Лабораторная работа №5
Планирование работ средствами Microsoft Excel
Цель. Изучить некоторые возможности Microsoft Excel (условное форматирование, проверка ввода, работа со ссылками и массивами и т.д.), приобрести навыки использования этих инструментов для решения задач планирования работ в проектной организации.
Задание
Ввести данные на рабочие листы Исходные данные, Распределение, Диаграмма Ганта и Зарплата согласно заданию.
Осуществить распределение проектировщиков по проектам.
Составить ведомость на выплату заработной платы.
Основные сведения
Хотя на сегодняшний день существует большое число специализированных программ, предназначенных для управления проектами и планирования (в том числе и рассмотренные выше), однако не всегда они доступны для рядовых пользователей. Преимущество использования электронных таблиц Microsoft Excel для решения подобных задач заключается в широкой распространенности этой программы, наличие некоторого опыта работы с ней у многих пользователей (экономистов, менеджеров). Однако зачастую огромные возможности Microsoft Excel используются не в полной мере из-за недостаточного уровня подготовки рядовых пользователей и даже программистов.
В данной работе демонстрируются возможности MS Excel, которые можно с успехом использовать при решении задач планирования различного рода работ с участием многих сотрудников. Приведенный ниже пример использования MS Excel естественно не демонстрирует всю мощь этого инструментария, однако, как надеется автор, послужит толчком для более углубленного изучения возможностей этой программы.
Рассмотрим следующую ситуацию. Проектной организации, где работает 6 конструкторов и 4 технолога, поручили выполнить 6 проектов (Проект А, Проект Б и т.д.). Работа над каждым проектом включает два этапа: 1) этап конструкторской подготовки производства (КПП) и 2) этап технологической подготовки производства (ТПП). Необходимо распределить проектировщиков по проектам, назначить даты начала этапов, рассчитать даты завершения этапов. Для простоты планирование осуществляется только на один месяц – май 2005 года..
Накладываемые ограничения.
Этап ТПП может начаться только после завершения предыдущего этапа КПП.
Над одним проектом может работать не более 4 конструкторов и не более 3 технологов.
Все проекты должны завершиться не позднее заданных сроков.
Один проектировщик может участвовать в нескольких проектах, но одновременно может работать только над одним проектом.
Технология работы 1. Создание рабочего листа Исходные данные
Запустите на выполнение программу Microsoft Excel, создайте рабочую книгу с именем Планирование работ(<ФИО студента>).xls. Чтобы переименовать лист Лист1, дважды щелкните левой кнопкой мыши по имени листа и задайте новое имя Исходные данные.
Введите данные на лист Исходные данные согласно рис. 5.1 и приведенным ниже указаниям.
Рис. 5.1. Рабочий лист Исходные данные
Для обеспечения проверки вводимых значений в ячейку C1 на вкладке Данные в группе Работа с данными выполните команду Проверка данных… (кнопка Проверка данных  ). В окне Проверка вводимых значений на вкладке Параметры задайте Тип данных Список. В поле Источник введите текст
Январь;Февраль;Март;Апрель;Май;Июнь;Июль;Август;Сентябрь;Октябрь;Ноябрь;Декабрь
На вкладке Сообщение для ввода задайте Заголовок Месяц и Сообщение Выберите месяц, для которого создается план работ. Нажмите кнопку ОК.
Для ячейки D1 самостоятельно задайте проверку ввода, указав в качестве Источника текст 2004;2005;2006;2007;2008;2009;2010
Чтобы разместить текст в нескольких ячейках (например, в ячейках D3:F3) необходимо выделить эти ячейки и на вкладке Главная в группе Выравнивание нажать кнопку Объединить и поместить в центре  .
Рекомендуется избегать (по возможности) этот способ форматирования, так как в дальнейшей работе это может привести к определенным трудностям.
Чтобы разместить текст в ячейке (ячейках) по центру с переносом слов (например, в ячейке D15 или в ячейках В4:В5) на вкладке Главная в группе Выравнивание нажмите кнопки Перенос текста  , Выровнять по середине  и По центру 
Чтобы использовать все возможности выравнивания в группе Выравнивание нажмите кнопку Формат ячеек: выравнивание  (такте кнопки имеются во многих группах и расположены в нижнем правом углу). Например, в открывшемся диалоговом окне Формат ячеек на вкладке Выравнивание задайте по горизонтали по центру, по вертикали по центру. Установите флажок переносить по словам. Нажмите кнопку ОК.
Для диапазона ячеек В6:В11 задайте отступ с помощью кнопки Увеличить отступ  .
Чтобы автоматизировать ввод числовых рядов (1, 2, 3,…), введите числа 1 и 2 в соседние ячейки. Затем выделите эти две ячейки, подведите курсор к черному квадратику в нижнем правом углу выделенного диапазона ячеек. При этом курсор должен превратиться в черный крестик. Нажав и удерживая левую кнопку мыши, протяните черный крестик в нужном направлении.
Для удобства дальнейшей работы рекомендуется создавать имена для ячеек и диапазонов ячеек. Чтобы быстро создать имя для диапазона ячеек Н5:Н13, выделите эти ячейки и щелкните левой кнопкой мыши по полю Имя (слева от строки формул), введите имя Праздники и нажмите клавишу Enter.
ВНИМАНИЕ! Имена вводятся БЕЗ пробелов!
ВНИМАНИЕ! Ввод имени завершается нажатием клавиши ENTER!
Самостоятельно создайте имена: СпецКонструктор для ячейки В16, СпецТехнолог: для ячейки В17, ЧислоКонструкторов для ячейки D16, ЧислоТехнологов для ячейки D17, ВсегоПроектировщиков для ячейки D18 и Специальность для ячеек С22:С31.
Для ячеек С22:С31 задайте проверку вводимых значений (Тип данных Список, Источник =$В$16:$В$17). Введите данные в таблицу Список сотрудников-проектировщиков.
Для автоматизации подсчета числа конструкторов в ячейку D16 введите формулу =СЧЁТЕСЛИ(Специальность;СпецКонструктор)
Для ввода имен удобно использовать клавишу F3.
В ячейку D17 формулу введите самостоятельно.
В ячейке D18 подсчитайте сумму.
Создайте лист Распределение и введите данные на этот лист согласно рис. 5.2 и приведенным ниже указаниям.
Рис. 5.2. Рабочий лист Распределение
Чтобы не копировать данные с рабочего листа Исходные данные в диапазон ячеек А3:С12 лист Распределение, введите в ячейку А3 формулу
='Исходные данные'!A22
В процессе ввода формул удобнее не вводить ссылки на ячейки с клавиатуры, а просто щелкать мышью по нужным ячейкам или выделять нужные диапазоны ячеек. В этом случае Excel сам подставляет нужные ссылки.
Скопируйте эту формулу в ячейки диапазона А3:С12.
Чтобы скопировать формулу из ячейки А3 в ячейки А3:С12, подведите курсор к черному квадратику в правом нижнем углу ячейки А3, чтобы курсор превратился в черный крестик. Нажав левую кнопку мыши, «протащите» курсор по ячейкам А3:С12.
Чтобы заполнить ячейки D2:I2, можно применить два способа (заполните ячейки D2:I2 двумя способами):
Способ 1. На листе Исходные данные выделите ячейки В6:В11 и скопируйте их в буфер обмена. Затем щелкните правой кнопкой мыши по ячейке D2 на листе Распределение и в контекстном меню выберите команду Специальная вставка… В окне Специальная вставка установите флажок транспонировать и нажмите ОК.
Способ 2. Выделите ячейки D2:I2 на листе Распределение. В строке формул введите формулу
=ТРАНСП('Исходные данные'!B6:B11)
Функция ТРАНСП(массив) находится в категории Ссылки и массивы.
Функция ТРАНСП() должна быть введена как формула массива. Для этого необходимо одновременно нажать клавиши Ctrl, Shift и Enter. В результате в строке формул введенная формула будет заключена в фигурные скобки.
Чтобы облегчить ввод данных в диапазон ячеек D3:I12, необходимо конструкторов и технологов сгруппировать отдельно. Применим сортировку таблицы на листе Распределение. Выделите диапазон ячеек А2:К12 и на вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка  . В окне Сортировка в поле Сортировать по задайте Специальность. Нажмите кнопку ОК.
Для проверки ввода в диапазон D3:I12 задайте проверку данных с параметрами Тип данных Список, Источник 0;1
Для ячейки J2 создадим примечание. Щелкните правой кнопкой мыши по ячейке J2 и выберите команду Вставить примечание. Введите примечание Количество проектов, в которых участвует работник.
Заполните диапазон ячеек D3:I12 согласно рис. 5.2 (с учетом накладываемых ограничений).
В ячейках J3:J12 подсчитайте сумму по соответствующей строке.
В ячейку D13 введите формулу
=СУММЕСЛИ($C3:$C12;СпецКонструктор;D$3:D$12)
В остальные ячейки диапазона D13:I14 формулы введите самостоятельно.
Формулы для ячеек К3:К12 введем позднее. Самостоятельно отформатируйте лист Распределение, чтобы он соответствовал рис. 5.2.
Создайте рабочий лист Диаграмма Ганта. Введите данные на этот лист согласно рис. 5.3 и приведенным ниже указаниям.
Рис. 5.3. Рабочий лист Диаграмма Ганта
В ячейки A3:A14 данные введите самостоятельно.
Чтобы автоматизировать заполнение ячеек В3:В14, ни один из ранее рассмотренных способов не подходит. Введите в ячейку В3 формулу
=СМЕЩ('Исходные данные'!B$6;$A3-1;0)
Размножьте эту формулу в диапазоне ячеек В3:В14.
Найдите и прочитайте описание функции СМЕЩ() (категория Ссылки и массивы).
Самостоятельно введите формулы в ячейки С3:С14.
Не забудьте задать для ячеек С3:С14 краткий формат даты (на вкладке Главная в группе Число выберите элемент списка Числовой формат Краткая дата).
В ячейку Е3 введите формулу =СМЕЩ('Исходные данные'!$D$6;A3-1;0)
В ячейку Е4 введите формулу =СМЕЩ('Исходные данные'!$D$6;A3-1;1)
Растяните эти формулы по столбцу Е.
В ячейку F3 введите формулу =СМЕЩ(Распределение!$D$13;0;A3-1)
В ячейку F4 введите формулу =СМЕЩ(Распределение!$D$13;1;A3-1)
Растяните эти формулы по столбцу F.
В ячейку G3 введите формулу =ОКРУГЛВВЕРХ(E3/F3;0)
Растяните эту формулу по столбцу G.
В диапазон Н3:Н14 введите даты начала работ.
Чтобы рассчитать день завершения этапа, используем функцию РАБДЕНЬ(). Она возвращает дату, отстоящую на заданное количество рабочих дней вперед или назад от даты Нач_дата. Рабочими днями не считаются выходные дни и дни, определенные как праздничные. Функция РАБДЕНЬ() используется, чтобы исключить выходные дни или праздники при вычислении даты завершения этапа.
Синтаксис функции РАБДЕНЬ(Нач_дата;Число_дней;Праздники)
Нач_дата – это начальная дата.
Число_дней – это число рабочих дней до или после Нач_дата. Положительное значение аргумента Число_дней означает будущую дату; отрицательное значение – прошедшую дату.
Праздники – это необязательный параметр и представляет собой список из одной или нескольких дат, которые требуется исключить из рабочего календаря (например, государственные праздники).
Чтобы найти день завершения этапа в ячейку I3 введите формулу =РАБДЕНЬ(H3;G3-1;Праздники). Растяните формулу по столбцу I.
В ячейку J2 введите формулу
=ДАТАЗНАЧ("1"&'Исходные данные'!C1&'Исходные данные'!D1)
Функция ДАТАЗНАЧ() возвращает числовой формат даты, представленной в виде текста.
Синтаксис функции ДАТАЗНАЧ(Дата_как_текст)
Дата_как_текст – это текст, представляющий дату (например, 30.01.1998).
Оператор & позволяет объединить две текстовые строки в одну строку.
В ячейку К2 введите формулу =J2+1 и размножьте ее по строке.
Отформатируем ячейку J2, чтобы кроме даты, был виден день недели. Подходящего встроенного формата не существует. Чтобы создать его, на вкладке Главная в группе Число выберите элемент списка Числовой формат Другие числовые форматы… В окне Формат ячеек на вкладке Число выберите Числовые форматы (все форматы), в поле Тип задайте ДД.ММ.ГГ ДДД
Шаблон ДДД отображает день недели в виде Пн, Вт, …, Вс.
Чтобы отформатировать диапазон J2:AN2, скопируйте формат из ячейки J2 в остальные ячейки диапазона
Чтобы скопировать формат из ячейки J2 в диапазон J2:AN2, выделите ячейку J2, нажмите кнопку Формат по образцу  (вкладка Главная группа Буфер обмена). Рядом с курсором появится знак кисти. Выделите диапазон J2:AN2.
Чтобы выделить цветом выходные и праздничные дни, воспользуемся условным форматированием.
Выделите ячейку J2 и выполните команду Условное форматированиеСоздать правило… (вкладка Главная группа Стили). В окне Создание правила форматирования задайте Выберите тип правила: Использовать формулу для определения форматируемых ячеек. В поле Измените описание правила введите формулу
=ЕСЛИ(ДЕНЬНЕД(J2;2)>5;1;0)
Данная формула задает формат для выходных дней. С помощью кнопки Формат… задайте желтый цвет заливки ячеек. Нажмите кнопку ОК.
Чтобы задать дополнительный формат для праздничных дней выполните команду Условное форматированиеУправление правилами… В окне Диспетчер правил условного форматирования нажмите кнопку Создать правило… В окне Создание правила форматирования задайте Выберите тип правила: Использовать формулу для определения форматируемых ячеек. В поле Измените описание правила введите формулу
=ЕСЛИ(ЕНД(ПОИСКПОЗ(J2;Праздники;0));0;1)
С помощью кнопки Формат… задайте красный цвет заливки ячеек.
При вводе формул для условного форматирования в некоторых случаях удобнее не вводить формулы, а вставлять их из буфера обмена, предварительно набрав и отладив в какой-либо ячейке. Для копирования формулы выделите ячейку, затем В СТРОКЕ ФОРМУЛ выделите формулу и скопируйте ее в буфер обмена (кнопка Копировать  на вкладке Главная в группе Буфер обмена). В окне условного форматирования в нужном месте выполните команду Вставить (кнопка Вставить  ).
Скопируйте созданный формат из ячейки J2 в остальные ячейки строки для диапазона J2:AN2
Чтобы на диаграмме Ганта были представлено число проектировщиков, участвующих в проекте на данном этапе, в ячейку J3 введите формулу
=ЕСЛИ(И(J$2>=$H3;J$2<=$I3);$F3;"")
Найдите и прочитайте описание функции И() (категория Логические).
Размножьте формулу на диапазон J3:AN14.
Чтобы выделить цветом дни, когда ведется работа над проектом, а также выделить требуемый день завершения проекта, воспользуемся условным форматированием. Для ячейки J3 задайте три правила условного форматирования.
Правило 1 задает формат для дней работы над проектом и для последнего допустимого срока. Задайте красную границу ячейки и желтый цвет заливки. Формула =ЕСЛИ(И(J$2>=$H3;J$2<=$I3;J$2=$C3);1;0).
Правило 2 задает формат для дней работы над проектом (задайте серый цвет заливки для этапов КПП). Формула =ЕСЛИ(И(J$2>=$H3;J$2<=$I3);1;0)
Правило 3 задает формат для последнего допустимого срока (задайте красную границу ячейки и желтый цвет заливки). Формула =ЕСЛИ(J$2=$C3;1;0)
Скопируйте полученный формат из ячейки J3 в ячейку J4. Для ячейки J4 измените серый цвет заливки для этапов КПП на зеленый цвет для этапов ТПП.
Выделите диапазон ячеек J3:J4 и протяните его на диапазон J3:AN14.
Чтобы подсчитать число всех конструкторов, работающих в определенный день, воспользуемся Мастером суммирования.
Для активизации мастера суммирования нажмите кнопку Office в левом верхнем угле окна Excel, а затем нажмите кнопку Параметры Excel. В окне Параметры Excel на вкладке Надстройки найдите строку Мастер суммирования. Если Мастер суммирования находится в разделе Неактивные надстройки приложений, то выделите строку Мастер суммирования и нажмите кнопку Перейти… в нижней части окна. В открывшемся окне Надстройки установите флажок напротив строки Мастера суммирования. Нажмите кнопку ОК. Если Мастер суммирования активизирован, то на вкладке Формулы в группе Решения появится кнопка Частичная сумма  .
Нажав кнопку Частичная сумма, запустите на выполнение Мастер суммирования. На шаге 1 укажите, где находится таблица для суммирования 'Диаграмма Ганта'!$D$2:$AN$14. Нажмите кнопку Далее. На шаге 2 задайте Суммировать 01.05.05 Вс , Столбец Этап, Оператор =, Значение КПП и затем нажмите кнопку Добавить условие. Нажмите кнопку Далее. На шаге 3 нажмите кнопку Далее. На шаге 4 выберите ячейку J15 и нажмите кнопку Готово. В результате в ячейке J15 находится формула массива
{=СУММ(ЕСЛИ($D$3:$D$14="КПП";1;0))}
К сожалению, она выдает неправильный результат. Отредактируйте формулу, чтобы она приняла вид {=СУММ(ЕСЛИ($D$3:$D$14="КПП";J$3:J$14;0))}
Чтобы отредактировать формулу массива, после редактирования нажмите одновременно клавиши Ctrl, Shift и Enter.
Для ячейки J15 задайте условное форматирование согласно рис. 5.4.
Рис. 5.4. Окно Условное форматирование для диапазона J15:AN15
Правило 1 задает красный цвет заливки, Правило 2 – желтый и Правило 3 – зеленый.
Самостоятельно задайте формулы и форматирование для остальных ячеек диапазона J15:AN16.
В ячейке J17 найдите сумму ячеек J15 и J16. Задайте условия форматирования.
Для построения план-графика работы каждого сотрудника введите данные в диапазон D19:AN26 согласно следующим указаниям.
Создайте имя Сотрудники для диапазона 'Исходные данные'!B22:B31.
Для ячейки F20 задайте проверку вводимых значений (Тип данных Список, Источник =Сотрудники. В ячейку F21 введите формулу
=ВПР(F20;'Исходные данные'!B22:C31;2;0)
Функция ВПР() позволит по заданной ФИО проектировщика (ячейка F20) установить его специальность, просмотрев таблицу 'Исходные данные'!B22:C31.
.В ячейку I20 введите формулу
=ВПР($F$20;Распределение!$B$3:$I$12;G20+2;0)
Она позволяет извлечь информацию об участии проектировщика в конкретном проекте (0 – не участвует, 1 – участвует).
В ячейку J20 введите формулу
=ЕСЛИ($I20=1;СМЕЩ(J$3;ЕСЛИ($F$21=СпецКонструктор;2*($G20-1);2*$G20-1);0);"")
Она позволяет скопировать нужную информацию из вышележащей таблицы о числе конструкторов или технологов, участвующих в проекте в этот день. Для ячейки J20 задайте условное форматирование согласно рис. 5.5.
Рис. 5.5. Окно Условное форматирование для диапазона J20:AN25
.В ячейку J26 введите формулу =СЧЁТ(J20:J25), подсчитывающую число проектов, в которых участвует сотрудник в этот день. Задайте условное форматирование, сигнализирующее красным цветом ячеек, что число проектов больше 1.
Размножьте введенные формулы по соответствующим диапазонам.
Вернемся к формуле в ячейке I3. Если дата начала работ равна 01.05.05, то на диаграмме Ганта возникает ошибка – при длительности работы в пять дней, на диаграмме работа занимает четыре рабочих дня. Ошибка связана с особенностями работы функции РАБДЕНЬ(). Введите в ячейку I3 «подправленную» формулу
=РАБДЕНЬ(H3-1;G3;Праздники) и размножьте ее по столбцу.
При работе с MS Excel пользователи довольно часто по ошибке портят созданные ранее формулы. Чтобы избежать несанкционированного изменения формул можно защитить ячейки, листы или всю книгу в целом. Чтобы защитить лист Исходные данные перейдите на него и выполните команду Защитить лист... (вкладка Главная группа Ячейки команда Формат). В окне Защитить лист введите пароль (можно не вводить).
ВНИМАНИЕ! Если вводите пароль – обязательно сохраните его!
Чтобы защитить лист Распределение за исключением ячеек D3:I12, в которые будут вводиться данные, выделите диапазон ячеек D3:I12 и выполните команду ФорматФормат ячеек… На вкладке Защита сбросьте флажок Защищаемая ячейка. Нажмите кнопку ОК. Затем защитите лист Распределение.
Самостоятельно защитите лист Диаграмма Ганта за исключением ячеек H3:H14.
На основе полученного плана работ рассчитаем заработную плату каждого работника согласно формуле
Зарплата работника = Объем работ в днях * Дневная тарифная ставка
Чтобы рассчитать объем работ в днях, перейдите на лист Распределение и создайте вспомогательную таблицу согласно рис. 5.6.
Не забудьте снять защиту листа командой Снять защиту листа...
Рис. 5.6. Таблица длительностей этапов проектов
В ячейку О3 введите формулу
=СМЕЩ('Диаграмма Ганта'!$G$3;2*(M3-1);0)
В ячейку Р3 введите формулу =СМЕЩ('Диаграмма Ганта'!$G$3;2*M3-1;0)
Размножьте формулы по таблице.
Создадим имя для диапазона О3:О8. Выделите ячейки О2:О8. Выполните команду Создать из выделенного фрагмента  (вкладка Формулы группа Определенные имена). В окне Создание имен из выделенного диапазона укажите переключатель в строке выше. Нажмите кнопку ОК.
В результате автоматически будет создано имя Этап_КПП.
Самостоятельно создайте имя Этап_ТПП для диапазона Р3:Р8.
В ячейку К3 введите формулу
=МУМНОЖ(D3:I3;ЕСЛИ(C3=СпецКонструктор;Этап_КПП;Этап_ТПП))
Размножьте формулу по столбцу.
Для расчета зарплаты введите данные на лист Исходные данные согласно рис. 5.7.
Рис. 5.7. Тарифная сетка
Для ячейки Е33 создайте имя ДневнаяТарифнаяСтавка.
В ячейку D36 введите формулу =C36*ДневнаяТарифнаяСтавка и размножьте ее по столбцу.
Создайте лист Зарплата. Введите данные согласно рис. 5.10.
В ячейку А1 введите формулу
="Ведомость на выдачу зарплаты за "&'Исходные данные'!C1&" "&'Исходные данные'!D1
В ячейку Е3 введите формулу =ВПР(B3;Распределение!$B$3:$K$12;10;0)
В ячейку F3 введите формулу
=E3*ВПР(D3;'Исходные данные'!$B$36:$D$53;3;1)
Размножьте формулы по столбцам.
Рис. 5.8. Ведомость на выдачу зарплаты за май 2005 года
Полученное решение не удовлетворяет условиям задачи на странице 50. Например, Петров С.И. одновременно участвует в проектах Г, Д и Е; в отдельные дни (6 мая и с 12 по 16 мая) будет не хватать конструкторов. Поэтому необходимо скорректировать разработанный план работ.
Пользуясь созданными таблицами, перераспределите сотрудников по проектам, назначьте новые даты начала работ по этапам,
Изменяйте данные только в диапазонах ячеек Распределение!D3:I12 и 'Диаграмма Ганта'!H3:H14. Для проверки того, что план-график работы сотрудника удовлетворяет заданным ограничением, используйте ячейку J20.
Для упрощения распределения сотрудников разбейте их на группы по 2-4 человека и переводите эту группу с одного проекта на другой.
|
