1 Настоящее Положение определяет порядок ведения

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ   1.1.  Настоящее Положение определяет порядок ведения, учета и хранения  личных дел работников, а также функции ответственного за ведение, учет и хранение личных дел в Государственном автономном образовательном учреждении Мурманской области среднего профессионального образования «Оленегорский горно – промышленный колледж» (далее – Колледж). 1.2.  Положение разработано в соответствии с: Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»; Трудовым кодексом Российской Федерации; Коллективным договором; Уставом Колледжа. 1.3. Личное дело - основной документ персонального учета, содержащий наиболее полные сведения о работнике Колледжа и его служебной деятельности. В личное дело вносятся сведения, связанные с поступлением на работу и увольнением. Сбор и внесение в личное дело сведений о политической и религиозной принадлежности, о частной жизни работника Колледжа запрещены. 1.4. Сведения, содержащиеся в личном деле, относятся к конфиденциальной информации, имеют ограниченный доступ и разглашению не подлежат. 1.5. Ведение личных дел работников возлагается на специалиста по кадрам.   2. ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ   2.1.  Личные дела формируются для работников, относящихся к административно – управляющему персоналу, педагогическому персоналу, учебно – вспомогательному персоналу. 2.2. Формирование личного дела работника производится непосредственно после приема на работу или перевода из другого учреждения (предприятия, организации). 2.3.  В личные дела работников вкладываются следующие документы: личная карточка формы № Т-2; листок по учету кадров с фотографией; автобиография; копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; копия страхового свидетельства пенсионного страхования; копия идентификационного номера налогоплательщика; копии документов об образовании; копии документов о квалификации или наличии специальных знаний; копия документов воинского учета (для военнообязанных лиц); копия свидетельства о браке; копия свидетельств о рождении детей; характеристики, рекомендательные письма, отношения (если есть в наличии); справка об отсутствии (наличии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям из МВД; копии документов о награждении; копии аттестационных листов; заявление о согласии на обработку персональных данных работника; копии заявлений о приеме на работу, о переводе, увольнении; копии приказов о приеме, переводе, присвоении категории, увольнении; трудовой договор, дополнительные соглашения к трудовому договору; другие документы, отражающие результаты практической деятельности. 2.4. Трудовые книжки, медицинские книжки хранятся отдельно в сейфе. 2.5 Должностные инструкции хранятся в отдельной папке. 2.6. С целью обеспечения надлежащей сохранности личных дел работников и удобства в обращении с ними при формировании документы помещаются в отдельную папку. Личному делу присваивается учетный номер, который заносится в журнал учета личных дел (Приложение 1). 2.7. Все документы личного дела подшиваются в папку-скоросшиватель с перфорацией. Папки – скоросшиватели подшиваются в папки – регистраторы, объединяющие личные дела в тома. Каждое личное дело работника содержит титульный лист с указанием порядкового номера, его фамилии, имени, отчества, крайних дат работы, срока хранения (Приложение 2). 2.8. После титульного листа в личное дело включается внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, работника. Внутренняя опись документов содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, наименованиях, датах и иные сведения (Приложение 3). 2.9. После внутренней описи документов помещается лист ознакомления с личным делом (Приложение 4). Ознакомление работника с личным делом производится ежегодно, в начале календарного года. 3. ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ   3.1. Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого работника колледжа. 3.2. Ведение личного дела предусматривает: помещение документов, подлежащих хранению в  составе личных дел, в хронологическом порядке; ежегодную проверку состояния личных дел работников на предмет сохранности включенных в него документов и своевременное заполнение. 3.3. Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации.  4. ПОРЯДОК УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ 4.1. Хранение и учет личных дел работников организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа. 4.2. Личные дела работников хранятся в сейфе, а внутри – объеденены в тома по алфавиту. 4.3. Доступ к личным делам работников имеют только директор колледжа и специалист по кадрам. 4.4. Систематизация личных дел работников производится в алфавитном порядке. 4.5. Личные дела уволенных работников хранятся в архиве Колледжа. 4.6. Личные дела руководителей и работников, имеющих государственные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно, остальных работников – 75 лет с года увольнения работника.   5. ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ   5.1. Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное пользование  производится с разрешения специалиста по кадрам. 5.2. Работа (ознакомление) с личными делами работников производится в приемной директора, а время работы ограничивается пределами одного рабочего дня. 5.3. При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела, имеющиеся там документы или помещать в него новые, а также разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения. 5.4. При извлечении каких-либо документов из личного дела специалист по кадрам обязан сделать во внутренней описи соответствующую запись.     5.5. В конце рабочего дня специалист по кадрам обязан убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на место хранения и есть ли необходимость для принятия мер к их возвращению или розыску. 5.6. Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале. 6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ   6.1. Работники обязаны в течение 3 рабочих дней представлять сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела. 6.2.  Работодатель обеспечивает: сохранность личных дел педагогов и сотрудников ОУ; конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах работников. 7. ПРАВА   7.1. Для обеспечения защиты персональных данных, которые хранятся в личных делах работники имеют право: получать  полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных; получать свободный доступ к своим персональным данным; получать копии, хранящиеся в  личном деле и  содержащие  персональные данные. требовать  исключения  или  исправления  неверных или неполных персональных  данных. 7.2. Работодатель имеет право: обрабатывать персональные данные работников, в том числе и на электронных носителях; запрашивать от работников всю необходимую информацию. Приложение 4 ФОРМА листа ознакомления с личным делом работника __________________________________________ Ф.И.О. работника С личным делом ознакомлен "___" _____ 20____г. ______Подпись С личным делом ознакомлен "___" ____ 20____г. ______Подпись С личным делом ознакомлен "___"____20____г. ______Подпись С личным делом ознакомлен "___" _____ 20____г. ______Подпись С личным делом ознакомлен "___" ____ 20____г. ______Подпись С личным делом ознакомлен "___"____20____г. ______Подпись С личным делом ознакомлен "___" _____ 20____г. ______Подпись С личным делом ознакомлен "___" ____ 20____г. ______Подпись С личным делом ознакомлен "___"____20____г. ______Подпись Приложение 3 ФОРМА ОПИСИ документов имеющихся в личном деле ___________________________________ Ф.И.О. работника № п/п Наименование документа Дата включения документа Кол-во листов Дата изъятия документа Кем изъят документ и по какой причине Приложение 1 ФОРМА журнала учета личных дел № п/п Ф.И.О. работника Дата постановки на учет Дата снятия с учета 1 2 3 4 Приложение 2 ФОРМА обложки личного дела работника Министерство образования и науки Мурманской области Государственное автономное образовательное учреждение Мурманской области среднего профессионального образования «Оленегорский горно – промышленный колледж» Дело № ____ Ф.И.О. работника Начато «____»__________20____г. Окончено «_____»_______20____г. Хранить________лет

Похожие:

	Положение о порядке ведения личных дел педагогов и сотрудников Настоящее Положение определяет порядок ведения личных дел педагогов и сотрудников школы		Настоящее Положение определяет порядок и условия предоставления академического... Настоящее Положение разработано в соответствии с требованиями следующих нормативно-правовых актов
	Настоящее Положение определяет порядок и условия предоставления академического... Настоящее Положение разработано в соответствии с требованиями следующих нормативно-правовых актов		1 Настоящее положение определяет порядок перевода, отчисления и восстановления... Настоящее положение определяет порядок перевода, отчисления и восстановления обучающихся, порядок оформления возникновения, приостановления...
	1 Настоящее положение определяет порядок перевода, отчисления и восстановления... Настоящее положение определяет порядок перевода, отчисления и восстановления обучающихся, порядок оформления возникновения, приостановления...		1 Настоящее положение определяет порядок перевода, отчисления и восстановления... Настоящее положение определяет порядок перевода, отчисления и восстановления обучающихся, порядок оформления возникновения, приостановления...
	Утверждено постановлением Настоящее Положение определяет порядок оформления и выдачи личной книжки добровольца (волонтера), преимущества, предоставляемые владельцу...		Решением ученого совета Настоящее Положение определяет порядок оформления, ведения, учета и хранения студенческих билетов и зачетных книжек в федеральном...
	Положение о летних тематических площадках ...		1 Настоящее Положение определяет порядок приема аспирантов и соискателей... Настоящее Положение определяет порядок приема аспирантов и соискателей в аспирантуру Федерального государственного бюджетного учреждения...