Обработка электронных документов
В случае заключения соглашения, определяющего условия и порядок обмена электронными документами, распоряжения, подписанные электронной цифровой подписью согласно действующему законодательству об электронной подписи, могут предоставляться Регистратору в электронном виде в соответствии с правилами, зафиксированными в соглашении об обмене электронными документами.
Формирование, отправка, прием и обработка электронных документов осуществляются Регистратором в соответствии с порядком, предусмотренным настоящими Правилами и соглашением об обмене электронными документами, заключенным между участниками ЭДО (далее – соглашение об обмене ЭД).
Электронный документ считается неполученным Получателем до момента получения Отправителем соответствующего подтверждения.
При получении Регистратором электронных документов производится их первичная обработка, включающая:
разархивирование и расшифрование электронных документов (процесс криптографического преобразования зашифрованных данных в открытые);
проверку правильности наименования файлов, согласно правилам наименования файлов, установленным в соглашении об обмене ЭД;
удостоверение личности лица, от которого исходит документ – проверка соответствующим сертифицированным средством с использованием ключа подписи принадлежности ЭЦП в электронном документе владельцу сертификата ключа подписи;
проверку электронных документов на целостность, т.е. их доставку в неискаженном по отношению к первоначальному виде;
проверку электронных документов на соответствие форматам, установленным соглашением об обмене ЭД.
В случае положительного результата проверки целостности электронного документа и подлинности ЭЦП установленным форматам, электронный документ подлежит дальнейшей регистрации, экспертизе и обработке в соответствии с порядком, предусмотренным настоящими Правилами.
Отметка об исполнении электронного документа фиксируется в электронной системе ведения реестра (ЭСВР) с указанием даты исполнения и Ф.И.О. сотрудника Регистратора, исполнившего документ, а в случаях получения бумажной копии документа указанная отметка проставляется на бумажном документе.
В случае невозможности расшифрования электронного документа, а также при отрицательном результате проверки целостности Электронного документа и/или подлинности ЭЦП документ считается не полученным и не подлежит дальнейшей обработке и исполнению. В этих случаях Регистратор отправляет уведомление Отправителю с указанием причины неполучения документа.
Учет электронных документов осуществляется путем ведения электронных и/или бумажных журналов учета в соответствии с порядком, установленным в Регистраторе. Программные средства ведения журналов учета являются составной частью программного обеспечения для организации ЭДО.
5.5.2.Требования к бумажным копиям электронных документов
Копии электронных документов на бумажном носителе заверяются собственноручной подписью уполномоченного представителя и печатью Стороны-отправителя соответствующего электронного документа.
Копии электронного документа на бумажном носителе должны быть аутентичны подлиннику электронного документа и содержать обязательную отметку, свидетельствующую о том, что это копия электронного документа.
Программные средства для преобразования электронного документа в бумажную копию являются неотъемлемой составной частью программного обеспечения, используемого при осуществлении электронного документооборота.
Хранение электронных документов и их резервное копирование
Все электронные документы, сформированные, отправленные и полученные при осуществлении электронного документооборота, хранятся в формате, в котором они были сформированы, отправлены и получены.
Программное обеспечение, используемое Регистратором при осуществлении электронного документооборота, предусматривает фиксирование даты и времени получения (отправки) электронных документов, наименование адресатов и возможность поиска документов по их реквизитам.
Срок хранения электронных документов не может быть менее сроков, установленных действующим законодательством для соответствующих документов в бумажном виде.
Хранение электронных документов сопровождается хранением сертификатов ключей ЭЦП.
При ведении архива электронных документов, закрытых ключей шифрования и сертификатов ключей ЭЦП реализуются принципы резервного копирования и восстановления информации, предусмотренные Регистратором.
|
