«Мегежекский наслег» Нюрбинского района Республики Саха (Якутия) постановление
Скачать 3.2 Mb.
|
юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления; унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации; шаблон бланка (унифицированной формы документа) – бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме; документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки; объем документооборота - количество документов, поступивших в Администрацию и созданных ею за определенный период; регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе; номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Администрации, с указанием сроков их хранения; экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации; дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Администрации; формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел; 3. Создание документов 3.1. Правила оформления документов Документы, создаваемые в учреждении, оформляются в соответствии с требованиями «Правил делопроизводства в органах исполнительной власти РС (Я)», утвержденных постановлением Правительства РС (Я) от 15.10.2009г. №418. На бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) с применением текстового редактора Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером № 12, 14 через интервал 1 – 1,5 интервалов, или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов. 3.2.Бланки документов
Докладные, служебные и объяснительные записки, справки и документы, подготовленные совместно с другими организациями и внутренние документы (кроме распорядительных), печатаются на чистых листах, а не бланках.
При оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих юридическую силу документов, способствующих оперативному исполнению и последующему использованию. Каждый вид документов должен иметь свой формуляр (строго определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их распределения).
Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту.
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже. Например:
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделений указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – дательном. Например: Администрация МР «Нюрбинский район» Управление экономического развития главному специалисту Н.Н.Попову При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименовании должности адресата. Например: Начальнику отдела опеки и попечительства МР «Нюрбинский район» М.П.Ивановой Если документ адресован в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно. Например: Администрации наслегов МР «Нюрбинский район» Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед обозначением второго, третьего и четвертого адресата не указывается. При адресовании документа более чем в четыре адресата составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адресата указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например: АК «Якутскэнерго» ул. Ф. Попова, д.14 г. Якутск,677000 При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес. Например: Поповой Н.Н. ул. Ярославского, 35, кв.12, Чурапча,, 678670 При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.
При составлении текста в виде анкеты наименование признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительного в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множительного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы наименованием признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации – автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В распорядительных документах Администрации, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу"). В документах коллегиальных органов (общего собрания) текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил"). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили"). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили"). В письмах используют следующие формы изложения: - от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес"); - от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым"; - от третьего лица единственного числа («Администрация МО «Мегежекский наслег» не возражает»).
Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Например: Приложение: 1. Программа курсов повышения квалификации на 3л. в 2 экз. 2. Список приглашенных на курсы на 4 л. в 2 экз. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо администрации МО «Мегежекский наслег» от 05.06.2012 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например: Приложение N 2 к приказу №____ от 16.03.2005
Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются главой Администрации, или, по его поручению, заместителем главы. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам"). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Документы, издаваемые совместно с другими организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например: 14.03.2005 Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например: 14 марта 2005 г. Если документ подготовлен на бланке, то дата указывается в специально отведенном месте бланка. В случае если документ подготовлен не на бланке, дата проставляется, ниже текста рядом с подписью.
Отметка включает указание должности исполнителя с указанием отдела Администрации и инициалы, фамилию исполнителя, номер его телефона. Например: гл. специалист администрации О.Ф.Петрова 34866 На документе, подготовленном по поручению главы или заместителей главы группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя. |
Похожие:
 | Федерации, в целях определения процедуры ведения муниципальной долговой книги муниципального образования Мегежекский наслег", обеспечения... |  | О порядке учета операций на лицевых счетах, открытых в Управлении Министерства финансов Республики Саха (Якутия) в Мегино-Кангаласском... |
| Республики Саха (Якутия), в соответствии с Федеральным законом "Об оружии", Правительство Республики Саха (Якутия) постановляет | | Республика Саха (Якутия) Верхневилюйский улус (район) с. Кырыкый ул. Советская дом №2 |
| О внесении изменений в Регламент предоставления Администрацией сп «Вилючанский наслег»мр «Сунтарский улус (район)» Республики Саха... | | Об утверждении Положения о порядке ведения личных дел муниципальных служащих в администрации муниципального образования «Нюйский... |
| Федеральным законом от 06 октября 2003 года №131-фз «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»,... | | Республики Саха (Якутия), в соответствии с Федеральным законом "Об оружии", Правительство Республики Саха (Якутия) постановляет |
| В целях реализации Лесного кодекса Российской Федерации и совершенствования структуры управления в области лесных отношений Республики... | | В соответствии с Конституцией Республики Саха (Якутия) и законами Республики Саха (Якутия), Уставом муниципального образования «Средне... |