5.3. Регистрация, обработка и хранение входящей документации
5.3.1.Эмитент проводит операции в сроки, установленные пунктом 6.3 Правил.
5.3.2. Все операции состоят из следующих технологических стадий:
5.3.2.1. Прием, обработка и регистрация полученных документов для проведения операции:
проверка полномочий лица, предоставившего документы для проведения операции;
проверка правильности оформления документов и их соответствие требованиям, установленным в пункте 5.1 Правил;
проверка комплектности документов, предоставленных для проведения операции;
проверка полномочий лица, подписавшего распоряжение;
сверка подлинности подписи (оттиска печати) лица, подписавшего распоряжение, в том числе путем сличения с образцом подписи (оттиска печати) в анкете зарегистрированного лица;
сверка данных, содержащихся в распоряжении, с данными реестра;
регистрация полученных документов в Журнале учета входящих документов.
5.3.2.2. Обработка документов и проведение операции или выдача отказа в проведении операции в случаях, предусмотренных пунктом 6.2 Правил:
внесение записи в реестр или формирование информации из реестра, или отказа в проведении операции с одновременным отражением данных в учетных регистрах;
регистрация документов, предоставляемых из реестра, и отказов в проведении операции в Журнале учета входящих документов.
5.3.2.3. Передача исполненных документов на хранение:
внутренний контроль исполнения распоряжений;
архивирование документов.
5.3.3. Все документы, полученные для совершения операций, подлежат учету и хранению. С целью организации учета и контроля за сроками проведения операций ведутся:
Журнал учета входящих документов, записи данных в котором формируются непосредственно в процессе приема документов.
Регистрационный журнал формируется в хронологическом порядке.
5.3.4.1. Журнал учета входящих документов включает следующие данные:
порядковый номер записи;
входящий номер документа;
наименование документа;
дата получения документа Эмитентом;
сведения о лице, предоставившем документы, а именно:
для юридического лица - наименование организации, предоставившей документы, дата и исходящий номер, присвоенный организацией, фамилия лица, подписавшего сопроводительное письмо;
для физического лица (если указаны) - фамилия, имя, отчество, дата, почтовый адрес отправителя (при получении документов по почте);
дата отправки ответа (внесения записи в реестр) или направления отказа от проведения операции;
исходящий номер ответа на документы;
фамилия должностного лица, подписавшего ответ.
5.3.4.2. Регистрационный журнал включает следующие данные:
порядковый номер записи;
дата получения документов и их входящие номера;
дата исполнения операции;
тип операции, предусмотренный пунктом 7 Правил;
номера лицевых счетов зарегистрированных лиц, являющихся корреспондентами в операции;
вид, количество, категория (тип или серия), государственный регистрационный номер выпуска ценных бумаг.
5.3.5. Прием документов для совершения операций производит уполномоченный на это специалист Эмитента в порядке, установленном Правилами.
5.3.6. Принятые документы отражаются в Журнале учета входящих документов. Входящие номера и даты поступления также проставляются на самих документах. По желанию обратившегося лица ему выдается экземпляр Акта приема документов с указанием, в том числе даты, времени поступления и фамилии специалиста Эмитента, принявшего документы.
5.3.7. Специалист Эмитента, принявший документ, проставляет на документе свою подпись, номер и дату по Журналу учета входящих документов.
По результатам входного контроля:
в случае соответствия принятых документов всем необходимым требованиям, производиться обработка документа;
в случае выявления причин, указанных в пункте 6.2 Правил, являющихся основанием для отказа от внесения записи в реестр составляется письменное уведомление об отказе в исполнении операции с указанием причин и состава действий, которые необходимо предпринять для того, чтобы документы были исполнены.
5.3.8. В случаях, если операция предполагает предоставление обратившемуся лицу информации из реестра, а также в случаях, если в отношении поступивших документов должно быть выдано уведомление об отказе, исходящие документы формируются специалистом Эмитента с обязательным отражением в Журнале учета входящих документов. Такие документы выдаются получателю под роспись с одновременной проверкой его полномочий. Допускается отправка документов почтой по адресу зарегистрированного лица или его уполномоченного представителя, указанного в системе ведения реестра.
5.3.9. Если на основании полученных документов, подлежащих исполнению по результатам проверки, проводится какая-либо из операций, перечисленных в разделе 7 Правил, информация об этом отражается в Регистрационном журнале.
5.3.10. В конце рабочего дня ответственный специалист Эмитента распечатывает Регистрационный журнал обо всех операциях, проведенных за данный рабочий день. Документы, являющиеся основанием для внесения записей в реестр, по итогам дня упорядочиваются последовательно по номерам операций в соответствии с Регистрационным журналом.
5.3.11. После проверки правильности обработки документов и проведения операций в реестре, специалист Эмитента заверяет своей подписью распечатку Регистрационного журнала, к которой подшиваются принятые и обработанные за день документы соответствующего эмитента.
5.3.12. Документы Эмитента хранятся отдельно в сейфе или в несгораемом металлическом шкафу.
5.3.12.1. Анкеты зарегистрированных юридических лиц и комплекты документов зарегистрированных юридических лиц, включающие учредительные и другие необходимые документы, предоставляемые при открытии лицевого счета, хранятся по возрастанию номеров лицевых счетов в папках в сейфе или специальном шкафу.
5.3.12.2. Все анкеты зарегистрированных физических лиц хранятся в алфавитном порядке в папках в сейфе или в специальном шкафу.
5.3.12.3. Документы, являющиеся основанием для внесения записей в реестр, хранятся в сейфе или специальном шкафу.
5.3.12.4. Документы, являющиеся основанием для выдачи информации из системы ведения реестра, хранятся в папках «Входящие документы» по дате исполнения документа.
|
