ИНСТРУКЦИЯ
ПО УЧЕТУ ФОНДОВ В БИБЛИОТЕКАХ НИУ СО РАНГосударственное планирование и контроль за деятельностью библиотек страны невозможны без правильно поставленного учета и отчетности, без унификации и стандартизации единиц учета.
В современных условиях особенно важной является унификация первичного учета, без которого невозможно обоснованное планирование и рациональное использование библиотечно-библиографических ресурсов, обеспечение организационно-технологической основы взаимодействия и сотрудничества между всеми звеньями библиотечных систем.
Такой унификации способствует система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу
1, в том числе и ГОСТы, регламентирующие учет библиотечных фондов.
Под первичной учетной документацией понимается библиотечная документация, связанная с регистрацией входящего и выходящего потока изданий, на основе которых учитывается и анализируется деятельность библиотеки по формированию фонда. Формы первичного учета в значительной степени определяют конечные результаты учета фондов библиотеки, так как служат исходной информацией для последующего – суммарного учета. ГОСТ «Библиотечная статистика»
1 устанавливает основные и дополнительные единицы учета всех видов изданий книг, периодических и продолжающихся изданий, картографических изданий, листовых текстовых изданий, специальных видов нормативно-технических и технических документов и литературы, а также неопубликованных материалов, электронных изданий, документов на микроформах, входящих в фонды библиотек.
Основными единицами учета объема фонда для всех видов изданий (кроме газет) и неопубликованных материалов являются экземпляр и название, для газет – годовой комплект, дополнительными единицами учета фондов являются метрополка, годовой комплект (для журналов) и подшивка (для газет).
Настоящая Инструкция по учету фондов в библиотеках НИУ СО РАН разработана в соответствии с ГОСТом «Библиотечная статистика» и требованиями, которые предъявляются к учету фондов академических библиотек.
Инструкции устанавливают единый порядок учета и проверки отечественных и иностранных фондов библиотек НИУ СО РАН. Материалы в части учета фондов в экземплярах носят обязательный характер, в части учета в названиях – при учете новых поступлений.
1. Основные единицы учета библиотечного фонда1.1. Учету подлежат все виды отечественных и иностранных изданий и неопубликованных материалов, включаемые в фонд в соответствии с профилем его комплектования (кроме копий статей из сборников, журналов и других изданий).
1.1.1. Издания, приобретаемые для организации наглядной агитации и массовых мероприятий (плакаты, картины и др.), в количественную характеристику не включаются.
1.2. Основными единицами учета объема фонда печатных изданий, неопубликованных, электронных и аудиовизуальных документов, в соответствии с ГОСТом «Библиотечная статистика», являются экземпляр и название, для газет – годовой комплект и название.
1.2.1. Экземпляр – каждая отдельная единица документа, включаемая в фонд или выбывающая из него.
1.2.1.1.Учет изданий в экземплярах дает количественную характеристику фонда, позволяет выявить тенденцию его движения за определенный период времени.
1.2.1.2. Учету в экземплярах подлежат все полиграфически самостоятельно оформленные издания (кроме газет) или их копии.
Примечание. Экземпляром для документов на микроформах являются: фиша – для микрофиш, рулон – для микрофильмов; для электронных изданий – дискета и оптический диск
(CD-ROM и мультимедиа).
1.2.1.3. При учете различных приложений к изданиям принимается во внимание и значение этих материалов. Отдельно изданные приложения, имеющие индивидуальные заглавия и самостоятельное значение, учитываются отдельно.
Примечание. Если приложение и основное издание относятся к разным видам изданий, то каждое из них учитывается как самостоятельное издание. Все остальные приложения к изданиям отдельно не учитываются.
1.2.1.4. Самостоятельные издания, объединенные в одном переплете (конволюте), учитываются как отдельные экземпляры и отдельные названия.
1.2.2. Название – условное обозначение одного издания, образующего единое целое и выпущенного в одном или нескольких томах.
1.2.2.1. Обязательный учет фондов в названиях введен для новых поступлений всех видов произведений печати и неопубликованных материалов в соответствии со стандартом ИСО 2789–1974 «Международная библиотечная статистика» и ГОСТ 7.20–2000 .
1.2.2.2. Учет изданий в названиях позволяет более полно определить информационную и содержательную ценность фонда.
1.2.2.3. Основными единицами учета объема фонда печатных изданий, неопубликованных документов, электронных изданий являются экземпляр и название.
1.2.2.4. Повторное издание учитывается как новое название, если дополнено и/или переработано.
1.2.2.5. Многотомное издание, объединенное общим названием, учитывается как одно название, за исключением томов, имеющих индивидуальное заглавие.
1.2.2.6. Учет в названиях обязателен для всех видов произведений печати и неопубликованных материалов, впервые поступивших в библиотеку.
1.2.2.7. Учету в названиях не подлежат:
– дублетные экземпляры изданий, тождественные оригиналу;
– экземпляры отдельных заводов тиража изданий (части тиража, выпускаемые одновременно в разных типографиях или разновременно, но в течение года в одной типографии);
– экземпляры дополнительных тиражей изданий (допечатка тиража со старого набора без каких-либо изменений).
1.3. Дополнительной единицей учета фонда для всех видов произведений печати и неопубликованных материалов является метрополка, для журналов – годовой комплект, для газет – годовая подшивка.
1.3.1. Метрополка – длина каждой условной полки стеллажа, равная одному метру. Учет в метрополках введен в соответствии со стандартом ИСО «Международная библиотечная статистика». Этот вид учета необходим при проектировании библиотечных зданий и определении перспектив развития книгохранилищ, перемещении фондов из одного помещения в другое.
1.3.2. Учет журналов в годовых комплектах позволяет определить качество комплектования журнального фонда, его содержательную и информационную ценность, а также число единиц информации (номеров одного названия).
1.3.3. Подшивка – сшитый или переплетенный комплект номеров газет за определенный период – месяц, квартал, полугодие и т.п. Эта единица используется при проектировании и размещении газетных фондов и хранилищ.