Инструкция по судебному делопроизводству у мирового судьи Челябинской области (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства путем унификации документооборота, установления единого порядка оформления и сроков подготовки документов.
Скачать 1.59 Mb.
|
14. Порядок выдачи судебных дел и документов.
___________________________________↓___________________________ ↓ ↓
↓ ↓
↓_________________________________________________________________↓ ↓
___________________________________↓____________________________ ↓ ↓
↓__________________________________________________________________↓ ↓ Отметка в справочном листе (форма № 17) 14.1. Судебные дела выдаются для ознакомления в помещении судебного участка при предъявлении: а) обвиняемыми, подсудимыми, осужденными, оправданными, потерпевшими, сторонами по делу, третьими лицами и их законными представителями по уголовным и гражданским делам - документа, удостоверяющего личность; б) адвокатами, выступающими по делам в суде первой и апелляционной инстанций, а также адвокатами, знакомящимися с делами, оконченными производством, - ордера юридической консультации и удостоверения личности; в) другими лицами, выступающими по гражданским делам, гражданскими истцами, ответчиками и их представителями, выступающими по уголовным делам, делам об административных правонарушениях - доверенности на ведение дела и документа, удостоверяющего личность; г) судьями, мировыми судьями и другими ответственными работниками вышестоящих судов, прокурорами, работниками системы Судебного департамента - удостоверения личности; д) общественными обвинителями и защитниками - документов, удостоверяющих личность и полномочия. 14.2. Ознакомление с делами должно проходить в присутствии и под контролем уполномоченного на то работника аппарата мирового судьи в условиях, которые исключают возможность изъятия, повреждения или уничтожения материалов дел. Об ознакомлении с делом делается отметка в справочном листе. По письменным требованиям органов, которым законом предоставлено право истребования дела, и на основании распоряжения мирового судьи судебные дела направляются им в 3-дневный срок заказной почтой или с рассыльным. Делопроизводитель обязан контролировать возврат дел и не реже 1 раза в месяц докладывать мировому судье. До возвращения дела на судебный участок требование о его высылке, копии сопроводительного письма, приговора или решения хранятся в контрольной папке. В учетно-статистической карточке отмечается, когда, кому и по какому запросу дело направлено, когда оно возвращено. 14.3. Учет выдачи и высылки дел, находящихся в архиве судебного участка, производится в соответствии с действующими правилами по ведению архива. 14.4. Подлинные документы из судебных дел и их надлежащим образом заверенные копии документов, представленные сторонами, а также письменные справки по делам выдаются делопроизводителем (другим работником аппарата мирового судьи) обвиняемым, подсудимым, осужденным, оправданным, потерпевшим и их представителям, лицам, участвующим в деле, и их представителям по гражданскому делу по письменному заявлению. Эти заявления приобщаются к делу. Копии судебных постановлений по гражданскому делу, вступивших в законную силу, выдаются иным лицам, если их права и законные интересы нарушены судебными постановлениями, по письменному заявлению, в котором должно быть указано, какие права или законные интересы этого лица нарушены этими судебными постановлениями. Порядок выдачи подлинных документов, заверенных копий материалов дела, письменных справок, копий судебных постановлений, вступивших в законную силу, устанавливается мировым судьей. Подлинные документы, представленные сторонами по гражданскому делу, возвращаются сторонам с обязательным оставлением в деле копий, заверенных мировым судьей. Лицо, получившее подлинный документ из дела, должно расписаться в получении этого документа на копии, оставленной в деле. В случае направления документа почтой копия сопроводительного письма подшивается в дело. 14.5. Выдаваемые копии приговоров, решений, постановлений и определений по уголовным и гражданским делам, в том числе определений и постановлений, вынесенных вышестоящим судом, должны быть прошиты, пронумерованы, заверены и скреплены печатью. В тех случаях, когда приговор, решение, определение, постановление были изменены вышестоящим судом, об этом следует указать в выдаваемой копии. На копии также указывается, в каком деле подшит подлинный документ и в производстве какого мирового судьи находится дело. Лицо, получившее копию, должно расписаться в справочном листе. В случае направления копии документа по почте в справочном листе делается об этом отметка. 15. Ведение и хранение нарядов, книг, карточек и журналов. 15.1. На каждом судебном участке к началу года помощником мирового судьи составляется номенклатура нарядов, карточек, книг и журналов, которая утверждается мировым судьей. При составлении номенклатуры необходимо руководствоваться номенклатурой основных нарядов (Приложение № 1). Дополнения в номенклатуру вносятся с разрешения мирового судьи. Внесенные дополнения заверяются подписью помощника мирового судьи. 15.2. Все исполненные служебные документы подшиваются в наряды, которые заводятся по предметному (тематическому) принципу с учетом установленных сроков хранения документов. Наряды, как правило, заводятся на один год в соответствии с номенклатурой. Вся переписка по одному и тому же вопросу подшивается в одном наряде в хронологическом порядке. Не разрешается подшивать в наряды неисполненные документы. Подшивка должна производиться систематически. 15.3. Документы в наряд подшиваются так, чтобы сохранилась полная возможность свободного чтения текста, а листы не выступали за края обложки. В случаях, когда текст на документах расположен близко к краю листа, к такому листу для подшивки его в наряд подклеивается полоска бумаги. 15.4. На всех подшитых в наряд документах в правом верхнем углу проставляется порядковый номер. Нумерация листов в каждом томе наряда начинается с первого номера. Чистые листы не нумеруются. Лист сложенный и подшитый за середину, нумеруется как два отдельных листа. Лист, сложенный в несколько раз и прошитый за один край, нумеруется на верхней складке как один лист. Карты, схемы, чертежи, фотоснимки и другие материалы, которые невозможно или нецелесообразно подшивать в наряд, могут храниться при наряде в отдельных пакетах (конвертах). При подшивке документов металлические скрепления (булавки, скрепки и т.п.) удаляются. Подшивка в наряд черновиков и лишних экземпляров не допускается. Подлинные личные документы в наряды не подшиваются, а возвращаются их владельцам. При необходимости в наряд подшиваются только заверенные копии этих документов. Толщина наряда не должна превышать 4 сантиметров. Каждый наряд может содержать не более 250 листов, если документов больше, то заводится очередной том наряда. 15.5. На обложке наряда проставляются его номер и наименование согласно номенклатуре, название судебного участка, дата начала и окончания, количество листов и приложений, срок хранения в архиве. Если наряд состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого наряда, на последующих томах - номер очередного тома. 15.6. На обложках книг (журналов) указываются те же данные, что и на обложках нарядов. Каждая заводимая книга (журнал) должна быть пронумерована по листам. Записи в книгах (журналах) учета производятся ручкой. Всякое исправление должно быть оговорено и заверено подписью исправляющего. Подчистки не допускаются. В конце каждого наряда подшивается чистый лист для заверительной надписи (форма № 50). В этой надписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов. Заверительная надпись в книгах, журналах делается на последней странице. 15.7. Надписи на обложках нарядов, книг и журналов делаются ручкой, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем разрешается печатать на машинке. 15.8. Если некоторые наряды, книги или журналы необходимо продолжать в следующем году, они переносятся в номенклатуру следующего года с указанием в соответствующей графе номенклатуры против наименования соответствующего наряда, книги или журнала, за каким номеров они учтены в следующем году. 15.9. Наряды, книги, журналы учёта, а также служебные документы, не подшитые в наряды, подлежат хранению в шкафах, сейфах или ящиках, запираемых на замок и опечатываемых. Хранение документов в не запирающихся шкафах, сейфах, ящиках запрещается. 16. Составление и оформление служебных документов. 16.1. При составлении и оформлении служебных документов необходимо руководствоваться Государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятым и введенным в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст. 16.2. Документы должны составляться кратко, ясно и не иметь помарок, их содержание должно быть полным, объективным и исключающим поводы к повторной переписке. Текст служебного документа должен состоять из двух логически связанных частей: в первой указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например: письма, заявления - просьбу без пояснения). 16.3. Документы могут быть изготовлены машинописным и рукописным способами. Служебные документы для изготовления их компьютерным способом должны быть написаны ясно, разборчиво, чернилами или пастой. В них должны быть четко выделены абзацы. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм -верхнее, 20 мм - нижнее. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. 16.4. Документы адресуются организации, ведомству, учреждению, их структурным подразделениям или конкретному должностному лицу. При указании на документе адресата соблюдаются следующие правила: - наименование организации, ведомства, учреждения и их структурных подразделений указывается в именительном падеже; - при направлении документа должностному лицу название организации, ведомства, учреждения указывается в именительном падеже, а должность инициалы и фамилия адресата – в дательном падеже, при адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией; - почтовый адрес указывается полностью: наименование улицы, номер дома, наименование населенного пункта, района, области, индекс отделения связи (допускается указывать индекс главпочтамта), - документ не должен содержать более четырех адресатов; слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают; при большем числе адресатов составляется список рассылки документа. 16.5. При ответах на запросы в начале текста обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2008 года следует оформлять 05.06.2008. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2008 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2008.06.05. 16.6. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. 16.7. Под текстом документа либо под указанием о приложении документов слева указывается наименование должности, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Внизу указываются инициалы и фамилия исполнителя, рабочий телефон. 16.8. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. 16.9. Каждый исходящий документ должен иметь копию, которая заверяется мировым судьей. После подписания документа копия подшивается в наряд или дело. 16.10. При направлении документа нескольким адресатам подписываются все отправляемые экземпляры. Служебные документы должны подписываться разборчиво, без сокращений и росчерков. 16.11. При подписании документов, составляемых комиссией, указывают не должности лиц, составляющих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии. 16.12. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится гербовая печать. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах требующих особого удостоверения. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита подписи проставляют заверительную надпись: «Верно», должность лица, заверившего копию личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. 16.13. Поправки, внесенные при подписании документа на первом экземпляре, переносятся исполнителем на остальные экземпляры. В подписанные документы вносить какие-либо исправления и добавления запрещается. На документах, заверенных гербовой печатью, подчистки и неоговоренные исправления не допускаются. 16.14. Все подписанные документы отправляются только через помощника мирового судьи в установленном порядке. Помощник мирового судьи перед передачей документа делопроизводителю для отправки адресату обязан: - проверить правильность написания адреса, наличие указанных в документах приложений и подписей. На письмах с несколькими адресатами отметить адрес того корреспондента, которому направляется данный экземпляр письма; - наличие даты и исходящего номера. 16.15. Процессуальные документы составляются по правилам, предусмотренным процессуальным законодательством. |
Похожие:
 | Удьи Челябинской области, предусматривая учет и ведение документооборота, единые требования к оформлению процессуальных и иных документов,... |  | Инструкция по судебному делопроизводству у мирового судьи Челябинской области (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... |
| В целях установления единого порядка делопроизводства и совершенствования работы с документами в мади | | Инструкция по делопроизводству на судебном участке мирового судьи Ульяновской области (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... |
| Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области | | Начальник Управления Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации в Московской области |
| Начальник Управления Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации в Московской области | | Настоящая Инструкция, являясь основным нормативно-методическим документом, определяет и устанавливает |
| Инструкция по судебному делопроизводству на судебном участке мирового судьи Ханты-Мансийского автономного округа − Югры (далее −... | | В целях установления единого порядка оформления и сроков подготовки судебных дел (нарядов) и документов общего делопроизводства для... |