Форма составления: бумажная, электронная Первичные документы могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде (п. 7 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Последний вариант возможен, если на документах ставится электронная подпись (ст. 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).
Требования к электронной подписи предусмотрены Законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.
Первичные документы в электронном виде, заверенные простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, не приравниваются к документу, составленному на бумажном носителе и заверенному собственноручной подписью. Соответственно, они не принимаются для целей бухгалтерского и налогового учета.
При наличии усиленной квалифицированной электронной подписи первичные электронные документы приравниваются к собственноручно подписанным и принимаются для целей бухгалтерского и налогового учета.
Такие выводы следуют из пунктов 1 и 2 статьи 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ и подтверждаются письмами Минфина России от 28 мая 2012 г. № 03-03-06/2/67, от 7 июля 2011 г. № 03-03-06/1/409, от 14 июня 2011 г. № 03-02-07/1-190.
До 1 июля 2013 года электронный документ, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП), признается электронным документом, подписанным квалифицированной электронной подписью. Соответственно, первичный документ, подписанный ЭЦП, принимается для целей бухгалтерского и налогового учета. Это следует из части 2 статьи 19, части 2 статьи 20 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ и подтверждается письмом ФНС России от 8 августа 2012 г. № ЕД-3-3/2830.
Приказом ФНС России от 21 марта 2012 г. № ММВ-7-6/172 утверждены рекомендованные электронные форматы отдельных документов (накладной по форме № ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг)), которые могут быть использованы организациями как в хозяйственной деятельности, так и при представлении документов по требованию инспекции в электронном виде.
Если документы составлены в электронном виде, то по требованию контролирующих инстанций организация обязана за свой счет изготовить для них бумажные копии (п. 7 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ).
Ситуация: можно ли делать служебные пометки на первичных документах
Да, можно.
Запрета делать служебные пометки на первичных документах в законодательстве нет. Например, на документе можно ставить пометку о том, что он прошел обработку и отражен в бухучете (п. 2.20 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105).
Печать на документах При использовании унифицированных документов печать на них необходимо ставить в тех случаях, когда это предусмотрено инструкцией по их применению. По меньшей мере, в унифицированной форме должно быть предусмотрено место для печати, если она там необходима. При отсутствии печати на унифицированных документах налоговые инспекции могут доказать, что документ оформлен ненадлежащим образом. Согласно статье 252 Налогового кодекса РФ, расходы по документам, составленным с нарушением действующего законодательства, не могут быть приняты для уменьшения налога на прибыль.
При использовании форм документов, разработанных самостоятельно, необходимо учитывать требования пункта 2 статьи 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ. В перечне обязательных реквизитов печати нет. Это означает, что и без нее документ будет действителен.
Случаи, когда на документах нужно обязательно ставить печать, приведены в таблице.
Ситуация: обязательно ли ставить печать на договорах
Нет, не обязательно.
На договорах, которые обычно заключает организация (купли-продажи, оказания услуг и т. д.), печать можно не ставить. Печать нужно ставить лишь в том случае, если это прямо предусмотрено законом или договором (п. 1 ст. 160 ГК РФ). Например, письменная форма договора складского хранения удостоверяется складским документом (ст. 907 ГК РФ). А на двойном складском свидетельстве должна быть печать склада (ст. 913 ГК РФ). Аналогичную точку зрения высказывают и суды (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 25 декабря 2009 г. № А27-6075/2009, Московского округа от 25 января 2005 г. № КА-А40/12921-04).
Ситуация: можно ли принять к учету чек ККТ, если на нем отсутствует печать продавца
Да, можно.
Печать продавца на чеке ККТ не является обязательным реквизитом чека (п. 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 30 июля 1993 г. № 745). Оплаченный чек погашается его надрывом или штампом «Оплачено» (п. 6 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 30 июля 1993 г. № 745).
Ситуация: можно ли принять к учету товарный чек, на котором отсутствует печать продавца
Да, можно.
Форма товарного чека не является унифицированной, а разрабатывается каждым продавцом самостоятельно (письмо Минфина России от 11 февраля 2009 г. № 03-11-06/3/28). Поэтому если самой формой не предусмотрено место для постановки печати, то ставить ее не обязательно. В перечень реквизитов, которые обязательно должны быть в самостоятельно разработанных документах, печать не входит (п. 2 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ).
|