«Мегежекский наслег» Нюрбинского района Республики Саха (Якутия) постановление


Название«Мегежекский наслег» Нюрбинского района Республики Саха (Якутия) постановление
страница8/28
ТипДокументы
filling-form.ru > Договоры > Документы
1   ...   4   5   6   7   8   9   10   11   ...   28

Служебные письма

  1. Служебные письма Администрации готовятся:

- как ответы о выполнении поручений администрации МО «Чурапчинский улус (район)»;

- как исполнение поручений органов государственной и исполнительной власти по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Администрации;

- как сопроводительные письма к проектам законодательных актов РС (Я);

- как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

- как инициативные письма.

      1. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией главы Администрации на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции главы. Сроки подготовки инициативных писем определяются специалистами Администрации.

      2. Служебные письма печатаются на общем продольном бланке формата А 4. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Служебное письмо Администрации, направляемое внутри Российской Федерации, составляется на русском языке. Допускается составление на якутском языке письма, направляемого внутри РС (Я). Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

      1. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например: Администрация МО «Мегежекский наслег» доводит до Вашего сведения …

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

      1. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания. Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в должностных инструкциях и в должностных регламентах; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

      2. Образец оформления служебного письма приводится в приложении № 7.

    1. Доверенность

      1. Доверенность - письменное уполномочие, выдаваемое главой Администрации должностным лицам, для ведения переговоров и подписания договоров от имени Администрации, представлять интересы Администрации, действовать от имени Администрации во всех органах, учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их организационно-правовой формы, перед физическими лицами, в любых судах и иных судебных учреждениях, любых инстанциях по всем вопросам, связанных с деятельностью Администрации.

      2. Срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения.

      3. Доверенность оформляется на соответствующем бланке, в зависимости от указанного в тексте доверителя.

      4. Обязательные реквизиты доверенности:

- заголовок ("ДОВЕРЕННОСТЬ");

- регистрационный номер, дата и место выдачи;

- фамилия, имя, отчество (полностью) и должность уполномоченного должностного лица Администрации или иного лица;

- перечисление предоставляемых полномочий;

- срок действия доверенности;

- подпись главы (в его отсутствие исполняющего обязанности главы);

- печать Администрации;

- полномочия передоверия или его отсутствия.

4.5.5. Образец формы доверенности приводится в приложении № 8.

    1. Договоры (контракты, соглашения) и их хранение

      1. Проекты договоров (контрактов, соглашений) подготавливаются специалистами Администрации во исполнение поручений главы с требованиями действующего законодательства.

      2. Проект договора (контракта, соглашения) подлежит обязательному согласованию с юристом МР «Нюрбинский район». В случае представления проекта договора (контракта, соглашения) на подпись главы, проект, в соответствии с распределением обязанностей, также согласовывается с соответствующим заместителем.

      3. При наличии неурегулированных разногласий правового характера специалист докладывает о них главе или его заместителю в соответствии с распределением обязанностей.

      4. Договор (соглашение) заключается в количестве экземпляров, имеющих одинаковую юридическую силу по числу сторон, если иное не установлено самим договором.

      5. Подписываемые договоры и соглашения должны содержать:

- наименование;

- преамбулу (вводную часть), в которой могут указываться основные цели;

- дату, место подписания, наименование сторон;

- предмет правового регулирования;

- права и обязанности сторон;

- ответственность сторон;

- способы и порядок обеспечения обязательств сторон;

- основания прекращения и приостановления их действия;

- порядок разрешения споров;

- срок и условия вступления в силу;

- срок действия;

- сведения о регистрации и месте хранения текста документа;

- наименование должности, фамилии, имени, отчества уполномоченного лица, подписывающего договор или соглашение;

- подписи сторон.

      1. Подписи представителей сторон под двухсторонним договором или соглашением располагаются друг против друга или одна под другой.

      2. Подпись каждой из сторон на экземплярах договора удостоверяется печатью.

      3. Приложения к договорам и соглашениям составляют их неотъемлемую часть и обладают одинаковой юридической силой с основным текстом документа.

      4. Регистрация договора и соглашения осуществляется Администрацией при наличии подлинных экземпляров.

      5. Экземпляр договора финансового, хозяйственного ведения регистрируется и хранится у главного бухгалтера.

Экземпляр соглашения о сотрудничестве регистрируется и хранится в отделе, с которым заключается соглашение.

      1. Ознакомление с договорами и соглашениями производится в соответствии с действующим законодательством.

    1. Заявление

      1. Заявление подписывается заявителем.

      2. Датой заявления является дата его подписания.

      3. Заявление нумеруется порядковой нумерацией в пределах календарного года.

      4. Заявление пишется заявителем в произвольной форме. Заявление имеет следующие реквизиты: - наименование Администрации;- наименование вида документа – заявление; - дата заявления;- наименование заявителя, юридический адрес, контактные телефоны.

      5. Текст заявления состоит: Ф.И.О. заявителя, почтовый адрес, контактный телефон, непосредственно тема обращения.

      6. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

      1. Заявление подается в одном экземпляре.

5. Организация документооборота и исполнения документов

5.1. Организация документооборота

      1. Движение документов в Администрации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

      2. Порядок прохождения документов и операций, производимые с ними в Администрации, регламентируются настоящей Инструкцией и должностными инструкциями.

    1. Организация доставки документов

      1. Доставка документов в Администрацию осуществляется, как правило, средствами почтовой и электронной связи. С помощью почтовой связи в Администрации доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

      2. По каналам электронной связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

    2. Прием, обработка и распределение поступающих документов

      1. Документы, поступающие в Администрацию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Прием и первичная обработка документов осуществляются главным специалистом по делопроизводству. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

      2. Полученный документ регистрируется. На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит сокращенное наименование Администрации, дату и регистрационный номер.

      3. Документы, адресованные руководству Администрации, а также без указания конкретного лица направляются на рассмотрение руководству. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно отделам или должностным лицам.

      4. Подлинник документа, который исполняется несколькими отделами, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

      5. Входящая корреспонденция подразделяется на регистрируемую и не регистрируемую. Регистрации не подлежат: документы, присланные в копиях для сведения; формы статистической отчетности; информационные и рекламные материалы.

    3. Организация обработки и передачи отправляемых документов

      1. Документы, отправляемые Администрацией, передаются почтовой и электронной связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется специалистами Администрации с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса (номера телефона), электронного адреса или с указанием на рассылку.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или главы.

    1. Порядок прохождения внутренних документов

      1. Прохождение внутренних документов (приказы, протоколы и т.д.) на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов.

      2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются на рассмотрение главе.

    2. Прием, обработка и отправка документов по каналам электронной почты и факсимильной связи

      1. Электронная почта – один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри Администрации, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

      2. Документы, поступающие в Администрацию в электронном виде, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Прием и регистрация документов, поступающих на электронный адрес Администрации, осуществляется специалистами отделов, по разрешению главы Администрации.

      3. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.

      4. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.

      5. Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель.

      6. Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик, которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

      7. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- поступившие документы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные – немедленно;

- поступивший в след за факсограммой подлинник документа направляется исполнителю;

- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А 4 черным цветом, не должен превышать 5 листов:

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче;

- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

- запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;

- факсограммы на иностранных языках доставляются адресату в Администрацию без перевода;

- подлежащий отправке документ регистрируется.

    1. Учет количества документов

      1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по месту регистрации документов. Результаты учета количества документов обобщаются и представляются руководству (приложение № 9).

      2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, с учетом размноженных экземпляров.

      3. Учет количества документов может проводиться по Администрации в целом или по отдельным подразделениям.

    2. Работа исполнителей с документами

      1. Специалист по делопроизводству Администрации обеспечивает оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей – специалистов в день поступления, контроль качественного исполнения документов по существу вопросов.

      2. При рассмотрении вопросам документов специалист по делопроизводству выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются немедленно.

      3. Исполнение документов предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководителю, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет и тиражирует необходимое количество экземпляров документа. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.

      1. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов, исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

      2. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
1   ...   4   5   6   7   8   9   10   11   ...   28

Похожие:

«Мегежекский наслег» Нюрбинского района Республики Саха (Якутия) постановление icon«Мегежекский наслег» Нюрбинского района Республики Саха (Якутия) постановление
Федерации, в целях определения процедуры ведения муниципальной долговой книги муниципального образования Мегежекский наслег", обеспечения...

«Мегежекский наслег» Нюрбинского района Республики Саха (Якутия) постановление iconМуниципального образования «батаринский наслег» муниципального района...
О порядке учета операций на лицевых счетах, открытых в Управлении Министерства финансов Республики Саха (Якутия) в Мегино-Кангаласском...

«Мегежекский наслег» Нюрбинского района Республики Саха (Якутия) постановление iconПостановление Правительства Республики Саха (Якутия) от 12 февраля...
Республики Саха (Якутия), в соответствии с Федеральным законом "Об оружии", Правительство Республики Саха (Якутия) постановляет

«Мегежекский наслег» Нюрбинского района Республики Саха (Якутия) постановление iconМуниципального образования «кырыкыйский наслег» верхневилюйского...
Республика Саха (Якутия) Верхневилюйский улус (район) с. Кырыкый ул. Советская дом №2

«Мегежекский наслег» Нюрбинского района Республики Саха (Якутия) постановление iconРеспублики саха (якутия) сельское поселение «вилючанский наслег» наслежная администрация
О внесении изменений в Регламент предоставления Администрацией сп «Вилючанский наслег»мр «Сунтарский улус (район)» Республики Саха...

«Мегежекский наслег» Нюрбинского района Республики Саха (Якутия) постановление iconОбразование «нюйский наслег» ленского района республики саха (якутия) саха республикатын
Об утверждении Положения о порядке ведения личных дел муниципальных служащих в администрации муниципального образования «Нюйский...

«Мегежекский наслег» Нюрбинского района Республики Саха (Якутия) постановление iconОб утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной...
Федеральным законом от 06 октября 2003 года №131-фз «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»,...

«Мегежекский наслег» Нюрбинского района Республики Саха (Якутия) постановление iconПостановление Правительства Республики Саха (Якутия)
Республики Саха (Якутия), в соответствии с Федеральным законом "Об оружии", Правительство Республики Саха (Якутия) постановляет

«Мегежекский наслег» Нюрбинского района Республики Саха (Якутия) постановление iconУказ президента республики саха (якутия) о департаменте по лесным...
В целях реализации Лесного кодекса Российской Федерации и совершенствования структуры управления в области лесных отношений Республики...

«Мегежекский наслег» Нюрбинского района Республики Саха (Якутия) постановление iconРегламент наслежного Совета муниципального образования «Средне Амгинский наслег»
В соответствии с Конституцией Республики Саха (Якутия) и законами Республики Саха (Якутия), Уставом муниципального образования «Средне...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2019
контакты
filling-form.ru

Поиск