14.2. Порядок передачи дел в архив
14.2.1. Подготовленные и оформленные уголовные, гражданские дела, наряды и другие документы передаются в архив судебного участка ежегодно, не позднее 1 декабря текущего года, по графику, утвержденному мировым судьей, по истечении 3-х лет после завершения их делопроизводством. Например, дела законченные делопроизводством в 2014 году должны быть сданы в архив не позднее 1 декабря 2017 года.
14.2.2. Документы долговременного (10 лет и более) хранения передаются в архив в те же сроки, что и документы постоянного хранения по описям, составленным отдельно от описей на дела, наряды постоянного хранения.
14.2.3. Решение на передачу в архив уголовных, гражданских дел и дел об административных правонарушениях принимается мировым судьей. При этом судья проверяет все производство по делу, обращая особое внимание на реальное исполнение вступившего в законную силу приговора, решения, постановления, определения.
Разрешив сдачу дела в архив, мировой судья в левом верхнем углу наружной стороны обложки после проставления штампа «Архив» ставит дату и свою подпись, а также определяет год (дату), по которой включительно дело должно храниться в архиве, или делает надпись «постоянно», если дело подлежит постоянному хранению.
Решение на передачу в архив дел общего делопроизводства принимает уполномоченный сотрудник аппарата судебного участка в соответствии с возложенными на него обязанностями.
14.2.4. Результаты сдачи дел (нарядов) в архив оформляются актом, в котором указываются: дата передачи дел, общее количество дел и их регистрационные номера. Акт передачи дел подписывается уполномоченным сотрудником аппарата судебного участка и мировым судьей.
14.2.5. Поступившие в архив дела, наряды и другие документы хранятся по фондам в хронологическом порядке.
14.2.6. Если по делу не закончено исполнение, оно в архив судебного участка не сдается.
14.3. Порядок выдачи дел и нарядов во временное пользование
14.3.1. Из архива судебного участка дела и наряды выдаются для служебной надобности во временное пользование с письменного разрешения мирового судьи.
14.3.2. Отметка о выдаче дела, наряда производится в специальном журнале, где указываются: номер дела, наряда, дата выдачи, кому выдано, с какой целью, роспись в получении дела и дата возвращения дела (форма № 55).
14.3.4. Выдача находящихся в архиве судебных дел для ознакомления с его материалами лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами осуществляется в порядке, установленном мировым судьей.
Ознакомление с судебным делом производится в помещении суда в обстановке, исключающей возможность изъятия судебных дел и документов, либо из судебного дела документов (листов) или внесения в него каких-либо изменений.
Судебные дела (иные материалы), находящиеся на архивном хранении, выдаются для ознакомления в помещении суда на основании письменного заявления лица.
Указанные лица делают письменную отметку о своем ознакомлении с делом на документе (заявлении, доверенности), послужившем основанием для допуска к ознакомлению с делом. Данный документ подшивается к делу уполномоченным сотрудником аппарата мирового судьи и вносится во внутреннюю опись дела. При отказе лица от подписи запись об ознакомлении производится уполномоченным сотрудником аппарата мирового судьи.
После ознакомления с судебным делом (иными материалами) уполномоченный сотрудник аппарата мирового судьи в присутствии лица, которое ознакомилось с судебным делом (иными материалами), проверяет состояние данного дела и наличие всех документов в деле, делает отметку в заявлении о том, что дело возвращено. В случае если после возвращения дела уполномоченным работником аппарата выявлено изъятие, повреждение материалов дела, а также внесение в них исправлений и дописок, об этом незамедлительно сообщается мировому судье.
14.3.5. По письменным требованиям органов, которым законом предоставлено право истребования дела, и на основании распоряжения мирового судьи судебные дела направляются им в трехдневный срок по почте заказным письмом или с курьером.
На выданное дело заводится карточка-заместитель, к которой прикрепляется копия сопроводительного письма о направлении дела. В ней указываются номер дела, его наименование, кем оно запрошено и получено, дата выдачи, роспись получателя, дата возвращения в архив и подпись специалиста, принявшего дело. Дела выдаются на срок не более одного месяца.
Уполномоченный сотрудник аппарата мирового судьи обязан контролировать возврат дел в архив и не реже одного раза в месяц докладывать мировому судье.
До возвращения дела в суд требование о его высылке, копии сопроводительного письма, приговора или решения хранятся в контрольной папке.
В журнале выдачи дел из архива суда отмечается, когда, кому и по какому запросу дело направлено, когда оно возвращено на судебный участок.
14.4. Отбор документов и оформление их на уничтожение
14.4.1. Документы, находящиеся в архиве и дела временного хранения, находящиеся в судебном участке, по которым истек срок, установленный номенклатурой дел судебного участка, отбираются к уничтожению. Работу по отбору дел (нарядов) к уничтожению осуществляет уполномоченный сотрудник аппарата мирового судьи.
14.4.2. Отбор дел (нарядов) и других документов к уничтожению оформляется актом (форма № 56).
Акт рассматривается экспертной комиссией судебного участка и утверждается мировым судьей.
14.4.3. Из отобранных к уничтожению судебных дел на постоянное хранение оставляются подлинники приговоров, решений, постановлений и последующих определений и постановлений вышестоящих судов, из прекращенных дел оставляются подлинники определений о прекращении дела.
На приговорах, решениях, постановлениях и последующих определениях и постановлениях вышестоящих судов проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты. Затем дела подшиваются в отдельные наряды в порядке номеров дел, нумеруются и помещаются в твердую обложку.
14.4.4. При составлении акта на выделенные к уничтожению дела (наряды) должны соблюдаться следующие правила:
- дела (наряды) располагаются в акте по годам их рассмотрения и в порядке регистрационных номеров;
- в конце акта делается запись о том, что из дел изъяты подлинники определений, постановлений и заключений.
14.4.5. В учетно-статистических карточках делается отметка об уничтожении дела с указанием номеров и дат составления акта и протокола заседания экспертной комиссии судебного участка.
14.4.6. Одновременно с судебными делами, производствами, рассмотренными в определенном году, к уничтожению выделяются наряды и другие документы, по которым истекли сроки хранения, установленные номенклатурой дел судебного участка. Отбор к уничтожению вышеуказанных документов оформляется отдельным актом.
Акты о выделении к уничтожению подшиваются в отдельный наряд в хронологическом порядке. В регистрационных журналах или карточках делается отметка об уничтожении дела (наряда) с указанием даты составления акта.
14.4.7. Из дел (нарядов), подлежащих уничтожению, оставляются на хранение личные документы, которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела, из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве по отдельной описи 50 лет.
14.4.8. Судебные дела, наряды и другие документы, подлежащие уничтожению по акту приема-передачи сдаются в Управление делами Воронежской области для организации их уничтожения.
14.4.9. Перед сдачей они упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются.
14.4.10. Запрещается использование отобранных к уничтожению дел (нарядов) и других документов для хозяйственных нужд.
15. Составление и оформление служебных документов
15.1. Деятельность участка мировых судей сопряжена с ведением переписки с сторонними организациями, иными судами и физическими лицами по вопросам, входящим в его компетенцию.
Документы, создаваемые на судебном участке, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 на 210 мм) с использованием текстового редактора Word for Windows или в другом совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman размером 13 или 14 через 1 - 2 межстрочных интервала, а для оформления табличных материалов допускается использование шрифта размером 12.
В служебных письмах текст создается шрифтом 14 размера, текст об исполнителе – шрифтом 10 размера, жирным шрифтом текст или его отдельные части не выделяются.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы.
15.2. Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.
Отдельные внутренние документы (заявление, объяснительная записка и т.п.) разрешается писать от руки.
15.3. Служебные документы должны составляться кратко, ясно и не иметь помарок, их содержание должно быть полным, объективным и исключающим поводы к повторной переписке.
Текст служебного документа должен состоять из логически связанных частей: введения, обоснования и заключения. Во введении указываются события и факты, послужившие основанием для составления документа. Во второй части приводят разъяснения, соображения, расчеты и т.п., вызвавшие необходимость принятия тех или иных решений. В заключении формулируются выводы, предложения, просьбы, составляющие цель документа.
15.4. Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностным или физическим лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например:
Министерство юстиции
Российской Федерации
Управление систематизации
законодательства
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном.
Министерство финансов
Российской Федерации
Управляющему делами
И.И. Иванову
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:
Генеральному директору
ОАО «Воронежтоппром»
И.И. Иванову
При адресовании документа нескольким организациям их названия указываются обобщенно, например:
Председателям
районных (городских)
судов Воронежской области
Начальникам отделов
Управления делами
Воронежской области
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 221 «Об оказании услуг почтовой связи».
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Федеральное государственное
унитарное предприятие
«Почта России»
ул. Смоленская, д.11, г. Москва, 118000
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Петрову П.П.
ул. Лермонтова, д. 22, кв. 18,
г. Лиски, Воронежская область, 394940
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.
15.5. При ответах на запросы на бланке письма обязательно указывается дата и номер исходящего документа, а также дата и регистрационный номер документа, на который дается ответ.
15.6. Текст документа располагается между заголовком и отметкой о наличии приложения. Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации, не допускающим различных толкований.
Краткость содержания документа достигается за счет исключения повторений, непротиворечивости формулировок, употребления общепринятых сокращений.
Документы, создаваемые на основе документов вышестоящих органов, должны содержать ссылку на них с указанием названия вида документа, наименования органа, издавшего документ, даты, номера и заголовка к тексту документа.
В соответствии с видом документа выбирается композиционная структура, стиль изложения и языковые средства.
Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм.
Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях.
Текст может подразделяться на разделы, подразделы, пункты, подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).
Заголовки и подзаголовки пишутся с прописной буквы, точка в конце не ставится.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой на конце.
Подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце (например, 2.3.5.).
Подпункты, нумеруемые арабскими цифрами с точками, начинают с прописной буквы и в конце ставят точку.
В тексте служебного письма допустимо использовать общепринятые законодательно установленные сокращения: СНГ, РФ, спецназ и др.; графические - г-н, кв.м. и др.
Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются, исключение составляют: гг. - годы, п.п. - пункты и некоторые другие.
Написание сокращений должно быть унифицировано. Недопустимо, например, в одном тексте сокращать слово «район» и «р.» и «р-н».
Нельзя сокращать обозначения единиц физических величин, если они употреблены без цифр. Исключение составляют единицы физических величин в таблицах и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы.
Округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и т.д. десятичного знака для типоразмеров, марок, продукции одного названия, как правило, должно быть одинаковым.
Недопустимо использовать в тексте математический знак минуса перед отрицательными значениями величин. Знак минус следует заменять словом «минус». Недопустимо употреблять знаки номера и процента без цифр.
В официальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. Так, если однажды фамилия написана с двумя инициалами, например, Иванов B.C., она и в дальнейшем должна писаться также.
15.7. Отметка о наличии приложений.
Если письмо имеет приложения, то об этом делается отметка. Указанная отметка печатается через один межстрочный интервал ниже текста письма от границы левого поля и включает в себя: краткое наименование прилагаемого документа, количество листов и количество экземпляров, например:
Приложение: Справка о … на 3 л. в 1 экз.
Отметка о наличии приложения, название которого указано в тексте письма, оформляется следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 1 экз.
При наличии нескольких приложений их нумеруют и указывают краткое наименование, например:
Приложение: 1. Положение об … на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки … на 4 л. в 1 экз.
В том случае, если приложение состоит из нескольких экземпляров, то указывается не общее количество листов во всех экземплярах, а количество листов, содержащихся в одном экземпляре, например:
Приложение: 1. Положение о … на 5 л. в 5 экз.
2. Правила подготовки … на 4 л. в 3 экз.
Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается.
Если к письму прилагается другой документ, также имеющий приложения, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 24.10.2010 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 5 л.
Если приложение направляется только адресату (не подшивается в дело), то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 1 экз. только в адрес.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 1 экз. в первый адрес.
15.8. Под тестом документа либо под указанием о приложении документов слева печатается должность, а справа - инициалы и фамилия лица, подписывающего документ. Внизу на лицевой стороне или на обороте листа указывается фамилия исполнителя, номер телефона.
При направлении документа нескольким адресатам подписываются все отправляемые экземпляры. Служебные документы должны подписываться разборчиво, без сокращений и росчерков. При подписании документов, составленных комиссией, указывают не должности лиц, составляющих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии, например:
Председатель комиссии
|
личная подпись
|
В.Г Степанов
|
Члены комиссии:
|
личная подпись
|
Н.Н. Петров
|
|
личная подпись
|
Н.И. Ковалева
|
|
|
|
15.9. Подпись отделяется от последней строки текста 3 межстрочными интервалами. Наименование должности в реквизите «подпись» печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.
Расшифровка подписи в реквизите «подпись» располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
15.10. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Отметка включает фамилию (фамилия, имя, отчество) исполнителя, номер его телефона, например:
Иванов Иван Иванович
(473)213-27-20
В письмах иногородним адресатам может быть добавлен код города автора документа.
15.11. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать. Перечень документов, на которых проставляется печать, определяется на основании действующих нормативных актов.
Печать проставляется таким образом, чтобы оттиск затрагивал подлинную подпись и название должности подписывающего.
15.12. Все подписанные документы отправляются только через уполномоченного сотрудника аппарата судебного участка в установленном настоящей Инструкцией порядке. Указанный сотрудник перед отправкой документа обязан: проверить правильность написания адреса, наличие указанных в документах приложений и подписей.
15.13. Каждый исходящий документ должен иметь копию, которая подшивается в соответствующий наряд или дело. Каждая копия письма должна быть подписана мировым судьи, в ином случае уполномоченным сотрудником аппарата судебного участка должна быть сделана заверительная надпись: «Верно. (должность)», с проставлением подписи и даты.
15.14. Процессуальные документы составляются по правилам, предусмотренным процессуальным законодательством. |
