Памятка Составитель


Скачать 192.49 Kb.
НазваниеПамятка Составитель
ТипПамятка
filling-form.ru > бланк строгой отчетности > Памятка
Управление архивами Свердловской области

Основные требования к номенклатурам дел организаций
Памятка






Составитель:

Главный специалист

Управления архивами

Свердловской области

Д.В. Старков


Екатеринбург
2008

Оглавление


Введение




1. Применение в номенклатуре дел наименования организации – источника комплектования




2. Полнота номенклатуры дел




3. Схема построения номенклатуры дел




4. Заголовки дел




5. Сроки хранения дел




6. Заполнение формы номенклатуры дел




Приложение: форма номенклатуры дел организации





Введение
В настоящее время происходит активная модернизация форм управленческой и экономической деятельности, в связи с чем появились новые виды документов, увеличивается электронный документооборот, поэтому вопросы упорядочения работы с документами и особенно их систематизации и классификации приобретают ещё большее значение.

Одним из эффективных инструментов систематизации и классификации крупных документальных комплексов, образующихся в процессе деятельности организаций, является составление номенклатур дел.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве организации в предстоящем делопроизводственном году в соответствии со структурой организации, ее функциями и задачами, с указанием сроков хранения дел.

Разработка данной памятки вызвана необходимостью унификации требований к номенклатурам дел.

Памятка предназначена для использования при составлении номенклатур дел организациями – источниками комплектования государственных и муниципальных архивных органов и учреждений Свердловской области.

Памятка также рекомендуется к использованию в работе экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) Управления архивами Свердловской области, экспертно-методических комиссий (ЭМК) государственных и муниципальных архивных органов и учреждений Свердловской области, а также экспертных комиссий (ЭК) организаций, являющихся их источниками комплектования.

В качестве нормативно-методической базы при составлении номенклатур дел организаций следует руководствоваться «Основными правилами работы ведомственных архивов» (М., 1986), ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», уставами или положениями об организациях, типовыми структурами организаций, планами и отчетами об их работе, ведомственными инструкциями по делопроизводству, в которых определяется состав документов и правила документирования управленческой и иной деятельности организаций.

1. Применение в номенклатуре дел наименования организации – источника комплектования
Во избежание разночтений в реквизитах номенклатуры дел, а также в заключении к ней необходимо приводить максимально точное, как правило, полное наименование источника комплектования. При этом сокращения, в том числе сокращения в названиях населенных пунктов нежелательны. В наименованиях инспекций Федеральной налоговой службы, некоторых образовательных учреждений и других организаций обязательно должны быть указаны их номера.

В заголовках дел возможно применение аббревиатуры или сокращенного наименования организации – источника комплектования, что должно быть оговорено в тексте. Так, например, образовательное учреждение для удобства может именоваться школой, гимназией, лицеем и т.д.

В заголовках дел возможно применение аббревиатуры или сокращенного наименования организации – источника комплектования, что должно быть специально оговорено. В первом случае применяется официальное полное наименование организации, при этом в скобках указывается, например: «далее – комитет, управление, школа».

Наименования организаций из примерной номенклатуры дел в номенклатуру дел организации должны переноситься с уточнениями. Например, необходимо уточнять наименования органов местного самоуправления.

2. Полнота номенклатуры дел
Критерием качества номенклатуры является ее полнота. В номенклатуру дел включаются все дела, заведенные в данной организации и отражающие документируемые участки ее работы, а также работы ее общественных организаций, временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела профсоюзных органов, временных творческих коллективов, собраний учредителей, ликвидационной комиссии) и т.д.

Практически все организации, независимо от сферы деятельности, формы собственности и иных особенностей, имеют некоторые типовые управленческие функции и, соответственно, типовые управленческие системы документации. В большинстве организаций имеются:

организационно-распорядительная документация, включающая комплекс кадровых документов;

первичная учетная документация;

банковская документация;

финансовая, учетная и отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций;

отчетно-статистическая документация;

учетная и отчетная бухгалтерская документация предприятий;

документация по труду;

документация пенсионного фонда РФ.

Типовыми для всех организаций являются также документы по долгосрочному и краткосрочному планированию их деятельности, правовому обеспечение деятельности, административно-хозяйственному обслуживанию, налогообложению, социальному страхованию, учредительные, договорные документы. Соответствующие разделы должны присутствовать в номенклатуре дел.

Наряду с этим, в организациях, кроме типовых документальных систем, имеются документы, отражающие специфику деятельности организаций. Например, в учебных заведениях это документы, отражающие учебный процесс; в организациях здравоохранения - оказание медицинской помощи; в научных учреждениях - документирование процесса научных исследований и т.д. Специфика деятельности организации должна быть полно отражена в номенклатуре.

В номенклатурах дел организаций, являющихся самостоятельными источниками комплектования архивных органов и учреждений, должен присутствовать раздел «Делопроизводство и архив».

В то же время номенклатура дел не должна содержать лишних разделов. Например, нецелесообразно включать в номенклатуры дел муниципальных администраций раздел «Отдел записи актов гражданского состояния», поскольку отделы ЗАГС имеют областное подчинение и осуществляют государственные функции. К тому же комплектование муниципальных архивов документами загсов не ведется.

Документы женсоветов, уличных комитетов и других общественных организаций необходимо включать в номенклатуры дел органов местного самоуправления, в случае если они созданы при этих органах. Если же это автономные общественные организации, их документы формируются отдельно и в номенклатуры дел органов местного самоуправления не включаются.

Номенклатуры дел избирательных комиссий имеют следующую особенность: из всех документов, связанных с проведением выборов, в номенклатуру дел должны включаться только те, которые заводятся в связи с выборами, проводимыми в предстоящем календарном году. Например, если выборы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации в предстоящем календарном году проводиться не будут, соответствующий раздел в номенклатуру избирательной комиссии включать не нужно.

Важно, насколько полно в номенклатуре представлены создаваемые в организации документы постоянного срока хранения.

Следует обратить внимание на наличие в номенклатуре дел журналов регистрации приказов руководителя организации, хозяйственных договоров, документов по социальному страхованию, документов по гражданской обороне.

Номенклатура дел должна включать документы, как на традиционных, так и на электронных носителях. Однако в номенклатуру дел не следует включать базы данных.

3. Схема построения номенклатуры дел

Выбор классификационной схемы построения номенклатуры дел зависит от структуры организации. При наличии в организации стабильной структуры номенклатура строится по структурному принципу. Если же структура организации подвержена частым изменениям или отсутствует, допускается построение номенклатуры по функционально-производственной схеме. Классификационными делениями (разделами) номенклатуры дел могут быть внутренние подразделения организационной структуры организации или ее управленческие функции, направления деятельности.

В номенклатуре дел, построенной по структурному принципу, разделами являются названия структурных подразделений организаций. Последовательность расположения разделов должна соответствовать штатному расписанию.

В номенклатуре дел организации, построенной по функциональному принципу, разделами служат основные ее функции или направления деятельности, которые располагаются в порядке их значимости. Например, могут быть определены следующие разделы: руководство (организационно-распорядительная документация); планирование и отчетность (планово-отчетная документация); финансирование, бухгалтерский учет и отчетность; работа с персоналом (документация по личному составу); контроль и учет (регистрационно-контрольная и учетная документация) и т.д.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале разделов располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации.

Рекомендуется следующий порядок расположения документов в разделах номенклатуры дел:

1) Законы, указы;

2) Уставы, положения;

3) Постановления;

4) Решения;

5) Инструкции, правила;

6) Приказы;

7) Распоряжения;

8) Протоколы;

9) Планы;

10) Сметы;

11) Штатные расписания;

12) Отчеты;

13) Докладные, объяснительные записки;

14) Балансы;

15) Расчеты;

16) Заявления;

17) Справки;

18) Ведомости;

19) Сведения;

20) Анкеты;

21) Анализы;

22) Договоры;

23) Акты;

24) Заявки;

25) Документы;

26) Списки;

27) Переписка;

28) Книги, журналы;

29) Графики.

Если количество дел в разделе номенклатуры дел слишком велико и расположение их в порядке степени важности нерационально, целесообразно объединить их в тематические блоки.
4. Заголовки дел
Заголовок должен быть кратким и четким, в обобщенной форме, и правильно раскрывать основное содержание и состав документов дела. В заголовок вносят также уточняющие содержание дела данные о копийности документов. Отметка о копийности документов в заголовке не указывается, если эта информация нашла отражение в установленных сроках хранения. Подлинность документов дела в его заголовке, как правило, не оговаривается.

В заголовке дела не допускается употребление вводных слов и сложных синтаксических оборотов, неконкретных формулировок («общие материалы по финансированию», «разная переписка» и т.п.). Следует избегать применения устаревшего термина «материалы», который должен быть заменен термином «документы», либо словами, обозначающими разновидности документов. Отдельные исключения могут быть сделаны при составлении номенклатур дел редакций печатных изданий (графики сдачи материалов в номер), а также избирательных комиссий (агитационные материалы кандидатов на должности депутатов и выборных должностных лиц).

Элементы заголовка располагаются в логической последовательности. Вид дела (переписка, журнал, книга и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы, отчеты, акты и т.д.), характеризующие состав дела, указываются в начале заголовка. Затем располагаются такие его элементы, как автор документа (название организации, структурного подразделения, лица); корреспондент или адресат (название организации, которой будут адресованы или от которой получены документы), краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; даты (период), к которым относятся документы дела; указание на копийность документов дела. В некоторых случаях допускается изменение порядка расположения отдельных элементов заголовка.

В заголовке дела название вида дела или разновидности документов не могут быть заменены словами, обозначающими какую-либо функцию. Например, слово «план» нельзя заменить словом «планирование», а слово «отчет» словом «отчетность».

В заголовках судебных, арбитражных, следственных, личных (персональных), других дел, связанных последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин «дело».

В заголовках дел, содержащих документы нескольких разновидностей (не менее трех) по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы». В конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, сгруппированных в деле. В том случае, если в деле сгруппированы документы одной или двух разновидностей, применение термина «документы» нецелесообразно.

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу. Например «Документы к протоколам заседаний правления жилищно-строительного кооператива».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

Вместо перечисления всех вопросов, отраженных в документах, сгруппированных в деле, можно применить обобщенную формулировку «по основной деятельности».

В заголовках планов и отчетов должна быть указана периодичность их составления.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка. Однако, если это возможно, такие уточнения необходимо сделать уже при составлении номенклатуры дел.

При переносе заголовка дела из примерной номенклатуры дел в номенклатуру дел организации он должен уточняться. Например, если в примерной номенклатуре содержится обобщающий заголовок «Протоколы заседаний комиссий министерства», в номенклатуре дел организации целесообразно предусмотреть отдельные дела для группировки протоколов всех сформированных в министерстве комиссий. В номенклатурах дел образовательных учреждений, муниципальных органов управления образованием для протоколов заседаний методических объединений, рабочих групп педагогов, специалистов системы образования также лучше сразу предусмотреть отдельные для каждого объединения заголовки дел.

В то же время заголовки дел с одинаковыми сроками хранения, включенные в примерную номенклатуру дел, могут быть объединены и включены в номенклатуру дел организации как один заголовок.

Если в заголовке дела из примерной номенклатуры приводятся его различные варианты, должен быть выбран наиболее близкий по содержанию из них.

Документы постоянного и временных сроков хранения в одном деле, как правило, не группируются. Например, отдельно необходимо группировать годовые и месячные планы работы.

Журналы регистрации всегда включаются в номенклатуру в качестве отдельных дел. В частности, различные категории приказов должны регистрироваться в отдельных журналах. Соответственно и в номенклатуре они должны быть обозначены как отдельные дела.

5. Сроки хранения дел
Сроки хранения дел, включенных в номенклатуру дел, определяются исходя из их научной и практической ценности. Для определения сроков хранения документов используются перечни типовых документов, перечни со сроками хранения документов министерств и ведомств, перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение, примерные номенклатуры дел, а также законодательные акты Российской Федерации и Свердловской области. При разработке номенклатур дел необходимо также учитывать сроки хранения дел и отдельных документов, установленные ранее принятыми решениями экспертно-проверочной комиссии.

Ссылки к срокам хранения дел должны быть корректными. Нельзя ссылаться на статьи отмененных перечней, примерных номенклатур дел и других документов. В качестве основы для определения сроков хранения дел должны быть использованы наиболее близкие в отраслевом отношении документы.

В случае если в разных перечнях, примерных номенклатурах дел, законодательных актах содержатся разные сроки хранения аналогичных документов, применяется норма более позднего, прошедшего утверждение согласно новым нормам российского законодательства документа.

Для документов, не предусмотренных действующими перечнями, сроки хранения устанавливаются на основании их изучения во взаимосвязи с общим комплексом документов. В этом случае вопрос следует вынести на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии. После принятия решения о согласовании срока хранения документов в номенклатуре дел делается примечание с указанием даты принятия решения и номера протокола заседания экспертно-проверочной комиссии.

Для некоторых документов в номенклатуре дел предусматривается срок хранения «до минования надобности» (ДМН). Такие документы или их копии, в основном присланные из иных организаций для сведения, хранятся до минования их практической надобности. Отметка «ДМН» означает, что документы имеют только практическое значение и срок их хранения определяется самой организацией.

Срок хранения «до замены новыми» обычно применяется для нормативных и методических документов, присланных из вышестоящей организации.

Для некоторых категорий дел в номенклатурах к сроку хранения добавляется отметка «ЭПК», которая означает, что часть документов дела может иметь научно-историческое значение и может быть оставлена на постоянное хранение. В таких случаях по истечении установленного срока должна быть проведена дополнительная экспертиза ценности дел. В номенклатурах дел отметка «ЭПК» делается в случаях, когда она предусмотрена типовым или ведомственным перечнем документов, или в случаях, когда затруднительно определить конкретный срок хранения дела, содержащего разнородные документы. Целесообразно провести экспертизу ценности дел, имеющих срок хранения с отметкой «ЭПК», перед их включением в номенклатуру с целью возможного их переформирования и установления конкретных сроков хранения. Отметку «ЭПК» в номенклатурах следует употреблять только в необходимых случаях, когда от нее нельзя отказаться. Снятие этой отметки в ходе формирования дел без рассмотрения вопроса экспертно-проверочной комиссией не допускается.

Варианты сроков хранения дел могут оговариваться примечаниями.

Если номенклатура дел организации составлена на основе примерной номенклатуры дел, в графе 4 в качестве ссылок к срокам хранения дел наряду с номерами статей перечней целесообразно также указывать индексы дел примерной номенклатуры.

6. Заполнение формы номенклатуры дел
Форма номенклатуры дел организации определена п. 2.1.26 «Основных правил работы ведомственных архивов» (см. также приложение к данной памятке).

В номенклатуре дел организации в отличие от примерной номенклатуры 5 граф. Графы таблицы должны быть пронумерованы на всех листах (см. п. 3.20 ГОСТ Р 6.30-2003). При этом на всех листах кроме первого должны быть напечатаны только номера граф, но не их наименования.

В первую графу вносятся индексы дел. В номенклатурах дел принято применять четырехзначные или шестизначные индексы дел (см. п. 2.1.33 Основных правил работы ведомственных архивов).

Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения (раздела номенклатуры дел) и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения (раздела). Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире. Применение в индексах иных знаков (точек, наклонных черт и т.д.) возможно только в случае закрепления такого порядка нормативным или распорядительным документом.

Индексация разделов в номенклатурах дел избирательных комиссий имеет особенность. По предложению Избирательной комиссии Свердловской области разделам номенклатур дел избирательных комиссий присваиваются индексы, предусмотренные примерными номенклатурами дел, утвержденными постановлениями Избирательной комиссии Свердловской области. При этом в случае, если в данном календарном году выборы какого-либо органа государственной власти или местного самоуправления не проводятся и соответствующий раздел в номенклатуре дел избирательной комиссии отсутствует, его индекс, предусмотренный примерной номенклатурой, пропускается.

В конце разделов номенклатуры целесообразно предусмотреть резервные индексы, так как в течение года могут образоваться дела, не предусмотренные номенклатурой. Например, стоит предусмотреть возможное заведение протоколов заседаний временно действующих комиссий.

При проведении экспертизы особое внимание следует обратить на наличие в номенклатуре дел графы «Количество дел (томов, частей)». Нужно учитывать, что согласно «Основным правилам работы ведомственных архивов» (п. 2.1.35.) эта графа заполняется по окончании календарного года.

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения. В этой же графе делаются примечания к срокам хранения дел, пометки о переносе информации с традиционного носителя на машинный.

При переносе сроков хранения дел из перечня или примерной номенклатуры в номенклатуру дел организации ненужные примечания к срокам хранения опускаются.

Если примечание привязано либо к самому заголовку дела, либо к сроку его хранения, обязательно наличие в нем знака «звездочки».

Гриф утверждения размещается на первом листе номенклатуры дел. Грифы одобрения экспертной комиссии и согласования ЭПК необходимо размещать на последнем листе самой номенклатуры, а не после итоговой записи, поэтому текст на последнем листе номенклатуры дел (до итоговой записи) должен быть форматирован таким образом, чтобы осталось место для штампа согласования ЭПК.

В основном тексте номенклатуры не рекомендуется применять курсив, малые прописные буквы. Следует исключить из текста знаки, не являющиеся общепринятыми, например, жирные точки в начале строки.

К номенклатуре обязательно должна прилагаться итоговая запись, которая заполняется по окончании календарного года. Список используемых сокращений помещается в конце номенклатуры или после титульного листа.

Текст номенклатуры должен быть контрастным, хорошо читаться. Страницы номенклатуры дел должны быть пронумерованы (см. п. 4.9 ГОСТ Р 6.30-2003).
Приложение


Наименование организации
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

__________ № __________

_______________________

(место составления)

на _______ год

УТВЕРЖДАЮ


Наименование должности
руководителя организации

Подпись

Расшифровка подписи





Дата



Название раздела


Индекс дела

Заголовок дела
(тома, части)

Количество дел (томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5


















Наименование должности руководителя
службы делопроизводства организации

Подпись

Расшифровка подписи


Дата








Виза зав. ведомственным архивом

(лица, ответственного за архив)








ОДОБРЕНО

Протокол ЭК

от _________ № ___

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК Управления архивами Свердловской области
от _________ № ___

Формат А4 (210х297)

Форма номенклатуры дел организации
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году

в организации


По срокам хранения

Всего

В том числе:

переходящих

с отметкой «ЭПК»

1

2

3

4

постоянного











временного (свыше 10 лет)











временного (до 10 лет включительно)











Итого:













Наименование должности руководителя
службы делопроизводства организации

Подпись

Расшифровка подписи


Дата








Итоговые сведения переданы в ведомственный архив


Наименование должности руководителя
службы делопроизводства организации

Подпись

Расшифровка подписи


Дата









Заключение о памятке
«Основные требования к номенклатурам дел организаций»

Разработка памятки вызвана необходимостью унификации требований к номенклатурам дел.

Памятка предназначена для использования при составлении номенклатур дел организациями – источниками комплектования государственных и муниципальных архивных органов и учреждений Свердловской области.

Памятка также рекомендуется к использованию в работе экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) Управления архивами Свердловской области, экспертно-методических комиссий (ЭМК) государственных и муниципальных архивных органов и учреждений Свердловской области, а также экспертных комиссий (ЭК) организаций, являющихся их источниками комплектования.

Памятка включает введение и следующие разделы:

1. Применение в номенклатуре дел наименования организации – источника комплектования;

2. Полнота номенклатуры дел;

3. Схема построения номенклатуры дел;

4. Заголовки дел;

5. Сроки хранения дел;

6. Заполнение формы номенклатуры дел.

К памятке прилагается форма номенклатуры дел организации с итоговой записью о количестве и категориях заведенных дел.

Положения памятки соответствуют требованиям «Основных правил работы ведомственных архивов» (М., 1986).

Предлагаю памятку «Основные требования к номенклатурам дел организаций» утвердить.



Главный специалист

Управления архивами Свердловской области


Д.В. Старков

Похожие:

Памятка Составитель iconМетодические рекомендации по организации и паспортизации музеев образовательных...
Составитель: Мыздрик Е. В., зав отделом организационно-методической поддержки реализации мероприятий патриотической направленности...

Памятка Составитель iconПамятка по организации работы при исполнении запросов социально-правового...
Алее Памятка) возникла при исполнении большого количества запросов социально-правового характера, которое требовало четкую организацию...

Памятка Составитель iconМетодическая разработка урока русского языка Составитель
Составитель: Юсупова Мария Николаевна, учитель русского языка и литературы мбоу гимназии №2 г. Чехова Московской области

Памятка Составитель iconПамятка по реструктуризации ипотечного жилищного кредита 12 Памятка...
Памятка о направлении средств материнского капитала на улучшение жилищных условий 27

Памятка Составитель iconМетодическое пособие для преподавателей по организации самостоятельной...
...

Памятка Составитель iconПамятка Составитель: зав отделом гкусо «гасо»
Свердловской области «Государственный архив Свердловской области» (далее гкусо «гасо») является комплектование документами личного...

Памятка Составитель iconПамятка для родственников осужденных
Памятка предназначена родственникам лиц, находящихся в местах лишения свободы

Памятка Составитель iconПамятка начинающему предпринимателю
Памятка предназначена для людей, которые хотят открыть свой бизнес

Памятка Составитель iconПамятка туриста по турам в республику сейшельские острова
Настоящая памятка содержит необходимые сведения о порядке осуществления выбранного Вами тура

Памятка Составитель iconПамятка «как не стать жертвой взяточничества»
Памятка предназначена для тех, кто столкнулся с коррупционером, однако, давать взятку не хочет

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2019
контакты
filling-form.ru

Поиск