Задание 2: Настройка политик закупки AX2012
Выполним следующий кейс в системе:
Создадим 2 различных политики по географическому признаку (в Европе и Америке), обеспечивающим различный процесс выполнения закупок, а также контроля этой деятельности.
Для тестового примера, настроим следующие правила для политик:
Политика Закупки в Европе:
Правило политики для каталога (предоставление разного перечня продукции в каталоге закупаемой продукции на странице сотрудника службы закупки согласно региону)
Правило категории (использование предпочтительных поставщиков только для категорий закупки Phones и Professional Services)
Правило запроса предложения по заявкам на покупку (все заявки на покупку должны иметь предложение и поставщика)
Правило создания заказа на покупку и консолидации спроса (будет использоваться автоматическое создание заказов на закупку для элементов внутреннего каталога, но блокироваться до ручного создания во всех остальных случаях)
Политика Закупки в Америке:
Правило политики для каталога (предоставление разного перечня продукции в каталоге закупаемой продукции на странице сотрудника службы закупки согласно региону)
Правило создания заказа на покупку и консолидации спроса (будет использоваться автоматическое создание заказов на закупку для элементов внутреннего каталога, но блокироваться до ручного создания во всех остальных случаях)
Выполнения сценария в системе Microsoft Dynamics AX2012:
Настройка политики «Закупки в Европе»
Создайте новую политику с названиями «Закупки в Европе».
Для этого перейдите к форме Политики закупок (ГМ -> Закупки и источники -> Настройка -> Политики -> Политики закупок)
Создайте новую политику с помощью кнопки  или сочетанием клавиш Ctrl+N. Откроется новое окно. Введите наименование политики и её описание.
Теперь разверните группу полей Организации политики.
Здесь необходимо выбрать юридические лица, в которых будет действовать данная политика. В выпадающем списке Выберите организационную иерархию следует выбрать значение Компании, установить курсор на строчке Contoso Entertainment System Europe и нажать кнопку Добавить >>, чтобы добавить данное значение в качестве организационного узла. Таким образом, теперь политика будет распространяться только на этот организационный узел.
Настройка правил политики Закупки в Европе
Разверните область Правила политики:
Настроим правило каталога для политики Закупки в Европе.
Установите курсор на строке Правило политики для каталога и нажмите  .
Откроется следующее окно:
Выберите необходимый каталог из выпадающего списка.
Категории и номенклатуры этого каталога будут представлены на странице Сотрудника службы закупки региона Европа. По желанию можно установить дату, с которого политика вступит в силу и прекратит действие. Нажмите ОК.
Установите курсор на строке Правило политики категории и нажмите .
Откроется следующая таблица:
Нажмите  , чтобы создать новое правило.
В поле Категория из выпадающего списка выберите категорию, на которую вы хотите наложить ограничения.
В поле Выбор поставщика можно выбрать одно из следующих значений:
Разрешить всех поставщиков
Разрешить только поставщиков, являющихся предпочтительными для этой категории
Разрешить только поставщиков, являющихся предпочтительными или утвержденными для этой категории
Не разрешать выбор поставщиков в этой категории
Выберите категорию Phones и установите значение «Разрешить только поставщиков, являющихся предпочтительными для этой категории». Создайте аналогичную строчку для категории Professional Services:
В данной форме также можно настроить следующие условия:
Показать анкеты. В системе можно завести анкеты, заполнить которые необходимо при выборе данной категории, если установить галку.
Политика проверки соответствия для категории. Можно выбрать следующие значения:
Двухстороннее: соответствие в заявке количества, цены и данных в накладной
Трёхстороннее: соответствие в заявке количества, цены, данных в накладной и поступления продуктов
Политика компании: должен существовать документ, определяющий политику соответствия:
Требовать отборочную накладную. Выберите этот пункт, если вы хотите удостовериться в получении указанного количества, прежде чем оформить заказ.
Требование удержания. Выберите этот пункт, если вы хотите удостовериться в том, что скидка/вычет возвращены поставщику перед оформлением операции возврата
Начислить расходы на покупку при оприходовании. Выберите этот пункт, если вы хотите определить сумму для оплаты поставщику при получении товара, а не по накладной поставщика.
Закройте форму.
Передвиньте курсор на строку Правило запроса предложения по заявкам.
При создании правила откроется следующая форма:
Это правило определяет необходимость Запроса предложенной цены в соответствии с настроенными критериями – Можно настроить пороговую сумму по строке или в зависимости от категории продукта. Информационный запрос предложения подразумевает, например, получение предложения от поставщика стоимости продукта по телефону или e-mail, формальный же запрос требует заполнение формы Запрос предложения.
Настроим требование формального запроса предложения от общей суммы по строке 1000EUR или 500EUR для категории Software:
Перейдите к строке Правило управления заявками на закупку и создайте правило. Форма выглядит следующим образом:
Здесь можно выбрать поле, которое должно содержать значение, прежде чем Заявка на закупку перейдёт на следующий этап бизнес-процесса. Для каждого из параметров можно установить следующие уровни необходимости:
Обязательный - Выбранное поле должно содержать существующее значение
Не требуется - Выбранное поле может не содержать значение
Условный - Выбранное поле должно содержать существующее значение при определённых условиях
Также здесь настраивается допустимые ограничения по минимальному/максимальному количеству заказа, настройка даты учёта и нового адреса поставки.
Установите значение поля Счёт поставщика как Обязательный.
Закройте форму.
Перейдите на строку Правило создания Заказа на покупку и консолидация спроса на закладке Политики
Откроется следующая форма:
Перейдите на закладку Создание заказа на покупку вручную.
Выберите пункт Автоматически создавать заказы на покупку за исключением таких условий. Появятся поля для определения условий:
При настройке заявки для предоплаты. Эту галку следует установить, если требуется обрабатывать заявки, требующие предоплаты, вручную.
Номенклатуры внутреннего каталога, Номенклатуры внешнего каталога, Номенклатуры, не содержащиеся в каталоге – для каждого варианта выбор поля ВСЕ будет означать создание всех заказов вручную для таких номенклатур, Нет – автоматическое создание. В пункте При определённых условиях можно определить критерии категории и поставщика для создания вручную.
Выберите значение Нет [Все] для полей Номенклатуры внешнего каталога и Номенклатуры, не содержащиеся в каталоге. Теперь автоматическое создание заказов на покупку разрешено только для номенклатур внутреннего каталога.
Также в этой форме можно настроить условия:
консолидации спроса для заявок на покупку;
правила обработки ошибок для заявок на покупку, не прошедших проверку из-за нарушения допустимых отклонений по цене или вследствие блокировки поставщика;
допустимое отклонение суммы по строке, рассчитанной системой от итоговой суммы по строке;
правила разбиения заказа на покупку – по инициатору заказа, типу строки или категории продукции.
Настройка политики «Закупки в Америке»
Аналогично нужно создать политику «Закупки в Америке» и добавить узел Contoso Entertainment System USA:
Создайте новую политик с названиями «Закупки в Америке».
Для этого перейдите к форме Политики закупок (ГМ -> Закупки и источники -> Настройка -> Политики -> Политики закупок)
Создайте новую политику с помощью кнопки или сочетанием клавиш Ctrl+N. Откроется новое окно. Введите наименование политики и её описание.
Теперь разверните группу полей Организации политики.
Здесь необходимо выбрать юридические лица, в которых будет действовать данная политика. В выпадающем списке Выберите организационную иерархию следует выбрать значение Компании, установить курсор на строчке Contoso Entertainment System USA East и нажать кнопку Добавить >>, чтобы добавить данное значение в качестве организационного узла. Таким образом, теперь политика будет распространяться только на этот организационный узел.
Настройка правил политики «Закупки в Америке»
Настройте следующие правила для политики:
Правило каталога – выберите каталог Item Internal Catalog 1
Правило создания заказа на покупку и консолидации спроса – аналогично настройке для политики «Закупки для Европы»:
Переопределение правила закупочной политики в рамках одного отдела (Недоделано)
Данная настройку необходимо производить если требуется определение различных политик для целей контроля внутренних закупок для разных отделов одной и той же организационной иерархии. (Подробнее см. задание №4)
Политики можно назначать на основе различных типов иерархий.
Чтобы просмотреть, какие иерархии назначены для определённой цели, перейдите к форме Цели организационной иерархии: ГМ -> Управление организацией -> Настройка -> Организация –> Цели организационной иерархии:
Для закупок используется цель Внутренний контроль закупаемой продукции.
Создавать политики и правила можно на основе различных иерархий, которые можно расположить в порядке приоритета.
Для примера возьмем требование, заключающееся в том, чтобы сотрудники отдела Продаж заполняли анкету при формировании заявки на закупку продуктов категории Professional services . Это правило необходимо соблюсти для всех юридических лиц с приоритетом над правилами Политики Категории в конкретных юридических лицах.
Настроим такую ситуацию в системе:
Создайте анкеты во всех юридических лицах и укажите их в категориях закупки Professional services.
Для этого перейдите к форме ГМ -> закупки и источники -> Настройка -> Категории -> Категории закупаемой продукции:
Выберите категорию Professional Services в древовидной структуре Procurement Hierarchy 1/Workplace services/Professional services
Добавьте анкету Sales questionnaire.
Область Анкеты, нажмите кнопку «Добавить»:
Настройка категории примет следующий вид:
Перейдите к форме Параметры политики из формы Политики закупок (ГМ -> Закупки и источники -> Настройка -> Политики -> Политики закупок) с помощью кнопки  .
Добавьте тип организационной иерархии Department в правое окно и нажмите  . Теперь Правила политики иерархии по Отделам будут приоритетнее политик иерархии Компани
Данная настройка применяется глобально для всех политик.
Создайте новую политику закупки «Политика отдела Продаж».
Узлы Sales Department добавляется в список политик организации:
Для данной политики создаётся правило Категории, туда добавляется категория Professional Services , выбирается флажок «Показать анкеты»:
Теперь каждый раз при создании запроса на закупку для отдела, являющегося дочерним узлом Sales Department, как было создано в организационной иерархии, правило категории закупок будет соответствовать новой политике Политика отдела Продаж.
Задание 3: Создание заказа на покупку через заявку на закупку с использованием политик
Создание заявки на покупку для компании CEE
Зайдите в систему под пользователем DAVID (login: DAVID, password: pass@word1)
В меню слева или в выпадающем списке строки переходов выберите модуль Закупки и источники.
Разверните вкладку Заявки на закупку в области Обычный откройте форму Заявки на покупку, подготовленные мной:
Нажмите  чтобы создать новую строку заявки на закупку. Заполните поле Имя и нажмите OK.
В группе полей Строки заявки на закупку создайте новую строку с помощью кнопки  . Убедитесь, что юридическим лицом-покупателем является компания CEE.
В поле Код номенклатуры выберите 5020 (Power Cable). [5009 (4-40 X 1/2" machine screw / 5009 : : : 01)] Остальные поля заполнятся автоматически в соответствии с настройкой данной номенклатуры.
Теперь вы можете видеть жёлтую строку вверху формы, значит, процесс создания заявки перешёл к workflow. Нажмите  . Система выдаст предупреждение:
Настроенные с помощью политики ограничения не позволяют отправить заявку без заполнения требуемого поля. Нажмите  и заполните поле Деловое обоснование:
При появлении уведомления об изменении поля поставьте галку и нажмите ОК
После повторного нажатия кнопки система предложит ввести комментарий. Можно оставить поле пустым и нажать Отправить. Теперь система перешла в статус На рассмотрении:
Согласно настройкам workflow и правилам политики для компании CEE, заявка проходит автоматическое подтверждение и преобразуется в заказ на покупку. Подождите около 1 минуты, чтобы система обработала заявку. Затем, после нажатия кнопки  вы увидите, что статус заявки изменился на Закрыта:
Закройте форму Заявка на закупку и перейдите к форме Заказа на покупку. (CEE > Закупки и источники > Обычный > Заказы на покупку > Все заказы на покупку) Здесь вы можете увидеть автоматически сформированный заказ по нашей заявке:
Дальнейшие действия, которые выполняются с заказом на покупку, будут описаны в другом задании. Обратитесь к оглавлению.
Выводы |
