Методические рекомендации по выполнению индивидуальных заданий по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция»
Скачать 0.62 Mb.
|
ВВЕДЕНИЕ Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. Основными целями дисциплины «Делопроизводство и корреспонденция» являются: − освоение требований к оформлению управленческих документов и технологии оформления и составления документов как традиционным способом, так и с использованием компьютеров; − формирование навыков применения общепринятой лексики и стиля служебных документов, в том числе и коммерческих. Задачами изучения дисциплины являются: − научиться использовать нормативно-правовые документы при оформлении организационно-распорядительной, информационно-справочной документации; − приобрести навыки правильного оформления деловой и коммерческой переписки, в том числе международной. Товаровед-эксперт должен обладать достаточными знаниями в области делопроизводства и корреспонденции, требующимися при управлении ассортиментом товаров; проведении сертификации товаров и услуг; измерении и оценке потребительной стоимости уровня качества и конкурентной способности товаров. 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 1.1 Предмет и задачи делопроизводства Термин «делопроизводство» в России возник, по данным словарей русского языка, во второй половине ХVIII в. Еще в 1857 году в книге Н. Воронцова «Делопроизводство или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоведомству» можно прочесть следующее определение термина «делопроизводство»: «Делопроизводство есть наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг». Значение этого понятия не изменилось и по сей день даже в наше компьютерное время. Законодательное определение термина: «делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами» (ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.). Имея в виду это определение, можно сказать, что задачи делопроизводства заключаются в следующем: – оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов; – создание условий для движения документов (регистрация, контроль за движением и исполнением); – создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел); – создание условий для хранения документов. Современное делопроизводство включает. − обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование); − организацию работы с документами. Параллельно с термином «делопроизводство» используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Это связано с внедрением в управление компьютерных систем. Термины делопроизводство и ДОУ – синонимы. 1.2 Документирование Понятие «делопроизводство» базируется на понятии «документирование». В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»: «Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам». При этом с термином «документирование» непосредственно связано понятие «документ». Как только человек научился писать, он начал создавать документы. Что же такое документ? В книге Поля Отле «Руководство к администрированию» дается следующее определение: «Документом называется все то, что служит для регистрации, передачи и сохранения информации о каком-нибудь предмете». Определение «документа» в России было сначала закреплено в Федеральном законе от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации», а потом уже и в ГОСТ Р 51141-98. Документ является результатом документирования и определяется как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. В настоящее время в качестве носителя используется бумага, наряду с которой также широко применяются магнитные носители, позволяющие использовать для документирования компьютерную технику. Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа. Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Значение документов для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Различают следующие функции документов: общие и специальные (рисунок 1). Рисунок 1 − Функции документов К общим функциям документа относятся: − информационная: любой документ создается для сохранения информации, ибо необходимость зафиксировать информацию – причина появления любого документа; − социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью; − коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями; − культурная: документ – средство закрепления и передачи культурных традиций, что лучше всего прослеживается на больших комплексах документов, например, в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития общества. К специальным функциям документа относятся: − управленческая: документ является инструментом управления; этой функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые документы, отчетные, организационно-распорядительные и др.), специально создаваемые для реализации целей управления; − правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; этой функцией наделены законодательные и правовые нормативные акты, изначально создаваемые для фиксации правовых норм и правоотношений, а также документы, приобретающие правовую функцию на время (например, для использования в качестве судебного доказательства – это может быть любой документ); − функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества; эту функцию приобретает только часть создаваемых в обществе документов (примерно от 12 до 14 %) и только после того, как документы выполнят свои оперативные функции и поступят на хранение в архив. Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов. Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. Служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности организации. Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Системами занимаются специалисты. 1.3 Классификация документов 1. Классификация по видам деятельности: − организационно-распорядительные (приказы, распоряжения, справки); − документы по финансово-расчетным операциям; − документы бухгалтерского учета; − вопросы материально-технического снабжения; − подготовки кадров; − документы по планированию и др. 2. Классификация по происхождению: − официальные (служебные, затрагивают интересы предприятия; создаются организациями или должностными лицами по определенным правилам); − личные (для каждого конкретного лица, создаются лицами вне сферы их служебной деятельности). 3. Классификация по месту составления: − внутренние (составляются внутри организации и предназначены для работы внутри организации); − внешние (выходят за рамки предприятия или поступают из других организаций). 4. Классификация по содержанию: − простые; − сложные. 5. Классификация по форме: − индивидуальные (документы, которые имеют свои особенности, т.е. по наименованию, например, приказ); − трафаретные (документы, на которых часть информации отпечатана, а часть вписывается при заполнении); − типовые (документы для группы однородных предприятий, например, инструкции). 6. Классификация по срокам исполнения: − срочные (требуют исполнения в определенные сроки); − несрочные (срок исполнения неустановлен, для таких документов сроки исполнения устанавливаются внутри каждого предприятия). 7. Классификация по средствам фиксации: − письменные (рукописные, машинописные, сделанные на множительных аппаратах); − графические (чертежи, схемы); − фото- и кинодокументы. 8. Классификация по назначению (стадиям создания): − подлинники (первый и единственный экземпляр документа); − копии (повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника с пометкой «Копия», которое заверяется в установленном порядке должностным лицом, при необходимости заверяется печатью); − выписка (часть подлинного документа, заверяется специализированным должностным лицом, в некоторых случаях – печатью); − дубликаты (повторное воспроизведение подлинника в случае его потери). 9. По степени гласности выделяют документы − обычные; − секретные; − для служебного пользования. 10. По юридической силе различают − подлинные: действительные и недействительные; − подложные документы. Подлинные подразделяются на действительные и недействительные (рисунок 2). Рисунок 2 – Классификация документов 1.4 Организация работы с документами Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения (движение документов), хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения (рисунок 3). Рисунок 3 − Организация работы с документами Документооборотом называют движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами входит: − прием и первичная обработка документов; − их предварительное рассмотрение и распределение; − регистрация документов; − контроль исполнения документов; − информационно-справочная работа; − исполнение документов; − их отправление; − систематизация (формирование дел) и текущее хранение. 1.5 Системы организации делопроизводства Существуют следующие системы организации делопроизводства на предприятиях: − централизованные; − частично-централизованные; − децентрализованные системы. Централизованные системы используют в небольших фирмах с незначительным объемом документооборота и малым количеством структурных подразделений. Частично-централизованные системы характерны для крупных предприятий со значительным количеством структурных подразделений. Здесь часть операций (прием, отправка, контроль исполнения, текущее хранение, формирование дел) проводится в структурных подразделениях. Децентрализованные системы используется при территориальной разобщенности структурных подразделений. Все операции по делопроизводству осуществляются в них. 1.6 Корреспонденция Корреспонденция (от correspondeo – отвечаю, осведомляю) означает взаимную переписку, письменные сношения. Коммерческая корреспонденция – это совокупность знаний, необходимых для надлежащей переписки по торговым делам; имеет свои установленные торговыми обычаями формы и терминологию. Переписка, правила ее оформления входят в систему информационно-справочных документов, которые также рассматриваются в курсе делопроизводства. Существует и другое определение термина «корреспонденция». Под корреспонденцией понимают жанр публицистики, предметом которого выступает конкретная социальная ситуация, ограниченная местом и временем. Корреспонденция – один из наиболее распространенных жанров в общеполитической прессе; темой ее, как правило, являются оперативные производственно-экономические вопросы. 1.7 История развития отечественного делопроизводства 1.7.1 Делопроизводство в Древнерусском государстве (X—XI вв.) и в период феодальной раздробленности (XI—XV вв.) Дошедшие до наших дней письменные документы свидетельствуют, что в период формирования и расцвета Древнерусское государство имело свою письменность, которая использовалась для документирования частной жизни (например, письма новгородцев на бересте), правовых отношений, охраны собственности (жалованные, вкладные грамоты). В период феодальной раздробленности (XI–XV вв.) развитие феодальных отношений фиксируется в частноправовых актах (купчие грамоты на землю и иное имущество; кабалы заемные, закладные, служилые на заем денег, движимого и недвижимого имущества; полные грамоты на продажу в рабство; отпускные грамоты при отпуске на свободу и др.). Отношения между княжествами закрепляются в договорах великих и удельных князей. Создаются письменные памятники права – судные грамоты. Управленческие решения подчиненным верховная власть фиксировала в указных грамотах. В процессе судебной деятельности составлялись: судные списки, правовые грамоты, бессудные грамоты. Всю работу с официальными документами осуществляли специальные должностные лица, имевшие небольшой штат помощников. В XIV в. людей, профессионально занимающихся работой с документами, стали называть дьяками. Документы писали на пергаменте. Это был дорогостоящий материал. Его изготовляли из козьей или телячьей кожи, а лучшие сорта доставляли из Греции. Утративший ценность и значение текст счищали и использовали лист пергамента заново. Этот период характеризуется накоплением традиций в области составления документов: создаются устойчивые формуляры документов, устанавливаются приемы их удостоверения – подписи, скрепы, печати; возникают стадии написания документа – черновик и беловик. Однако говорить о делопроизводстве как о системе определенных правил и приемов работы с документами пока еще нельзя. Это время накопления традиций и обычаев в работе с официальными документами. До конца ХV в. государственных учреждений еще не существовало, их функции выполняли отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность или с очень ограниченным штатом чиновников, или вообще без штата. Единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления. Документы хранились в центральных храмах, в крупных городах существовали хранилища документов, а местом создания документов стали храмы, посвященные покровителям цеховых ремесел-рыбаков, торговцев различным товаром. В этих храмах велись судебные дела и книги записи торговых операций, а хранение документов в храмах придавало юридическую силу. Большой юридической силой обладали церкви. |
Похожие:
 | Макрушина, Т. И. Справочная система длкументации: методические рекомендации по выполнению лабораторной работы по дисциплине «Делопроизводство... |  | Индивидуальные задания: методические рекомендации к выполнению индивидуальных заданий по дисциплине «Информационное обеспечение товароведения... |
| Методическое пособие по дисциплине «Документы, корреспонденция и делопроизводство» рассмотрено и утверждено методической комиссией... | | «Национальный исследовательский Нижегородский государственный университет им. Н. И. Лобачевского» |
| Методические рекомендации по выполнению морфемного и словообразовательного разбора слова | | Сборник практических заданий по дисциплине оп. 05 Гражданский процесс для студентов обучающихся по специальности |
| Варианты индивидуальных расчетных заданий и методические указания по их выполнению | | Методические указания предназначены для проведения практических занятий по дисциплине Технология топографо-геодезических и маркшейдерских... |
| Методические рекомендации по выполнению практических работ по учебной дисциплине «Документационное обеспечение управления» предназначены... | | Варианты индивидуальных расчетных заданий и методические указания по их выполнению для студентов зо и зсо |