Наличие дел, предусмотренных номенклатурой дел нотариуса. Оформление дел


Скачать 97.84 Kb.
НазваниеНаличие дел, предусмотренных номенклатурой дел нотариуса. Оформление дел
ТипДокументы
filling-form.ru > Договоры > Документы


Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Волгоградской области
Отдел по контролю и надзору в сфере адвокатуры, нотариата,

государственной регистрации актов гражданского состояния
О Б О Б Щ Е Н И Е

нарушений Правил нотариального делопроизводства,

выявленных в ходе проверок нотариусов, занимающихся частной практикой,

в 2013 году
26 марта 2014 г. г. Волгоград
Обобщение подготовлено во исполнение пункта 2.3.4 Плана основных организационных мероприятий Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Волгоградской области на 1 полугодие 2014 г., утвержденного приказом Управления от 31.12.2013 № 1079.

Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 19.11.2009 № 403 утверждены Правила нотариального делопроизводства (далее – Правила), устанавливающие единый порядок работы с документами нотариусов в Российской Федерации, осуществления контроля за исполнением правил нотариального делопроизводства.

В 2013 году проверки осуществлялись в соответствии с Графиком проведения плановых проверок исполнения нотариусами, занимающими частной практикой, правил нотариального делопроизводства на 2013 год, утвержденным приказом Управления от 21.12.2012 № 1126.

Данное обобщение подготовлено по результатам 37 проверок, проведенных Управлением в 2013 году.


  1. Ведение номенклатуры дел.

- в графе 3 номенклатуры дел неверно указано (либо не указано) количество заведенных частей или томов дела (нарушен пункт 53 Правил);

- одновременно заполнены графа 3 «количество томов дела» и графа 5 (указано, что дело не заводилось), либо обе эти графы не заполнены (нарушен пункт 53 Правил);

- в графе 5 «Примечание» не проставлены отметки о переходящих делах, о неначатых делах (нарушен пункт 53 Правил);

- итоговая запись номенклатуры дел не содержит даты составления, чем нарушен порядок заполнения формы итоговой записи согласно приложению № 10 Правил (пункт 56 Правил);

- итоговая запись номенклатуры дел не установленного образца (нарушен пункт 56 Правил)..

2. Наличие дел, предусмотренных номенклатурой дел нотариуса. Оформление дел.

- заведенное номенклатурное дело в номенклатуре дел не значится (нарушен пункт 49 Правил) ;

- дела постоянного срока хранения полностью не оформлены (не прошиты, не составлены внутренняя опись и лист-заверитель) (нарушены пункты 64, 71 Правил);

- обложки номенклатурных дел не соответствуют установленной форме (приложение № 11) (нарушен пункт 66 Правил);

- заголовок и/или индекс номенклатурного дела, указанный на обложке, не соответствует заголовку и/или индексу, указанному в номенклатуре дел (нарушен пункт 66 Правил);

- на обложке номенклатурного дела неверно указан срок хранения дела (нарушен пункт 66 Правил);

- на обложке номенклатурного дела неверно указаны даты начала и/или окончания дела (нарушены пункты 64, 66, 71 Правил);

- на обложке номенклатурного дела в реквизитах «дата заведения» и «дата окончания» месяц указан цифрами (нарушены пункты 66, 71 Правил);

- на обложке номенклатурного дела неверно указано количество листов, содержащихся в деле (нарушены пункты 64, 71 Правил);

- на обложке номенклатурного дела не указаны индекс дела, дата начала и окончания дела (нарушены пункты 66, 71 Правил);

- на обложке номенклатурного дела, заведенного в одном томе, указан номер тома (нарушен пункт 60 Правил);

- на обложке номенклатурного дела не проставлен номер тома (нарушены пункты 60, 66 Правил);

- на обложке переходящего номенклатурного дела индекс указан неверно (нарушен пункт 54 Правил);

- переходящее номенклатурное дело не перерегистрировано, на обложке не указан новый номенклатурный индекс (нарушен пункт 54 Правил);

- не соблюдены правила по нумерации листов: листы не пронумерованы/ пронумерованы ручкой (нарушены пункты 64, 70, 71, 79 Правил);

- в номенклатурных делах имеется двойная нумерация листов (прежний номер не зачеркнут); номера листов повторяются дважды на различных документах (нарушен пункт 79 Правил);

- в номенклатурное дело одного календарного года помещены документы другого календарного года (нарушены пункты 59, 60 Правил);

- в номенклатурное дело помещены документы с различными сроками хранения (нарушен пункт 60 Правил);

- неверно сформировано номенклатурное дело (в дело «Соглашения о разделе наследства; документы к ним» соглашение подшито после документов, на основании которых оно удостоверено) (нарушены пункты 57-60 Правил);

- в номенклатурное дело помещены документы, не относящиеся к данному номенклатурному делу (в дело «Договоры отчуждения недвижимого имущества» помещен договор купли-продажи автомашины) (нарушен пункт 60 Правил);

- в номенклатурное дело за один год, добавлены документы, датированные другим годом, но не составлена справка о причинах переоформления дела, не внесены соответствующие изменения в лист-заверитель и обложку дела (нарушены пункты 80, 92 Правил);

- в номенклатурных делах постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения не составлена внутренняя опись (нарушены пункты 64, 71 Правил);

- в номенклатурах дел составлена внутренняя опись по специальной форме (приложение № 14) как на дела, формируемые по видам документов (договоры, завещания и т.д.), а не по форме приложения № 13 (нарушен пункт 81 Правил);

- внутренняя опись не соответствует форме, установленной Правилами (приложения №№ 13, 14) (нарушен пункт 81 Правил);

- во внутреннюю опись внесены не все документы, находящиеся в деле (нарушен пункт 81 Правил);

- в итоговой записи внутренней описи неверно указано количество документов, содержащихся в деле; вместо количества документов, включенных в опись, указано количество листов в деле (нарушен пункт 82 Правил);

- в итоговой записи внутренней описи неверно указано количество листов внутренней описи (нарушен пункт 82 Правил);

- во внутреннюю опись номенклатурного дела «Номенклатура дел» не включена итоговая запись о категориях и количестве дел, находящихся в производстве (нарушен пункт 81 Правил);

- во внутренней описи неверно указаны номера листов дела (нарушен пункт 81 Правил);

- дата составления внутренней описи указана неверно (нарушен пункт 82 Правил);

- во внутренней описи неверно указана дата совершения нотариального действия, чем нарушен порядок заполнения формы (приложение № 14 Правил);

- в номенклатурных делах не составлен лист-заверитель (нарушены пункты 64, 70, 71 Правил);

- в листе-заверителе неверно указано количество пронумерованных, прошитых и скрепленных печатью листов; количество пронумерованных, прошитых и скрепленных печатью листов указано с учетом листов внутренней описи (нарушен пункт 80 Правил);

- в листе-заверителе не указано количество листов внутренней описи (нарушен пункт 80 Правил);

- в листе-заверителе указано количество листов внутренней описи документов, хотя внутренняя опись при формировании дела не составлялась (нарушен пункт 80 Правил);

- в листе-заверителе не указана дата составления заверительной надписи (нарушен пункт 80 Правил);

- в листе-заверителе дата составления листа-заверителя указана неверно (нарушен пункт 80 Правил);

- в номенклатурное дело добавлены документы другого года. В дело помещены две внутренних описи, на одной внесена запись о помещенных в деле документах за 2011, на другой внутренней описи внесена запись о помещенных в деле документах за 2012. На обложке дела неверно указано количество листов содержащихся в деле (после переоформления дела неверно внесены изменения в оформление обложки). Дело при добавлении документов не расшивалось, справка о причинах переоформления дела не составлялась (нарушены пункты 59, 64, 91, 92, 95 Правил);

- номенклатурное дело прошнуровано, пронумеровано, однако место скрепления листов не заклеено наклейкой (нарушен пункт 83 Правил);

- на оборотной стороне последнем листе номенклатурного дела (журнал, книга) отсутствует запись о количестве пронумерованных и сшитых листов нарушен (пункт 98 Правил);

- наследственные дела, начатые до 2012 года, но оконченные в 2012 году, не перерегистрированы (нарушен пункт 54 Правил);

- в наследственных делах во внутренней описи несколько документов записаны под одним номером (нарушен пункт 81 Правил);

- в наследственных делах во внутренней описи не по каждому документу заполнена графа 3 «дата документа», несколько документов (свидетельства о праве на наследство) записаны под одним номером, неверно указано «итого» документов в деле, неверно указано количество листов внутренней описи; в листе-заверителе не указано количество листов внутренней описи (нарушены пункты 80 - 82 Правил);

- в наследственных делах во внутренней описи неверно указана дата ее составления (нарушен пункт 82 Правил);

- в наследственных делах на бумажной наклейке на месте сшивки документов дела отсутствует печать нотариуса (нарушен пункт 83 Правил);

- обложки наследственных дел, оконченных в 2011, 2012 г.г., не соответствуют форме, установленной Правилами (приложение № 25) (нарушен пункт 134 Правил);

- неверно сформированы наследственные дела, документы в деле подшиты с нарушением требований подпункта «а» пункта 140 Правил;

- порядок формирования оконченных наследственных дел для временного хранения не соответствует требованиям пункта 140 Правил;

- в возобновленных наследственных делах имеется две внутренние описи или два листа-заверителя (при этом, в ранее составленный лист-заверитель изменения не внесены и он не перечеркнут) (нарушены пункты 80, 141 Правил).
3. Ведение реестров для регистрации нотариальных действий.

- несколько нотариальных действий - выдача одному наследнику нескольких свидетельств на разные виды наследственного имущества зарегистрированы в реестре одной записью. Подобная нумерация согласно пункту 180 Правил допускается только при свидетельствовании верности нескольких копий одного документа (нарушен пункт 175 Правил);

- в реестре при заполнении графы 2 «Дата совершения нотариального действия» использовался мастичный штамп-датер (нарушен пункт 176 Правил);

- в реестре в графе 2 не указана дата совершения нотариального действия (нарушен пункт 181 Правил);

- в реестре в графе 2 «Дата совершения нотариального действия» имеются прочерки (нарушен пункт 181 Правил);

- в графе 2 реестра при указании даты совершения нотариальных действий указаны число и месяц, не указан год (нарушен пункт 181 Правил);

- реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя юридического или физического лица, его статус или должность, указаны в графе 3, а не в графе 4 реестра (нарушен пункт 183 Правил);

- в графе 3 не указано место жительства гражданина и/или в графе 4 не указаны реквизиты документа, удостоверяющего личность гражданина (нарушены пункты 182 и 183 Правил);

- при обращении одного лица за совершением нескольких нотариальных действий, которые последовательно зарегистрированы в реестре, графа 4 реестра не заполнена (нарушен пункт 183 Правил);

- в реестре даты рождения граждан, обратившихся за совершением нотариальных действий, указаны в графе 3 реестра (нарушен пункт 183 Правил);

- в реестре в графе 5 не указано краткое содержание нотариального действия, либо указано слишком кратко (нарушен пункт 184 Правил);

- в графе 7 реестра отсутствует роспись лица в получении документа (нарушен пункт 186 Правил);

- при совершении нотариальных действий в отношении лиц, которые не могут расписаться собственноручно, в графе 7 отсутствует запись, предусмотренная частью второй пункта 186 Правил;

- при заполнении реестра используется мастичный штамп (нарушен пункт 176 Правил);

- в реестрах имеются неоговоренные поправки (нарушен пункт 177 Правил);

- в реестрах имеющиеся поправки заверены только подписью нотариуса, без проставления даты (нарушен пункт 177 Правил);
4. Ведение алфавитных книг учета завещаний, алфавитных книг учета наследственных дел и книг учета наследственных дел.

- не все заявления о выдаче свидетельства о праве на наследство зарегистрированы в книге учета наследственных дел. Не исполнены пункты 124, 127-131 Правил;

- в книге учета наследственных дел в графе 2 номер наследственного дела проставлен без указания года заведения наследственного дела, что не соответствует образцу заполнения граф книги учета наследственных дел (Приложение № 21 Правил);

- алфавитная книга учета завещаний за 2012, переходящая с 2002, не соответствует форме, установленной Правилами (Приложение № 26).


5. Ведение журналов регистрации входящей и исходящей корреспонденции, журнала регистрации организационно-распорядительных документов.

- журнал регистрации организационно-распорядительных документов нотариусом не велся, чем нарушены требования пункта 9 Правил;

- заявления граждан о выдаче дубликатов нотариальных документов не регистрировались в журнале регистрации входящей корреспонденции (нарушен пункт 22 Правил).
Проверки нотариусов, занимающихся частной практикой, на предмет соблюдения Правил нотариального делопроизводства показали, что делопроизводство нотариусами ведется в соответствии с требованиями действующего законодательства, однако имеются отдельные нарушения.

В марте 2013 года Управлением было подготовлено обобщение нарушений Правил нотариального делопроизводства, выявленных в ходе проверок нотариусов в 2012 году. Обобщение было направлено в Нотариальную палату Волгоградской области с предложением довести его до сведения нотариусов и провести с нотариусами семинар по вопросам практического применения Правил нотариального делопроизводства.

При проверках в 2013 году Управлением были выявлены аналогичные нарушения, что и в 2012 году.

Данное обстоятельство может свидетельствовать о недостаточном уровне знаний нотариусами Волгоградской области Правил нотариального делопроизводства, а также о том, что обобщение, подготовленное Управлением в 2013 году, не принято нотариусами во внимание.

На основании вышеизложенного, предлагается:

  1. Направить обобщение в Нотариальную палату Волгоградской области, для сведения.

  2. Рекомендовать Нотариальной палате Волгоградской области:

2.1. довести данное обобщение до сведения нотариусов Волгоградской области;

2.2. в ближайшее время провести с нотариусами семинар по вопросам практического применения Правил нотариального делопроизводства, где рассмотреть наиболее часто встречающиеся нарушения Правил.


Отдел по контролю и надзору

в сфере адвокатуры, нотариата,

государственной регистрации актов

гражданского состояния


Похожие:

Наличие дел, предусмотренных номенклатурой дел нотариуса. Оформление дел iconПамятка по формированию и оформлению дел Кемерово 2011
Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов...

Наличие дел, предусмотренных номенклатурой дел нотариуса. Оформление дел iconОбобщение судебной практики рассмотрения уголовных дел, связанных...
Согласно данным Управления Судебного департамента при Верховном Суде РФ в Калининградской области в 2008 году судами области рассмотрено...

Наличие дел, предусмотренных номенклатурой дел нотариуса. Оформление дел iconПрактическая работа №16. Тема: Формирование и оформление дел (Приложение №1)
Цель: Изучить роль оформления и хранения дел в деятельности документооборота предприятия

Наличие дел, предусмотренных номенклатурой дел нотариуса. Оформление дел iconРекомендации по применению примерной номенклатуры дел лесхоза
...

Наличие дел, предусмотренных номенклатурой дел нотариуса. Оформление дел iconПорядок составления номенклатуры дел
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения....

Наличие дел, предусмотренных номенклатурой дел нотариуса. Оформление дел iconПриказ Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. N 263 Оглавление Введение
Составление и оформление годовых разделов сводных описей дел организации и законченных описей дел фонда

Наличие дел, предусмотренных номенклатурой дел нотариуса. Оформление дел iconМетодическое пособие призвано облегчить работу по составлению конкретной...
Примерная номенклатура дел для отделов Министерства финансов Чувашской Республики по районам и городам (далее – Примерная номенклатура...

Наличие дел, предусмотренных номенклатурой дел нотариуса. Оформление дел iconМетодические рекомендации по применению примерной номенклатуры дел...
Примерная номенклатура дел для общеобразовательных учреждений основного общего и среднего (полного) общего образования

Наличие дел, предусмотренных номенклатурой дел нотариуса. Оформление дел iconИнструкция о порядке отбора на хранение в архив, учета и использования...
Нное оформление уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях (далее судебных дел), формирование нарядов*,...

Наличие дел, предусмотренных номенклатурой дел нотариуса. Оформление дел iconМетодические указания дисциплина специализации «Предварительное следствие...
«Волгоградская академия Министерства внутренних дел Российской Федерации»1 организации и производства расследования преступлений,...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2018
контакты
filling-form.ru

Поиск