Особенности работы с электронными документами
Электронная почта – один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри Администрации, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
Прием электронных документов из других организаций и отправка электронных документов осуществляется специалистом по делопроизводству Администрации.
Документы, создаваемые в Администрации и поступающие в Администрацию на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота, возможно, после его верификации (сравнения электронного образа документа с подлинником документа), подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется с помощью электронной подписи работника, выполняющего данную процедуру
Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборота Администрации.
Система электронного документооборота Администрации предусматривает регистрацию и включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе межведомственного электронного документооборота.
Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ имеет реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.
При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно – справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и др.), создаваемых в электронной форме в системе электронного документооборота Администрации используют способы подтверждения действия с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется.
Единица учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота Администрации. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируются как один документ.
Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Администрации. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание «Электронные документы», например «Переписка об административно – хозяйственном обслуживании. Электронные документы».
Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными для аналогичных документов на бумажном носителе.
Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в Администрации программно – технических средств, нормативных и методических документов Департамента по архивному делу Республики Саха (Якутия).
Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел, на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого главой Администрации, указанные электронные дела подлежат уничтожению.
Поступившие из структурных подразделений в архив Администрации электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема – передачи электронных документов на архивное хранение.
6. Регистрация документов
Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.
Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, регистрируются документы, поступившие из районной администрации и сторонних организаций и предприятий, распоряжения главы по основной деятельности, распоряжения по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.
Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится специалистом по делопроизводству Администрации. Документы, полученные из вышестоящих органов, поступающие на рассмотрение главы и его заместителя, распорядительные документы и переписка за подписью главы Администрации также регистрируются.
Перечень документов и корреспонденции, не подлежащих регистрации в Администрации, приводится в приложении № 10.
7. Контроль исполнения документов
Организация контроля исполнения
Контроль исполнения включает в себя: постановку документа на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителя в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения распорядительных документов, поручения МО «Нюрбинский район», а также документы, поставленные на контроль исполнения главой Администрации.
При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой «К».
Контроль исполнения обеспечивает глава, заместитель главы и главный специалист по делопроизводству.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних – с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан – с даты их поступления.
Сроки исполнения документов определяются главой исходя их срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя главы или его заместителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или республиканский орган (организация) – автор документа.
В случае исполнения документа несколькими специалистами подлинник направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.
При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения ответственный за контроль обязан передать другому работнику все контролируемые документы.
Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последних лет- не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца – каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.
Снятие документа с контроля осуществляет специалист по делопроизводству с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка «в дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документировавшего подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений, и материалы не возвращены на доработку.
8. Организация работы с документами в делопроизводстве
Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив на муниципальное хранение в соответствие с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства РФ, Департамента по архивному делу РС (Я), а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Администрации.
Составление номенклатуры дел
Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Администрации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом Администрации, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Администрации, их виды, состав и содержание.
В Администрации составляется сводная номенклатура дел Администрации (приложение № 12).
Номенклатура дел отдела составляется специалистами и представляется главному специалисту по делопроизводству. Вновь созданный отдел обязан в месячный срок разработать номенклатуру дел отдела и представить ее главному специалисту по делопроизводству.
Сводная номенклатура дел составляется главным специалистом по делопроизводству на основе номенклатур дел отделов.
Сводная номенклатура дел составляется и подписывается главным специалистом по делопроизводству, согласовывается с ЭК Администрации, ЭПК Департамента по архивному делу РС (Я) и утверждается главой Администрации. Согласовывается номенклатура дел с ЭПК Департамента по архивному делу РС (Я) не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре Администрации.
После утверждения сводной номенклатуры дел Администрации специалисты получают выписки из соответствующих разделов для использования в работе.
Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел. Второй используется главным специалистом по делопроизводству в качестве рабочего.
Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Администрации.
В названии разделов номенклатуры дел Администрации являются названия отделов. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Администрации.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Администрации. В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел определяется степенью важностью документов, составляющих дела, и их взаимосвязью:
– Нормативно-правовые акты РФ и РС (Я);
- Распорядительные документы вышестоящих органов (постановления, приказы, рекомендации, акты и т.д.), даже если они присланы для сведения;
- Учредительные документы организации (уставы, положения, регистрационные свидетельства);
- Положения о структурных подразделениях, должностные инструкции;
- Протоколы совещательных органов организации (советов, дирекции и т.д.);
- Распорядительные документы организации (решения, приказы, распоряжения) и документы, послужившие основанием для их издания;
- Штатные расписания;
- Планы (перспективные, годовые, полугодовые, квартальные, месячные, тематические и т.д.), программы (комплексные, региональные и пр.);
- Отчеты (годовые, полугодовые, квартальные, месячные) по основной деятельности, статистические, тематические, обзоры (сводные, аналитические и т.п.);
- Если в номенклатуре организации не выделена в отдельный раздел работа с кадрами, документы по кадрам следуют за планово-отчетной документацией.
- Документы (справки, информации, сведения, договоры, соглашения).
- Переписка с вышестоящими, подведомственными и сторонними организациями;
- Регистрационные документы и книги, вспомогательные картотеки.
- Завершает каждый раздел номенклатура дел структурного подразделения.
Графы номенклатур дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения Администрации и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например:
01-05, где 01 – обозначение отдела, 05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название Администрации (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:
Документы (положения, программы, планы) о проведении спортивных мероприятиях в наслеге
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с ветеринарными службами о проведении бесплатной вакцинации животных в муниципальном образовании
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например:
Переписка с администрацией МР «Нюрбинский район» по вопросам строительной деятельности
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с главами администраций поселений о социальной защите населения.
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
Например:
Переписка с центром занятости населения по вопросам кадров.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).
Например:
Годовые планы финансовых мероприятий.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню.
В графе 5 «Примечание» указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.
Если в течение года в Администрации возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
Формирование и оформление дел
Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Дела формируются в службе децентрализованно.
Исполненные документы должны в 15-дневный срок подшиваться в дело в соответствии с номенклатурой.
Контроль за правильным формированием дел осуществляется главным специалистом по делопроизводству.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, раздельно группировать в дела постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телеграмм на общих основаниях; в дело не должны помещать документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.
Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы Администрации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Оформление дела – подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится специалистами Администрации.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 13); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение № 14); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 15); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Администрации; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование Администрации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; номер дела, - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел Администрации; заголовок дела – переносится из номенклатуры дел Администрации, согласованной с ЭПК Департамента по архивному делу РС (Я); дата дела – указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.
Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов, с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в муниципальном архиве только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Департамента по архивному делу РС (Я) (до этого он проставляется карандашом).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.
Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по ведению делопроизводства в Администрации. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
Организация оперативного хранения документов
Специалисты, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Дела, находящиеся в рабочих комнатах, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в закрытых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Порядок передачи документов на архивное хранение
Документы Администрации являются муниципальной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в муниципальный архив как часть Архивного фонда Республики Саха (Якутия).
Подготовка документов к передаче на хранение в муниципальный архив включает работу Администрации за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
9.1. Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов – отбор документов на муниципальное хранение или установление сроков хранения на основе принятых критериев.
Экспертиза ценности документов в службе на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в муниципальный архив.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов в службе создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее именуется – ЭК).
Функции и права ЭК, а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются главой Администрации.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется Администрацией ежегодно непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в муниципальный архив; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Службы путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК Администрации.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
Опись дел – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения (приложение № 16); дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу (приложение № 17); на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. Форма титульного листа описи документов постоянного хранения дана в приложении № 18.
Описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством главного специалиста по делопроизводству. Описи дел, подготовленные отделами, служат основой для подготовки сводной описи дел Администрации, по которой сдают дела на муниципальное хранение.
Описи дел отделов составляются по установленной форме (приложение № 19) и представляются в общий отдел не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
Описательная статья описи дел отдела имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи – валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
Опись дел отдела подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с главным специалистом по делопроизводству.
Опись дел отделов Администрации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами ведущему специалисту, а второй остается в качестве контрольного экземпляра у главного специалиста по делопроизводству.
Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение № 20) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Согласованные ЭК Администрации акты утверждаются главой только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (далее именуется – ЭПК) Департамента по архивному делу РС (Я), описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.
Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего Администрации. Если в акте указаны дела нескольких отделов, то название каждого отдела указывают перед группой заголовков дел этого отдела.
Подготовка и передача документов в архив
Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в муниципальный архив не позднее чем через пять лет после их завершения в делопроизводстве.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в муниципальный архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в отделах и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
В период подготовки дел отделы к передаче в муниципальный архив предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Администрации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники отдела обязаны устранить.
Прием каждого дела производится главным специалистом по делопроизводству в присутствии специалиста отдела. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ведущего специалиста и лица, передавшего дела. Вместе с делами в муниципальный архив передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
В случае ликвидации или реорганизации отдела Администрации специалист отдела в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в приемную учреждения, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
Учет печатей и штампов
Печать – устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.
Штамп – устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.
Администрация применяет печать с изображением герба Мегежекского наслега.
Простые круглые печати (без изображения герба Мегежекского населения) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печати и их количестве принимает руководство Администрации.
Заявка на изготовление печати и ее эскиз оформляются главным бухгалтером, которая размещает заказ на предприятии – изготовителе печатей.
В случае необходимости по решению главы Администрации изготовление дополнительных экземпляров печатей.
Печатью заверяются подписи главы, его заместителя, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым или распоряжением Администрации или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.
Учет имеющихся в Администрации печатей и штампов ведет бухгалтерия в журнале с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются).
Выдача печатей и штампов работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов.
Печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах.
Передача печатей посторонним лицам и вынос из помещений, занимаемых Администрации, не допускается.
Ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением герба Мегежекского наслега возлагается на главу Администрации, ответственность за надежность хранения, законность использования других печатей возлагается на специалистов.
Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат уничтожению по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.
Порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования проверяется специалистом, ответственным за учет печатей.
Главный специалист С.В. Дмитриева
«____»___________201__ г.
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК «Администрация
МО «Мегежекский наслег»»
от «___»_______ 201_ г. №__
|
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК Департамента
по архивному делу РС (Я)
от «__ »________ 201__г. №__
|
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. (Приказ Росархива от 23.12.2009 г. № 76).
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия). (Распоряжение Правительства РС (Я) от 28.02.2010г. № 143-р).
ГОСТ 6.30-2003 г. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов».(Постановление Госкомитета РФ по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 г. № 65-ст).
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов,
органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. (Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. № 558).
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук». Утверждены приказом Минкультуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. № 19.(в ред.Приказа Минкультуры РФ от 16.02.2009 N 68).
Приложение №1 к п. 3.3.17
Муниципальное образование
«Мегежекский наслег»
Нюрбинского района
Республики Саха (Якутия)
|
|
Саха Республикатын
Ньурба оройуона
«Мэнэдьэк нэьилиэгэ»
муниципальнай тэриллии
|
ул. Приклубная, 4, с. Хаты 1, Республика Саха (Якутия), 678460
тел./факс 8 (41134) 3-48-66
|
_____________________________________________________________________________
№______________от_____________
на №___________от_____________
Образец продольного бланка письма
Приложение №2 к п. 3.2.1
Муниципальное образование
«Мегежекский наслег»
Нюрбинского района
Республики Саха (Якутия)
РАСПОРЯЖЕНИЕ
|
|
Саха Республикатын
Ньурба оройуона
«Мэнэдьэк нэьилиэгэ»
муниципальнай тэриллии
ДЬАhАЛ
|
_____________________________________________________________________________
№ ___________ от «_____»_______________20__ г.
Наименование распоряжения
1 часть – основание распоряжения (На основании …, в связи с …)
2 часть – распорядительная (Распоряжаюсь …)
3 часть – контроль (контроль исполнения настоящего распоряжения возлагаю …)
|
