Скачать 0.62 Mb.
|
1.7.2 Приказное делопроизводство (XVI–XVII вв.) Государственное делопроизводство как система начинает складываться с момента образования централизованного Русского государства в конце XV в. и начала процесса создания аппарата государственного управления, необходимого для регулирования хозяйственной и политической жизни государства. Система государственных учреждений этого периода включала: высший законодательный орган – Боярскую думу, центральные исполнительные органы – приказы, на местах – приказные избы (рисунок 4). Рисунок 4 – Система государственных учреждений в приказной период Период с XVI—XVII вв. получил название «приказного делопроизводства» по названию первых государственных учреждений – приказов. Как центральные отраслевые органы государственного управления приказы, являвшиеся исполнительными органами решений Великого князя и Боярской думы, сформировались не сразу. Из личных поручений (приказов) Великого князя князьям и боярам возникли «избы» или «дворы». В середине XVI в. они преобразуются в постоянно действующие центральные учреждения – приказы с определенным кругом управленческих задач, самостоятельными структурными подразделениями, специальным штатом служилых людей (дьяками, подьячими) и определенной системой делопроизводства. Возглавлял приказ приказной судья, в его подчинении находились дьяк (их могло быть несколько) и подьячие, подразделявшиеся на «старых» (старших), «средней руки» (средних) и «младших». Структурными подразделениями приказов были «столы». Принцип принятия решений в приказах – коллегиальный или единоначальный – до сих пор вызывает споры в научной среде, которые начались еще в XIX в. Процесс организации работы с документами в период приказного делопроизводства осуществлялся следующим образом. Ответственность за всю работу с документами, т.е. за делопроизводство, возлагалась на дьяка. При поступлении на документе делали отметку о дате получения (обычно на оборотной стороне документа). Дьяк проставлял на документе помету (резолюцию), после чего документ поступал в соответствующий стол, где осуществлялся процесс подготовки проекта ответного документа: средний подьячий подбирал справочный материал, делались запросы в другие учреждения, затем старый подьячий составлял проект ответного документа, который передавался дьяку. При необходимости дьяк вносил поправки, «чернил» проект и передавал его на доработку или молодым подьячим для переписки текста набело. Затем беловой экземпляр сверялся с черновиком и удостоверялся подписью («справой») подьячего, которая означала ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику, но не придавала документу юридическую силу. Документ обретал ее после «приписи» дьяка. После этого документ отправляли по назначению. Черновик оставался в приказе в качестве отпуска (копии ответа). Удостоверение документа в XVI—XVII вв. было весьма своеобразным. Ни царь, ни бояре свои подписи на них не ставили. Исключение составляли договорные грамоты с другими государствами. «А на всех делах закрепляют и помечают думные дьяки, для того устроены они, думные дьяки». Дьяк проставлял свою подпись, называемую «припись», по слогам на оборотной стороне документа, по всем местам склейки листов, так, чтобы буквы захватывали оба конца склеенных листов. Такой способ подписания обеспечивал охрану документа и затруднял их фальсификацию. Он был узаконен Судебником 1550 г. Право «приписи» мог иметь и старший подьячий. Текст писался на узких полосках бумаги (шириной 15—17 см) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резолюций, адреса. Если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины (например, Соборное уложение 1649 г. имело ленту длиной около 309 м), которая скатывалась в свиток, получивший название столбец». Столбцы использовались и для формирования документов в дела. В этом случае в начале столбца помещали инициативный документ (челобитную, память и др.), за которым подклеивали другие документы, возникавшие в ходе рассмотрения данного дела (расспросные речи, сказки, выписки и др.). Для учреждений XVI—XVII вв. характерна «столбцовая техника делопроизводства». Наряду со столбцами в приказах применялись книги и тетради. Например, в приказах велись боярские книги, писцовые книги. Но книги и тетради не были характерны для делопроизводства XVI–XVII вв. Основная масса всех разрешаемых дел оформлялась столбцовым способом, который, несмотря на многие неудобства, сохранялся вплоть до петровских реформ. Документирование управленческой деятельности государственных учреждений XVI–XVII вв. осуществлялось в конкретных видах и разновидностях документов. От верховной власти в лице царя и Боярской думы подчиненным направлялись грамоты, указы и приговоры Боярской думы. Между собой приказы сообщались памятями и направляли их подчиненным. Из местных учреждений в приказы посылали отписки. Формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные. Существовали также системы документации, в которых фиксировались отдельные функции управления: военная, дипломатическая, бухгалтерского и хозяйственного учета и т.д. Например, дипломатические отношения с иноземными государствами оформлялись договорами, грамотами главам государств, грамотами на проезд по территории государства и др. Документ этого периода представлял собой сплошной текст, реквизиты в нем почти не выделялись. Однако в отдельных видах документов можно проследить определенную последовательность в их расположении. Поэтому определить вид официального документа XVI–XVII вв. можно только после прочтения текста и выявления расположения реквизитов, а также наличия устойчивых словесных формулировок. Наличие определенных правил составления и оформления документов, придававших им устойчивую форму, привело к появлению «образцовых» книг, включавших образцы некоторых видов документов. В делопроизводстве приказов зарождаются традиции хранения документов. Появляется описание и учет документов. Начинают составляться описи документов. Значительный интерес представляет «Опись царского архива». Из нее мы узнаем о видах документов, о развитии изобразительного документирования — чертежах, картах. К описям документов уже в XVII в. составлялись для наведения справок о документах указатели, в частности, личных имен (рисунок 5). Рисунок 5 – Опись царского архива Помимо приказных дьяков и подьячих составлением документов занимались так называемые «площадные подьячие», которые за определенную плату составляли челобитные и другие документы от частных лиц в государственные учреждения. Деятельность «площадных подьячих» регулировалась Соборным уложением 1649 г. 1.7.3 Коллежское делопроизводство в учреждениях России XVIII в. В результате активной преобразовательной деятельности Петра I в начале XVIII в. в России были осуществлены административные реформы. Высшим светским учреждением стал Сенат, церковным Синод. Центральные учреждения – приказы заменены коллегиями, преобразованы местные учреждения и созданы бурмистерские избы, городовые магистраты, ратуши, губернские и провинциальные канцелярии. Система делопроизводства, сложившаяся в учреждениях XVIII в., получила название коллежской. Главное отличие коллежского делопроизводства от приказного заключалось в том, что его организация регламентировалась законодательством. Основным законодательным актом стал «Генеральный регламент», утвержденный 28 февраля 1720 г. Петром. Он определил структуру коллегий, штатный состав, должностные обязанности чиновников, правила внутреннего распорядка и поведение чиновников, убранство «камор» – присутственных мест, организацию работы с документами – правила регистрации (рисунок 6). Рисунок 6 – Генеральный регламент Существенное влияние на организацию делопроизводства в учреждениях XVIII в. оказал коллегиальный принцип принятия решений, узаконенный Генеральным регламентом. Организация делопроизводства коллегий возлагалась на канцелярию. Здесь готовились дела для слушания на заседании присутствия, оформлялись в соответствии с правилами принятые решения, регистрировались входящие и исходящие документы, осуществлялся контроль за их исполнением, хранились документы, по которым были приняты решения, и копии отосланных документов, а также печать коллегии. Главным в канцелярии был секретарь. Он руководил действиями всех чиновников, входивших в ее штат: канцеляристов, регистраторов, копиистов, переводчика, толмачей, вахмистра (сторожа коллегии). В его обязанности входила подготовка дел к слушанию в присутствии, причем важные дела он готовил сам, иные распределял между канцеляристами и следил за их подготовкой, лично докладывал подготовленные дела на заседании присутствия. Ход заседания присутствия фиксировал нотариус в протоколе. По принятым и записанным в протоколе решениям коллегии секретарь готовил проекты документов или поручал их исполнение канцеляристам. Генеральный регламент узаконил необходимость регистрации документов и регламентировал технологию ее ведения. Основная цель регистрации была определена как охрана документов. Одновременно регистрационные журналы служили для справочной работы и для контроля за исполнением документов. Генеральный регламент установил сроки исполнения документов. Указы следовало исполнять в течение одной недели, «ежели скорее нельзя». Если требовались какие-либо справочные материалы из губернии, на их доставку отводился месяц и время, необходимое на дорогу. При необходимости каких-либо уточнений разрешалось увеличить срок еще на две недели. Коллегия после получения необходимых сведений должна была принять решение и оформить его в течение недели, иначе существовала угроза «наказанием смертным или ссылкою и лишению всего имения по силе дела или вины». Генеральный регламент ввел понятие «архив». Все оконченные дела на протяжении трех лет находились в канцелярии-конторе, а затем под расписку сдавались в архив коллегии арxивариусу. После проведения губернской реформы в 1775 г., когда ликвидированы коллегии (за исключением Военной, Морской Иностранных дел), а их функции переданы местным учреждениям (губернским правлениям, казенным и судебным палатам, нижним земским судам, уездным казначействам), сохранился коллегиальный принцип принятия управленческих решений. Реформаторская деятельность в административной сфере оказала большое влияние на состав официальных документов и их формуляр. Возникло много новых видов документов. В XVIII в. появляется новый вид документа – протокол. Его назначение, правила составления и оформления подробно изложены в специальной статье Генерального регламента. Частные лица продолжали обращаться в государственные учреждения в форме челобитных, которые стали называть прошения челобитчиковы. В последней четверти XVIII в. за этим видом документа прочно закрепилось наименование «прошение» (рисунок 7). Рисунок 7 – Прошение Формуляр документа в XVIII в. также претерпел значительные изменения. Трудности использования столбцов в справочных целях, сложности, возникавшие при их хранении, привели к отмене столбцов. Указ Петра I 1700 г. предписал заменить их тетрадями. Введение листовой формы документа изменило его формуляр. Реквизиты выделились из текста и заняли определенные места на листе бумаги. Появились новые реквизиты, регистрационные номера: входящий и исходящий. Иногда стали обозначать наименование вида документа: рапорт, доношение, сообщение и т.д. Из текста выделились реквизиты: адресат, автор, вид документа, подпись, дата составления (подписания), получения документа, регистрационные номера (исходящий и входящий). 1.7.4 Министерское делопроизводство в учреждениях России в XIX в. В начале XIX в. в результате административных реформ Александра I система государственных учреждений России была подвергнута серьезной корректировке. В состав высших государственных учреждений наряду с Правительствующим Сенатом вошли вновь созданные Комитет министров, Государственный совет. Коллегии были заменены новыми центральными учреждениями – министерствами. Местные учреждения почти не претерпели изменений. Высшие государственные учреждения – Сенат, Комитет Министров, Государственный совет – сохранили принцип коллегиальности при рассмотрении и решении вопросов управления. Делопроизводство в них велось в соответствии с законами, названными «учреждения»: «Учреждение Правительствующего Сената», «Учреждение Комитета министров», «Учреждение Государственного совета». Местные учреждения осуществляли работу с документами в соответствии с требованиями «Общего губернского учреждения» 1775 г. Начало нового этапа развития делопроизводства в России связано с созданием министерств. Основой организации их деятельности стал принцип единоначалия, изменивший систему управления и соответственно делопроизводства. Поэтому делопроизводство XIX— начала XX вв. называют министерским. Принцип единоначалия означал, что управленческие решения принимались единолично конкретным должностным лицом в рамках его компетенции. Второй важный принцип – принцип иерархии – предопределял строгое распределение функций управления между структурными подразделениями, а также обязанности чиновников всех рангов. Нарушение обязанностей влекло за собой конкретную меру ответственности, определенную законом. Внедрение новой системы управления началось изданием манифеста от 8 сентября 1802 г., провозгласившего создание первых восьми министерств, а завершилось изданием 25 июня 1811г. «Общего учреждения министерств». «Общее учреждение министерств» регламентировало единообразие в организации делопроизводства новых центральных учреждений. Был установлен порядок рассмотрения документов, подготовки их проектов, оформления, подписания, скрепления, регистрации, контроля за исполнением и архивного хранения. Порядок работы с документами назван в этом законе «образ производства дел». Новые принципы, основанные на иерархическом построении аппарата, привели к необходимости строгого соблюдения последовательности прохождения документа в процессе его обработки во всех структурных подразделениях. Аппарат министерства возглавлялся министром (в подчинении которого был товарищ министра и канцелярия) и включал департаменты во главе с директором (у которого могла быть канцелярия), отделения, которые возглавляли начальники отделения, столы – во главе со столоначальниками. Все поступающие и отправляемые документы составляли «переписку министерства» и делились на два потока: • переписка министра; • переписка департамента. Подготовка проекта документа начиналась в одном из столов, затем он последовательно передавался в отделение, департамент, министру, подвергаясь на каждом этапе корректировке. В этом состоит одно из основных отличий министерского делопроизводства от коллежского. В XVIII в. вся подготовительная работа для принятия решения и оформления его в соответствующей форме велась в канцелярии коллегии, а в XIX в. чиновники всех структурных подразделений министерства принимали участие в подготовке проекта решения, которое оформлялось в канцелярии министра или канцелярии департамента в зависимости от того, кто подписывал документ – министр или директор департамента. Все входящие и исходящие документы регистрировали в журналах. Журналы подразделялись на общий и частный. Общие журналы велись в канцелярии министра и департаментах, частные – в отделениях. Ежемесячно в структурных подразделениях проводилась «ревизия дел», т.е. был внедрен систематический контроль за исполнением документов. По его результатам составлялись «ведомости» о количестве исполненных и неисполненных документов. В конце года составлялась общая ведомость по министерству. Организацию работы с документами в XIX в. следует рассматривать как четкую систему, обеспечивавшую движение, учет, контроль и хранение управленческих документов, в основе которой лежали «универсальные» возможности человека. От императора министр получал указы и повеления, направлял ему доклады (или записки) и представления; от Государственного совета — высочайше утвержденные мнения, направлял представления; от Сената получал сенатские указы, направлял представления, рапорты (рисунок 8), доношения; от Комитета министров – выписки из журналов заседаний, направлял записки и представления. Рисунок 8 – Рапорт В XIX в. существенные изменения произошли в формуляре документа. Это связано с внедрением в процесс документирования бланков. К «Общему учреждению» приложены четыре формы «переписки», служившие эталоном для составления и оформления официальных документов. Они составлены на бланках с угловым расположением реквизитов. Бланк включал: наименование учреждения-автора, наименования структурных подразделений, дату подписания документа, исходящий регистрационный индекс, краткий заголовок к тексту. Позже появляется ссылка на номер инициативного документа. В правом углу листа указывали адресат. Первоначально бланки писали от руки, но с 20-х годов прошлого столетия стали изготовлять типографским способом. Документы в XIX в. обязательно подписывались и скреплялись. Подпись и скрепа включали наименование должности чиновника, его инициалы, фамилию. В § 262 «Общего учреждения министерств» впервые регламентирована зависимость юридической силы документа от правил его оформления: «Предписания Министров только тогда признаются действительными, когда они имеют установленную форму». В формуляре документа XIX в. ясно прослеживается стремление к формализации, определению четких правил расположения и оформления реквизитов. Характерным явлением для XIX в. стало стремление к сокращению объема документооборота. Оно закреплено в специальных законодательных актах, изданных в 1831, 1852, 1860 гг., называвшихся «сокращение документооборота» или «сокращение переписки». Достигалась данная цель путем делегирования части полномочий в принятии управленческих решений нижестоящим учреждениям и должностным лицам. Например, передавались полномочия в решении кадровых вопросов, расходовании денежных сумм и т.д. На протяжении XIX в. издавались сборники образцов документов, называемые «письмовниками», с целью помочь чиновникам и частным лицам составить документ в соответствии с существующими правилами (рисунок 9). Рисунок 9 − Письмовник В последней трети XIX в. большое влияние на делопроизводство оказало развитие техники. Изобретение пишущих машинок, гектографов и другой множительной техники вывело на новый уровень культуру документирования, ускорило изготовление документов, позволило экономить время и затраты, сократив рукописное изготовление документов. Появление телеграфа, телефона привело к появлению новых видов документов: телеграмм, телефонограмм. В XIX в. начинается процесс формирования теории делопроизводства. Он связан с именами М.М. Сперанского, Ф. Русанова, Н.В. Варадинова, К. Зосимского, В. Вельбрехта. 1.7.5 Советское делопроизводство в XX в. События октября 1917 г. в корне изменили систему государственных учреждений в России. Организация деятельности советской администрации потребовала установления новых правил документирования. Был издан ряд законов, регламентировавших порядок внесения законопроектов, их утверждения, подписания, опубликования и вступления в силу; использования печатей с государственным гербом. Большое значение для оформления официальных документов имело постановление Совета Народных комиссаров от 2 марта 1918 г. «О форме бланков государственных учреждений», в котором перечислялись обязательные реквизиты бланка. Несмотря на трудности гражданской войны, становление советского государственного аппарата сопровождалось поисками новых, соответствующих времени форм делопроизводства. Об этом свидетельствует постановление Совета Рабочей и Крестьянской Обороны от 8 декабря 1918 г. «О борьбе с областничеством и канцелярской волокитой», который предписывал заменить переписку переговорами по телефону, деловые бумаги – телефонограммами и установить контроль за всеми распорядительными документами. Всем советским учреждениям вменялось в обязанность исполнять постановления и распоряжения центральной власти точно и беспрекословно. В 20-е годы развернулось массовое движение за научную организацию труда (НОТ) и научную организацию управленческого труда (НОУТ), оказавшее значительное влияние на формирование и развитие советского делопроизводства. Теоретические и практические разработки в этой сфере связаны с именами А.К. Гастева, П.М. Керженцева, Е.Ф. Розмирович, Л.А. Вызова, З.К. Дрезена и др. С начала 1920-х годов государство патронировало это движение, о чем свидетельствуют факты проведения конференций по НОТ: Первой Всероссийской конференции в январе 1921 г. и Второй Всероссийской конференции в марте 1924 г., а также создание Таганрогского института научной организации производства в 1920 г. и Казанского института научной организации труда в 1921 г., научно-практические разработки которых в области управления и делопроизводства способствовали оптимизации работы советских учреждений. Развитие научной организации управленческого труда связано с деятельностью Народного комиссариата рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ). Координация работы по НОТ в стране была возложена на Совет научной организации труда, производства и управления (СовНОТ), созданный при коллегии НК РКИ в 1923 г., а роль методического центра по руководству рационализацией делопроизводства выполнял Отдел административной техники (АТО). Большое значение для развития советского делопроизводства имело создание при НК РКИ в 1925 г. Государственного бюро организационного строительства (Оргстрой) и в 1926 г. Института техники управления (ИТУ). Эти организации тесно сотрудничали. ИТУ занимался теоретическими разработками; Оргстрой реализовывал их на практике, внедряя в деятельность конкретных учреждений на основе хоздоговорных отношений. При ИТУ был создан Кабинет стандартизации, который разрабатывал общесоюзные стандарты на документы, средства и предметы конторского труда, носители информации. Здесь были разработаны стандарты писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов и др., форматов бумаги, а также стандартизировались материалы, используемые при работе с документами: чернила, ленты для пишущих машинок; разрабатывались образцы конторской мебели. Для установления связей ИТУ и Оргстроя с госаппаратом в 1928 г. при ИТУ создано Консультационное бюро. В 1928 г. ИТУ совместно с Центрархивом РСФСР подготовил «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР». Правила имели большое значение для организации текущего хранения документов и определяли порядок их уничтожения. Подготовленный в 1931 г. ИТУ проект «Общих правил документации и документооборота» предполагал введение единых правил делопроизводства в общегосударственном масштабе. Но вследствие ликвидации ИТУ в апреле 1932 г. эти правила не были доработаны и утверждены. После ликвидации ИТУ в СССР не стало единого центра научной разработки вопросов делопроизводства. В истории делопроизводства начался длительный период ведомственного регулирования работы с официальными документами, так как каждое ведомство решало их по-своему. В 20-е и в начале 30-х годов вопросами совершенствования управления занимались общественные организации: Клуб работников административного дела, Объединение работников учета, Ассоциация работников управленческого дела. В этот период издается много литературы по вопросам делопроизводства: и фундаментальные теоретические исследования, и пособия по делопроизводству для учащихся и практиков. Значительное влияние на процессы документирования оказала Конституция 1936 г., впервые за годы советской власти законодательно закрепившая иерархию управленческих документов, четко определив, какие виды распорядительных документов должен издавать конкретный орган власти и управления. Высший законодательный орган – Верховный Совет СССР издавал законы, его Президиум – указы и постановления, народные комиссары – приказы и инструкции. Местные Советы депутатов трудящихся и их исполкомы принимали решения и распоряжения, начальники управлений и отделов исполкомов – приказы и инструкции. Руководители организаций, учреждений и предприятий, действующих на основе единоначалия, – приказы. Отсутствие организационно-методического центра по руководству постановкой делопроизводства в стране, общегосударственных норм в области документирования, системы подготовки квалифицированных кадров в области делопроизводства, ведомственная разобщенность отрицательно сказывались на организации делопроизводства. В июне 1941 г. недостатки в этой сфере были сформулированы на I Межотраслевом совещании по оргтехнике, созванном Всесоюзным научным инженерно-техническим обществом машиностроителей. В 40-е годы методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в советских учреждениях стало осуществлять Главное архивное управление, предпринявшее попытку создать единые нормы в работе с официальными документами. В послевоенные годы задача развития государственного делопроизводства в связи с восстановлением разрушенного хозяйства отошла на второй план. Важным этапом для развития советского делопроизводства явилось постановление Совета Министров РСФСР от 30 сентября 1961 г. «О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР», утвердившее «Примерную инструкцию о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР». Она послужила основой для разработки учреждениями РСФСР своих инструкций по делопроизводству. Особое место в истории советского делопроизводства занимает постановление Совета Министров СССР от 25 июля 1963 г. «О мерах по улучшению архивного дела в СССР», поставившее задачу разработки Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В 1966 г. был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), главной целью которого стала разработка ЕГСД. Заметную роль в повышении качества подготовки управленческих документов и общей культуры управления сыграли государственные стандарты (ГОСТы). Первые ГОСТы на организационно-распорядительную документацию (ОРД) были введены в действие в 1972 г.: ГОСТ 6.38–72 «Система организационно-распорядительной документации. Основные положения» и ГОСТ 6.39–72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец». В 1990 г. они были переработаны и объединены в ГОСТ 6.38–90 «Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной Документации. Требования к оформлению документов». Стандарты на ОРД установили состав реквизитов, правила их оформления и расположения, требования к бланкам, к текстам документов и документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств. В 70-е годы установлена единая терминология, применяемая в делопроизводстве и архивном деле. Толкование терминов стало однозначным вследствие требований ГОСТ 16487–70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и, определения». Он был переработан в 1983 г. С 70-х годов в управлении стали внедрять средства вычислительной техники и в связи с этим возникли планы создания Автоматизированных средств управления (АСУ) и Общегосударственной системы сбора и обработки информации для учета планирования и управления народным хозяйством (ОГАС). Воплощение этих идей потребовало разработки унифицированных систем документации, представляющих собой комплексы взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. В основу их разработки был положен единый методологический подход, содержавшийся в ГОСТ 6.10.1–75 «Унифицированные системы документации. Основные положения» (переработан в 1988 г.). Значительную роль в установлении единой терминологии в области унификации сыграл ГОСТ 6.10.2–83 «Унифицированные системы документации. Термины и определения». Полный перечень унифицированных систем документации (УСД) дан в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД). Каждая УСД, включенная в ОКУД, содержала наименования унифицированных форм документов, кодовое обозначение каждой формы. Наличие кодов обеспечивало автоматизированную обработку данных, содержащихся в формах конкретных УСД. Наряду с ОКУД действовал еще ряд классификаторов, необходимых как средство информационного обеспечения в области экономики, финансов, внешнеэкономической деятельности и др. Например, Общесоюзный классификатор предприятий и организаций (ОКПО), Общесоюзный классификатор специальностей по образованию (ОКСО), Общесоюзный классификатор продукции (ОКП) и др. Развитие советского делопроизводства в 1970–80-е годы заложило основу для дальнейшего формирования современного делопроизводства в Российской Федерации. Многие нормативно-методические документы, созданные в этот период, действуют и в настоящее время. 1.8 Органы государственной власти в организации делопроизводства в России В Российской Федерации в соответствии со сложившейся за весь предшествующий период Российской государственности практикой отсутствует единый орган, несущий всестороннюю юридическую ответственность за создаваемую и используемую обществом документацию. Эта ответственность рассредоточена между рядом органов государственной власти и управления в соответствии с их функциональными обязанностями (рисунок 10). Решениями органов власти значительная роль в управлении документацией в различных ее аспектах отведена Государственной архивной службе России. Государственная архивная служба России и ее органы занимаются сбором и хранением документов. Кроме того, как центральный орган федеральной исполнительной власти, то есть ведомство, Государственная архивная служба России несет ответственность за рационализацию делопроизводства в стране. Она разрабатывает нормативы и рекомендации как по организации делопроизводства в целом, так и по отдельным направлениям работы с управленческой документацией, в том числе и на машинных носителях записи. Указания Государственной архивной службы по вопросам делопроизводства распространяются на все организации независимо от системы хозяйствования и формы собственности и служат целям упорядочения создания документов, их обработки и сохранения. Местные архивные органы и государственные архивы также выполняют соответствующие задачи в области управления документацией, особенно по внедрению новых нормативов и методических разработок и контролю за их соблюдением. На Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации возложена в свою очередь ответственность за нормативное закрепление конкретных документных форм, их информационных элементов, систем документации, общая координация проводимых в стране работ по унификации и сокращению многообразия обращающихся в различных сферах деятельности форм документов. Рисунок 10 − Органы государственной власти и управления документацией 1.9 Нормативно-методическое регулирование делопроизводства Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. 1.9.1 Законы Российской Федерации по делопроизводству. Гражданский кодекс Российской Федерации. Регулируя гражданские правоотношения, он устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. Так, Гражданский кодекс РФ определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. Например, статьи 184 и 185 определяют, что коммерческое представительство осуществляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, т.е. письменного уполномочия, выдаваемого одним лицом другому. В ряде статей установлены требования к составу информации (содержанию) документов и их оформлению. Так, статья 52 ГК РФ содержит требование к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица. Статьи 185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как доверенность; в статье 878 определен формуляр чека и т.д. Закон Российской Федерации «О техническом регулировании» (принят 15 декабря 2002 г., в новой редакции – 05 сентября 2005 г., № 45-ФЗ) устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации. Закон устанавливает порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и их применение, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов и некоторые другие аспекты. Закон вводит два уровня требований к продукции, процессам (методам) производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации: − первый уровень: технические регламенты; − второй уровень: стандарты. Закон РФ «О государственной тайне» от 21 июля 1993 года № 5485 регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности РФ. Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» регулирует отношения, связанные с отнесением информации к коммерческой тайне, передачей такой информации, охраной ее конфиденциальности в целях обеспечения баланса интересов обладателей информации, составляющей коммерческую тайну, и других участников регулируемых отношений (в том числе государства) на рынке товаров, работ, услуг и предупреждения недобросовестной конкуренции, а также определяет сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» направлен на совершенствование организации архивного дела в стране, предотвращение порчи, уничтожения, хищения, незаконной скупки, продажи, приобретения и вывоза архивных документов за границу; регулирует формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими, обеспечивает сохранность архивных документов, их всестороннее использование в интересах граждан, общества и государства; определяет понятия основных терминов архивного дела (Архивный фонд РФ, архивный документ, архивный фонд, архив, архивное дело и др.), характеризует состав Архивного фонда РФ, в его государственной и негосударственной частях, устанавливает право собственности на архивы, порядок передачи этого права и его защиты, систему управления архивным делом в РФ, порядок хранения, комплектования, учета и использования архивных документов; определяет ответственность за нарушение законодательства об Архивном фонде РФ и архивах и принципы международного сотрудничества в области архивного дела. Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» определяет обязательность ведения делопроизводства на территории России на русском языке. Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» (с изменениями на 22 августа 2004 г.). Об обязательности документирования говорится и в других законодательных актах. Федеральный закон «О бухгалтерском учете», указав, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций, специальной статьей (ст. 9) определил правила оформления первичных учетных документов. В ней подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами. При этом закон допускает создание первичных и сводных учетных документов на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация должна изготовлять копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль. Федеральные законы «Об акционерных обществах» и «Об обществах с ограниченной ответственностью» наряду с правовыми нормами создания, реорганизации, ликвидации обществ значительное внимание уделяют порядку документирования их деятельности, правилам составления и оформления ряда документов. Статья 89 закона «Об акционерных обществах» и ст. 50 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» определяют обязанности обществ по хранению документов. Закон установил обязательность хранения документов обществ по месту нахождения их исполнительных органов. Общества отвечают за упорядоченность документов, должны проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов Российской Федерации. В Федеральном законе «Об основах государственной службы российской Федерации», посвященном правовым основам организации государственной службы и положению государственных служащих, регламентируется порядок документирования прохождения государственной службы, оформления трудового договора и обязательность ведения личного дела. Законодательными актами Российской Федерации регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения), требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, приданию документам официальности (юридической силы). В них также содержатся основы регулирования процессов информатизации. Законом установлены право собственности на отдельные документы и массивы документации, категории информации по уровням доступа к ней. Ряд правовых актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении управленческих документов. К таким актам относятся, например, закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров», который определяет порядок регистрации эмблемы предприятия, помещаемой на бланке; 1.9.2 Нормативные акты Президента и Правительства РФ. Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 г. № 290 «О Федеральном архивном агентстве». Постановление Правительства РФ от 7 апреля 2004 г. № 177 «Вопросы Федерального архивного агентства» (с изменениями на 17 июня 2004 г.). Постановление Правительства РФ от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (с изменениями на 30 сентября 2002 г.). 1.9.3 Нормативные акты федеральных органов исполнительной власти Письмо Росархива от 11 марта 2005 г. № 2/476-А «О модернизации Информационно-справочной системы архивной отрасли» (ИССАО) в 2004 году и планах развития на 2005 год. Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Письмо Росархива от 24 ноября 2003 г. № 2/2047-А «О модернизации «Информационно-справочной системы архивной отрасли». Постановление Минтруда России от 26 марта 2002 г. № 23 «Об утверждении Норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти». Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Приказ Росархива от 27 ноября 2000 г. № 68 «Об утверждении «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный руководителем Росархива 6 октября 2000 г. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. Приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. |
Макрушина, Т. И. Справочная система длкументации: методические рекомендации по выполнению лабораторной работы по дисциплине «Делопроизводство... | Индивидуальные задания: методические рекомендации к выполнению индивидуальных заданий по дисциплине «Информационное обеспечение товароведения... | ||
Методическое пособие по дисциплине «Документы, корреспонденция и делопроизводство» рассмотрено и утверждено методической комиссией... | «Национальный исследовательский Нижегородский государственный университет им. Н. И. Лобачевского» | ||
Методические рекомендации по выполнению морфемного и словообразовательного разбора слова | Сборник практических заданий по дисциплине оп. 05 Гражданский процесс для студентов обучающихся по специальности | ||
Варианты индивидуальных расчетных заданий и методические указания по их выполнению | Методические указания предназначены для проведения практических занятий по дисциплине Технология топографо-геодезических и маркшейдерских... | ||
Методические рекомендации по выполнению практических работ по учебной дисциплине «Документационное обеспечение управления» предназначены... | Варианты индивидуальных расчетных заданий и методические указания по их выполнению для студентов зо и зсо |
Поиск Главная страница   Заполнение бланков   Бланки   Договоры   Документы    |