Личные дела работников бюджетных организаций
Большинство кадровых работников организаций знакомо с понятием "личное дело". Зачастую его оформление производится по правилам, принятым в организации еще несколько лет назад. Сложность заключается в том, что в настоящее время на законодательном уровне отсутствуют нормы, регламентирующие порядок ведения личных дел. В данной статье рассмотрим основные вопросы, связанные с ведением дел, возникающие на практике.
Обязательно ли ведение личного дела?
Определение термина "личное дело" в ТК РФ и других нормативно-правовых актах, регламентирующих вопросы трудового права и кадрового делопроизводства, в настоящее время отсутствует. Нет и норм, согласно которым личное дело было бы обязательно для ведения в бюджетных учреждениях. Лишь в законах, регламентирующих государственную и муниципальную службу, и в ряде правовых актов, регламентирующих деятельность в отдельных учреждениях, где предусмотрена государственная служба, содержатся такие положения. Например:
- ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (ред. от 17.12.2009);
- ст. 41.2 Федерального закона от 17.01.1992 N 2202-1 "О Прокуратуре Российской Федерации" (ред. от 28.11.2009);
- ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации" (ред. от 17.07.2009).
Таким образом, можно было бы сказать, что для бюджетных учреждений, в которых не предусмотрена государственная или муниципальная служба (далее - бюджетные учреждения), ведение личных дел не обязательно. Однако необходимость систематизации документов по учету личного состава, а также соблюдения норм Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных"*(1) (ред. от 27.12.2009) (далее - Закон N 152-ФЗ) и положений гл. 14 ТК РФ позволяет говорить о том, что и в бюджетных учреждениях нужно вести личные дела.
Основываясь на приведенных выше и некоторых других правовых актах, определим, что же такое личное дело работника и каков порядок его ведения, подходящий для применения в бюджетных организациях.
Порядок ведения личного дела
Анализ указанных выше законов позволяет вывести следующее определение: личное дело - это систематизированный комплект документов, содержащих персональные данные работника. На практике он выглядит как папка с документами, формирующимися и подшивающимися в течение времени работы конкретного лица в организации.
Обычно в личное дело включаются следующие документы:
- внутренняя опись документов дела;
- личная карточка работника (форма N Т-2);
- дополнение к личной карточке работника;
- автобиография;
- копии документов об образовании;
- характеристики и рекомендательные письма;
- личные заявления работника;
- трудовой договор;
- копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
- аттестационные листы;
- отзывы должностных лиц о работнике;
- справки о состоянии здоровья;
- фотографии;
- другие документы, нахождение которых в личном деле будет целесообразным;
- лист-заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в архив).
Личное дело заводится непосредственно после издания приказа о приеме работника на работу. Все документы, поступающие в личное дело, располагаются в хронологическом порядке (в порядке их принятия или оформления, то есть сначала во внутреннюю опись вносятся документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, далее - в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу), брошюруются, страницы нумеруются. Дело формируется в течение всего времени работы сотрудника. Завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора.
К личному делу прилагается внутренняя опись и заполняется по мере включения документов в дело. В нее заносятся наименования всех подшитых документов, дата их включения в дело, количество листов, а также дата изъятия документа из дела с указанием лица, изъявшего документ, и причины изъятия. В случае временного изъятия документа вместо него вкладывается лист-заменитель. Изъятие документов из личного дела производится только с разрешения руководителя кадрового отдела. Внутренняя опись подписывается лицом, ее составляющим, с указанием даты составления. Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно. Пример оформления внутренней описи личного дела приведен на стр. 34.
Как правило, не включаются в личное дело документы второстепенного значения, имеющие временные (до десяти лет) сроки хранения, например, справки с места жительства, о состоянии здоровья, о семейном положении и т.п. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утвержден Росархивом 06.10.2000 (далее - Перечень). В нем содержатся наименования документов, которые создаются или поступают в организацию, и приведены нормативные сроки их хранения. Данными нормами работники кадровых служб должны руководствоваться при ведении кадрового делопроизводства в организации.
К каждому личному делу прилагается фотография работника (без головного убора) формата 3 х 4 см. На оборотной стороне фотографии указываются фамилия, имя, отчество работника, заверяемые личной подписью кадровика и печатью.
Опись документов личного дела
Гусевой Альбины Валентиновны
─────────────────────────────────────
(фамилия, имя, отчество работника)
N п/п
|
Индекс документа
|
Дата создания
|
Заголовок документов, краткое содержание
|
Номер листов дела
|
Дата выдачи дела документа
|
Кому выдан документ
|
Дата возврата документа
|
Примечание
|
1
|
06-12
|
25.01.2006
|
Личная карточка по учету кадров
|
1-8
|
|
|
|
|
2
|
06-12
|
25.01.2006
|
Дополнение к личной карточке по учету кадров
|
9, 10
|
|
|
|
|
3
|
06-14
|
25.01.2006
|
Заявление о приеме на работу
|
11
|
|
|
|
|
4
|
06-15
|
23.06.2002
|
Копия диплома об образовании
|
12, 13
|
|
|
|
|
5
|
06-17
|
15.07.2002
|
Копия свидетельства обязательного пенсионного страхования
|
14
|
|
|
|
Свидетельство N 798-712-456-32
|
6
|
06-01
|
25.01.2006
|
Трудовой договор
|
15-20
|
|
|
|
Трудовой договор от 25.01.2006 N 2
|
7
|
06-02
|
25.01.2006
|
Приказ о приеме на работу
|
21
|
|
|
|
Приказ N 4 от 25.01.2006
|
_
|
_
|
_
|
_
|
_
|
_
|
_
|
_
|
_
|
Итого 7 (семь) документов.
───────────────────────────────────────────────────────
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи 1 (лист)
─────────────────────────────────────
(цифрами и прописью)
Инспектор отдела кадров Филиппова /О.В. Филиппова/
25.01.2006
Личному делу присваивается номер, который фиксируется в журнале учета личных дел. Далее оформляется обложка личного дела, в том числе в верхнем левом углу его обложки проставляется присвоенный делу номер. Дадим образец оформления лицевой стороны обложки.
МЛПУ"Городская больница N 8"
─────────────────────────────────────────────────────
(наименование предприятия, организации, учреждения)
┌─────────────────┐
│Фонд N │
│ ────── │
│Опись N 2 л/с │
│ ────── │
│Дело N 2 │
│ ─────── │
└─────────────────┘
Личное дело N 2
Гусева Альбина Валентиновна
─────────────────────────────────
(фамилия, имя, отчество)
┌─────────────────┐ Дата начала 25.01.2006
│Фонд N │ ───────────────
│ ────── │ Дата окончания 29.01.2009
│Опись N 2 л/с │ ────────────
│ ────── │ На 85 листах
│Дело N 2 │ ───────────
│ ─────── │ Хранить 75 год/лет
└─────────────────┘ ──────────
В бюджетных учреждениях работники кадровых служб могут вести личное дело в более упрощенном порядке - не прошивая страницы и не делая опись. В этом случае рекомендуем папку с документами назвать не "личное дело", а "папка с персональными данными работника (Ф.И.О. работника)", и порядок ведения закрепить в локальном нормативном акте организации (например, в положении о персональных данных работников, с которым работники должны быть ознакомлены под роспись согласно п. 8 ст. 86 ТК РФ).
Согласно п. 16 Указа Президента РФ от 30.05.2005 N 609 (ред. от 23.10.2008) к личному делу гражданского служащего часть документов приобщается в виде оригиналов (письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу, собственноручно заполненная и подписанная гражданином РФ анкета, экземпляр служебного контракта, заключаемые в дальнейшем дополнительные соглашения к нему и т.д.), а другие документы в виде копий (документы, содержащие личные данные сотрудника, - паспорт, свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния и т.д.; акты государственных органов о назначении на должность, переводе, увольнении; и др.).
В бюджетных учреждениях порядок хранения документов, содержащих персональные данные работников, может различаться. Например, локальными нормативными актами может быть установлено, что приказы о приеме, переводе, увольнении работников хранятся отдельно от других документов и формируются в дела в течение года по мере их создания. В этом случае в папки с персональными данными будут помещаться копии таких документов. Если же штат невелик, возможно хранение оригиналов указанных приказов непосредственно в папках с персональными данными. Другие документы (заявления о приеме на работу, аттестационные листы, объяснительные работников и т.д.) хранятся непосредственно в этих папках.
Передача личных дел работников в архив
В отделе кадров хранятся дела работающих сотрудников. После увольнения работника его личное дело подготавливается кадровой службой для передачи в архив. Для этого необходимо:
- уточнить нумерацию листов дела;
- уточнить или составить внутреннюю опись;
- составить лист-заверитель;
- подшить дело;
- внести уточнение в реквизиты лицевой обложки дела.
При передаче в архив индивидуальные личные дела объединяются в одну обложку (путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам расторжения трудовых отношений). Объем дела (тома) не должен превышать 250 листов. Материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) располагаются в алфавитном порядке (пофамильно), при этом материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, отделяются друг от друга чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего лица, трудовые отношения с которым прекращены.
Документы личного дела подшиваются на четыре (три) прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетаются таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем, как подшивать (переплетать), нужно удалить скрепки со всех документов.
Каждое объединенное дело (том) сопровождается внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы (сведения). Опись документов можно готовить на компьютере, а дата и подпись ставятся вручную.
В конец дела подшиваются бланки листов-заверителей дела. Приведем образец его заполнения.
Лист заверитель дела N 34
В деле подшито (вложено) и пронумеровано 130 (сто тридцать) листов, в том числе:
- литерные листы нет ;
───────────────────────
- пропущенные номера 15, 23, 45 ;
───────────────────
+ листов внутренней описи 7
──────────────.
Особенности физического состояния и формирования дела
|
Лист подклеен полоской белой бумаги
|
56
|
Инспектор отдела кадров Филиппова /О.В. Филиппова/
21.12.2009
Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком. Предварительно представитель архива проверяет полноту и правильность подготовки личных дел к передаче. Выявленные недостатки устраняются кадровой службой компании. Передача и прием производятся по описи, с проставлением отметок о наличии личных дел.
Ежегодно в кадровой службе должна проводиться проверка личных дел. Если выявляются недостатки в их оформлении и ведении, составляется соответствующий акт. Отметки о проверке личного дела проставляются в дополнении к личному листку по учету кадров.
Личные дела сотрудников должны храниться 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов фирмы, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, - постоянно (п. 337 Перечня).
Права работника в области защиты его персональных данных
Поскольку вся информация о сотруднике, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями, получаемая кадровой службой, относится к персональным данным, стороны (работник и работодатель) обязаны соблюдать нормы, установленные Законом N 152-ФЗ и гл. 14 ТК РФ. В Законе N 152-ФЗ употребляются термины "оператор" и "субъект" персональных данных, что в случае трудовых отношений соответствует работодателю (его представителю) и работнику. Подробно вопросы защиты персональных данных в настоящей статье рассматривать не будем, укажем лишь следующее: все персональные данные работника работодатель должен получать у него самого. Если же какие-либо персональные данные можно получить лишь у третьей стороны, работник должен быть уведомлен об этом заранее, а также о целях, предполагаемых источниках и способах получения данных, о характере подлежащих получению данных и дать свое письменное согласие (п. 3 ст. 86 ТК РФ).
На работодателя возлагается обязанность по защите персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты (п. 7 ст. 86 ТК РФ). Применительно к документам, содержащимся в отделе кадров, в частности, к личным делам, данное положение трактуется как необходимость оборудования кабинета, где хранятся указанные документы, таким образом, чтобы была исключена возможность их хищения, уничтожения или утери в результате, например, пожара. Поэтому рекомендуем личные дела хранить в несгораемых шкафах и обеспечить возможность доступа к ним только работникам, специально уполномоченным на работу с персональными данными.
Назовем основные из закрепленных ст. 89 ТК РФ прав работников в отношении их персональных данных, хранящихся у работодателя:
1. Получение полной информации о своих персональных данных, свободный бесплатный доступ к ним, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом. Данному праву корреспондирует обязанность работодателя по выдаче работнику копий документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу; приказов о переводах на другую работу; приказа об увольнении; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактических уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.), если от работника поступил соответствующий запрос. Выдать копию работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления (ст. 62 ТК РФ). Данная информация представляется работнику или его представителю безвозмездно (ч. 1 ст. 20 Закона N 152-ФЗ).
2. Требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований ТК РФ или иного федерального закона. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника последний имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии, с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения.
3. Обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите персональных данных.
Напомним, что согласно ст. 13.11 КоАП РФ нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) влечет предупреждение или наложение административного штрафа: на граждан в размере от 300 до 500 руб.; на должностных лиц - от 500 до 1 000 руб.; на юридических лиц - от 5 000 до 10 000 руб.
К.В. Шестакова,
эксперт журнала
"Отдел кадров бюджетного учреждения"
"Отдел кадров бюджетного учреждения", N 2, февраль 2010 г.
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
*(1) Согласно п. 1 ч. 1 ст. 3 данного закона персональные данные - это любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы. |
