Памятка по организации работы при исполнении запросов социально-правового характера в Государственном казенном учреждении Свердловской области «Государственный архив в городе Красноуфимске» Составитель


Скачать 467.22 Kb.
НазваниеПамятка по организации работы при исполнении запросов социально-правового характера в Государственном казенном учреждении Свердловской области «Государственный архив в городе Красноуфимске» Составитель
страница3/5
ТипПамятка
filling-form.ru > Бланки > Памятка
1   2   3   4   5

3.2.4. Запросы о награждениях

Основанием для выдачи архивной справки о награждении и присвоении почетных званий являются приказы, постановления, протоколы, акты о награждении, наградные листы, заключения и списки лиц, получивших награду. Факт представления к награждению должен быть документально подтвержден фактом принятия решения о награждении.

В том случае, когда в решении исполнительного органа власти в написании фамилии, имени, отчества есть расхождения с фамилией, именем, отчеством лица, на которое поступил запрос, следует найти запрашиваемую информацию в ходатайствах, списках лиц, представленных к награждению. Если информация в ходатайстве (списке) соответствует информации, указанной в запросе, в архивной справке указываются фамилия, имя, отчество, записанные в решении и делается оговорка о том, что фамилия, имя, отчество в ходатайстве соответствуют фамилии, имени, отчеству лица, на которое поступил запрос.

При исполнении таких запросов нужно учитывать проводившиеся позднее изменения административно-территориального деления, при котором при передаче районов из одного территориального образования в другое проходила и передача документов.
3.2.5. Запросы о выборных должностях

Основанием для выдачи архивной справки о депутатской деятельности являются документы фондов органов государственной власти, фондов избирательных комиссий (по спискам избранных депутатов) и фондов городской думы (по протоколам сессий, заседаний).

3.2.6. Запросы о подтверждении факта раскулачивания,

лишении (восстановлении) избирательных прав,

принадлежности к числу семьи раскулаченных

Запросы о раскулачивании исполняются по фондам райсоветов, сельсоветов и районных избирательных комиссий. Основанием для выдачи архивной справки о подтверждении факта раскулачивания, лишении (восстановлении) избирательных прав, принадлежности к числу семьи раскулаченных являются сведения из протоколов, решений органов государственной власти, которые осуществляли кампании по конфискации имущества, раскулачиванию, учету и описанию хозяйств единоличников и кулаков, учету лиц, лишенных избирательных прав, выселяемых лиц, принимали решения о реабилитации, возврате имущества, возмещении его стоимости или выплате денежных компенсаций.

Исполнитель запроса должен проанализировать и уточнить все фактические данные о видах репрессивных действий, которым подверглось лицо или члены его семьи. В частности, для определения фондов и видов документов, подлежащих просмотру, немаловажно знать, было ли раскулачено лицо, лишенное избирательных прав, поскольку лишение избирательных прав не всегда было связано с раскулачиванием.

При подготовке и оформлении архивной справки, архивной выписки следует включать в нее только те сведения, которые запрашивает заявитель, соблюдая с предельной тщательностью дословное воспроизведение текста документа, и которые касаются самого реабилитированного или пострадавшего лица.
3.3. Оформление архивных справок, архивных копий,

архивных выписок

Результатом работы по исполнению запроса являются:

- архивная справка;

- архивная выписка;

- архивная копия;

- информационное письмо, где дается ответ об отсутствии сведений или уведомление о перенаправлении запроса.

Ответ на запрос дается на государственном языке Российской Федерации.

Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа «Архивная справка», «Архивная выписка».

Архивная справка составляется на основании документов, хранящихся в архиве. Архивная справка начинается словами «В документах архивного фонда …» (дается наименование архивного фонда. Текст в архивной справке излагается в хронологической последовательности событий (а не документов) с указанием видов архивных документов и их дат. Даты могут быть указаны: только цифрами, например, 15.04.2011, или цифрами и буквами, например, 15 апреля 2011 г. (слово «год» может быть написано полностью). В архивной справке допускается цитирование архивных документов. При цитировании документа начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов или абзацев обозначаются многоточием.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах.

В архивной справке данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках.

Например: (Так в документе).

В архивную справку включается информация, запрашиваемая пользователем, а также информация, необходимая для подтверждения запрашиваемых сведений (например, информация о переименовании организации).

Если в течение запрашиваемого периода времени организация переименовывалась, то в справке необходимо назвать все ее переименования в хронологической последовательности за запрашиваемый период, при этом вначале полностью указывается последнее наименование организации-фондообразователя.

Информация о переименовании дается на основании учредительных документов и приказов по основной деятельности организации.

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В «Основании» архивной справки (архивной выписки), после двоеточия приводятся поисковые данные документов, использованных для написания справки: архивные шифры и номера листов (через точку с прописной буквы или через точку с запятой со строчной буквы) (Приложение № 5). Возможно проставление архивных шифров и номеров листов архивных документов в тексте архивной справки сразу после изложения каждого факта или события. Текст архивной справки и «Основание» печатаются через полтора интервала.

В «Примечании» к тексту архивной справки (архивной выписки) после двоеточия оговариваются особенности использованных текстов архивных документов: неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению из-за повреждения части текста документа.

Например: (В тексте неразборчиво) или (Так в документе).

Кроме того, в них оговаривается использование незаверенных документов, относящихся к запросу: «незаверенная копия», «подпись (печать) отсутствует». «Примечание» к архивной справке (архивной выписке) помещается через 2-3- интервала после «Основания», поскольку содержащиеся в нем сведения не входят в текст архивной справки. Текст «Примечания» печатается также через полтора интервала.

Архивная справка (архивная выписка) оформляется на бланке письма Архива. Если объем превышает один лист, то листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью Архива.

Архивная справка (архивная выписка) подписывается директором Архива и заверяется гербовой печатью архива.

Архивная справка (архивная выписка) печатается в двух экземплярах. Второй экземпляр вместе с запросами хранится в архиве не менее 5 лет.

При исполнении запроса о предоставлении архивных копий (Приложение № 6) архивных документов на бланке Архива составляется сопроводительное письмо, в котором указывается количество приложений (копий архивных документов) и их названия. Письмо подписывается директором Архива.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются поисковые данные документа: архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются гербовой печатью и подписью директора Архива.

Информационное письмо заявителю составляется при отсутствии в Архиве документов, необходимых для исполнения запроса социально-правового характера, и информации об их местонахождении, в случае пересылки запроса в профильную организацию. В письме указываются причины, по которым запрашиваемые сведения не были выявлены, и, по возможности, предлагается алгоритм дальнейшего поиска (Приложение № 7). Информацию о просмотренных фондах и делах целесообразно проставлять на втором экземпляре документа, который остается в деле в Архиве. Информационное письмо оформляется аналогично архивной справке. В исключительных случаях по просьбе заявителя (например, для предоставления в суд) на такое информационное письмо проставляется гербовая печать архива.

Исполненный запрос поступает на проверку руководителю рабочей группы или директору Архива, которые оценивают правильность его составления и оформления, полноту. Документ возвращается исполнителю для доработки, если он не соответствует необходимым требованиям.

Информация о готовых заверенных архивных справках (архивных выписках, архивных копиях) заносится в «Алфавитную книгу регистрации исполненных запросов социально-правового характера» (Приложение № 8).

3.4. Выдача оформленных архивных справок,

архивных выписок, архивных копий
Заверенные архивные справки выдаются на руки при личном обращении заявителя или его доверенного лица.

Заявитель предъявляет сотруднику архива паспорт или иной удостоверяющий личность документ, доверенное лицо – нотариально удостоверенную доверенность и талон на получение исполненной архивной справки. Заявитель получает архивную справку от специалиста Архива под роспись в «Книге учета поступления заявлений граждан» (Приложение № 9) и указывает дату её получения.

На полученные интернет-обращения (запросы) направляется информация заявителю о подготовленных архивных справках по электронной почте.

Заверенные архивные справки могут высылаться по почте, как правило, простыми письмами. В случае, когда необходимо минимизировать возможность получения письма лицом, не имеющим на это право, ответ следует посылать на предъявителя.

Порядок выдачи архивных выписок и архивных копий аналогичен выдаче архивных справок.
ОДОБРЕНО ОДОБРЕНО решением методической комиссии Протокол ЭМК Управления архивами Государственного архива

Свердловской области в г. Красноуфимске Протокол от 26.11.20137 от 18 октября 2013 г. 11
4. Список использованной литературы

1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями на 11.07.2011) //Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. № 43. Ст.4169.

2. Федеральный закон от 27.07.2006 3 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (с изменениями на 21.07.2011) //Собрание законодательства Российской Федерации. 2006. № 31. Ч. 1. Ст. 3448.

3. Административный регламент предоставления Управлением архивами Свердловской области государственной услуги по организации предоставления оформленных в установленном порядке архивных справок или копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации, утвержденного приказом Управления архивами Свердловской области от 10.09.2013 г. № 27-01-33/135.

4. «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 (зарегистрирован Минюстом России 06.03.2007 № 9059 //Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, № 20, Российская газета, 2009, № 89.

5. Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера, /Росархив. ВНИИДАД,- М., 2011.

6. Положение о рабочей группе по выполнению запросов социально-правового характера Государственного архива в городе Красноуфимске, утвержденное директором Государственного архива в городе Красноуфимске 01.04.2005.

7. Инструкция о порядке приема и исполнения запросов, по оформлению и выдаче архивных справок в государственном учреждении «Государственный архив в г. Ирбите»/. Ирбит. 2008. Одобрена протоколом МК Управления архивами Свердловской области от 13.11.2008 № 7.

8. Памятка по исполнению запросов социально-правового характера в Государственном казенном учреждении Свердловской области «Государственный архив документов по личному составу Свердловской области»/ ГКУСО «ГАДЛССО».- Екатеринбург, 2012. Одобрена протоколом МК Управления архивами Свердловской области от 30.11.2012 № 7.

Приложение № 1

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ №____


1

Фамилия (если меняли, то указать старую фамилию), имя, отчество, год рождения, лица, о котором запрашивается справка
















2

Фамилия, имя, отчество лица, запрашивающего архивную справку (для лиц, запрашивающих справку о другом лице)
















3

Адрес, контактный телефон,

паспорт
















4

О чем запрашивается справка






















5

Указать точное место и период работы, должность, дату награждения и т.д.



















6

Выслать по почте или передать при личном посещении












Готовность на ________________
«___»_____________2013 г. Подпись______________
1   2   3   4   5

Похожие:

Памятка по организации работы при исполнении запросов социально-правового характера в Государственном казенном учреждении Свердловской области «Государственный архив в городе Красноуфимске» Составитель iconРегламент исполнения запросов граждан и организаций социально правового...
ФЗ, Методических рекомендаций по исполнению запросов социально-правового характера сиф оцнти вниидад №250 от 20. 03. 2012 и определяет...

Памятка по организации работы при исполнении запросов социально-правового характера в Государственном казенном учреждении Свердловской области «Государственный архив в городе Красноуфимске» Составитель iconМетодические рекомендации по исполнению запросов социально-правового...
Приведены конкретные примеры оформления архивных справок по наиболее сложным и часто встречающимся запросам граждан

Памятка по организации работы при исполнении запросов социально-правового характера в Государственном казенном учреждении Свердловской области «Государственный архив в городе Красноуфимске» Составитель iconМетодические рекомендации по исполнению запросов социально-правового...
Приведены конкретные примеры оформления архивных справок по наиболее сложным и часто встречающимся запросам граждан

Памятка по организации работы при исполнении запросов социально-правового характера в Государственном казенном учреждении Свердловской области «Государственный архив в городе Красноуфимске» Составитель icon«Исполнение запросов социально-правового характера по документам...
К запросам социально-правового характера, исполняемым государственными архивами Тверской области, относятся запросы

Памятка по организации работы при исполнении запросов социально-правового характера в Государственном казенном учреждении Свердловской области «Государственный архив в городе Красноуфимске» Составитель icon«Исполнение запросов социально-правового характера по документам...
К запросам социально-правового характера, исполняемым государственными архивами Тверской области, относятся запросы

Памятка по организации работы при исполнении запросов социально-правового характера в Государственном казенном учреждении Свердловской области «Государственный архив в городе Красноуфимске» Составитель iconРегламент работы с обращениями граждан в государственном архивном...
Настоящий Регламент определяет порядок работы с обращениями граждан (далее – обращения), их приема в государственном архивном учреждении...

Памятка по организации работы при исполнении запросов социально-правового характера в Государственном казенном учреждении Свердловской области «Государственный архив в городе Красноуфимске» Составитель iconПамятка по исполнению социально- правовых запросов в гу цдоосо екатеринбург
Список рекомендуемых адресов для поиска сведений социально- правового характера (Приложение №16)

Памятка по организации работы при исполнении запросов социально-правового характера в Государственном казенном учреждении Свердловской области «Государственный архив в городе Красноуфимске» Составитель iconПамятка по исполнению социально- правовых запросов в гу цдоосо екатеринбург
Список рекомендуемых адресов для поиска сведений социально- правового характера (Приложение №16)

Памятка по организации работы при исполнении запросов социально-правового характера в Государственном казенном учреждении Свердловской области «Государственный архив в городе Красноуфимске» Составитель iconПамятка «Выявление особо ценных документов по фондам досоветского...
Государственное казенное учреждение Свердловской области «Государственный архив Свердловской области»

Памятка по организации работы при исполнении запросов социально-правового характера в Государственном казенном учреждении Свердловской области «Государственный архив в городе Красноуфимске» Составитель iconПамятка Составитель: зав отделом гкусо «гасо»
Свердловской области «Государственный архив Свердловской области» (далее гкусо «гасо») является комплектование документами личного...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2019
контакты
filling-form.ru

Поиск