муниципальное бюджетное учреждение культуры «МЕЖПОСЕЛЕНЧЕСКАЯ БИБЛИОТЕКА МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ “ВЫБОРГСКИЙ РАЙОН” ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ»
_________________________________________________________
Отдел комплектования и обработки литературы
Методические материалы
для массовых библиотек Выборгского района
по проведению проверки (инвентаризации) библиотечного фонда
Выборг
2015
ББК 78.32
М 54
Методические материалы для массовых библиотек Выборгского района
по проведению проверки (инвентаризации) библиотечного фонда / МБУК «Межпоселенческая библиотека Выборгского района»; сост.: Т.В. Черенкова; ред. И.В. Семенова, Л.А. Райкова. – Выборг, 2015. – 28 с.
Составитель: Т.В. Черенкова - заведующая Отделом комплектования и обработки литературы МБУК «Межпоселенческая библиотека Выборгского района»
© МБУК Межпоселенческая библиотека Выборгского района», 2015
Содержание
1. Введение_________________________________ ____________________4
2. Типовая инструкция, регламентирующая проверку (инвентаризацию) библиотечного фонда в массовых библиотеках Выборгского района ________________________________________________________________5
Приложение 1 Приказ «Об утверждении Инструкции, регламентирующей проведение проверки (инвентаризации) библиотечного фонда»______________________________15
Приложение 2. Приказ «О плановой (внеплановой) проверке (инвентаризации) библиотечного фонда ______________________________________________________17
Приложение 3. Форма Акта о проведенной проверке (инвентаризации) библиотечного фонда ____________________________________________________________________18
Приложение 4. Алгоритм исключения утраченных книг _______________________20
Приложение 5. Форма объяснительной записки ___________________________20
3. Список использованной литературы_______________________________21
1. Введение
Основная задача проверки (инвентаризации) библиотечного фонда — сохранность материальных ценностей, которыми в библиотеке, прежде всего, является библиотечный фонд. В процессе проверки выявляется точность и правильность учета всех имеющихся в фонде изданий, учет вновь поступающей литературы и других видов изданий, учет выбывающих из фонда документов, правильность определения фактической стоимости библиотечного фонда, что имеет большое значение для согласования данных библиотечного и бухгалтерского учета.
Во время проверки анализируется ведение учетной документации, устраняются ошибки, допущенные в период между предшествующими проверками. Основанием для проверки является приказ руководителя библиотеки.
Проверке подлежат все документы с инвентарными номерами, находящиеся на учете и имеющие балансовую стоимость. Если в процессе проверки выявлены отсутствующие издания, принимаются меры к их разысканию.
Документами, определяющими причины и сроки проверки библиотечных фондов, является Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 8 октября 2012 г. N 1077 "Об утверждении Порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда" и письмом Министерства финансов РФ «Об инвентаризации библиотечных фондов» (1998 г.). Периодичность проверок зависит от статуса библиотеки, объема, назначения и структуры фонда. Для библиотек с фондом до 100 тысяч учетных единиц периодичность проверки — один раз в пять лет.
При смене руководителя библиотеки проводится проверка фонда или его части и следующие пять лет отсчитываются от даты этой проверки.
Настоящие методические рекомендации с приложением образцов приказов и типовых документов разработаны с целью организации правильной проверки (инвентаризации) библиотечного фонда в массовых библиотеках Выборгского района.
2. ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩАЯ ПРОВЕДЕНИЕ ПРОВЕРКИ
(ИНВЕНТАРИЗАЦИИ) БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА В БИБЛИОТЕКАХ ВЫБОРГСКОГО РАЙОНА
1.ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Одним из условий сохранности библиотечного фонда является периодическая его проверка (инвентаризация), которая должна рассматриваться как составная часть планового подхода к организации библиотечных технологических процессов.
проверка (инвентаризация) библиотечного фонда (далее — проверка) — это периодический переучет документов с целью подтверждения их наличия, а также установления их соответствия учетным документам. Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 8 октября 2012 г. N 1077 "Об утверждении Порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда", письмо Министерства финансов РФ «Об инвентаризации библиотечных фондов» (1998 г.), а также Федеральный закон «О бухгалтерском учете» (2013 г.) определяет условия, при которых проводится обязательная проверка основных средств (фондов), к которым относятся библиотечные фонды:
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при передаче фонда библиотеки или ее части в аренду;
• при реорганизации или ликвидации библиотеки.
Кроме того, регулярно раз в несколько лет проводятся плановые проверки фондов. На сроки и периодичность их проведения тоже существуют нормативы, оговоренные в «Инструкции об учете библиотечного фонда»:
- наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах, - ежегодно;
- редчайшие фонды - один раз в 3 года;
- ценные фонды - один раз в 5 лет;
- фонды библиотек до 100 тыс. учетных единиц - один раз в 5 лет.
Проверке подлежат все виды документов (включая аудиовизуальные документы (АВД), электронные (DVD и CD) и листовые издания), которым присвоен инвентарный номер.
Кроме того, во время проверки анализируется правильность ведения учетной документации, устраняются ошибки, допущенные в период между проверками. Для библиотек с фондом до 100 тысяч учетных единиц периодичность проверки - один раз в пять лет. Проверка фонда или его части при смене руководителя библиотеки приравнивается к очередному сроку, т.е. следующие пять лет отсчитываются от даты этой проверки.
2. ЦЕЛИ ПРОВЕРКИ
Проверка библиотечных фондов проводится с целью:
• определения наличия имеющихся в библиотеке изданий с финансовыми документами библиотеки;
• установления соответствия фактического фонда с учетными документами библиотеки.
Проверка библиотечного фонда дает также возможность:
• выявить ошибки в учете, обработке и хранении изданий, а также
лиц его допустивших;
• увидеть постановку учета выданных изданий;
• выявить читательскую задолженность;
• выявить и отметить редкие, ценные, краеведческие и другие издания, требующие особого внимания библиотекаря;
• отследить интенсивность использования книг (это служит основой
для внесения корректив в комплектование).
3. ВИДЫ ПРОВЕРОК ФОНДА
Виды проверок фонда можно разделить на плановые, экстренные (внеочередные) и рабочие (текущие).
Плановая проверка проводится периодически, по нормативам для данного вида библиотек.
Экстренные проверки проводятся в случае смены материально ответственного лица (прием — сдача), при экстраординарных случаях перемещения фонда (переезд, ремонт), после стихийных бедствий, способных повлечь за собой утрату части фонда, при выявлении фактов хищения и порчи документов, злоупотреблений.
Рабочие (так называемые текущие) проверки периодически проводятся для поддержания фонда в рабочем состоянии (устранение ошибок в расстановке; исправление расстановочного шифра; выявление задолженности; выявление изданий, подлежащих списанию по разным причинам). Такие проверки включаются в план работы библиотеки. Для их проведения, как правило, комиссия не создается.
4. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОВЕРКИ ФОНДА
Плановую проверку необходимо тщательно готовить за 2-3 месяца до ее проведения.
Производится:
1. выборочная проверка актов на списание, оформленных между проверками (все ли книги вычеркнуты из инвентарных книг); если при случайной выборке обнаружены пропуски — проверяется весь акт;
2. ликвидация задолженностей пользователей (проверяются читательские формуляры и ведется работа с должниками);
3. работа с «Тетрадью учета книг, принятых от пользователей взамен утерянных»: проверяется правильность оформления в соответствии с действующими нормативами, составление соответствующих актов;
4. просмотр фонда на предмет правильности расстановки и выявления для списания ветхих, устаревших изданий.
Важно: документы, в которых ведется учет библиотечного фонда, являются финансовыми документами строгой отчетности, они должны храниться в закрывающихся шкафах, доступ к которым ограничен.
Для проведения плановых проверок составляется план проверок (или график) на текущий год с указанием вида проверки: сплошной — всего фонда библиотеки, частичной, выборочной.
Основанием для проведения проверки является приказ по учреждению (Приложение 2 ). Приказом назначается инвентаризационная комиссия (3—5 человек) во главе с председателем, который несет ответственность за ход, организацию и итоги проверки. В состав комиссии обязательно входит ответственный за проверяемый фонд сотрудник (а при передаче библиотеки - и принимающий библиотеку), а также представитель бухгалтерии.
В Приказе также указываются причина проверки, сроки проведения; кроме того, может быть указан способ проверки и режим работы библиотеки на данный период.
Любые изменения в составе комиссии оформляются приказом.
На каждого члена комиссии председатель комиссии возлагает их функциональные обязанности:
- разработка календарного плана проверки;
- определение метода проверки;
- подсчет необходимых трудозатрат для определения сроков проверки;
- непосредственное проведение проверки;
- подведение и оформление итогов проверки.
К проверке можно при необходимости привлекать всех работников библиотеки, а так же временных сотрудников с оплатой по трудовому договору.
Этапы проверки библиотечного фонда: подготовительный, непосредственная работа по проверке фонда, подведение итогов и оформление результатов проверки.
4.1 Подготовительный этап
Подготовительные мероприятия включают:
- разработку календарного плана работы;
- подсчет необходимых трудозатрат на все виды операций (расчет производится на основании «Межотраслевых норм времени на работы, выполняемые в библиотеках», 1997);
- определение сроков проведения проверки (зависят от числа участников и методов проверки, форм учета, структуры фонда, организации и условий груда, а также режима работы библиотеки на период проверки).
Проверка проводится во время, которое менее ущербно для пользователей (обязательно вывешивается объявление с указанием сроков). На время проверки библиотека закрывается для обслуживания, но книги от пользователей принимаются.
Во время подготовительного периода главное внимание члены комиссии уделяют проверке правильности оформления учетных документов:
- инвентарных книг;
- книг суммарного учета;
- сопроводительных документов о приеме книг;
- актов на списание между проверками;
- актов предыдущих проверок со списками недостающих документов.
Таким образом, на этом этапе должны быть выявлены, и исправлены все ошибки в ведении учетных документов, в том числе должно быть выполнено оформление выбытия (отметки в инвентарных книгах) всех изданий, которые были предназначены к списанию по результатам предыдущих проверок. Только после этого комиссия приступает к непосредственной проверке фонда.
Подготовительный период заканчивается инструктированием членами комиссии участников проверки и определением круга обязанностей участников проверки.
4.2 Основной этап
Существует несколько способов проверки: непосредственная сверка фонда с учетным документом (инвентарной книгой), при помощи контрольных талонов, по топографическому каталогу. Выбор зависит от особенностей ведения учета и сложившейся практики.
Проверка по инвентарным книгам
Рекомендуется библиотекам с фондом до 50 тысяч. Этот способ отличается простотой и большей точностью, но он очень медленный. Кроме того, интенсивное использование инвентарных книг ведет к их физическому износу. Работая парой, за I час можно проверить не более 80 изданий.
Проверка с помощью контрольных талонов
Суть такой проверки: издания сверяют по специально расставленным карточкам, из которых потом создают картотеку контрольных талонов. Само написание карточек (талонов) занимает значительное время (их можно подготовить заранее - топографический каталог), но операция сличения издания с контрольным талоном резко ускоряется. Этот способ отличается большой результативностью.
В случае острой производственной необходимости по контрольным талонам можно проверять библиотечный фонд, не закрывая библиотеку; читателям выдают только те книги, которые уже проверены, на книжных формулярах которых и на самих изданиях стоит пометка.
Подготовить контрольные талоны можно двумя способами:
- написать, используя информацию непосредственно из инвентарных книг (таким образом, талоны сразу расставляются по инвентарным номерам);
- написать, используя информацию непосредственно из документа, и расставить по номерам.
Что выносится на контрольный талон?
1. Инвентарный номер (или номера, если идут подряд для одного
названия);
2. фамилия автора;
3. заглавие издания (можно первые два-три слова);
4. год издания;
5. цена (что зафиксирована на издании или в инвентарной книге, т.е.без переоценок).
Технология проверки книжного фонда при помощи контрольных талонов:
1 вариант.
Контрольные талоны написаны по инвентарным книгам и расставлены по инвентарным номерам с использованием каталожных разделителей через каждые 500 талонов, куда вынесены сведения «С №....ПО №....».
Алгоритм проверки:
• берем издание на стеллаже, находим талон и картотеке;
• сверяем с записью на талоне;
• делаем принятые пометки о проверке на издании, на книжном формуляре, это исключит двойной учет проверенных книг при их дальнейшей выдаче читателям и на талоне, ставим книгу на место, а талон остается в картотеке (можно в вертикальном положении).
Когда все издания проверены, переносим сведения о проверке из картотеки контрольных талонов непосредственно в инвентарную книгу, помечая галочкой или другим принятым комиссией обозначением.
Контрольные талоны (оставшиеся в горизонтальном положении), на которых не оказалось принятых отметок о проверке фонда, изымаются из данной картотеки и из них составляется картотека недостающих изданий; с ними ведется дальнейшая работа (розыск, подготовка акта на списание).
2 вариант.
Контрольные талоны пишутся во время непосредственной проверки библиотечного фонда. Алгоритм проверки:
• берем издание на стеллаже;
• пишем контрольный талон;
• делаем принятые пометки о проверке на издании и на талоне;
• издание возвращаем на стеллаж;
• талон ставится в ящик, где талоны расставляются по инвентарным номерам.
Когда на все издания, подлежащие проверке, написаны контрольные талоны и расставлены по инвентарным номерам, начинаем работать с инвентарными книгами. Переносим сведения о проверке с контрольных талонов в инвентарную книгу. Инвентарные номера, перед которыми не оказалось пометки о проверке, выносим в картотеку недостающих изданий (т.е. пишем талон на основании записи в инвентарной книге) и проводим работу по их розыску. Примерные нормы работ по контрольным талонам на одного человека за один час работы:
• написание талонов — 60 талонов (1 карточка в минуту);
• подбор контрольных талонов по инвентарным номерам - 270 талонов (1 талон - 13 сек.);
• сверка контрольных талонов с инвентарной книгой — 240 талонов (1 талон - 15 сек.).
В целом, на проверку 1 тысячи экземпляров одним человеком тратится 24-26 часов.
Штрихкодирование и сверка с электронным каталогом (согласно проведенному хронометражу):
- наклейка штрих-кода на издание (1 штрих-код- 13 сек.);
- нахождение книги в электронном каталоге (1 издание - 17 сек.);
- считывание штрих-кода и проставление даты проверки (1 издание – 30 сек.);
- внесение дополнительной информации в описание издания (1 эл. запись – 5 минут);
- расстановка карточек в топографический каталог (1 карточка – 20 сек.);
- расстановка изданий на полках (1 издание -1 минута)
В среднем один сотрудник проверяет 5 книг в час, т.е. 40 книг за рабочий день (8 часов).
Некоторые технологические правила
Во время проверки фонда необходимо учесть следующее:
• стеллажи, на которых стоят уже проверенные книги, помечаются
обязательно, чтоб ясно видеть проверенную и не проверенную часть фонда,
т.е. иметь гарантию, что ни один стеллаж не был пропущен;
• чтобы исключить путаницу, при любых способах проверки библиотечного фонда ведут учет проделанной работы. Каждый участник проверки в конце дня отмечает в тетради учета номера проверенных стеллажей и полок, указывает число написанных контрольных талонов или проверенных книг, а также количество отложенных книг для дальнейшего выяснения;
• если в процессе проверки вы принимаете книги от читателей, то надо заранее оговорить вариант работы с этими книгами — сразу пишется талон на принятую книгу и делается пометка о проверке или отводите таким книгам отдельное место и работаете с ними в последнюю очередь;
• книги с разного рода недоразумениями (под данным инвентарным номером числится не та книга; отмечена как выбывшая, нет инвентарного номера и т.д.) откладываются на специально отведенное место с соответствующими записями на них (обязательно в алфавитном порядке) и разбираются с ними в конце проверки.
Прежде, чем считать книги пропавшими, надо очень тщательно просмотреть все отложенные ранее книги с разными пометками.
5. ПОДВЕДЕНИЕ ИТОГОВ И ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ
Завершающий этап проверки — подведение итогов и оформление соответствующей документации — акта (Приложение 3), с объяснительной запиской (Приложение 5) и списком недостающих изданий и других материалов.
Из контрольных талонов на отсутствующие документы составляется картотека. В месячный срок принимаются меры к поиску всех изданий и других материалов, не обнаруженных во время проверки, к устранению возникших недоразумений.
После того, как все возможные варианты розыска недостающих документов исчерпаны и подтверждены соответствующими документами, составляется список пропавших по неустановленным причинам изданий и прочих документов.
Акт с выводами комиссии и списком отсутствующих документов подписывается председателем и всеми членами комиссии и передается на рассмотрение директору учреждения. При несогласии с данными акта, член комиссии ставит свою подпись и делает оговорку: «С актом проверки не согласен, см. объяснение» и в письменном виде указывает причины несогласия; и прикладывается к акту. При наличии разногласий по содержанию акта окончательное решение принимает должностное лицо, подписавшее приказ о проверке. Акт (со списками) утверждает директор.
Алгоритм исключения утраченных книг смотри - Приложении 4.
В том случае, если выявлено значительное расхождение данных учетных документов с фактическим наличием книг, в акте должны быть зафиксированы выводы комиссии о причинах такого положения; в качестве приложения представляются объяснительные записки (см. Приложение 5); выдвигаются предложения, по устранению недостатков.
Возможные причины выявляемых потерь:
- злоупотребление сотрудника (хищение, подделка документов, злоупотребление служебным положением);
- несоответствие нормам хранения библиотечного фонда (при этом открытый доступ признается как производственно-хозяйственный риск);
- несоответствие нормам использования библиотечного фонда (читательская задолженность более 3-х лет; нарушение правил выдачи и количества выданного; выбытие читателей из населенного пункта с невозвращенными в библиотеку изданиями).
Поскольку к фонду открытого доступа допускается не только библиотекарь, но и читатель, то возникает производственно — хозяйственный риск, связанный с увеличением возможности хищения книг со стороны читателя. Насколько правильно поставлена работа библиотекаря по сохранности фонда, особенно при открытом доступе можно судить по одному показателю: если в течение года из фонда исчезает количество документов, составляющее более 0,2 % книговыдачи, значит, следует искать причину в собственной недоработке. Необходимо искать причины (неудачное размещение фонда; слабая воспитательная работа и т.д.) и оперативно устранять их.
Нередко причиной списания является невозврат документа пользователем. Для подтверждения невозможности взыскать с пользователя задолженность ссылаются на зафиксированные в читательском формуляре напоминания о необходимости возврата библиотечных документов, справки из паспортного стола о его выбытии с места жительства и др. оправдательную документацию.
Комиссия вносит предложения по возмещению недостающих изданий,
если она возникла по вине сотрудника библиотеки; дает рекомендации по предотвращению потерь.
Заключение и предложения комиссия оформляет в протоколе, который утверждается руководителем.
По итогам проверки руководитель издает приказ, в котором дает оценку действиям комиссии и ответственному за фонд сотруднику; разрешает списание; принимает в случае необходимости административные меры поощрения, наказания; намечает меры к повышению уровни сохранности библиотечного фонда, сроки, ответственных лиц за их исполнение и контроль за исполнением.
6.СДАЧА И ПРИЕМ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА
Проверка фонда при смене материально ответственного лица также производится на основании приказа директора учреждения. Сроки проверки при приемке-сдаче не регламентированы нормативными документами и оговариваются в приказе. В целях осуществления оперативной передачи принимается решение о проверке всего фонда или его части.
Если сдающий фонд отказывается принять участие в проверке, то следует оформить письменное обращение к нему о необходимости участия. Если получен отказ, желательно тоже письменный, проверка проводится без сдающего фонд. Копию этого обращения необходимо приложить к материалам проверки.
В случаях экстренной передачи проводят выборочную проверку наиболее ценных и редких изданий, а также дорогостоящих и дефицитных. Заключение и предложения комиссии оформляются протоколом, который вместе с актом передается на утверждение директору. Выборочная проверка не может быть засчитана как плановая.
Если вместо увольняющегося заведующего нет кандидатуры на освобождающееся место, то в состав комиссии включается ответственное лицо и составляется акт сдачи-приемки с указанием причин сдачи-приемки без проверки фонда.
В нем указывается:
- общее количество передаваемого фонда, зафиксированное в учетных документах;
- перечень документов учета (инвентарные книги, книги суммарного учета и др.) и их количество;
- сведения о стоимости фонда, соответствующие данным бухгалтерского учетa.
На практике встречаются случаи, когда смена материально ответственного лица, происходит без проверки фонда по следующим причинам: в текущем году уже проводилась плановая проверка:
- экстренное увольнение заведующего;
- большой объем фонда, и невозможность привлечения необходимого числа сотрудников для проверки фонда.
В таких случаях фонд передается на основании учетных документов без акта проверки.
Принимающий сотрудник может потребовать проведения проверки для установления фактического наличия фонда, за который он будет отвечать и не подписывать типовую форму договора о полной индивидуальной материальной ответственности до проведения проверки фонда.
Таким образом, проверка библиотечного фонда очень сложный и ответственный процесс, вызывающий много вопросов даже у опытных сотрудников библиотек.
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Приказ № __________
по основной деятельности
от «____» ___________ 201___ года
Об утверждении Инструкции, регламентирующей
проведение проверки (инвентаризации) библиотечного фона
Во исполнение
пункта 6 статьи 12 Федерального закона от 29.12.1994 N 78-ФЗ (ред. от 02.07.2013, с изм. от 01.12.2014) "О библиотечном деле" ("Собрании законодательства РФ", 1995, N 1, ст. 2, 2013, N 27, ст. 3477)
- Приказа министерства культуры Российской Федерации от 08 октября 2012 г. № 1077 «Об утверждении порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда»
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить с «_____»__________20____ г. Инструкцию, регламентирующую проведение проверки (инвентаризации) библиотечного фонда в ___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(структурное подразделение)
(Приложение № 1 к настоящему приказу).
2. Руководителям структурных подразделений и главному бухгалтеру при инвентаризации библиотечного фонда и оформлении соответствующих документов руководствоваться данной Инструкцией.
3. Контроль исполнением данного приказа возлагаю на ___________________________________________________________________________
Директор ___________________________________
Приложение № 1 «Инструкция. Регламентирующая инвентаризацию библиотечного фонда в _______________________________________________________________________
(наименование библиотек, структурных подразделении)
С приказом ознакомлены:
«_____» ______________________________ ___________________/____________/
«_____» ______________________________ __________________/_____________/
«_____» ______________________________ ________________/_______________/
«_____» ______________________________ ___________________/____________/
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Приказ_____________ №
О плановой (внеплановой) проверке
(инвентаризации) библиотечного фонда в__________________________________________
(структурное подразделение)
На основании Федерального закона «О бухгалтерском учете» (06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 04.11.2014)
ПРИКАЗЫВАЮ:
1.Создать комиссию по проверке (инвентаризации) библиотечного фонда в ___________ библиотеке в составе:
Председатель: (ФИО) -_________(должность).
Члены комиссии: ________ заведующая библиотекой,
__________________ библиотекарь,__________ бухгалтер,
______________________________ библиотекарь.
2. Провести инвентаризацию в период с ____ по _______.
3. Выведение результатов инвентаризации осуществить к ________(дата)
4 Акт по результатам инвентаризации представить на утверждение ______ (дата).
5. Режим работы библиотеки на данный период ________________
Директор ____________________________________/Подпись/
С приказом ознакомлены:
«_____» ______________________________ ___________________/____________/
«_____» ______________________________ __________________/_____________/
«_____» ______________________________ ________________/_______________/
«_____» ______________________________ ___________________/____________/
«_____» ______________________________ ___________________/____________/
«_____» ______________________________ ___________________/____________/
ПРИЛОЖЕНИЕ 3
ФОРМА АКТА О ПРОВЕРКЕ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА
Рассмотрено на комиссии УТВЕРЖДАЮ
по сохранности фондов ________________________________
Протокол N ____________ (подпись лица, утвердившего акт)
от "__" _________ 20__ г. "__" _________ 20__ г.
Акт N ______
"__" _________ 20__ г.
Мы, нижеподписавшиеся, председатель комиссии по проверке ________________
______________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество)
и члены комиссии <*> __________________________________________________
(фамилии, имена, отчества и должности)
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
составили настоящий акт в том, что нами в период с "__" _____________________
по "__" ___________ 20__ г. была проведена проверка библиотечного
фонда _________________________________________________________________
(наименование библиотеки или ее структурного подразделения)
путем _________________________________________________________________
(указать способ проверки)
<*> В состав комиссии должны входить ответственные за
сохранность проверяемого фонда, бухгалтер или финансист.
Проверены следующие документы:
а) Акт предыдущей проверки фонда от _________________________________________
б) Книги суммарного учета библиотечного фонда ________________________________
в) Формы индивидуального учета (указать какие) ________________________________
г) Акты списания (исключения) книг и других документов между
предыдущей и настоящей проверками __________________________________________
д) Документы, удостоверяющие выдачу книг и других документов
читателям __________________________________________________________________
е)
ж)
В результате проверки документов и сверки контрольных талонов <*>
с формами индивидуального учета установлено:
--------------------------------
<*> Если иные методы проверки, то указать какие.
1. По учетным документам числится:
___________ экз. книг _________________________________________________АВД
2. Имеется в наличии:
___________ экз. книг _________________________________________________АВД
3. Недостает <*>:
--------------------------------
<*> К акту необходимо приложить Заключение комиссии по
сохранности фондов.
______________ экз. книг _____________________________________________ АВД
на общую сумму __________ руб. _______________________________________ коп.
(сумма прописью)
________________________________________________________________________
Список недостающих книг, АВД и других документов прилагается к Акту.
4. Из выданных читателям до 20___ г. книг не возвращено _____________экз.
до 20___ г. _____________________ экз.
5. Обнаружено неучтенных в формах индивидуального учета _____ _____экз.
6. Выводы комиссии по проверке (о ведении учета, состоянии учетных
документов, о недостающих документах, о задержанных книгах и т.п.)
7. Предложения комиссии:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Подписи:
Председатель комиссии _____________________________
Члены комиссии _________________________________
_________________________________
ПРИЛОЖЕНИЕ 4
Алгоритм исключения утраченных книг*
библиотека -» Установление факта утраты ~> Составление акта и списка > Просмотр списка членами комиссии -> Проверка уважительности причин списания —> Утверждение акта -> Отметка в инвентарной книге —> Отметка и КСУ -» Списание документов с баланса в бухгалтерии -» Исключение сведений из каталогов.
ПРИЛОЖЕНИЕ 5
Директору _______________________
от ______________________________
заведующей _____________________ библиотекой
Объяснительная записка
В процессе проверки библиотечного фонда выявлено недостающих изданий и количестве ___ экземпляров. Считаю, что причиной недостачи являются следующие обстоятельства:
(перечень, часто встречающихся в практике) ни разу не было проверки фонда;
с момента последней проверки фонда прошло более 10 лет; фонд перемещался по неприспособленным помещениям 4 раза; 5 лет запасной фонд находился в хозяйственном помещении школы с практически свободным доступом другим работникам школы в силу производственной необходимости;
имеющиеся производственные площади не предназначены для хранения и использования фонда и количестве _____ экз.; ко всему библиотечному фонду имелся открытый доступ;
- библиотечное оборудование прикреплено к полу и расположено так, что читатель не бывает в поле видимости библиотекаря.
Вношу предложение списать данное количество недостающих изданий, не превышающее нормативное, отнеся данную недостачу к категории нормы производственно-хозяйственного риска.
Подпись_________
3. Список использованной литературы
1. О библиотечном деле : федер. закон от 29 декабря 1994 г. N 78-ФЗ // Рос. газ. – 1995. – 15 янв. – С. 11–17; Собр. Законодательства Рос. Федерации.- 1995, N 1.- Ст. 2.
2. Об использовании механизма ускоренной амортизации и переоценке основных фондов : постановление Правительства Рос. Федерации от 19 авг. 1994 г. № 967 // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 1994. – № 31 – Ст. 2093.
3. О формировании государственной политики в области сохранения библиотечных фондов как части культурного наследия и информационного ресурса страны: приказ М - ва культуры Рос. Федерации от 22 июня 1998 г. № 341 // Рос. газ. – 1998. – 12 авг. – С. 7–16.
4. Об инвентаризации библиотечных фондов: письмо Министерства финансов РФ от 4 ноября 1998 г. N 16-00-16-198 // Рос. газ. – 1998. – 12 дек. – С. 5
5. ГОСТ 7.50-2002. Консервация документов. Основные термины и определения. – Введ. 2003–01–01.// Стандарты по библиотечному делу: сборник / сост.: Т. В. Захарчук, О. М . Зусьман. – СПб. : Профессия, 2005. – С. 421 – 456.
6. Межотраслевые нормы времени на работы, выполняемые в библиотеках: утв. М-вом труда и социал. развития Рос. Федерации от 03.02.97 г. // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 1997. – № 15. – Ст. 3156
8. Библиотечные фонды в контексте современного библиотековедения: сб. науч. тр. / Рос. нац. б-ка ; сост. : Н.В. Могилевер [и др.]. – СПб., 1995. – 204 с.
9. Васильченко, Н.П. Библиотечные фонды: проблема терминологии / Н. П. Васильченко // Науч. и техн. б-ки. – 1999. – № 8. – С. 15-19.
10. Воронько, К.. Библиотечные фонды: учеб. пособие / К. Л. Воронько. – М. : Кн. палата, 1992. - 197 с.
11. Долгощелова, Т.И. Проверка фонда библиотеки / Т. И. Долгощелова. – М. : Чистые пруды, 2007. – 30 с.
12. Кузьмин, Е.И. Сохранение библиотечных фондов – задача государственная / Е. И. Кузьмин // Библиотековедение. – 2001. – № 2. – С. 11-16
13. Мешкова, Л.. Новые технологии в учете библиотечного фонда / Л.Л. Мешкова // Университет. кн. – 2001. – № 7. – С. 16-19.
14. Митрофанова, С.В. Библиотечные фонды в составе основных средств: проблемы совместимости документов, регламентирующих учет / С.В. Митрофанова // Правовые аспекты деятельности библиотек: сб. науч. тр. – М., Либерея–Бибиформ, 2002. – С. 130-135.
15. Митрофанова, С.В. Единицы учета фонда – объект стандартизации ГОСТ 7.20 – 2000. СИБИД. Библиотечная статистика / С. В. Митрофанова // Библиотечное дело – XXI век: науч.- практ. сб. – М., 2002. – Вып. 3. – С. 84-90.
16. Митрофанова, С.В. Учет библиотечных фондов – 2005: практ. пособие / С. В. Митрофанова. – М. : Профессия, 2005. – 275 с.
17. Низовой, Н.А. О единице учета библиотечных фондов / Н. А. Низовой // Библиотека. – 1998. – № 11. – С. 7-16.
18. Петрова, С.В. Основные факторы сохранности библиотечного фонда / С. В. Петрова // Науч. и техн. б-ки. – 2003. – № 4. – С. 28-36.
19. Петрова, Т.А. Библиотечный фонд: учеб.- метод. пособие / Т.А. Петрова. – М. : Либерея – Бибиформ, 2007. – 192 с.
20. Порядок проверки библиотечного фонда: метод. рекомендации / Гос. б-ка Армян. ССР им. А.Ф. Мясникяна ; науч.- метод. отд. библиотековедения ; сост. А.С. Амирян. – Ереван, 1989. – 23 с.
21.Соболенко, Н.П. Учет документного фонда библиотеки: учеб. практ. пособие / Н.П. Соболенко. – М. : Литера, 2008. – 326 с.
22. Справочник библиотекаря / науч. ред. : А.Н. Ванеев, В.А. Минкина. – 3-е изд., испр. и доп. – СПб. : Профессия, 2000. – 412 с.
23. Столяров, Ю.Н. Защита библиотечного фонда: учеб. пособие / Ю.Н. Столяров. – М. : Фаир-Пресс, 2006. – 501 с.
24. Сохранность библиотечных фондов: метод. материалы / сост. Н.Н. Ткачева. – М. : Профиздат, 1990. – 59 с.
25. Сохранность библиотечных фондов : сб. материалов науч. б-к / Гос. б-ка СССР им. В.И. Ленина; сост. Н.Н. Бессонова. – М., 1984. – 31 с.
26. Терешин, В.И. Библиотечный фонд: учеб. пособие / В.И. Терешин. – М. : Профиздат, 2000. – 176 с.
27. Учет библиотечных фондов: норматив. - правовое и методич. обеспечение : сб. материалов / сост. С.В. Митрофанова. – М. : Пашков дом, 2001. – 196 с.
28. Фонды ЦБС: сб. док. и материалов / Перм. обл. универс. б-ка им. А.М. Горького ; сост. Н.Ф. Филиппова. – Пермь, 2000. – 60 с.
29. Чернов, Д.С. Учет активов. Библиотечный фонд также необходимо учитывать // Бухгалтер. учет и налоги. – 2008. – № 4. – С. 42-50.
30. Чиркова, Э.Т. Учет. Все ли гладко? / Э.Т. Чиркова // Библиотека. – 2005. – № 1. – С. 33-
31. Шилов, В.В. Об учете библиотечных фондов / В.В. Шилов // Науч. и техн. б-ки. – 2008. – № 5. – С. 39-55.
32. Шилов, В.В. Учет и переоценка библиотечных фондов. Нормирование недостачи: ответы на письма читателей / В.В. Шилов // Б-ка и закон: юрид. журн. справ. – М., 2000. – Вып. 1. – С. 198-213.
33. Штукатурова, Н.М. Организационно-технические условия применения межотраслевых норм / Н. М. Штукатурова // Библиотека. – 2008. – № 1. – С. 12-20.
34. Щербачева, Н.А. Нормативная база сохранения библиотечных фондов Российской Федерации / Н.А. Щербачева // Б-ка и закон: юрид. журн. справ. – М., 2001. – Вып. 11. – С. 311-315.
|
