Решением совета директоров зао «кемма»


НазваниеРешением совета директоров зао «кемма»
страница20/22
ТипРешение
filling-form.ru > бланк доверенности > Решение
1   ...   14   15   16   17   18   19   20   21   22

Правила регистрации, обработки и хранения входящей документации


  1. Входящие документы, поступившие Обществу почтовым отправлением, либо курьером, поступают в канцелярию Общества, после чего входящие документы передаются по принадлежности уполномоченному представителю Общества.

  2. При приеме документов лично от зарегистрированных лиц, их представителей, представителей государственных органов и т.д. уполномоченным должностным лицом Общества осуществляются следующие действия:

        • идентификация лица, предоставившего документы;

        • проверка полномочий лиц, предоставивших документы по доверенности;

        • проверка правильности заполнения распоряжений соответствующей формы и полноты указанных в них сведений, консультирование по вопросам правильности заполнения;

        • в случае проставления подписи зарегистрированного лица на документах зарегистрированного лица в присутствии уполномоченного сотрудника Общества - проставление специальной отметки о постановке таковой подписи в присутствии уполномоченного сотрудника Общества;

        • регистрация документа в программном обеспечении системы ведения реестра;

        • проставление входящего номера на оригиналах документов;

        • выдача акта приема-передачи документов счета/квитанции на оплату услуг Общества, при отсутствии платежного документа, который содержит отметку о дате приема, фамилии, имени, отчестве уполномоченного лица, принявшего документ, его подпись и печать Общества. Акт приема-передачи документов подписывается со стороны Общества и со стороны лица, предоставившего документы, по одному экземпляру для каждой из сторон. Допускается прием документов без оформления Акта приема-передачи документов.

    1. Документы, поступившие Обществу от зарегистрированных лиц (их уполномоченных представителей либо от иных лиц) до 14.00 часов, регистрируются в день их получения. Таким документам присваивается уникальный порядковый входящий номер. Документы, поступившие Обществу от зарегистрированных лиц (их уполномоченных представителей либо от иных лиц) после 14.00 часов, регистрируются не позднее следующего рабочего дня после их получения.

    2. На каждом принятом документе проставляется его входящий номер, дата регистрации, фамилия, подпись сотрудника Отдела регистрации документов Общества, принявшего и зарегистрировавшего документ.

    3. Документы, зарегистрированные Обществом, проходят несколько этапов исполнения: экспертизу, формирование и исполнение электронного поручения, контроль правильности и сроков исполнения. При этом каждое распоряжение зарегистрированного лица исполняется разными сотрудниками Общества.

    4. Экспертиза документов:

После приема, регистрации документов в системе ведения реестров уполномоченным должностным лицом Общества осуществляется экспертиза документов, в том числе:

        • проверка правильности оформления и полноты представления документов и указанных в них сведений, включая проверку полномочий лица, представившего документы;

        • проверка полномочий и сверка образца подписи лица, подписавшего распоряжение, с имеющимся у Общества образцом подписи в анкете зарегистрированного лица (в случае нотариального или иного удостоверения подлинности подписи проверяется надлежащее выполнение удостоверительной надписи);

        • в случае неудовлетворительного результата экспертизы формируется мотивированное уведомление об отказе в исполнении операции содержащее причины отказа и действия, которые необходимо предпринять для устранения причин, препятствующих проведению операции, при этом на документе проставляется соответствующая отметка с указанием исходящего номера уведомления об отказе, даты, фамилии и подписи сотрудника, исполнившего отвержение поручения;

        • передача исходящего уведомления об отказе в исполнении операции в канцелярию для его последующей выдачи;

        • в случае положительного результата проверки документов на бумажном документе проставляется отметка о прохождении экспертизы, дата проведения экспертизы, фамилии лиц, проводивших экспертизу документа и их подпись, а в электронной базе данных проставляется отметка «обработать».

    1. После положительного результата проверки документов, поступивших, от зарегистрированных лиц, документы отправляются на исполнение. На этапе исполнения осуществляются следующие действия:

        • проверка соответствия сформированного поручения документу, инициирующему данную операцию, в т.ч. проверка соответствия в представленном документе наименования и данных документа, удостоверяющего личность (документа о государственной регистрации) лица, передающего ценные бумаги, данным зарегистрированного лица в реестре, а также проверка соответствия данных лица, приобретающего ценные бумаги, данным указанного лица в реестре (в случае, если приобретатель является зарегистрированным лицом);

        • исполнение операции в электронной базе данных системы ведения реестра, при этом на исполненном документе проставляется отметка об исполнении операции (дата исполнения, фамилия и подпись исполнителя).

    1. Все исходящие документы Общества, регистрируются в программном обеспечении системы ведения реестра в журнале учета входящих документов.

    2. Факт выдачи/отправки исходящего документа регистрируется уполномоченным должностным лицом Общества в журнале учета входящих документов проставлением следующих отметок:

        • дата выдачи/отправки;

        • фамилия должностного лица, подписавшего документ.

    1. Канцелярия Общества, после получения исходящих документов формирует комплекты:

        • для выдачи лично зарегистрированным лицам, их представителям и другим заинтересованным лицам;

        • для отправки по почте почтовым отправлением либо для передачи курьерской службе.

    1. Общество хранит документы системы ведения реестра в течение следующих сроков:

        • с момента получения документов до ликвидации Общества или передачи реестра другому реестродержателю:

- учредительные документы эмитента, изменения к ним, свидетельство о регистрации эмитента, решение о назначении руководителей исполнительного органа эмитента;

- внутренние нормативные документы эмитента - положения об общем собрании, об исполнительных органах эмитента и изменения и дополнения к ним;

- документы, содержащие информацию о выпусках ценных бумаг эмитента, в том числе проспект эмиссии, план приватизации;

- список доверенных лиц эмитента, имеющих право в указанном эмитентом объеме получать информацию из реестра;

- регистрационные журналы операций;

- другие документы, содержащие информацию об эмитенте.

        • не менее трех лет:

- анкеты зарегистрированных лиц - не менее трех лет после списания со счета зарегистрированного лица всех ценных бумаг;

- возвраты почтовых отправлений (материалы к собраниям и т.п.), рассылаемые Обществом - в течение трех лет после даты проведения собрания.

        • не менее пяти лет:

- отчетность профессионального участника рынка ценных бумаг в бумажной и электронной форме, представляемая в федеральный орган исполнительной власти по рынку ценных бумаг.

        • не менее десяти лет, следующей за датой получения:

- документы, являющиеся основанием для внесения записей в реестр (в том числе электронные документы);

- запросы зарегистрированных в реестре лиц и копии ответов по ним (в том числе электронные документы);

- доверенности, выданные зарегистрированными лицами.

    1. Документы хранятся в специальной папке/ячейке Общества в архиве.

    2. Документы, являющиеся основанием для проведения операций в реестре либо для выдачи информации из системы ведения реестра, хранятся в архиве в соответствии с принятой у Общества системой учета и хранения.

    3. В случае хранения папок с документами у должностного лица Общества (в период формирования папок до момента их сдачи в архив на долгосрочное хранение) документы хранятся в шкафах, запираемых на ключ.

    4. Доступ в помещение архива строго ограничен. Сотрудник Архива Общества, выполняющий функции по ведению архива, ведет журнал учета документов, выдаваемых и возвращаемых в архив, а также изымаемых документов в результате передачи реестра владельцев именных ценных бумаг по акту приема-передачи документов и системы ведения реестра другому обществу или изымаемых на основании протокола о выемке.

    5. Право пользования документами архива имеют: председатель совета директоров Общества, администраторы по ведению реестра акционеров и специалисты подразделений, в функции которых входит работа с данными документами, а также руководитель и специалисты подразделения, осуществляющего функции внутреннего контроля Общества. Доступ остальных сотрудников к документам архива осуществляется с разрешения руководителей соответствующих подразделений и/или руководителя Общества.

    6. Электронные документы, передаваемые/принимаемые по электронным каналам связи, хранятся в электронном архиве входящих/исходящих документов. Электронные копии входящих/исходящих документов, формируемых с помощью программного обеспечения системы ведения реестра, хранятся в соответствующих директориях программного обеспечения.

    7. Электронные документы хранятся в программном обеспечении системы ведения реестра. При этом:

        • обеспечивается доступ к электронным документам, информации о датах и времени их приема (отправки) в программное обеспечение системы ведения реестра, а также возможность поиска документов по их реквизитам;

        • обеспечивается возможность получения из архива (в том числе для предоставления по требованию уполномоченных государственных органов) документа в электронной форме и его копии на бумажном носителе (при этом копии электронных документов на бумажном носителе содержат всю информацию документа в электронной форме), а также информации о дате и времени получения электронного документа, его исполнения и отправки.

    1. Электронные документы с ЭЦП хранятся в программном обеспечении обмена электронными документами. При этом:

        • обеспечивается доступ к электронным документам с ЭЦП, информации о датах и времени их получения от отправителя (отправки адресатам), а также возможность поиска документов по их реквизитам (дате, отправителю/адресату);

        • обеспечивается возможность получения информации об электронном документе с ЭЦП, его реквизитах: дате и времени получения/отправки электронного документа с ЭЦП, отправителе/адресате, статусе документа (отправлен, принят, прочитан, зашифрован, подписан ЭЦП и т.д.).

    1. Базы данных реестров владельцев именных ценных бумаг хранятся на сервере локальной вычислительной сети в специальных директориях, формируемых с помощью программного обеспечения системы ведения реестра. Данные лицевых счетов зарегистрированных лиц хранятся не менее трех лет после списания ценных бумаг с лицевого счета зарегистрированного лица.

    2. Для обеспечения сохранности информации системы ведения реестров и возможности оперативного восстановления баз данных в случае непредвиденного программного сбоя осуществляется резервное копирование баз данных системы ведения реестра по окончании рабочего дня.


1   ...   14   15   16   17   18   19   20   21   22

Похожие:

Решением совета директоров зао «кемма» iconУтверждено решение
...

Решением совета директоров зао «кемма» iconРешением Совета директоров
Федерации, Уставом ОАО «Московская объединённая электросетевая компания» (далее – Общество), а также во исполнение Решения Совета...

Решением совета директоров зао «кемма» iconНа закупку средств индивидуальной защиты
Данная типовая Документация о закупке соответствует требованиям «Положения о закупке товаров, работ, услуг» ао «сврц», утвержденного...

Решением совета директоров зао «кемма» iconНа закупку средств индивидуальной защиты для нужд ао «сврц»
Данная типовая Документация о закупке соответствует требованиям «Положения о закупке товаров, работ, услуг» ао «сврц», утвержденного...

Решением совета директоров зао «кемма» iconРешением Совета директоров

Решением совета директоров зао «кемма» iconНа закупку продуктов питания для нужд ао «сврц»
Данная типовая Документация о закупке соответствует требованиям «Положения о закупке товаров, работ, услуг» ОАО «сврц», утвержденного...

Решением совета директоров зао «кемма» iconНа закупку канцелярских принадлежностей и бумаги для нужд ао «сврц»
Данная типовая Документация о закупке соответствует требованиям «Положения о закупке товаров, работ, услуг» ОАО «сврц», утвержденного...

Решением совета директоров зао «кемма» iconНа закупку «Техническое обслуживание лабораторного оборудования»...
Данная типовая Документация о закупке соответствует требованиям Положения Компании «О закупке товаров, работ, услуг» № П2-08 р-0019...

Решением совета директоров зао «кемма» iconДанная типовая Документация о закупке соответствует требованиям «Положения...
Данная типовая Документация о закупке соответствует требованиям «Положения о закупке товаров, работ, услуг» ОАО «сврц», утвержденного...

Решением совета директоров зао «кемма» iconРешением Совета директоров
Наблюдательного совета ано «фзв» от 18. 04. 2014, протокол №6; от 21. 05. 2015, протокол №97

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2019
контакты
filling-form.ru

Поиск