствующий раздел отчета «Информация о заключенном контракте (его изменении)».
После утверждения контракта изменение спецификации финансирования становится не возможным.
2.6. Контроль суммы закупки одноименных товаров.
В соответствии с регулирующими нормативными документами сумма бездоговорной закупки одноименных товаров в течение определенного срока (в настоящее время этим сроком определен квартал) не может превышать определенного лимита. Для автоматической проверки этого условия в Системе существует одноименная функция, которая вызывается из контекстного меню.
Функция контролирует как утвержденные, так и не утвержденные записи, но может выполняться только для одной, отдельной записи раздела. При этом отбираются все удовлетворяющие параметрам функции контракты/закупки и суммы их спецификации складываются. Далее к полученной сумме добавляется сумма текущей записи и осуществляется проверка на не превышение лимита.
Рисунок . Параметры функции "Контроль закупки одноименных товаров".
Среди параметров функции контроля необходимо указать:
Интервал дат, в котором были заключены анализируемые контракты;
Вид записей, которые необходимо анализировать (Госконтракт, Бездоговорная закупка, Иной договор);
Дата закупки – уточнение, какие именно даты анализируемых контрактов следует считать датой заключения (доступна только для Типа записей «Гос контракт» и «Иной договор»);
Контроль одноименности продукции – признак, по которому продукция (услуга) будет контролироваться как одноименная (код СН, код СН верхнего уровня, код ОКДП, код ОКП);
Контроль единственного поставщика – параметр определяющий необходимость анализа только по тому поставщику, с которым заключен контролируемый контракт.
Контроль по бюджетному учреждению – параметр определяющий необходимость анализа только по тому бюджетному учреждению, который указан в контролируемом контракте.
Контроль одноименности – переключатель, определяющий условие по которому будет произведен контроль одноименности товара: по «контрактам/договорам с единственным поставщиком» или по «Контрактам, заключенным путем запроса котировок»
Сумма, которой лимитируется закупка одноименной продукции задается отдельно «по контракту/договору, заключенному с единственным поставщиком» и «по контракту, заключенному путем запроса котировок» в параметрах системы (Файл | Настройки | Нас тройки системы | Прочее | Дополнительные настройки).
2.7. Формирование Бюджетных обязательств на основе контракта
Прежде чем приступить к формированию каких-либо документов на основе контракта, необходимо утвердить запись об этом контракте. Это производится стандартной операцией контекстного меню.
Формирование бюджетного обязательства возможно по всему контракту в целом.
Рисунок . Формирование документа типа "Бюджетное обязательство".
Среди параметров формирования бюджетного обязательства необходимо указать Шаблон сметы, по статье которого будет сформировано бюджетное обязательство.
Кроме того, можно указать какие именно реквизиты контракта перейдут в качестве реквизитов документа-основания бюджетного обязательства – реквизиты самого контракта, реквизиты документа-основания контракта или внешний номер и дата контракта.
Расформирование бюджетных обязательств возможно как по соответствующему пункту контекстного меню, так и путем удаления записей из раздела «Бюджетные обязательства».
На основании контракта может быть сформировано только одно бюджетное обязательство. Корректирующих бюджетных обязательств это ограничение не касается.
Формирование корректирующего бюджетного обязательства может производиться из разделов «Реестр контрактов/закупок» или «Бюджетные обязательства». При этом в содержание или спецификацию обязательства могут быть внесены изменения, они будут отражены в сформированном в итоге документе. При создании корректирующего бюджетного обязательства выполняется сторнирование ранее сформированного и создание нового обязательства.
При необходимости, корректирующие бюджетные обязательства можно расформировать в разделе «Бюджетные обязательства».
2.8. Формирование Внутренних документов на основе контракта
Прежде чем приступить к формированию каких-либо документов на основе контракта, необходимо утвердить запись об этом контракте. Это производится стандартной операцией контекстного меню.
Формирование внутренних документов возможно как по всему контракту в целом, так и по каждой отдельной спецификации потребления в отдельности.
Рисунок . Формирование документа типа "Внутренний документ" из документа контракт.
Рисунок . Формирование документа типа "Внутренний документ" из спецификации потребления.
При этом в спецификацию вновь созданной записи раздела «Внутренние документы» перенесется вся номенклатура из контракта.
Рисунок . Параметры формирования внутреннего документа.
Среди параметров формирования внутреннего документа существует возможность указать Образец внутреннего документа.
Кроме того, можно указать какие именно реквизиты контракта перейдут в качестве реквизитов документа-основания и документа-дополнительного основания внутреннего документа – реквизиты самого контракта, реквизиты документа-основания контракта или внешний номер и дата контракта.
В сформированном внутреннем документе можно исправить количество товара, тогда в документе, сформированном позднее, в спецификации будет указан остаток товара. Таким образом, при необходимости, можно учитывать частичное поступление позиций спецификации.
Сумма и количество по каждой из строк спецификации формируемого внутреннего документа рассчитывается как разница между данными спецификации потребления контракта и данными всех ранее сформированных внутренних документов. При этом записи по одинаковой номенклатуре, но с разной ценой учитываются раздельно.
Следует обратить внимание, что в случае, если контракт предполагает частые изменения цен (например — поставка ГСМ), то каждый факт изменения цены ТМЦ согласно документу по исполнению контракта (например — накладной) необходимо предварительно отражать в спецификации потребления контракта отдельной строкой с новой ценой путем создания новой редакции контракта. При этом в спецификации потребления контракта должны быть корректно сохранены суммы и количества ТМЦ по ценам согласно ранее отраженным в системе внутренним документам.
Расформирование внутренних документов возможно путем удаления записей из раздела «Внутренние документы».
2.9. Автоматический учет исполнения контракта
Система позволяет автоматически учитывать поступление товаров и услуг по контракту, а так же вести учет оплаты сумм по контракту. Для этого используются связи с документами разделов «Внутренние документы» и «Бюджетные обязательства».
2.9.1. Учет поступления товаров и услуг
Для автоматического заполнения поля «Получено» вкладки «Суммовые показатели» (см. п. 2.3) достаточно отработать в хозяйственном учете сформированные на основе контракта внутренние документы. При этом суммы из поля «Сумма» внутреннего документа будут суммироваться с имеющимся значением поля «Получено» контракта.
Рисунок . Внутренний документ перед отработкой в хозяйственном учете. Сумма документа.
|
Рисунок . Документ "Контракт/закупка". После отработки «Сумма» из внутреннего документа наследуется в поле «Получено».
Откат отработки в хозяйственном учете Внутреннего документа приведет к уменьшению значения суммы в поле «Получено» связанного контракта на сумму этого Внутреннего документа.
2.9.2. Учет оплаты контракта
– Учет оплаты контракта с помощью банковских документов
Для автоматического заполнения поля «Оплачено» вкладки «Суммовые показатели» (см. п. 2.3) достаточно отработать в хозяйственном учете Банковские документы, сформированные из Бюджетных обязательств, которые в свою очередь были сформированы на основе контракта.
Рисунок . Функции формирования платежных документов и установление связи с платежными документами.
Причем в поле «Оплачено» будут добавляться только суммы тех проводок Банковского документа, которые были порождены Бюджетным обязательством. Другими словами при отработке Банковского документа, все добавленные в него пользователем вручную проводки, в контракте учтены не будут. Однако изменение суммы значащей проводки, до отработки документа изменит и значение суммирующееся в поле «Оплачено» контракта во время отработки банковского документа в хозяйственном учете.
Таким же образом учитывается информация об оплате по банковскому документу, отработанному в хозяйственном учете у которого установлена связь с бюджетным обязательством. Связь устанавливается из раздела БО. Если связь установлена до отработки в хозяйственном учете банковского документа, то после отработки такого документа у госконтракта будет пересчитано поле «Оплачено». Если связь бюджетного обязательства установлена с уже отработанным банковским документом, то для заполнения поля «Оплачено» необходимо выполнить функцию «Пересчет суммовых показателей», находящуюся в контекстном меню раздела «Реестр государственных контрактов».
Рисунок . Банковский документ. Сумма проводки документа.
Рисунок . Документ "Контракт/закупка". После отработки «Сумма» из банковского документа наследуется в поле «Оплачено».
Откат отработки в хозяйственном учете Банковского документа приведет к уменьшению значения суммы в поле «Оплачено» связанного контракта на сумму значащей проводки Банковского документа.
– Учет оплаты контракта с помощью кассовых документов
Работа с разделом «Кассовые документы» построена на принципе, описанном выше на примере банковских документов.
2.10. Внесение изменений в контракт
В случае изменения каких-либо условий контракта в период его действия, возможно внесение изменений в контракт. Оно возможно только в случае, если запись имеет тип «Контракт» и она утверждена.
Формирование измененной записи производится по операции контекстного меню Внести изменения. По своей сути это действие аналогично стандартному действию Размножить, за исключением некоторых особенностей проиллюстрированных на рисунке.
Рисунок . Внесение изменений в контракт.
Рисунок . Доступные для редактирования поля при совершении операции «Внести изменения» .
Для заполнения сумм «Оплачено» и «Получено» необходимо после внесения изменений выполнить функцию «Пересчет суммовых показателей», находящуюся в контекстном меню.
Для контракта в новой редакции можно будет совершать все те же действия что и для обычного контракта – исправлять обе спецификации: потребления и финансирования, создавать документы: внутренние документы и бюджетные обязательства. В то же время с недействующей редакцией эти операции будут не возможны.
После внесения изменений в контракт необходимо сформировать корректирующее бюджетное обязательство.
В дальнейшем можно будет переходить к просмотру, как родительских документов (недействующих редакций), так и созданных (действующих редакций) документов. Просмотр возможен как из созданных, так и из родительских документов.
Рисунок . Функция просмотра документов
Для отката внесения изменений в контракт достаточно удалить измененный контракт, удаляемый документ должен быть не утвержден. После удаления измененного контракта его предыдущая редакция становится действующей и для нее доступны все стандартные действия для контракта.
2.11. Формирование бездоговорных закупок на основе авансовых отчетов
Механизм автоматического создания записей о бездоговорных закупках в разделе «Реестр контрактов/закупок» на основе ранее созданных документов в разделе «Авансовые отчеты» является удобным средством, позволяющим исключить дублирование ввода информации. В этом случае методологически наиболее правильно использовать следующую схему бизнес-процесса при осуществлении бездоговорных закупок:
Регистрируется бюджетное обязательство по оплате товаров/услуг;
На основе бюджетного обязательства формируется кассовый документ на выдачу денег из кассы. Вместо кассового документа возможно, при необходимости, формировать банковский документ, все операции в таком случае аналогичные;
По результатам расходования средств создается авансовый отчет;
На основе авансового отчета формируется запись в «Реестре государственных контрактов»
Функция формирования запускается из раздела «Авансовые отчеты» по одноименному пункту контекстного меню, при этом обрабатываются все отмеченные записи. Однако для каждого помеченного авансового отчета будет создана отдельная запись о бездоговорной закупке в разделе «Реестр контрактов/закупок». Указанный порядок показан на рис.1
Рисунок . Раздел "Авансовые отчеты", функция "Создание записи в реестре закупок".
Перед началом формирования бездоговорных закупок необходимо указать ряд параметров:
Рисунок . Параметры функции "Создание записи в реестре закупок".
Порядок указания этих параметров имеет свои особенности:
«Дата документа» – следует указать дату, общую для всех создаваемых документов;
«Каталог» – указывается каталог в разделе «Реестр государственных контрактов», в который будут помещены вновь созданные записи;
«Поставщик» – указывается контрагент-поставщик, который будет подставлен в формируемые записи о бездоговорных закупках;
«Формировать с подтверждением» – если данный признак отмечен, то для каждого отдельного Авансового отчета будет выведена форма редактирования формируемой записи о бездоговорной закупке. При этом часть полей будет заполнена, а часть представлена пользователю для заполнения. Если же данный признак не установлен, то указанный контрагент-поставщик будет проставлен во все формируемые записи о бездоговорных закупках;
«Заполнять документ-основание из документа основания а/о» – указывается, какими реквизитами будет заполнено соответствующее поле создаваемых записей о бездоговорных закупках;
«По поставщикам спецификации» – если данный признак отмечен, то поставщик в документ закупки наследуется из спецификации АО. При этом поле «Поставщик» в окне параметров можно не заполнять. Если признак не отмечен, то в каждый созданный документ закупки будет проставлен поставщик, указанный в окне параметров формирования госконтрактов.
Рисунок . Запись о бездоговорной закупке, созданная на основе авансового отчета.
Созданная на основе авансового отчета запись о бездоговорной закупке так же имеет ряд особенностей:
«Номер документа» – формируется очередной не занятый номер бездоговорной закупки;
«Контрагент-заказчик» – подставляется значение из поля «Организация» авансового отчета, в случае если оно не было указано, то подставляется контрагент «МЫ», в случае если и такой контрагент указан в настройках не был, то выводится соответствующее предупредительное сообщение, обработка данного авансового отчета целиком прерывается и происходит переход к обработке следующего авансового отчета;
«Валюта» – переносится из авансового отчета;
«Сумма по контракту/закупке» – сумма всех спецификаций из авансового отчета;
Сумма «Оплачено» – сумма всех записей спецификаций АО;
В спецификацию потребления переносятся все одноименные поля из спецификации авансового отчета;
Спецификация финансирования РГК не заполняется.
По сформированной бездоговорной закупке можно будет совершать все те же действия что и по обычной закупке – утверждать, исправлять обе спецификации: потребления и финансирования, создавать документы: внутренние документы и бюджетные обязательства, просматривать связанные документы, в том числе и авансовый отчет на основании которого была сформирована данная запись.
Однако, прежде чем производить утверждение необходимо заполнить спецификацию финансирования, т.к. при автоматическом формировании она заполнена не была.
Ввиду того, что цепочка, приведшая к формированию закупки начиная с БО достаточно сложная, необходимо после утверждения закупки выполнить функцию «Связать контракт/закупку с уже существующим бюджетным обязательством» и выбрать для связи первоначальное БО. Установка связи необходима для учета сумм «Оплачено» и «Получено». Этой же функцией можно воспользоваться в случае независимого создания БО и закупки. После установки связи необходимо выполнить пересчет суммовых показателей.
2.12. Формирование отчетов и выгрузка данных в электронный вид
Формирование отчетности и выгрузка сведений о заключенных контрактах для дальнейшей передачи в уполномоченный орган осуществляется стандартным механизмом – через пункт контекстного меню Отчеты. Полный перечень формируемых отчетов и выгрузок представлен в Разделе 3 данной Инструкции.
3. Перечень формируемых отчетов и выгрузок
Информация о заключенном контракте (его изменении) (отчет по Постановлению Правительства РФ от 28.11.13 № 1084 в ред. от 09.06.15 № 568)
Отчет об исполнении государственного (муниципального) контракта (отчет по Постановлению Правительства РФ от 28.11.13 № 1084 в ред. от 09.06.15 № 568)
Реестр закупок (нерегламентированный отчет по бездоговорным закупкам)
Реестр контрактов (нерегламентированный отчет по контрактам)
Аналитический отчет по контрактам/договорам (нерегламентированный отчет)
Сводный реестр контрактов по классификации (нерегламентированный отчет по контрактам и закупкам)
Сведения о заключенном контракте (его изменении), содержащем сведения о гос.тайне (отчет по приказу Министерства Финансов РФ от 28.11.2014 № 18н)
Сведения об исполнении (о расторжении) контракта, содержащем сведения о гос.тайне (отчет по приказу Министерства Финансов РФ от 28.11.2014 № 18н)
Сведения о заключенном контракте (его изменении), содержащем сведения о гос.тайне (выгрузка в актуальном формате Федерального Казначейства)
Сведения об исполнении (о расторжении) контракта, содержащем сведения о гос.тайне (выгрузка в актуальном формате Федерального Казначейства)
|
