Форма. В Налоговом кодексе также не содержится требований к форме сообщения. Мы советуем производить уведомление в письменном виде и по возможности вручать его налогоплательщику лично под роспись с указанием даты. Если письмо направляется по почте - с уведомлением о вручении. Это может оказаться полезным в дальнейшем для подтверждения соблюдения налоговым агентом предписанной законом процедуры.
Содержание. На наш взгляд, в уведомлении следует указать причину излишнего удержания НДФЛ, его сумму, сообщить налогоплательщику о его праве на возврат излишне удержанного налога путем подачи соответствующего заявления.
Также в уведомлении надлежит сообщить о наличии или отсутствии у налогового агента возможности вернуть НДФЛ. В зависимости от этого налогоплательщик сможет выбрать инстанцию, которая будет возвращать ему излишне удержанный НДФЛ, а также доступный способ возврата.
Стоит определить и минимальные требования к заявлению. Как во всех документах, связанных с расчетом НДФЛ, мы советуем во избежание претензий налоговых органов попросить налогоплательщика указать в тексте заявления паспортные данные, адрес регистрации, ИНН.
Если налогоплательщик выберет возврат в денежной форме, то для перечисления суммы НДФЛ в заявлении он должен указать реквизиты своего банковского счета.
Нелишним будет описать и последствия отказа от подачи заявления. Образец уведомления, составленный на основании приведенной выше бухгалтерской справки, смотрите на с. 67.
Образец уведомления
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Общество с ограниченной ответственностью "Ледовый аромат" │
│ 183025, г. Мурманск, ул. Полярная, д. 15 │
│ тел. 55-08-45, факс 55-09-67 │
│ │
│Исх. N 19/04 Начальнику цеха N 3│
│1 апреля 2011 г. Мишину А.М.│
│ │
│ Уведомление │
│ │
│ Уважаемый Александр Митрофанович! │
│ │
│ Уведомляем Вас о том, что в связи со счетной ошибкой бухгалтера с│
│ваших доходов за январь и февраль 2011 г. удержана излишняя сумма│
│налога на доходы физических лиц в размере 8970 руб. │
│ ООО "Ледовый аромат" имеет возможность вернуть вам излишне удержанную│
│сумму НДФЛ. Для этого в соответствии с п. 1 ст. 231 Налогового кодекса РФ│
│Вы вправе обратиться в наш адрес с заявлением о возврате излишне│
│удержанной суммы НДФЛ одним из следующих способов: │
│ - путем зачета переплаты в счет последующих удержаний НДФЛ; │
│ - возврата денег на Ваш счет в банке. │
│ При написании заявления укажите номер и серию паспорта, адрес, свой│
│ИНН. Если Вы предпочтете осуществление возврата в денежной форме,│
│обязательно укажите в заявлении реквизиты своего банковского счета. │
│ В случае если Вы не напишите заявление в адрес ООО "Ледовый аромат",│
│возврат излишне удержанного налога может быть осуществлен налоговым│
│органом по месту жительства на основании налоговой декларации по│
│завершении налогового периода. │
│ │
│ Главный бухгалтер Подопросветова Н.Ю. Подопросветова│
│ │
│ С настоящим уведомлением ознакомлен(а), │
│ один экземпляр получил(а) Мишин А.М. Мишин│
│ 1 апреля 2011 г. │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Срок. Новость о том, что с работника (физического лица) удержан лишний НДФЛ, ему необходимо сообщить в течение 10 дней со дня обнаружения этого факта (п. 1 ст. 231 НК РФ), то есть с момента составления бухгалтерской справки. Заметим, что ответственность за нарушение этого срока в Налоговом кодексе специально не оговорена <3>. Несмотря на то что санкции налоговым законодательством не предусмотрены, мы советуем зарегистрировать уведомление, как всякий исходящий документ.
--------------------------------
<3> Санкции предусмотрены за просрочку возврата. Но для определения продолжительности периода просрочки точкой отсчета служит день, когда истекли три месяца с момента подачи налогоплательщиком заявления на возврат (абз. 3 и 5 п. 1 ст. 231 НК РФ).
Заявление налогоплательщика на возврат НДФЛ
Если налоговый агент имеет возможность, он производит возмещение излишне удержанного НДФЛ только по письменному заявлению налогоплательщика.
Форма. Форма заявления на возврат излишне удержанного НДФЛ произвольная.
Срок. Пунктом 7 ст. 78 Налогового кодекса установлен трехлетний срок для подачи заявления о зачете или возврате суммы излишне уплаченного налога. Однако нормы этой статьи применимы при обращении в налоговый орган, а не к налоговому агенту. Как было отмечено выше, по завершении налогового периода налогоплательщику нет смысла обращаться к налоговому агенту - возврат сможет произвести только налоговый орган. Таким образом, крайний срок для подачи заявления налоговому агенту - 31 декабря того года, в котором допущена ошибка, при условии, что расчеты за декабрь не завершены и последние выплаты за декабрь будут произведены в январе.
Содержание. В тексте заявления обязательно должны быть данные, позволяющие идентифицировать налогоплательщика и налогового агента. Содержательная часть текста заявления зависит от выбранного налогоплательщиком способа возмещения излишне удержанного НДФЛ - зачет (когда это возможно) переплаты НДФЛ в счет предстоящих платежей или возврат суммы НДФЛ на счет в банке. В последнем случае налогоплательщик должен указать свои банковские реквизиты.
Образец заявления налогоплательщика на возврат НДФЛ смотрите на с. 69.
Образец заявления
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│В бухгалтерию Генеральному директору│
│Произвести возврат НДФЛ ООО "Ледовый аромат"│
│Китоусов Китоусову Р.Л.│
│4 апреля 2010 г. от начальника цеха N 3│
│ Мишина А.М.,│
│ зарегистрированного по адресу:│
│ 183025, г. Мурманск,│
│ ул. Полярная, д. 19, кв. 17,│
│ паспорт серии 49 08 N 665157,│
│ выдан УВД по г. Мурманску│
│ 18.07.2000,│
│ ИНН 519300345612│
│ Вх. N 25/04 │
│ 04.04.2011 │
│ │
│ Заявление │
│ │
│ В соответствии с п. 1 ст. 231 Налогового кодекса Российской Федерации│
│прошу осуществить возврат излишне удержанного из моей заработной платы за│
│январь и февраль 2011 г. налога на доходы физических лиц в размере│
│260 руб. на мой банковский счет. Платеж прошу произвести по следующим│
│реквизитам: │
│ │
│ наименование банка: Мурманское ОСБ N 8627 Сбербанка России │
│ местонахождение банка: г. Мурманск │
│ к/с 30101810300000000615 │
│ БИК 044705615 │
│ ИНН банка 5193001289 │
│ назначение платежа: для зачисления на счет │
│ 42307.810.8.1212.4823654 │
│ Ф.И.О.: Мишин Александр Митрофанович │
│ │
│ Мишин А.М. Мишин│
│ 4 апреля 2011 г.│
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Отражение возврата НДФЛ в бухгалтерском учете
и в налоговом регистре
Бухгалтерский учет исправительных проводок
Отражение операций по возврату НДФЛ в денежной форме в бухгалтерском учете рассмотрим на примере.
Пример 3. На основании данных примера 2 необходимо составить бухгалтерские проводки.
Решение. В бухгалтерском учете будут сделаны следующие проводки по исправлению допущенной ошибки:
31 марта 2011 г.
Дебет 70 Кредит 68, субсчет "Расчеты с бюджетом по НДФЛ",
┌─────────┐
- │8970 руб.│ - сторнировано удержание лишней суммы НДФЛ из зарплаты
└─────────┘
А.М. Мишина;
Дебет 70 Кредит 68, субсчет "Расчеты с бюджетом по НДФЛ",
- 16 900 руб. - удержан НДФЛ из зарплаты сотрудников за март 2011 г.;
4 апреля 2011 г.
Дебет 70 Кредит 51
- 8970 руб. - ранее излишне удержанная сумма НДФЛ перечислена на счет А.М. Мишина;
Дебет 68, субсчет "Расчеты с бюджетом по НДФЛ", Кредит 51
- 7930 руб. (16 900 руб. - 8970 руб.) - остаток суммы НДФЛ, удержанного из заработной платы работников за март 2011 г., перечислен в бюджет.
Исправительные записи в регистре налогового учета
С 2011 г. налоговые агенты обязаны вести учет доходов физических лиц и исчисленного и удержанного налога в новом регистре налогового учета. Его форма должна быть разработана налоговым агентом самостоятельно. Перечень информации, которая должна быть отражена в регистрах налогового учета по НДФЛ, приведен в п. 1 ст. 230 НК РФ.
В N 1 журнала "Зарплата" (за 2011 г.) опубликован образец налогового регистра по учету НДФЛ - налоговая карточка. В N 2 (за 2011 г.) дан порядок ее заполнения.
Операции по начислению и удержанию налога в этом регистре отражаются в таблицах, соответствующих применяемой ставке НДФЛ. Там же нужно отразить и отменяющие записи, если можно так выразиться, налоговое сторно. Отмену лишних начислений налога показывают в графе того месяца, когда были произведены неправильные начисления. А запись об отмене излишнего удержания показывают в графе того месяца, когда фактически производятся исправления. В нашем примере это март 2011 г.
Образец внесения исправлений в налоговую карточку показан на с. 72. Исправительные записи внесены в таблицу 12, где показывается расчет суммы НДФЛ по ставке 13%. Для отражения исправительных проводок нам пришлось видоизменить таблицу 12, добавив дополнительные строки. Таблицы 7, 9, 10 и 11 даны для полноты картины. Без них было бы непонятно, как "родились" исправления. В таблице 13 со знаком "минус" показано перечисление НДФЛ налогоплательщику.
7. Доходы, облагаемые
по ставке 13%
|
Январь
|
Февраль
|
Март
|
Апрель
|
Наименование
|
Код
дохода
|
Сумма
|
Дата
получения
|
Сумма
|
Дата
получения
|
Сумма
|
Дата
получения
|
Сумма
|
Дата
получения
|
Зарплата за первую
половину месяца
|
2000
|
6 000
|
20.01.2011
|
6 000
|
18.02.2011
|
6 000
|
18.03.2011
|
|
|
Зарплата за вторую
половину месяца
|
2000
|
9 000
|
31.01.2011
|
9 000
|
28.02.2011
|
9 000
|
31.03.2011
|
|
|
Итого за месяц
|
15 000
|
Х
|
15 000
|
Х
|
15 000
|
Х
|
|
Х
|
Всего нарастающим итогом
с начала года
|
15 000
|
Х
|
30 000
|
Х
|
45 000
|
Х
|
|
Х
|
9. Сумма облагаемых доходов
|
Январь
|
Февраль
|
Март
|
Апрель
|
Всего нарастающим итогом
с начала года
|
15 000
|
30 000
|
45 000
|
|
За месяц
|
15 000
|
15 000
|
45 000
|
| |
