Ооо «сксофт» арм “ Основные фонды” (Инструкция по эксплуатации)

Содержание 2

1. Назначение АРМа 20

Регистрация прихода основных средств; 20

Регистрация выбытия основных средств; 20

Регистрация перемещений основных средств; 20

Ведение картотеки основных средств; 20

Составление отчетности по документам учета основных средств; 20

Учет амортизационных отчислений и износа основных средств; 20

Составление отчетности по амортизационным отчислениям; 20

Переоценка основных средств; 20

Формирование проводок по документам движения; 20

Формирование проводок по износу; 20

Ведение журнала проводок; 20

Ведения журнала операций; 20

Составление отчетности по проводкам; 20

Ведение справочников. 20

2. Настройка основных параметров 20

2.1. Настройка АРМа 20

В поле «Предприятие» указать (выбрать из справочника Юридические лица) наименование текущей организации. В дальнейшем при регистрации/формировании документов указанное значение в соответствующих полях документа будет проставлено автоматически. 21

В поле «Рабочее место» необходимо указать рабочее место, которое по умолчанию будет установлено при создании документа движения, при создании карточки ОС. Также в фильтрах в поле «Рабочее место» по умолчанию будет включено указанное значение. 21

В разделе Параметры С/Ф задаются параметры счета-фактуры, которые будут использоваться по умолчанию: 21

В поле «Тип» указывается тип счета-фактуры; 21

В поле «Налог» указывается, если необходимо, налог, проставляемый при формировании счета-фактуры; 21

В поле «Место» указывается рабочее место, с которым будут создаваться счета-фактуры. 21

В разделе Инвентарный номер можно настроить следующие параметры инвентарного номера: 21

Опция «Инвентарный номер», установленная в состоянии «включено» (установлена «галочка»), означает то, что при добавлении (при поступлении) нового основного средства инвентарный номер данному основному средству будет установлен автоматически (следующий по порядку); 21

Опция «Проверка на уникальность», установленная в состоянии «включено» (установлена «галочка»), означает то, что при присвоении основному средству инвентарного номера будет проверяться уникальность данного номера (т.е. инвентарные номера основных средств не должны повторяться). 21

В поле «Тип генерации» задается тип генерации номера карточки основного средства. 21

2.2. Параметры платежных документов 21

2.3. Общий стиль 22

При выборе пункта меню Шрифт окна открывается форма Выбор шрифта, в которой можно установить требуемый шрифт текущего окна; 22

При выборе пункта меню Шрифт таблицы открывается форма Выбор шрифта, в которой можно установить требуемый шрифт текущей таблицы; 22

На странице Панель управления таблицей следующим полям можно установить требуемые значения: 22

В полях «Показывать» можно установить режим отображения (отображать «всегда» либо «на правую кнопку мыши») и место расположения («снизу», «сверху», «слева», «справа», «без привязки») панели управления; 22

В поле «Вид кнопок» устанавливается стиль отображения кнопок панели управления: «Текст и картинки» или «Картинки», или «Текст»; 22

Для рельефного отображения кнопок панели управления необходимо установить опцию «Рельефные кнопки» в состоянии «включено» (поставить «галочку»). 22

В центральной части страницы Панель управления расположена таблица, в которой отображаются все изменения настройки. 22

Программы (Закладка Программа): на данной странице задаются необходимые опции для работы с программой, формами и фильтрами. 22

2.4. Настройка печати таблиц 22

В разделе Основные параметры: 23

Формулируется строка для заголовка печатаемого текста (поле «Заголовок»); 23

Указывается ориентация страницы (книжная или альбомная); 23

Устанавливаются опции (при необходимости) «Повторять первый столбец», «Предварительный просмотр», «Печатать условия фильтрации» и т.д.; 23

В разделах Итоги по столбцам, Нумерация страниц, Текущая дата, Отступы, Поля задаются параметры для печати таблиц и отчетов, формулируются (если это необходимо) соответствующие строки. 23

3. Внедрение АРМа 23

3.1. Ввод (корректировка) справочников 23

«Добавить» – для добавления новых записей; 23

«Копия» – для добавления новой записи путем копирования текущей (выделенной); 23

«Изменить» – для изменения текущей (выделенной) записи; 23

«Просмотр» – для просмотра без изменения текущей (выделенной) записи; 23

«Удалить» – для удаления текущей (выделенной) записи; 23

«Фильтр» – для изменения текущего состояния фильтра; 23

«Сортировка» – для установки/изменения порядка сортировки записей; 23

«Выход» (или «Закрыть») – для выхода из формы. 23

В окне справочника нажать кнопку «Добавить»; 24

В форме добавления записи в справочник указать необходимые параметры (заполнить необходимые поля) добавляемой записи и нажать кнопку «Сохранить». 24

В левом окне справочника указать группу, в которую необходимо добавить запись; 24

В правом окне справочника нажать кнопку «Добавить»; 24

В форме добавления записи в справочник заполнить необходимые параметры записи и нажать кнопку «Сохранить». 24

Если требуется в справочник добавить запись с группой, которой еще нет в данном справочнике, то требуется выполнить следующие действия: 24

В правом окне справочника нажать кнопку «Добавить»; 24

В окне добавления записи в справочник в поле «Шифр» указать шифр группы, в поле «Наименование» – наименование группы; 24

Установить опцию «Группа» в состояние «включено» (поставить «галочку»); 24

Далее добавить запись, как описано выше. 24

В поле «ФИО руководителя» необходимо указать фамилию и инициалы руководителя добавляемой организации (например, Петров И.И.); 24

В поле «основание деятельности» необходимо в родительном падеже, учитывая регистр указать основание деятельности добавляемой организации (например, Устава, Положения); 24

В поле «ФИО руководителя(род.падеж)» указать в родительном падеже фамилию, имя и отчество руководителя добавляемой организации (например, Петрова Ивана Ивановича); 24

В поле «должность(им.падеж)» необходимо в именительном падеже, учитывая регистр указать должность руководителя добавляемой организации (например, Директор, Генеральный директор); 24

В поле «должность(род.падеж)» необходимо в родительном падеже, без учета регистра указать должность руководителя добавляемой организации (например, директора, генерального директора). 24

«фамилия, имя, отчество» – данные физического лица с учетом регистра (Иванова Анна Петровна); 24

«документ» – паспортные данные (паспорт 50 00 123456, выдан 11.12.2005г. Ленинским РИК г.Новосибирска); 24

«телефон» – домашний, рабочий (д. 333-33-33, р. 222-22-22). 24

«фамилия, имя, отчество» – данные сотрудника (Иванов Иван Иванович); 24

«документ» – паспортные данные для вольнонаемного состава, номер и дата выдачи удостоверения для аттестованного состава (уд-е №1235 от 15.06.2002г ГУВД НСО); 25

«подразделение» – выбор из таблицы в окне справочника Список подразделений. 25

3.2. Ввод картотеки существующих основных средств 25

В главной форме АРМа выбрать пункт меню Картотека; 25

В фильтре карточек основных средств, если необходимо, указать параметры для отбора требуемых карточек и нажать кнопку «Применить»; 25

В окне Карточки основных фондов (Рисунок 7) выводится список карточек, составленный в соответствии с параметрами фильтра. 25

В главной форме АРМа выбрать пункт меню Картотека; 25

В фильтре карточек основных средств, если необходимо, указать параметры для отбора требуемых карточек и нажать кнопку «Применить»; 25

В окне Карточки основных фондов нажать кнопку «Добавить»; 25

В форме Карточка основного средства (Добавление) (Рисунок 8) заполнить следующие поля: 25

В поле «Номер карточки» по умолчанию установлен следующий по порядку номер, при необходимости значение данного поля можно изменить. 26

В поле «Дата приобр.ОС» указать дату создания карточки основного средства, по умолчанию установлена текущая дата, при необходимости значение данного поля можно изменить. 26

В поле «Инвентарный №» по умолчанию установлен следующий по порядку номер и этот номер уникален (если есть соответствующие настройки, см. п. 2.1. «Настройка АРМа»). При необходимости значение поля «Инвентарный №» можно изменить. 26

В поле «Наименование» указать наименование основного средства, на которое заводится карточка. Данное поле является обязательным. 26

В поле «Тип ОС» установить тип основного средства: «Автотранспорт» или «Прочие». По умолчанию установлено значение «Прочие». 26

В поле «Перв. стоимость» указать первоначальную стоимость основного средства. 26

В поле «Перв. износ» указать первоначальный износ основного средства в денежном выражении. 26

В поле «Износ» указать общую сумму износа (включая сумму первоначального износа) на конец текущего месяца (текущий месяц указан в нижней части главной формы АРМа). По умолчанию значения поля «Износ» устанавливается равным значению поля «Перв. износ». 26

В поле «Код бюдж.класс.» указать (выбрать из справочника КБК) код бюджетной классификации данного основного средства. 26

В поле «Бюджет» указать (выбрать из справочника Бюджеты) бюджет, вносимого основного средства. 26

В поле «Балансовый счет» указать (выбрать из справочника План счетов) балансовый счет добавляемого основного средства. 26

В поле «Мат.отв.лицо» указать (выбрать из справочника Материально ответственные лица) материально ответственное лицо добавляемого основного средства. 27

В поле «Подразделение» указать (выбрать из справочника Список подразделений), если необходимо, подразделение, к которому относится добавляемое основное средство. По умолчанию значение данного поля устанавливается равным значению поля «Подразделение» справочника Сотрудники в соответствии со значением поля «Мат.отв.лицо». Т.е., например, в справочнике Сотрудники есть следующая запись: ФИО = Иванов Иван Иванович, Подразделение = АУП. При выборе в поле «Мат.отв.лицо» значения, равного «Иванов Иван Иванович», значение поля «Подразделение» по умолчанию будет установлено равным «АУП». 27

В поле «Шифр норм амор.» указать (выбрать из справочника Шифры норм амортизации ОС) шифр норм для начисления амортизации данного основного средства. 27

Поле «Группа амортизации» заполняется автоматически, в соответствии со значением поля «Шифр норм амор.». 27

Поле «Срок амортизации» заполняется автоматически. В данном поле, по умолчанию, устанавливается значение (Максимальный срок эксплуатации * 12). При необходимости, значение данного поля можно изменить. 27

Поле «Годовая норма» рассчитывается автоматически, в соответствии со значением поля «Срок амортизации». При необходимости, значение данного поля можно изменить. 27

В поле «Шифр затрат» указать ШПЗ (Шифр Производственных Затрат) – код (числовое значение), предназначенный для группировки однотипных с бухгалтерской точки зрения сумм (ШПЗ также используется для формирования проводок по начисленному износу). 27

В поле «Рабочее место» указать (выбрать из справочника Рабочие места) рабочее место добавляемой карточки ОС. По умолчанию значение данного поля устанавливается равным значению поля «Рабочее место», указанного в конфигурации АРМа (см. п. 2.1 «Настройка АРМа»). 27

В поле «Шифр аналит. учета» указать (выбрать из справочника Шифры аналитического учета ОС) шифр для ведения аналитического учета по основным средствам. 27

В поле «Шифр оборудования» указать (выбрать из справочника Шифры оборудования ОС), если необходимо, шифр оборудования добавляемого основного средства. Данная характеристика является дополнительной информацией и может быть использована для дополнительной группировки. 27

На странице Доп. характеристики при необходимости указываются дополнительные характеристики основного средства: 27

Номенклатура. Значение данного поля необходимо заполнить для дальнейшего формирования счетов-фактур и извещений по документам перемещения основного средства; 27

Модель, Паспорт, Серийный № основного средства; 27

Изготовитель, Источник, Дата выпуска; 27

Сведения об акте ввода в эксплуатацию основного средства: Период, Год и Номер акта; 27

Комментарий; 27

Месяц и год вывода основного средства. Данные характеристики задаются основному средству автоматически при оформлении документа выбытия ОС. 27

На странице Амортизация устанавливаются необходимые параметры для начисления амортизации на основное средство: 27

В поле «Начислять» установить необходимое значение: «Да», либо «Нет». Если в указанном поле установлено значение «Нет», то на данное основное средство амортизация начисляться не будет (до тех пор, пока не будет установлено значение «Да»). 27

В полях «Начало амортизации» устанавливаются месяц и год начала начисления амортизации. 28

В разделе Последнее начисление отображаются данные последнего начисления амортизации: сумма последнего начисления (поле «Сумма»), годовая норма амортизации (поле «Годовая норма»), число месяцев последнего начисления амортизации (поле «Число месяцев»), месяц и год последнего начисления амортизации (поля «Период»). Корректировать параметры данного раздела НЕ РЕКОМЕНДУЕТСЯ. 28

В разделе Поправочная норма в поле «Ставка (%)» устанавливается поправочная норма амортизации, которая используется для расчета в том случае, когда опция «Учитывать» установлена в состоянии «включено» (поставлена «галочка»), при этом годовая норма амортизации по справочнику не учитывается. 28

На странице Краткая индивидуальная характеристика объекта формируется список кратких индивидуальных характеристик объекта. 28

На странице Драг.металлы формируется список драг.металлов, содержащихся в данном основном средстве. 28

Серия технического паспорта (поле «Серия тех.паспорта»); 28

Номер технического паспорта (поле «№ тех.паспорта»); 28

Государственный номер автотранспорта (поле «Гос.номер»); 28

Марка автомобиля (поля «Марка (автомобиля)»); 28

4. Регистрация прихода основных средств 28

В главной форме АРМа выбрать пункт меню Движение/Документы движения; 28

В фильтре, если необходимо, установить параметры отбора документов движения и нажать кнопку «Применить»; 28

В окне Документы движения (Рисунок 9) выводится список документов движения основных средств, сформированный в соответствии с условиями фильтра. 28

4.1. Добавление документа движения типа «Поступление» 29

В списке документов движения нажать кнопку «Добавить» и выбрать пункт меню Поступление; 29

В форме Акт приемки – передачи основных средств (Добавление) (Рисунок 10) заполнить следующие параметры: 29

В поле «Тип движения» указать (выбрать из справочника Тип движения ОС) тип движения. 29

В поле «Номер документа» указать номер добавляемого документа движения. 29

В полях «Период документа» указать месяц и год добавляемого документа движения. По умолчанию в указанных полях установлен текущий месяц и год. 29

В поле «Дата документа» указать дату добавляемого документа движения. По умолчанию в данном поле установлена текущая дата. 29

В поле «Комментарий», при необходимости, формируется строка комментария к документу. 29

В полях «Поставщик» указать справочник для выбора поставщика (Юридические лица, Физические лица или Сотрудники) и из указанного справочника выбрать требуемое значение. 29

В поле «Рабочее место» указать (выбрать из справочника Рабочие места) рабочее место добавляемого документа движения ОС. По умолчанию значение данного поля устанавливается равным значению поля «Рабочее место», указанного в конфигурации АРМа (см. п. 2.1 «Настройка АРМа»). 29

В центральной части формы Акт приемки – передачи основных средств формируется список карточек основных средств, поступивших по данному акту приемки – передачи основных средств. Формирование данного списка осуществляется регистрацией каждого основного средства. Для регистрации поступившего основного средства необходимо: 29

В форме Акт приемки – передачи основных средств нажать кнопку «Добавить»; 30

Форма Поступление основного средства (Добавление) (Рисунок 11) состоит из трех (если поступившее основное средство типа «Прочие») или четырех (если поступившее основное средство типа «Автотранспорт») страниц: 30

На странице Карточка (Рисунок 11) указать следующие параметры основного средства: 30

Номер карточки основного средства (поле «Карточка №»). По умолчанию в поле «Карточка №» установлен следующий по порядку номер карточки основного средства, при необходимости значение данного поля можно изменить. 30

Наименование поступившего основного средства (поле «Название»). 30

Дата приобретения основного средства (поле «Дата приобр. ОС»), по умолчанию установлена дата из документа. 30

Тип поступившего основного средства: «Прочие» или «Автотранспорт» (поле «Тип ОС»), по умолчанию установлено значение «Прочие». 30

Поля «Модель», «Паспорт», «Серийный №», «Изготовитель», «Источник», «Дата выпуска» являются необязательными полями и служат для дополнительного описания и дополнительной группировки основного средства. 30

В полях «Акт о вводе в эксплуатацию» указывается месяц и год (поля «Период») ввода в эксплуатацию и номер (поле «№») акта о вводе в эксплуатацию. 30

В поле «Комментарий», при необходимости, формируется комментарий к карточке данного основного средства. 30

В поле «Местонахождение объекта», если необходимо, указывается местонахождение объекта. 30

В полях «Поставщик», если необходимо, указать справочник для выбора поставщика (Юридические лица, Физические лица, Сотрудники) и указать шифр поставщика (выбрать из указанного справочника). 30

В полях «Начало начисления амортизации» указать месяц и год начала начисления амортизации. По умолчанию, в указанных полях установлен месяц, следующий за текущим, и год, соответствующий установленному месяцу. 31

На странице Приход (Рисунок 12) оформляется приходная сторона изменяемых параметров. На данной странице требуется указать следующие параметры поступившего основного средства: 31

Инвентарный номер основного средства (поле «Инвентарный №»). Если есть соответствующая настройка (см. п. 2.1. «Настройка АРМа»), то в поле «Инвентарный №» установлен следующий по порядку инвентарный номер основного средства и значение инвентарного номера уникально. При необходимости значение данного поля можно изменить. 31

В поле «Перв. стоимость» указать первоначальную стоимость поступившего основного средства. 31

В поле «Бюджет» указать (выбрать из справочника Бюджеты) бюджет добавляемого основного средства. 31

В поле «Балансовый счет» указать (выбрать из справочника План счетов) балансовый счет добавляемого основного средства. 31

В поле «Мат.отв.лицо» указать (выбрать из справочника Сотрудники) материально ответственное лицо за добавляемое основное средство. 31

В поле «Подразделение» указать (выбрать из справочника Список подразделений), если необходимо, подразделение, к которому относится добавляемое основное средство. По умолчанию значение данного поля устанавливается равным значению поля «Подразделение» справочника Сотрудники в соответствии со значением поля «Мат.отв.лицо». Т.е., например, в справочнике Сотрудники есть следующая запись: ФИО = Иванов Иван Иванович, Подразделение = АУП. При выборе в поле «Мат.отв.лицо» значения, равного «Иванов Иван Иванович», значение поля «Подразделение» по умолчанию будет установлено равным «АУП». 31

В поле «Шифр норм амор.» указать (выбрать из справочника Шифры норм амортизации ОС) шифр норм для начисления амортизации данного основного средства. 31

Поле «Группа амортизации» заполняется автоматически, в соответствии со значением поля «Шифр норм амор.». 31

Поле «Срок амортизации» заполняется автоматически. В данном поле, по умолчанию, устанавливается значение (Максимальный срок эксплуатации * 12). При необходимости, значение данного поля можно изменить. 32

Поле «Годовая норма» рассчитывается автоматически, в соответствии со значением поля «Срок амортизации». При необходимости, значение данного поля можно изменить. 32

В поле «Шифр затрат» указать ШПЗ (Шифр Производственных Затрат) – код (числовое значение), предназначенный для группировки однотипных с бухгалтерской точки зрения сумм. 32

В поле «Шифр аналит. учета» указать (выбрать из справочника Шифры аналитического учета ОС) шифр для ведения аналитического учета по основным средствам. 32

В поле «Шифр оборудования» указать (выбрать из справочника Шифры оборудования ОС), если необходимо, шифр оборудования добавляемого основного средства. Данная характеристика является дополнительной информацией и может быть использована для дополнительной группировки. 32

В поле «Номенклатура» указать номенклатуру добавляемого основного средства. Значение данного поля необходимо заполнить для дальнейшего формирования счетов-фактур и извещений по документам перемещения основного средства; 32

В поле «Баланс. счет износа» указать (выбрать из справочника План счетов) балансовый счет износа добавляемого основного средства. 32

В поле «Код бюдж.класс.» указать (выбрать из справочника КБК) код бюджетной классификации добавляемого основного средства. 32

В поле «Износ» указать сумму общего износа основного средства на дату поступления. 32

В поле «Начислять» установить значение, равное «Да», в том случае, если требуется начислять амортизацию данного основного средства и значение, равное «Нет» в случае, когда амортизацию начислять не надо. 32

В поле «Поправочная норма» устанавливается поправочная норма амортизации, которая используется для расчета в том случае, когда в поле «Поправочную норму» установлено значение «Учитывать», при этом годовая норма амортизации по справочнику не учитывается. 32

На странице Автотранспорт (рис. 15) (данная страница есть в форме Поступление основного средства только в том случае, когда тип основного средства «Автотранспорт») при необходимости можно указать следующие дополнительные характеристики поступившего основного средства типа «Автотранспорт»: 32

Полный пробег на момент начисления (поле «Полный пробег на момент начисления»); 33

Пробег за последний расчетный период (поле «Пробег за последний расч. период»); 33

Серия технического паспорта (поле «Серия тех.паспорта»); 33

Номер технического паспорта (поле «№ тех.паспорта»); 33

Государственный номер автотранспорта (поле «Гос.номер»); 33

Марк автомобиля (поля «Марка (автомобиля)»); 33

Дата капремонта (поле «Дата капремонта»); 33

Пробег до последнего капремонта (поле «Пробег до последнего капремонта»); 33

Дата спидометра (поле «Дата спидометра»); 33

Показания спидометра (поле «Показания спидометра»). 33

На странице Проводки формируется список проводок по данному документу. Подробное описание работы с проводками приведено в пункте «Формирование проводок». 33

После того, как внесена вся необходимая информация, для сохранения документа поступления основного средства требуется в форме Поступление основного средства нажать кнопку «Сохранить». При сохранении документа автоматически создаётся карточка со значениями полей из групп общего назначения и изменяемых параметров. 33

4.2. Печать документов 33

В списке документов движения (в окне Документы движения) указать акт приемки–передачи, по которому требуется напечатать документ; 34

Выбрать пункт меню Печать/Акт приемки-передачи/Просмотр (или Печать). 34

4.3. Формирование проводок по документу 34

В форме Акт приемки-передачи основных средств открытой для изменения или при добавлении, после того, как добавлены все карточки основных средств, нажать кнопку «Создать проводки» и выбрать «По всем» либо «По выделенным». 34

В форме Формирование проводок указать следующие параметры: 34

В поле «Сумма» выбрать по какой сумме необходимо создать проводки. 34

В соответствующих полях раздела Дебет указать КБК, Счет, КОСГУ. Один или несколько из этих параметров могут быть не заданы, в зависимости от шаблона проводок. Подробное описание работы с шаблонами проводок приведено в инструкции «Главбух». 34

Раздел Кредит заполнить аналогично разделу Дебет. 34

В поле «№Ж/О» указать, если необходимо, номер журнала операций. 34

В поле «Шаблон» указать (выбрать из справочника Шаблоны операций) требуемый шаблон. Подробное описание работы с шаблонами проводок приведено в инструкции «Главбух». 34

Нажать кнопку «Применить». 34

При помощи кнопки «Проводки» в форме Акт приемки-передачи основных средств можно просмотреть список всех проводок документа. 34