1.9.4 Государственные стандарты ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
ГОСТ Р 50922-96. Защита информации. Основные термины и определения.
ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения.
ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца.
ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования.
Таким образом, в действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста.
Действующие сегодня общегосударственные нормативно-методические документы по организации делопроизводства должны быть в каждой организации. К ним относятся:
1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.
В настоящее время в соответствии с федеральной целевой программой разрабатывается новая редакция ГСДОУ – системы положений, определяющих основные правила работы с документами в организациях. Система ориентирована и на коммерческие структуры. Она будет состоять из двух частей: нормативной и методической. В нормативной части, как и в существующем сегодня документе, определяются основные задачи и функции, правовое регулирование деятельности службы документационного обеспечения в организации, ее примерная структура; порядок подготовки и оформления документов; все этапы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации; защита информационно-поисковых систем; подготовка документов в архив; порядок проведения экспертизы ценности документов; организация хранения документов.
Главное отличие новой системы заключается в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования на базе современных текстовых редакторов, автоматизированного документооборота (включая электронную почту), баз данных и автоматизированного хранения и использования документов (в том числе автоматизированные Номенклатуры дел, описи дел и т.д.).
2. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.
Инструкция зарегистрирована в Министерстве юстиции РФ. Она включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, указания, инструкции, протокола. В ней расписаны процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В приложении к Инструкции даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления содержания Инструкции, она отражает практически все вопросы организации делопроизводства. Хотя она предназначена в первую очередь для министерств и ведомств, ею могут воспользоваться и найдут много полезного для себя службы делопроизводства организаций любых форм собственности. Она может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации.
3. ГОСТ Р 6.30−2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
Стандарт распространяется на «организационно-распоря-дительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы акты, письма и др., используемые в деятельности:
• федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык органов местного самоуправления;
• предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы».
4. Основные правила работы ведомственных архивов: Правила условно можно разделить на две части. В первой части детально освещены делопроизводственные вопросы:
требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их составления, заполнения, ведения;
порядок формирования дел в делопроизводстве;
организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;
порядок выделения документов к уничтожению;
подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, дооформление обложки и т.д.), составление описей, передача в архив.
В другой части правил (разд. 5—14) подробно раскрывается работа с документами в архиве.
Для коммерческих организаций, не передающих документы на государственное хранение, а хранящих их у себя, правила являются незаменимым подспорьем в организации их архива.
5. Перечни документов с указанием сроков хранения (Типовой или ведомственный).
6. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.
В этом акте описаны принципиальные положения по организации работы с этой категорией документов: особенности регистрации, сроки исполнения, ведение справочной картотеки, формирование дел, сроки хранения дел, ведение аналитической справки по обращениям. Методика, изложенная в Положении, может быть использована для организации работы с любыми документами частных лиц.
Кроме того, надо знать, что работа с определенной категорией документов регламентируется специальными актами. Так, например, правила работы с бухгалтерскими документами отражает не только Федеральный закон о бухгалтерском учете, но и Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации.
При работе с кадровой документацией необходима Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (утверждена постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. № 162, с изменениями и дополнениями от 19 октября 1990 г.).
Пакет этих документов надо постоянно обновлять по мере замены нормативно-методических актов новыми.
Но помимо того, что надо знать, как выполнять ту или иную работу, надо еще иметь представление о нормах времени или выработки, существующих на эти виды работ.
Центральным бюро нормативов по труду разработано достаточно большое количество нормативных документов, содержащих нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата.
Пакет общегосударственных нормативно-методических документов необходимо иметь каждой делопроизводственной службе как справочный материал. Он используется при разработке таких индивидуальных организационных документов, как Положение о службе ДОУ, должностные инструкции ее работников и инструкция по делопроизводству конкретной организации. 1.10 Унификация и стандартизация управленческих
документов Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.
Под унификацией в широком смысле понимается уменьшение многообразия типов и видов изделий одинакового функционального назначении.
Для повышения эффективности производства, сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документации.
Унифицированная система документации (УСД) – совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации.
Работа по унификации включает:
− разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
− внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД;
− внедрение разработанных общероссийских классификаторов технико-экономической документации (ОКТЭД);
− ведение УСД и ОКТЭД с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие;
− разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, а также их государственную регистрацию.
Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа.
Основными принципами при разработкие УСД являются:
− создание общей модели построения документов. Заключается в построении формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д. Построение отдельных систем документации оказалось очень эффективным не только как направление, но и стало основным методом унификации документов;
− единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на полях документа, выработки терминологии и условных сокращений;
− комплексность унификации. Унификация показателей и реквизитов должна предусматривать все требования к документу на всех стадиях его создания, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств. Эта унификация должна предусматривать классификацию показателей по содержанию, установление единой структуры показателей, применение единых методов расчета одних и тех же показателей при их использовании в различных системах управления, единообразие формулировок наименований реквизитов, входящих в состав показателей, расчленение показателей и реквизитов на постоянную и переменную части с целью воспроизведения постоянной части в бланках документов, кодирование показателей с помощью ЭВМ;
− информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документов. К группе реквизитов, подтверждающих юридическую силу документов, относятся: подпись, печать, грифы согласования и утверждения и т.д.;
− сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении исключения многоступенчатости в системе управления или широкого и повсеместного применения организационной и электронно-вычислительной техники;
− стабильность требований к документам. Для придания максимальной стабильности требований к документам необходимо установить государственные и отраслевые стандарты, т.к. формы документов используют достаточно длительное время;
− сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации. Должны быть составлены классификаторы показателей, допустимых к применению на различных уровнях управления в разных системах управления, и в надлежащем порядке утверждены, т.е. стандартизированы. Кроме того, должна быть обеспечена система ведения показателей, которая бы позволила вносить необходимые изменения в эти классификаторы;
− экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной группировки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и их логического расположения на бланке. Также снижаются затраты на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожение.
В настоящее время действует восемь УСД:
− унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД);
− унифицированная система банковской документации;
− унифицированная система финансовой учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
− унифицированная система отчетно-статистической документации;
− унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
− унифицированная система документации по труду;
− унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
− унифицированная система внешнеторговой документации.
Результаты унификации состава документов получают свое закрепление в Табеле форм документов, а результаты унификации форм документов – в Альбоме форм документов, применяемых в деятельности организации.
Для поддержания УСД в актуальном состоянии осуществляется их ведение, предусматривающее внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.
Стандартизация документов – форма юридического закрепления проведенной унификации. Установлены следующие категории стандартов:
государственные стандарты (ГОСТ).
отраслевые стандарты (ОСТ);
республиканские стандарты (РСТ).
Стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:
– безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;
– технической и информационной совместимости, а. также взаимозаменяемости продукции;
– качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии; единства измерений;
– экономии всех видов ресурсов;
– безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций;
– обороноспособности и мобилизационной готовности страны.
Государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России; они вводятся в действие после их государственной регистрации. Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт России и иные специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют госконтроль и надзор за соблюдением обязательных требований государственных стандартов.
Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в единую Государственную систему стандартизации – иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов.
Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные системы документации.
Основная цель унификации и стандартизации – создание таких систем документации, применение которых будет экономически эффективно, приведет к увеличению времени на творческие элементы управленческого труда, повысит общую культуру управления.
Документы давно стали объектами унификации и стандартизации. В СССР первые стандарты появились в 1929−1931 гг., но с тех пор несмотря на отдельные перерывы, ведутся работы по унификации и стандартизации документов. В последние десятилетия к этой работе привлечены все ведущие министерства и ведомства.
В стране действует Единая Государственная Система Документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Эта система базируется на применении ЭВМ и выделяет 4 направления в документационном обеспечении управления:
унификация и стандартизация документов;
рациональная организация документооборота и текущего хранения дел;
экономика, организация труда делопроизводственного персонала;
автоматизация и механизация труда.
Работы по унификации и стандартизации активно ведутся и за рубежом. Стандартизацию документов в течение длительного времени проводят национальные организации по стандартизации ряда стран, различные международные организации. Национальные стандарты на документы существуют в Германии, Бельгии, Великобритании, Норвегии, Швеции, Финляндии, Болгарии и других странах.
В работе по унификации документов, в частности внешнеторговых, принимают участие более десяти международных организаций, в том числе Комитет по развитию внешней торговли Европейской Экономической Комиссии (ЕЭК), Международная организация стандартизации (НСО) и др. 1.11 Язык и стиль служебных документов Стиль − это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения. Различают такие функциональные стили, связанными с той или иной сферой деятельности человека, как публицистический, научный, художественно-литературный, разговорно-обиходный, официально-деловой.
Любая информация нуждается в языке, на котором она будет зафиксирована, передана и воспринята. Этот сложный процесс может быть осуществлен с помощью специальной терминологии − основного компонента любого функционального стиля. Деловые бумаги бывают разнообразными по жанру и по содержанию, по объему и языковому выражению. Стиль официально-делового общения людей в разных сферах жизни: экономической, социально-политической и культурной − сложился под влиянием необходимости излагать факты с предельной точностью, краткостью, конкретностью, не допускать двусмысленности.
Официально-деловой стиль − это такая разновидность литературного языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений: отношения между государственной властью и населением, между странами, между предприятиями, организациями, учреждениями, между личностью и обществом.
Функция делового стиля заключается в том, что он придает изложению характер документа и тем самым переводит отраженные в этом документе различные стороны человеческих отношений в ряд официально-деловых.
Официально-деловой стиль подразделяется на две разновидности:
Официально-документальный подстиль включает язык дипломатии и язык законов. Его основной жанр − это выступления на приемах, доклады, законы, международные договоры, официальные сообщения.
Обиходно-деловой подстиль включает служебную переписку и деловые бумаги (заявление, справка, приказ, акт и др.).
Наиболее общим отличительным признаком официально-делового стиля является намеренно сдержанная, строгая, безлично-объективная тональность (официальная окраска), служащая выражению констатирующего и предписывающего характера документов. В официально-деловом стиле высок уровень общения и в то же время конкретизация, так как в текстах отражаются конкретные ситуации, есть указание на конкретных лиц, предметы, даты. Отличительным признаком стиля является также широкое использование стандартных языковых средств выражения. К тому же стандартизация затрагивает в официально-деловом стиле не только языковые средства, элементы формы, а весь документ или письмо в целом.
Основными особенностями языка служебных документов являются следующие:
Употребление канцелярских штампов − воспроизводимых лексико-фразеологических единиц, которые соотносятся с часто повторяющимися ситуациями, распространенными понятиями (за отчетный период, принимая во внимание, выдана для предоставления, прослушав и обсудив... ).
Использование слов-наименований лиц по действию, состоянию (вкладчик, квартиросъемщик); собирательных существительных (выборы, дети, родители); название лиц по профессии и социальному положению (граждане, служащие).
Введение специальной терминологии, не имеющей синонимов в общеупотребительной лексике (приказ, протокол, согласовано, в приказ, сторона, реализация...).
Ограничение возможности лексической сочетаемости слов. Например, служебное письмо составляется (не пишется, не направляется, не посылается).
Преобладание имен существительных.
Использование отглагольных существительных (проезд, выполнение).
Большинство форм глагола выступают в значении долженствования (считать, обязать).
Почти полное отсутствие личных местоимений 1 и 2 лица и соответствующих личных форм глагола.
Употребление преимущественно форм настоящего времени глагола в значении предписания или долженствования, а также форм глагола со значением констатации (комиссия осмотрела).
Широкое распространение сложных отыменных предлогов (в целях, в силу, по линии, в части).
Употребление по преимуществу следующих синтаксических конструкций: простые предложения (как правило, повествовательные, личные, распространенные, полные), с однородными членами, обособленными оборотами, с вводными и вставными конструкциями, преобладание в предложениях союзной связи над бессоюзной; безличные предложения.
Использование прямого порядка слов в предложениях.
Деловой стиль − это арсенал лексических (словесных и грамматических) средств, которые помогают говорящему и пишущему подчеркнуть официальный характер общения. Выбирая слово и его форму, строя предложения, автор текста не только передает информацию, но и сигнализирует адресату о ее важности, о том, как следует реагировать на полученное сообщение.
Деловая речь обслуживает сферу официальных отношений, которые устанавливаются между государствами, ведомствами, организациями, предприятиями, а также между личностью, с одной стороны, и обществом, государством, учреждением – с другой. Поэтому каждое слово, каждая грамматическая конструкция, обладающая официальной окраской, информирует адресата о том, что он получил сообщение исключительной важности, должен отнестись к нему серьезно и ответственно, обязательно выполнить то или иное предписание.
Среди языковых функций общения, сообщения и воздействия для официально-делового стиля важнейшей являет последняя. Существует немало жанров официальных документов, однако большинство из них составляется с целью побудить персонального или коллективного адресата к oпределенным действиям. Приказ, деловое письмо, заявление − это тексты, авторы которых преследуют конкретные цели. Очевидно, что деловая речь прежде всего должна быть ясной и убедительной.
Рассмотрим лексические и грамматические проблемы, которые -возникают при составлении и редактировании официальных текстов.
1.12 Требования к языку и стилю служебных документов
1. Документ должен быть написан грамотным и литературным языком, доступным пониманию каждого. Сложные предложения заменяют простыми. Причастные и деепричастные обороты не употребляют.
Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста, продуманность формулировок.
2. В предложениях применяют прямой порядок слов (подлежащее − сказуемое − дополнение после управляющего слова).
Вводные слова ставят в начале предложения, обстоятельственные слова ближе к слову, к которому они относятся.
Прямой порядок слов в предложении означает сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом. Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слов. Например:
Повысить дисциплину помог переход на хозяйственный расчет.
Если поводом для создания какого-либо документа послужил ДРУГОИ документ или доказательством служат сведения из другого документа, в тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются вид документа, наименование организации-автора, дата документа, регистрационный номер документа и заголовок к тексту. Например:
В соответствии с приказом Федеральной архивной службы России от 11.12.97 № 401 «Об организации учета особо ценных документов ...».
3. Не рекомендуется в ОРД использовать отглагольные существительные (командирование, оповещение). Исключать такие слова как «несогласование», «некомандирование», «недополучение». И т.п.
4. Не употреблять иностранных слов. Например: конвенция – условие, репрезентовать – представить, маржинальный – предельный, промышленная индустрия, полное фиаско.
5. Не удлинять искусственно сказуемое: внедрить – осуществить внедрение; наградить – провести награждение; оформить — провести оформление.
6. Избегать в деловых письмах слов паразитов («так сказать», «просьба не отказать»), а также слов, не вносящих в смысл фразы ничего нового.
7. Тексты документов пишут от 1-го или 3-го лица. От 1-го лица готовят распорядительные документы (приказы, указания, распоряжения), в которых используют следующие конструкции повелительного характера – приказываю, обязываю, предлагаю. От 1-го лица пишут документы граждане и сотрудники предприятия (заявления, записки, письма и т.д.).
Остальные документы пишут от 1-го лица множественного числа или от 3-го лица единственного числа («просим разрешить», «правление постановляет», «считаем необходимым»).
2 ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ Цель заданий:
− освоить основные термины и определения дисциплины;
− изучить историю отечественного делопроизводства;
− приобрести навыки работы с нормативно-методической базой делопроизводства. 2.1 Задание первое Ответьте на теоретические вопросы с использованием Internet, информационно-справочной системы «Консультант+» и учебной литературы (таблица 1). Таблица 1 – Теоретические вопросы
Номер варианта
| Вопрос
| Литература
| 1
| 2
| 3
| 01
| Основные понятия и определения дисциплины «Делопроизводство и корреспонденция». В каких законодательных документах раскрываются термины и определения по делопроизводству?
| [3, 7]
| 02
| Назначение и классификация документов, их функции. Приведите примеры различных классов документов
| [1−4]
| 03
| Делопроизводство в древнерусском государстве и в период феодальной раздробленности. Приведите примеры используемых документов
| [3]
| 04
| Приказное делопроизводство. Каковы характерные особенности и принцип организации делопроизводства в данный период? Приведите примеры используемых документов
| [3]
| 05
| Коллежское делопроизводство. Каковы характерные особенности и принцип организации делопроизводства в данный период? Приведите примеры используемых документов
| [3]
| Продолжение таблицы 1
| 1
| 2
| 3
| 06
| Министерское делопроизводство. Каковы характерные особенности и принцип организации делопроизводства в данный период? Приведите примеры используемых документов
| [3]
| 07
| Советское делопроизводство в XX в. Каковы характерные особенности делопроизводства в данный период? Приведите примеры используемых документов
| [3]
| 08
| Современная организация делопроизводства в России
| [3, 4]
| 09
| Нормативно-методическая база делопроизводства в России
| [3, 4]
| 10
| Унификация и стандартизация управленческих документов
| [3, 4]
| 11
| Системы документации: характеристика, примеры
| [3, 4]
| 12
| Возникновение письменности и появление первых документов в России и других странах
| [3]
| 13
| ЕГСДОУ. Основные принципы и направления развития
| [3, 4]
| 14
| Разновидности и особенности официально-делового стиля документов
| [3, 4]
| 15
| Некоторые лексические особенности языка и стиля служебных документов
| [3, 4]
| 16
| Требования к языку и стилю служебных документов
| [3, 4]
| 17
| Типичные ошибки в языке и стиле деловой документации: структурные, морфологические, технические
| [3, 4]
| 18
| Корректорская правка служебных документов
| [3, 4]
| 19
| Язык и стиль служебных документов
| [3, 4]
|
2.2 Задание второе Используя информационно-справочную базу «Консультант+», Internet и другие источники, найдите типовые формы документов и заполните их (таблица 2).
Таблица 2 – Типовые формы документов
Номер варианта
| Документы
| 01
| приказ о направлении работника в командировку
| 02
| приказ о переводе вас на другую работу
| 03
| приказ о поощрении бухгалтера И.В. Ивановой
| 05
| приказ о предоставлении вам отпуска
| 06
| приказ о приеме вас на работу бухгалтером
| 07
| приказ директора производственного кооператива «Заря» о направлении вас в командировку
| 08
| приказ о прекращении трудового договора
| 09
| приказ о проведении инвентаризации
| 10
| приказ о вашем увольнении в связи ликвидацией предприятия
| 11
| приказ об освобождении вас от работы в фирме «Орбита» в связи с переездом на новое местожительство
| 12
| приказ о вашем поощрении
| 13
| акт о приемке работ по трудовому контракту
| 14
| акт о приемке выполненных работ
| 15
| акт инвентаризации наличных денежных средств
| 16
| акт о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам
| 17
| акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика
| 19
| акт приема-сдачи выполненных работ
| 20
| штатное расписание
| |