Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Волгоградской области
Отдел по контролю и надзору в сфере адвокатуры, нотариата,
государственной регистрации актов гражданского состояния
О Б О Б Щ Е Н И Е
нарушений Правил нотариального делопроизводства,
выявленных в ходе проверок нотариусов, занимающихся частной практикой,
в 2013 году
26 марта 2014 г. г. Волгоград
Обобщение подготовлено во исполнение пункта 2.3.4 Плана основных организационных мероприятий Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Волгоградской области на 1 полугодие 2014 г., утвержденного приказом Управления от 31.12.2013 № 1079.
Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 19.11.2009 № 403 утверждены Правила нотариального делопроизводства (далее – Правила), устанавливающие единый порядок работы с документами нотариусов в Российской Федерации, осуществления контроля за исполнением правил нотариального делопроизводства.
В 2013 году проверки осуществлялись в соответствии с Графиком проведения плановых проверок исполнения нотариусами, занимающими частной практикой, правил нотариального делопроизводства на 2013 год, утвержденным приказом Управления от 21.12.2012 № 1126.
Данное обобщение подготовлено по результатам 37 проверок, проведенных Управлением в 2013 году.
Ведение номенклатуры дел.
- в графе 3 номенклатуры дел неверно указано (либо не указано) количество заведенных частей или томов дела (нарушен пункт 53 Правил);
- одновременно заполнены графа 3 «количество томов дела» и графа 5 (указано, что дело не заводилось), либо обе эти графы не заполнены (нарушен пункт 53 Правил);
- в графе 5 «Примечание» не проставлены отметки о переходящих делах, о неначатых делах (нарушен пункт 53 Правил);
- итоговая запись номенклатуры дел не содержит даты составления, чем нарушен порядок заполнения формы итоговой записи согласно приложению № 10 Правил (пункт 56 Правил);
- итоговая запись номенклатуры дел не установленного образца (нарушен пункт 56 Правил)..
2. Наличие дел, предусмотренных номенклатурой дел нотариуса. Оформление дел.
- заведенное номенклатурное дело в номенклатуре дел не значится (нарушен пункт 49 Правил) ;
- дела постоянного срока хранения полностью не оформлены (не прошиты, не составлены внутренняя опись и лист-заверитель) (нарушены пункты 64, 71 Правил);
- обложки номенклатурных дел не соответствуют установленной форме (приложение № 11) (нарушен пункт 66 Правил);
- заголовок и/или индекс номенклатурного дела, указанный на обложке, не соответствует заголовку и/или индексу, указанному в номенклатуре дел (нарушен пункт 66 Правил);
- на обложке номенклатурного дела неверно указан срок хранения дела (нарушен пункт 66 Правил);
- на обложке номенклатурного дела неверно указаны даты начала и/или окончания дела (нарушены пункты 64, 66, 71 Правил);
- на обложке номенклатурного дела в реквизитах «дата заведения» и «дата окончания» месяц указан цифрами (нарушены пункты 66, 71 Правил);
- на обложке номенклатурного дела неверно указано количество листов, содержащихся в деле (нарушены пункты 64, 71 Правил);
- на обложке номенклатурного дела не указаны индекс дела, дата начала и окончания дела (нарушены пункты 66, 71 Правил);
- на обложке номенклатурного дела, заведенного в одном томе, указан номер тома (нарушен пункт 60 Правил);
- на обложке номенклатурного дела не проставлен номер тома (нарушены пункты 60, 66 Правил);
- на обложке переходящего номенклатурного дела индекс указан неверно (нарушен пункт 54 Правил);
- переходящее номенклатурное дело не перерегистрировано, на обложке не указан новый номенклатурный индекс (нарушен пункт 54 Правил);
- не соблюдены правила по нумерации листов: листы не пронумерованы/ пронумерованы ручкой (нарушены пункты 64, 70, 71, 79 Правил);
- в номенклатурных делах имеется двойная нумерация листов (прежний номер не зачеркнут); номера листов повторяются дважды на различных документах (нарушен пункт 79 Правил);
- в номенклатурное дело одного календарного года помещены документы другого календарного года (нарушены пункты 59, 60 Правил);
- в номенклатурное дело помещены документы с различными сроками хранения (нарушен пункт 60 Правил);
- неверно сформировано номенклатурное дело (в дело «Соглашения о разделе наследства; документы к ним» соглашение подшито после документов, на основании которых оно удостоверено) (нарушены пункты 57-60 Правил);
- в номенклатурное дело помещены документы, не относящиеся к данному номенклатурному делу (в дело «Договоры отчуждения недвижимого имущества» помещен договор купли-продажи автомашины) (нарушен пункт 60 Правил);
- в номенклатурное дело за один год, добавлены документы, датированные другим годом, но не составлена справка о причинах переоформления дела, не внесены соответствующие изменения в лист-заверитель и обложку дела (нарушены пункты 80, 92 Правил);
- в номенклатурных делах постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения не составлена внутренняя опись (нарушены пункты 64, 71 Правил);
- в номенклатурах дел составлена внутренняя опись по специальной форме (приложение № 14) как на дела, формируемые по видам документов (договоры, завещания и т.д.), а не по форме приложения № 13 (нарушен пункт 81 Правил);
- внутренняя опись не соответствует форме, установленной Правилами (приложения №№ 13, 14) (нарушен пункт 81 Правил);
- во внутреннюю опись внесены не все документы, находящиеся в деле (нарушен пункт 81 Правил);
- в итоговой записи внутренней описи неверно указано количество документов, содержащихся в деле; вместо количества документов, включенных в опись, указано количество листов в деле (нарушен пункт 82 Правил);
- в итоговой записи внутренней описи неверно указано количество листов внутренней описи (нарушен пункт 82 Правил);
- во внутреннюю опись номенклатурного дела «Номенклатура дел» не включена итоговая запись о категориях и количестве дел, находящихся в производстве (нарушен пункт 81 Правил);
- во внутренней описи неверно указаны номера листов дела (нарушен пункт 81 Правил);
- дата составления внутренней описи указана неверно (нарушен пункт 82 Правил);
- во внутренней описи неверно указана дата совершения нотариального действия, чем нарушен порядок заполнения формы (приложение № 14 Правил);
- в номенклатурных делах не составлен лист-заверитель (нарушены пункты 64, 70, 71 Правил);
- в листе-заверителе неверно указано количество пронумерованных, прошитых и скрепленных печатью листов; количество пронумерованных, прошитых и скрепленных печатью листов указано с учетом листов внутренней описи (нарушен пункт 80 Правил);
- в листе-заверителе не указано количество листов внутренней описи (нарушен пункт 80 Правил);
- в листе-заверителе указано количество листов внутренней описи документов, хотя внутренняя опись при формировании дела не составлялась (нарушен пункт 80 Правил);
- в листе-заверителе не указана дата составления заверительной надписи (нарушен пункт 80 Правил);
- в листе-заверителе дата составления листа-заверителя указана неверно (нарушен пункт 80 Правил);
- в номенклатурное дело добавлены документы другого года. В дело помещены две внутренних описи, на одной внесена запись о помещенных в деле документах за 2011, на другой внутренней описи внесена запись о помещенных в деле документах за 2012. На обложке дела неверно указано количество листов содержащихся в деле (после переоформления дела неверно внесены изменения в оформление обложки). Дело при добавлении документов не расшивалось, справка о причинах переоформления дела не составлялась (нарушены пункты 59, 64, 91, 92, 95 Правил);
- номенклатурное дело прошнуровано, пронумеровано, однако место скрепления листов не заклеено наклейкой (нарушен пункт 83 Правил);
- на оборотной стороне последнем листе номенклатурного дела (журнал, книга) отсутствует запись о количестве пронумерованных и сшитых листов нарушен (пункт 98 Правил);
- наследственные дела, начатые до 2012 года, но оконченные в 2012 году, не перерегистрированы (нарушен пункт 54 Правил);
- в наследственных делах во внутренней описи несколько документов записаны под одним номером (нарушен пункт 81 Правил);
- в наследственных делах во внутренней описи не по каждому документу заполнена графа 3 «дата документа», несколько документов (свидетельства о праве на наследство) записаны под одним номером, неверно указано «итого» документов в деле, неверно указано количество листов внутренней описи; в листе-заверителе не указано количество листов внутренней описи (нарушены пункты 80 - 82 Правил);
- в наследственных делах во внутренней описи неверно указана дата ее составления (нарушен пункт 82 Правил);
- в наследственных делах на бумажной наклейке на месте сшивки документов дела отсутствует печать нотариуса (нарушен пункт 83 Правил);
- обложки наследственных дел, оконченных в 2011, 2012 г.г., не соответствуют форме, установленной Правилами (приложение № 25) (нарушен пункт 134 Правил);
- неверно сформированы наследственные дела, документы в деле подшиты с нарушением требований подпункта «а» пункта 140 Правил;
- порядок формирования оконченных наследственных дел для временного хранения не соответствует требованиям пункта 140 Правил;
- в возобновленных наследственных делах имеется две внутренние описи или два листа-заверителя (при этом, в ранее составленный лист-заверитель изменения не внесены и он не перечеркнут) (нарушены пункты 80, 141 Правил).
3. Ведение реестров для регистрации нотариальных действий.
- несколько нотариальных действий - выдача одному наследнику нескольких свидетельств на разные виды наследственного имущества зарегистрированы в реестре одной записью. Подобная нумерация согласно пункту 180 Правил допускается только при свидетельствовании верности нескольких копий одного документа (нарушен пункт 175 Правил);
- в реестре при заполнении графы 2 «Дата совершения нотариального действия» использовался мастичный штамп-датер (нарушен пункт 176 Правил);
- в реестре в графе 2 не указана дата совершения нотариального действия (нарушен пункт 181 Правил);
- в реестре в графе 2 «Дата совершения нотариального действия» имеются прочерки (нарушен пункт 181 Правил);
- в графе 2 реестра при указании даты совершения нотариальных действий указаны число и месяц, не указан год (нарушен пункт 181 Правил);
- реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя юридического или физического лица, его статус или должность, указаны в графе 3, а не в графе 4 реестра (нарушен пункт 183 Правил);
- в графе 3 не указано место жительства гражданина и/или в графе 4 не указаны реквизиты документа, удостоверяющего личность гражданина (нарушены пункты 182 и 183 Правил);
- при обращении одного лица за совершением нескольких нотариальных действий, которые последовательно зарегистрированы в реестре, графа 4 реестра не заполнена (нарушен пункт 183 Правил);
- в реестре даты рождения граждан, обратившихся за совершением нотариальных действий, указаны в графе 3 реестра (нарушен пункт 183 Правил);
- в реестре в графе 5 не указано краткое содержание нотариального действия, либо указано слишком кратко (нарушен пункт 184 Правил);
- в графе 7 реестра отсутствует роспись лица в получении документа (нарушен пункт 186 Правил);
- при совершении нотариальных действий в отношении лиц, которые не могут расписаться собственноручно, в графе 7 отсутствует запись, предусмотренная частью второй пункта 186 Правил;
- при заполнении реестра используется мастичный штамп (нарушен пункт 176 Правил);
- в реестрах имеются неоговоренные поправки (нарушен пункт 177 Правил);
- в реестрах имеющиеся поправки заверены только подписью нотариуса, без проставления даты (нарушен пункт 177 Правил);
4. Ведение алфавитных книг учета завещаний, алфавитных книг учета наследственных дел и книг учета наследственных дел.
- не все заявления о выдаче свидетельства о праве на наследство зарегистрированы в книге учета наследственных дел. Не исполнены пункты 124, 127-131 Правил;
- в книге учета наследственных дел в графе 2 номер наследственного дела проставлен без указания года заведения наследственного дела, что не соответствует образцу заполнения граф книги учета наследственных дел (Приложение № 21 Правил);
- алфавитная книга учета завещаний за 2012, переходящая с 2002, не соответствует форме, установленной Правилами (Приложение № 26).
5. Ведение журналов регистрации входящей и исходящей корреспонденции, журнала регистрации организационно-распорядительных документов.
- журнал регистрации организационно-распорядительных документов нотариусом не велся, чем нарушены требования пункта 9 Правил;
- заявления граждан о выдаче дубликатов нотариальных документов не регистрировались в журнале регистрации входящей корреспонденции (нарушен пункт 22 Правил).
Проверки нотариусов, занимающихся частной практикой, на предмет соблюдения Правил нотариального делопроизводства показали, что делопроизводство нотариусами ведется в соответствии с требованиями действующего законодательства, однако имеются отдельные нарушения.
В марте 2013 года Управлением было подготовлено обобщение нарушений Правил нотариального делопроизводства, выявленных в ходе проверок нотариусов в 2012 году. Обобщение было направлено в Нотариальную палату Волгоградской области с предложением довести его до сведения нотариусов и провести с нотариусами семинар по вопросам практического применения Правил нотариального делопроизводства.
При проверках в 2013 году Управлением были выявлены аналогичные нарушения, что и в 2012 году.
Данное обстоятельство может свидетельствовать о недостаточном уровне знаний нотариусами Волгоградской области Правил нотариального делопроизводства, а также о том, что обобщение, подготовленное Управлением в 2013 году, не принято нотариусами во внимание.
На основании вышеизложенного, предлагается:
Направить обобщение в Нотариальную палату Волгоградской области, для сведения.
Рекомендовать Нотариальной палате Волгоградской области:
2.1. довести данное обобщение до сведения нотариусов Волгоградской области;
2.2. в ближайшее время провести с нотариусами семинар по вопросам практического применения Правил нотариального делопроизводства, где рассмотреть наиболее часто встречающиеся нарушения Правил.
Отдел по контролю и надзору
в сфере адвокатуры, нотариата,
государственной регистрации актов
гражданского состояния
|
