Часть III. Краткие рекомендации
по оформлению работ с применением компьютерных технологий
Ниже приведены краткие пояснения по выполнению основных действий по форматированию работ, выполняемых на персональном компьютере. Все последовательности команд ориентированы на применение текстового процессора MS Office Word XP (далее − MS Word) .
Вначале – приведем некоторые основные понятия, связанные с форматированием текста в MS Word.
Общие понятия Принятые обозначения
Аббревиатуры ПКМ, ЛКМ – однократный щелчок соответственно правой или левой кнопкой мыши, 2ЛКМ – двойной щелчок левой кнопкой мыши по указанному объекту .
Запись «Сервис – Параметры – Вид, Показывать: вертикальную полосу прокрутки» означает следующую последовательность действий: сначала выбирается ЛКМ в строке меню окна MS Word пункт меню Сервис, потом также ЛКМ в раскрывшемся списке – команда Параметры, затем в открывшемся диалоговом окне выбирается ЛКМ вкладка Вид, на которой в группе команд Показывать устанавливается флажок для пункта вертикальную полосу прокрутки.
Запись «(в начало слова)» означает, что курсор (указатель мыши) установлен в начало слова.
Запись «Ctrl+N» – одновременное нажатие указанных клавиш клавиатуры.
Запись «Home – Shift+End» – нажатие клавиши Home, затем, отпустив клавишу Home, одновременное нажатие клавиш Shift и End.
Запись «Кнопка Сохранить на панели Стандартная…» предполагает выполнение ЛКМ по указанной кнопке.
пт – единица измерения высоты шрифта (кегля). 1 дюйм = 72 пт и, поскольку 1 дюйм = 2,54 см, то 1 пт = 0,0353 см = 0,353 мм.
Основные правила набора текста
При наборе текста документа следует придерживаться следующих правил, облегчающих процесс дальнейшего форматирования документа:
Между словами не должно быть более одного пробела. Лишние пробелы, введенные с помощью клавиши Пробел (так называемые жесткие пробелы), автоматически при форматировании не удаляются и могут быть удалены только вручную клавишами Del или Backspace. Пробелы, вставляемые в текст в результате применения операций выравнивания (мягкие пробелы), например, по ширине страницы, при форматировании мо гут быть удалены.
Для устранения лишних мягких пробелов между словами текста рекомендуется включать режим переноса слов (Сервис – Язык – Рас ста нов ка переносов…).
Нельзя вставлять пробелы между следующими символами:
последний символ слова и знак препинания,
открывающая (закрывающая) скобка и первый (последний) символ слова,
исходный символ и его верхний (нижний) символ и т.п.
При появлении пробела в указанных выше случаях при форматировании текста слово может оказаться последним символом строки, а следу ющая за ним запятая – первым символом следующей строки, что недопустимо.
Клавиша Enter должна использоваться только для перехода к новому абзацу текста, а не к началу новой строки вводимого абзаца. Переход к новой строке текущего абзаца осуществляется компьютером автоматически с учетом заданных в данный момент параметров полей страниц и отступов абзаца.
Непечатаемые знаки
При проведении форматирования и редактирования работы полезно научиться просматривать текст в режиме непечатаемых знаков для кор рек ти ров ки неверного или нежелательно форматирования текста..
Непечатаемые знаки (непечатаемые символы) – символы, введенные в компьютер в результате определенных действий, позволяющие осуществить форматирование или фиксирующие определенную структуру документа.
Работа в режиме отображения непечатаемых знаков позволяет усовершенствовать форматирование или исправить ошибки (убрать лишние пробелы, абзацы, табуляцию и т.п.), а также избавит вас от «неприятных нео жи данностей», например, при открытии файла документа на другом компьютере с другими установленными параметрами форматирования.
Непечатаемые знаки не выводятся при печати документа на бумагу.
Включение (выключение) отображения всех непечатаемых знаков:
Кнопка Непечатаемые знаки  панели Стандартная.
или Ctrl+Shift+*.
Наиболее часто встречаются следующие непечатаемые знаки (показано в кавычках « » их представление на экране при включении кнопки  ):
«·» – знак пробела, вставляется клавишей Пробел. После нажатия клавиши курсор мыши перемещается на следующую позицию, при выключенной кнопке  символы на экране не появляются.
«¶» – знак абзаца, вставляется клавишей Enter. После нажатия клавиши курсор мыши перемещается на следующую строку в начало нового абзаца. При выключенной кнопке  символы на экране не появляются..
«→» – знак табуляции, вставляется клавишей Tab. В результате курсор мыши перемещается на следующую позицию табуляции. При выключенной кнопке символы на экране не появляются.
«º» – знак неразрывного пробела, вставляется Ctrl+Shift+ (пробел). В результате нажатия комбинации клавиш курсор мыши перемещается на следующую позицию. При выключенной кнопке символы на экране не появляются. Может быть также вставлен: Вставка – Символ – Специальные символы – Символ: неразрывный пробел – Вставить.
«–» – знак неразрывного дефиса, вставляется Ctrl+Shift+-. В результате ввода символа в текст вставляется обычный по виду дефис. Может быть также вставлен: Вставка – Символ – Специальные символы, выбрать Символ: неразрывный дефис – Вставить.
«¬» – знак мягкого переноса, вставляется Ctrl+-. После нажатия клавиш при выключенной кнопке  видимых изменений в тексте не происходит. Может быть также вставлен: Вставка – Символ – Специальные символы, выбрать Символ: мягкий перенос – Вставить.
«¤» – символ конца ячейки таблицы, то есть знак, ограничивающий справа информацию в ячейке таблицы, или же символ конца строки таблицы. Вводится автоматически при создании таблицы и виден только при включенной кнопке  . Удалить этот знак нельзя.
« » – знак разрыва строки, вставляется Shift+Enter. В результате курсор перемещается в начало следующей строки того же абзаца.
« » – знак разрыва страницы, вставляется Ctrl+Enter. В результате курсор перемещается в начало следующей страницы. Может быть также вставлен: Вставка – Разрыв– Начать: новую страницу – ОК или Enter.
« » или «» – знак разрыва раздела, вставляется Вставка – Разрыв – Начать: новый раздел, указать параметры – ОК или Enter. В результате курсор перемещается в начало следующего раздела в соответствии с выбранными для него параметрами.
«……..» – подчеркивание пунктиром означает, что данный текст – скрытый. Скрытый текст устанавливается: Формат − Шрифт − Шрифт: видоизменение скрытый − ОК. Отображается при включении непечатаемых символов или − отдельно, если установить флажок Сервис − Параметры − Вид: Знаки форматирования скрытый текст − ОК.
Границы текста
Для некоторого вида документов границы текста (поля страницы) задаются определенными стандартами. Выдерживать такие требования к оформлению проще, включив режим границ текста. Они отображаются в виде пунктира, отделяющего поля страницы от области, в которую можно вводить текст.
Включение или выключение отображения границ текста на экране производится снятием или установкой соответствующего флажка в диалоговом окне: Сервис – Параметры – Вид: Параметры режима разметки и веб-документа границы текста − ОК.
Панели инструментов
Для удобства работы с текстом на экране монитора по умолчанию вы водятся панели инструментов Стандартная и Форматирование. При необходимости вы также можете вывести на экран и другие панели.
Отображение панелей инструментов на экране:
Вид – Панели инструментов – установите флажки на Стандартная, Форматирование и т.п.
или ПКМ (на любой панели инструментов) – установите флажок рядом с именем нужной панели инструментов в контекстном меню.
Аналогичные действия можно предпринять, если нужно убрать какую-нибудь панель с экрана монитора. В этом случае нужно удалить флажки рядом с именем панели. Для удаления с экрана перемещаемой14 панели можно просто выполнить ЛКМ на кнопке Закрыть.
Панель инструментов можно перемещать и изменять размеры.
Для перемещения панели перетащите маркер перемещения закрепленной15 панели инструментов или перетащите строку заголовка перемещаемой панели инструментов в другое место. Для закрепления панели инструментов у края экрана выполните 2ЛКМ на строке заголовка перемещаемой панели.
Если подвести панель инструментов к краю окна приложения или к другой закрепленной панели инструментов, перемещаемая панель автоматически станет закрепленной панелью инструментов.
Для изменения размеров перемещаемой панели инструментов ус тановите указатель на край панели (он должен принять вид двусторонней стрелки), а затем перетащите этот край.
Чтобы изменить размеры закрепленной панели инструментов, занимающей одну строку с другой панелью инструментов, подведите курсор к маркеру перемещения (появится ), а затем перетащите этот край.
Линейки
Документы удобно редактировать в режиме Разметка страницы при включенной Линейке. На масштабных горизонтальной и вертикальной линейках16 показаны параметры абзаца, содержащего курсор, с их помощью мож но также осуществлять выравнивание текста.
Включение Линейки: Вид – Линейка. Эта команда включает горизонтальную линейку.
Для включения горизонтальной и вертикальной линейки нужно выполнить следующие действия: Сервис – Параметры – Вид: Параметры режима разметки и веб-документа: вертикальная линейка (режим разметки), затем должен быть включен режим отображения линейки: Вид – Линейка.
Режимы представления документа
на экране
Рассмотрим некоторые, наиболее часто применяемые, режимы работы с до ку мен том.
Обычный режим
Обычный режим предназначен для ввода текста, его редактирования, форматирования. Он считается наиболее экономичным с точки зрения затрат ресурсов на обработку текста. Особенно это ощутимо при работе с многостраничными документами с большим числом графических и внедренных объектов.
Вызов обычного режима: Вид – Обычный или ЛКМ на кнопке Обычный режим  , расположенной слева на нижней полосе прокрутки, или ALT+CTRL+N.
В обычном режиме документ представлен в виде длинного непрерывного листа, состоящего из текста, графических объектов, таблиц. Разделение страниц показано пунктирной линией. Колонтитулы, текст сносок, колонки текста не отображаются.
Разметка страницы
Режим Разметка страницы позволяет просматривать документ в том виде, в котором он будет напечатан на принтере.
Включение режима Разметка страницы: Вид – Разметка страницы или Alt+Ctrl+P, или ЛКМ на кнопке Режим разметки  , расположенной слева на нижней полосе прокрутки.
На экране отображаются колонтитулы (только в этом режиме!), тексты сносок, все графические и иные объекты. В данном режиме можно увидеть все границы, доступные для ввода текста на экране: границы колонтитулов, сносок и основного текста, что позволяет иногда облегчить форматирование текста, расположенного обычным образом, а также в виде колонок. Такое сложное отображение документа требует значительных затрат ресурсов компьютера, что замедляет работу с документом.
Режим структуры документа
Режим структуры разумно использовать при работе как с объемными документами, так и с такими, которые содержат всего несколько страниц, но имеют определенное строение (легко делятся на части, пункты и т.п.)
Режим Структура чрезвычайно удобен при работе с большими документами, поскольку дает возможность увидеть и откорректировать при необходимости структурную схему его глав, разделов, параграфов. Кроме этого, вы легко сможете перемещать большие фрагменты текста, например, целые главы. Для этого в режиме структуры нужно только поменять местами заголовки этих глав, оформленные либо с помощью стиля За головок, либо с помощью указания уровня структуры. При этом весь текст, относящийся к заголовку данного уровня, со всеми подразделами окажется на новом месте. Также легко осуществляется и копирование больших объемов текста.
В режиме структуры можно прочитать примечания и сноски. Однако колонтитулы, границы страниц и границы текста, фон и рисунки – не отображаются.
Вызов режима Структура: Вид – Структура, или ALT+CTRL+O, или ЛКМ на кнопке Режим структуры  , расположенной слева на нижней полосе прокрутки. В результате на экране появится панель Структура и документ будет отображен в режиме структуры.
Полноэкранный режим
В полноэкранном режиме текст документа занимает максимально возможное пространство, так как с экрана убираются все панели инструментов, полосы прокрутки, строка меню, строка заголовка, строка состояния. На экране присутствует только текст, могут отображаться линейки. В верхней части может быть кнопка Вернуть обычный режим панели Во весь экран. При поднесении курсора мыши к верхней границе окна появляется строка меню, исчезающая, как только курсор отодвинется от края экрана. Строка меню позволяет выполнять необходимые команды для работы с текстом.
Для перехода в полноэкранный режим нужно выполнить: Вид – Во весь экран.
Доступен в Обычном, Разметки, Веб, Структуре и Предварительном просмотре.
Режим предварительного просмотра документа
Предварительный просмотр – удобный режим для того, чтобы представить общий вид вашего документа после печати. В данном режиме хорошо видна разбивка на страницы.
В режиме предварительного просмотра вы можете увидеть сразу от одной до 24 страниц, рассмотреть заинтересовавшие вас фрагменты текста под увеличением (кнопка Увеличение  ), произвести подгонку страниц, перейти в полноэкранный режим отображения документа, управлять отображением линейки и масштабом просмотра, отправить документ на печать. В данном режиме можно также вести редактирование, форматирование текста.
Вызов режима предварительного просмотра: Файл – Предварительный просмотр, или Ctrl+F2, или же кнопка Предварительный просмотр  панели Стандартная.
Схема документа
Схема документа – специальная, расположенная вертикально слева область в окне документа, отображающая структуру вашего документа. В основной части вашего окна документ представлен в выбранном вами режиме (Основном, Разметки страницы, Web-страницы, Структуры, Полноэкранном). В режиме Предварительного просмотра схема документа недоступна.
В схеме документов представлен в виде иерархии список заголовков вашего документа. При этом заголовки более высоких уровней рас по ло жены в схеме левее, а более низких по отношению к ним уровней – правее. Заголовки текста, имеющего части с соответствующими под за го лов ками, помечены символом + , если эти подзаголовки не отражены на экране (не раскрыты), и символом – , когда заголовки нижних уровней воспроизведены на экране.
Ширина полосы, в которой расположена схема документа, изменяется так же, как и ширина столбца таблицы.
Схема документа позволяет легко перемещаться по документу. Для этого щелкните ЛКМ по нужному вам заголовку в схеме документа, он выделится цветом в ней и появится вверху рабочей области документа. Таким способом можно быстро перейти в любую часть документа, как и Используя оглавление. Но если в вашей работе не используются заголовки разных уровней, то такой метод перемещения неприменим.
Для вывода на экран заголовков определенного уровня выполните ПКМ на заголовке и в контекстном меню выберите отображение нужного уровня.
Вывод на экран схемы документа: Вид – Схема документа или кнопка Схема документа  панели инструментов Стандартная.
Удаление схемы производится аналогично: снять флажок Вид – Схема документа или отжать кнопку Схема документа . Можно переместить влево до границы окна вертикальную разделительную линию, отделяющую полосу схемы документа от рабочей области программы или выполнить 2ЛКМ на вертикальной границе области.
Изменение масштаба представления документа на экране
Ctrl+прокрутить колёсико мыши или
кнопка Масштаб панели Стандартная.
Колонтитулы
Колонтитул — это информация (номер страницы, дата печати документа, эмблема организации, название документа, раздела или его пункта, имя файла, фамилия автора и т. п.), которая печатается внизу и/или вверху каждой страницы документа.
В зависимости от места расположения (на верхнем или на нижнем поле страницы) колонтитулы бывают верхними и нижними. Нижние и верхние колонтитулы для четных и нечетных страниц, а также первой страницы также могут при необходимости отличаться (Файл – Параметры страницы – Источник бумаги: Различать колонтитулы…).
Создание колонтитулов:
Вид – Колонтитулы.
MS Word перейдет в режим Разметки страницы17 и на экране отобразится панель инструментов Колонтитулы, а также два поля на странице документа, отмеченные пунктирными линиями (области верхнего и нижнего колонтитулов). Текст основного документа независимо от первоначального цвета при этом станет серым.
В область колонтитулов может быть введен любой текст, графические объекты, символы, отформатированные с помощью известных приемов, а также с помощью сервисных функций – дата, время, номер страницы, имя файла и т.п.
Выход из колонтитулов:
Кнопка панели Колонтитулы.
2ЛКМ в области основного текста.
Вид – (снять флажок).
Заметим, что если в колонтитуле есть хотя бы один символ, то войти в колонтитулы проще так: 2ЛКМ на области непустого колонтитула.
|
