Памятка по организации работы при исполнении запросов социально-правового характера в Государственном казенном учреждении Свердловской области «Государственный архив в городе Красноуфимске» Составитель


Скачать 467.22 Kb.
НазваниеПамятка по организации работы при исполнении запросов социально-правового характера в Государственном казенном учреждении Свердловской области «Государственный архив в городе Красноуфимске» Составитель
страница2/5
ТипПамятка
filling-form.ru > Бланки > Памятка
1   2   3   4   5

3.2. Порядок исполнения запросов социально-правового характера

по различным тематическим группам
Исполнение запросов социально-правового характера проводится только при наличии письменного (электронного) запроса.

Директор Архива и руководитель рабочей группы по исполнению запросов несут персональную ответственность за организацию приема и исполнение запросов граждан, а каждый член рабочей группы несет ответственность за соблюдение сроков и качество исполнения запроса.

Запросы граждан по вопросам трудовой деятельности (трудовой стаж, льготный трудовой стаж, зарплата, награждение) составляют самую значительную по объему и разнообразную по тематике группу.

Основными источниками указанных сведений, являются документы, отложившиеся:

- в фондах учреждений, организаций, предприятий всех форм собственности по месту трудовой деятельности гражданина; органов государственной власти и управления, советских, партийных, комсомольских, профсоюзных органов и организаций, других общественных организаций: о трудовом стаже лица в государственном, частном секторах; льготном стаже работы; особых условиях труда; должностных перемещениях; заработной плате; получении пособий по беременности и родам и др. С трудовой деятельностью связаны запросы о переименовании и реорганизации организаций;

- в фондах колхозов, артелей, товариществ: трудовой стаж, оплата труда.

К документам по личному составу, как правило, составляется три описи дел по видам документов:

а) опись № 1-л – приказы, распоряжения по личному составу;

б) опись № 2-л – расчетные ведомости, лицевые счета по начислению заработной платы;

в) опись № 3-л – личные карточки, личные дела уволенных сотрудников.

В зависимости от характера запроса исполнитель работает с той или иной описью.
3.2.1. Запросы о трудовом стаже

Основанием для подтверждения трудового стажа рабочих и служащих предприятий, организаций, учреждений служат личные дела; приказы, распоряжения по личному составу; личные карточки по учету кадров; алфавитные книги по учету работников; списки сотрудников; штатные расписания; послужные и трудовые списки; лицевые счета; расчетно-платежные ведомости; невостребованные трудовые книжки; протоколы и решения общих собраний членов колхозов, протоколы заседаний правления колхоза и похозяйственные книги колхозов.

В справку о подтверждении трудового стажа включаются данные только за тот период, за который имеются сведения в документах. При этом приводится точное название должности (профессии), которую занимал заявитель, и указывается период его работы.

Поиск соответствующих сведений, указанных в запросе, целесообразно начинать с изучения алфавитной картотеки по учету работников соответствующей организации, которая передается в Архив после ликвидации организации. При отсутствии такой картотеки в фонде сведения о работе заявителя следует искать в его личном деле (или по невостребованным трудовым книжкам, личным карточкам (форма Т-2)). В личном деле, как правило, содержатся копии приказов (либо указания на их даты и номера) о приеме, перемещении и увольнении с работы конкретного лица или заверенные выписки из приказов.

При отсутствии личного дела поиск целесообразно начинать с приказов по личному составу (приказы по кадрам) в том случае, если у заявителя имеется трудовая книжка или ее копия, т.к. наиболее точная информация о приеме, перемещении, увольнении содержится именно в приказах, подписанных руководителем. Если в документах отражен только факт приема или только увольнения (приказ о приеме или увольнении), а других данных нет, то в архивной справке так и пишется: «в приказе от…№…значится «….», « В приказе за … период записи об увольнении нет» (или эти сведения отражаются в сопроводительном письме).

Если в архивных документах не указано, с какого числа работник принят (освобожден), не обнаружено соответствующее решение о приеме (освобождении) работника, или эти данные не совпадают со сведениями, представленными заявителем запроса, то период работы может быть установлен по сведениям о получении заработной платы в данной должности, содержащимся в расчетно-платежных ведомостях и лицевых счетах.

Если для установления трудового стажа используются расчетно-платежные ведомости и лицевые счета, то необходимо в архивную справку включать сведения о конкретном количестве отработанных лицом дней в соответствующий период времени.

Например: указывается, что зарплата ему была начислена с июня

(18 дней) 1985 по август (10 дней) 1986 гг. включительно. Если таких данных нет, то указывается количество фактически отработанного времени (общее количество рабочих дней/часов, за которые произведены начисления).

В случае, когда заявителю требуется подтвердить трудовой стаж за несколько лет, но к заявлению не приложена копия трудовой книжки, необходимо просматривать документы за каждый год указанного в заявлении периода, так как заявитель на протяжении этих лет мог неоднократно увольняться и вновь поступить на работу. В противном случае стаж заявителя может быть завышен.

Например, в заявлении указано, что заявитель работал с июня 1980 по сентябрь 1982 гг. Если за основу принять даты поступления и увольнения, то его трудовой стаж составляет 2 года 3 месяца. А фактически в 1980 г. он работал 3 месяца, в 1981 г. – 4 месяца, в 1982 г. – 3 месяца. Таким образом, трудовой стаж заявителя составляет 10 мес. а не 2 года 3 месяца.

Если заявитель не помнит точное название организации, где он работал, годы поступления и увольнения с работы, целесообразно просматривать документы за несколько предыдущих и последующих лет, указанных в запросе, а также обратиться к документам не только той организации, о которой помнит заявитель, но и к документам близких по названию организаций данной отрасли.

В стандартную форму справки о подтверждении трудового стажа не включаются сведения об очередных, дополнительных, учебных, декретных отпусках, отпусках без сохранения содержания. Справка может содержать эти сведения, если другая информация о работе заявителя в Архиве отсутствует или заявитель указывает в заявлении на их необходимость (либо для подтверждения льготного стажа). В таком случае, например, период нахождения в декретном отпуске подтверждается приказами об отпуске по уходу за ребенком, сведениями из личной карточки (форма Т-2), личного дела.

Подтверждением трудового стажа для совместителей являются приказы о приеме на работу по совместительству, о продлении срока работы по совместительству, об увольнении заявителя, а также по лицевым счетам.

Следует также учитывать, что в соответствии с требованиями пенсионного законодательства в общий трудовой стаж может быть зачтен период обучения лица на курсах в том случае, если подтверждаются сведения о начислении работнику (ученику) заработной платы, с которой были произведены отчисления на социальное страхование (уплата подоходного налога не приравнивалась к уплате страховых взносов).

В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения из этих документов в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Выдержки из документов заключаются в кавычки (Приложение № 3). К справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие необходимые сведения.

3.2.2. Запросы о льготном трудовом стаже

(стаже работы в особых (вредных) условиях труда)

Основанием для подтверждения льготного трудового стажа (стажа работы в особых (вредных) условиях труда) могут быть как приказы по личному составу о приеме, переводе, увольнении, о предоставлении отпуска, так и приказы по основной деятельности, штатные расписания, уставы или положения о предприятиях, коллективные договоры с перечнями работ (профессий) с вредными или опасными условиями труда, личные карточки (форма Т-2), расчетно-платежные ведомости и лицевые счета.

Поиск документов следует начинать с личной карточки (форма Т-2), где могут содержаться сведения о переводах на различные объекты, о направлении в командировки, о выполнении государственных обязанностей.

При составлении архивной справки обязательным требованием является просмотр не только личной карточки, но и всех расчётно-платёжных ведомостей и лицевых счетов за указанный в запросе период, так как в них содержатся наиболее полные сведения, необходимые для подтверждения льготного стажа (о должности, о количестве фактически отработанного времени, а также о периодах, которые не засчитываются в льготный стаж).

Текст архивной справки должен содержать все сведения, имеющиеся в архиве по данному вопросу:

- из приказов по основной деятельности, штатных расписаний, расчетно-платежных ведомостей и лицевых счетов, протоколов квалификационной комиссии – наименование должности, название рабочей специальности, наименование или номер структурного подразделения.

Наименование должностей, профессий, специальностей приводится полностью, с указанием цеха, особых условий труда (при наличии этих сведений в документах).

Например, в приказе указано, что работник принят маляром на нитрокраски в цех № 5 (покрытий и пластмасс) с доплатой за вредные условия труда. Все эти сведения в полном объеме должны приводиться в архивной справке (неверно указывать просто «принят маляром»). Особенно это относится к таким должностям как: электрогазосварщик ручной дуговой сварки; машинист холодильных установок, обслуживающий аммиачно-холодильные установки; литейщик пластмасс цеха покрытий и пластмасс; каменщик (обязательно указывается, что работал в специализированной бригаде (звене) каменщиков), состав комплексной бригады (звена), но с указанием только фамилии заявителя; контролер сырья и полуфабрикатов отмочно-зольного (дубно-красильного) цехов; маляр на нитрокраски.

- из приказов по личному составу - периоды фактического выполнения работы, в течение полного рабочего дня, периоды ежегодных оплачиваемых отпусков, включая дополнительные, междувахтовый период, перевод в связи с производственной необходимостью с льготной на обычную работу, перевод беременной женщины в соответствии с медицинским заключением на другую работу, период испытания при приеме на работу, доплаты. Если в связи с сокращением объемов производства работа выполнялась в режиме неполной рабочей недели, но полный рабочий день, в справке следует отражать количество фактически отработанных рабочих дней (кроме приказов по личному составу, эти сведения могут содержаться в табелях учета рабочего времени, при их отсутствии – в расчетно-платежных ведомостях и лицевых счетах) и эти сведения оформляются в виде таблицы;

- из расчетно-платежных ведомостей и лицевых счетов, личной карточки (форма Т-2) - сведения о продолжительности очередного отпуска, об условиях труда (нормальные, вредные, тяжелые), обо всех отвлечениях от постоянной работы (предоставление учебного отпуска, отпуска без сохранения зарплаты, отпуска по уходу за ребенком, учеба на курсах повышения квалификации с отрывом от производства, простои и т.д.,) - при отсутствии соответствующих приказов;

- из личных дел (в состав которых могли быть включены сведения о командировках) - сведения о переводах на работу в различные регионы, в которых осуществлялись работы данной организацией, с указанием мест прикомандирования (если они указаны в документах), периодов командировок, условий труда и оплаты.
3.2.3. Запросы о заработной плате

Основанием для выдачи архивной справки о размере заработной платы рабочих и служащих служат расчетно-платежные ведомости, лицевые счета (карточки начисления заработной платы). Обязательным требованием при их использовании является указание месяца и года, в которых находятся искомые сведения о заявителе.

Справка о размере заработной платы для начисления или перерасчета пенсии выдается за 5 лет (за любые 60 месяцев подряд в течение всей трудовой деятельности). Справки, выдаваемые Архивом, должны строго соответствовать бухгалтерским документам организации. Архив не вправе производить какие-либо подсчеты и вычеты и делать комментарии. Данные приводятся отдельно за каждый месяц, год, без суммирования в пределах года (Приложение № 4). Расчет среднемесячного и среднегодового заработка Архивом не производится. При просмотре документов по начислению заработной платы следует смотреть графу «всего начислено», но не графу «сумма к выдаче». При исполнении запроса следует иметь в виду, что в состав заработка, из которого исчисляется пенсия, включаются все виды вознаграждений за работу, включая оплату за сверхурочную работу, за работу в выходные (праздничные) дни, за совместительство, пособие за период временной нетрудоспособности и отпуска по беременности и родам, стипендия, выплачиваемая за период обучения.

Если в организации при совмещении должностей на одного человека заполнялись две ведомости, в архивную справку переносится информация из каждого документа, по каждому месяцу, без общего подсчета размера заработной платы.

Сведения о заработной плате оформляются в виде таблицы. При отсутствии начислений за какой-либо месяц в соответствующей графе архивной справки делается пометка «нет начислений» и после таблицы указывается причина, по которой заработная плата в этот период не начислялась. Если причина не обнаружена, делается запись после таблицы: «В документах (указываются виды документов) за … (год) сведений о причине отсутствия начислений заработной платы Ф.И.О. в (указывается период) не имеется».

Если в справку о заработной плате включен период нахождения работника в декретном отпуске, то в справке указываются суммы начисления по больничным листам по беременности и родам, так как пособия по беременности и родам являются самостоятельным видом пособий по государственному социальному страхованию, с которого не удерживаются страховые взносы. Период нахождения в декретном отпуске и отпуске по уходу за ребенком подтверждается приказами (распоряжениями), а при их отсутствии - сведениями из личной карточки, личного дела.

В архивной справке в графах о заработной плате за отдельные месяцы может проставляться прочерк в следующих случаях:

- документы, подтверждающие размер заработной платы, за этот период не сохранились: «…(указать виды документов) работников (указать название организации) за (указать годы) не сохранились»;

- эти документы не поступали на государственное хранение: «…(указать виды документов) работников (указать название организации) за (указать годы) не поступали на государственное хранение или на хранение в архив не поступали»;

- в документах за этот период фамилия запрашиваемого лица не значится: «В ..(указать виды документов) работников (указать название организации) за (указать годы) фамилия (Ф.И.О) не значится».

В том случае, если в документах по заработной плате приводится фамилия и только инициалы запрашиваемого лица или дата рождения отсутствует, дана не полностью, расходится с датой рождения, которая указывается в запросе, необходимо проверить по этим документам наличие других работников с такой же фамилией и инициалами. В случае их отсутствия отметить это в архивной справке после таблицы: «Другие работники в (указать виды документов) работников (указать название организации) за (указать годы) с фамилией и инициалами (Ф.И.О) не значатся». Если фамилии и инициалы совпадают, необходимо проверить табельные номера и свериться с личной карточкой (форма Т-2) или приказами по личному составу во избежание возможных ошибок.

Основная часть справки по заработной плате представляет собой таблицу, каждая ячейка которой соответствует одному календарному месяцу.

Если невозможно определить правомерность включения той или иной суммы начислений в архивную справку по причине отсутствия полных сведений о виде, характере выплат в документах архивного фонда, из-за неразборчивости написания цифр, угасания текста и прочих повреждений документа, необходимо скопировать содержание документа, сделав пометку «Так в документе», обосновать в сопроводительном письме предоставление сведений о заработной плате не в табличной форме или, в случае технической возможности, сделать ксерокопию документа, с приложением сопроводительного письма.

По просьбе заявителя архивом могут быть изготовлены копии имеющихся документов по заработной плате (кроме ведомостей, так как в них имеется информация о третьих лицах).

При исполнении запросов о заработной плате членам колхозов могут использоваться: книги учета членов колхоза и их семей, книги учета трудодней и расчетов с членами колхоза, лицевые счета членов колхоза.
1   2   3   4   5

Похожие:

Памятка по организации работы при исполнении запросов социально-правового характера в Государственном казенном учреждении Свердловской области «Государственный архив в городе Красноуфимске» Составитель iconРегламент исполнения запросов граждан и организаций социально правового...
ФЗ, Методических рекомендаций по исполнению запросов социально-правового характера сиф оцнти вниидад №250 от 20. 03. 2012 и определяет...

Памятка по организации работы при исполнении запросов социально-правового характера в Государственном казенном учреждении Свердловской области «Государственный архив в городе Красноуфимске» Составитель iconМетодические рекомендации по исполнению запросов социально-правового...
Приведены конкретные примеры оформления архивных справок по наиболее сложным и часто встречающимся запросам граждан

Памятка по организации работы при исполнении запросов социально-правового характера в Государственном казенном учреждении Свердловской области «Государственный архив в городе Красноуфимске» Составитель iconМетодические рекомендации по исполнению запросов социально-правового...
Приведены конкретные примеры оформления архивных справок по наиболее сложным и часто встречающимся запросам граждан

Памятка по организации работы при исполнении запросов социально-правового характера в Государственном казенном учреждении Свердловской области «Государственный архив в городе Красноуфимске» Составитель icon«Исполнение запросов социально-правового характера по документам...
К запросам социально-правового характера, исполняемым государственными архивами Тверской области, относятся запросы

Памятка по организации работы при исполнении запросов социально-правового характера в Государственном казенном учреждении Свердловской области «Государственный архив в городе Красноуфимске» Составитель icon«Исполнение запросов социально-правового характера по документам...
К запросам социально-правового характера, исполняемым государственными архивами Тверской области, относятся запросы

Памятка по организации работы при исполнении запросов социально-правового характера в Государственном казенном учреждении Свердловской области «Государственный архив в городе Красноуфимске» Составитель iconРегламент работы с обращениями граждан в государственном архивном...
Настоящий Регламент определяет порядок работы с обращениями граждан (далее – обращения), их приема в государственном архивном учреждении...

Памятка по организации работы при исполнении запросов социально-правового характера в Государственном казенном учреждении Свердловской области «Государственный архив в городе Красноуфимске» Составитель iconПамятка по исполнению социально- правовых запросов в гу цдоосо екатеринбург
Список рекомендуемых адресов для поиска сведений социально- правового характера (Приложение №16)

Памятка по организации работы при исполнении запросов социально-правового характера в Государственном казенном учреждении Свердловской области «Государственный архив в городе Красноуфимске» Составитель iconПамятка по исполнению социально- правовых запросов в гу цдоосо екатеринбург
Список рекомендуемых адресов для поиска сведений социально- правового характера (Приложение №16)

Памятка по организации работы при исполнении запросов социально-правового характера в Государственном казенном учреждении Свердловской области «Государственный архив в городе Красноуфимске» Составитель iconПамятка «Выявление особо ценных документов по фондам досоветского...
Государственное казенное учреждение Свердловской области «Государственный архив Свердловской области»

Памятка по организации работы при исполнении запросов социально-правового характера в Государственном казенном учреждении Свердловской области «Государственный архив в городе Красноуфимске» Составитель iconПамятка Составитель: зав отделом гкусо «гасо»
Свердловской области «Государственный архив Свердловской области» (далее гкусо «гасо») является комплектование документами личного...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2019
контакты
filling-form.ru

Поиск