Методическое письмо
Скачать 102.88 Kb.
|
КОМИТЕТ ПРАВИТЕЛЬСТВА РЕСПУБЛИКИ ДАГЕСТАН ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ 14 января 1998 г. № 10-13/1 Заведующим госархивными (архивными отделами райгорадминистрации) МЕТОДИЧЕСКОЕ ПИСЬМО О порядке приеме передачи дел и материалов при смене заведующего государствен ным архивом (архивным от делом рай(гор)администра ции). В обеспечении и сохранности документов Архивного фонда РФ. хра нящихся в рай(гор)архивах (архивных отделах рай(гор)администраций), боль шое значение имеет организация приема передачи дел и материалов, дает новому работнику представление о документах и научно-справочном аппа рате (НСА), условиях и месте их хранения, правилах оформления и форми рования дел, позволяет познакомиться со спецификой работы и уяснить ее значение. В соответствии с положением о рай(гор)архиве (архивном отделе администрации) заведующий архивом назначается па должность и освобож дается от должности рай(гор)администрацией по предварительному согла сованию с Комитетом Правительства по делам архивов. На согласование в Комитет новый заведующий должен явиться лично (также в сопровождении представителя рай(гор)администрации), иметь при себе сформированное по установленным требованиям личное дело. В результате изучения личного дела и собеседования с претендентом на должность заведующего архивом Комитет выносит решение о согласии (несогласии) с его назначением и со общает об этом в рай(гор)администрацию, также дает инструктаж по прове дению приема-передачи, с учетом состояния работы данного архива. Прием-передача дел производится комиссией, создаваемой по распоряжению рай(гор)администрации. В состав комиссии включается: заведую щий, сдающий архив; заведующий, принимающий архив; представитель рай(гор)администрации, специалисты администрации. Приему-передаче должно предшествовать ознакомление нового работника с Положением о рай(гор)архиве (архивном отделе рай(гор) адми нистрации), настоящим письмом, постановлениями Правительства РФ, Правительства РД, распоряжениями рай(гор)администрации по архивному делу. Передаче подлежат: Научно-справочный аппарат и учетные документы; документы (дела) архива; методические пособия; делопроизводство архива; бланки, средства оргтехники, сигнализации, пожаротушения, инвен тарь; помещение архива. Прием-передача дел оформляется актом установленной формы (приложение № 1). Акт составляется в процессе приема передачи дел по разде лам. УКАЗАНИЯ по заполнению формы акта (Приложение № 1 к методиче скому письму): РАЗДЕЛ №1. Предаются основные учетные документы, справочники по работе с фондами архива и учетные документы по работе с учрежде ниями. РАЗДЕЛ №1.1 : строки 2,3 - указывается количество передаваемых описей и через дробь - количество соответствующих им фондов. Строка 4 - указывается наличие ("есть") или отсутствие ("нет"); при наличие также указывается количество книг (томов) данного документа, год за ведения, в примечании - состояние, наличие индекса согласно номенкла туре, оформление обложки и т.д. Строка 5 - указывается количество карточек с № ____ по № ____, отсутствующий, пропущенный оговаривается в примечании. Строка 6 - указывается наличие Паспорта архива на 01.01.________ года, в примечании – как. оформлен (отдельным делом за каждый год или раздельно по годам и т.д.) Строка 7 - см. Указания к строке 4. Строка 8 - указывается количество дел фондов с № ____ по № ____ в примечании - их состояние, содержание, оформление. РАЗДЕЛ №1.2. Строка 2 - указывается при наличии – «есть», год утверждения, количество учреждений в нем; при отсутствии – «нет». Строка 3 - см. строку 2. Строка 4 - см. строку 8, раздел №1.1. Строка 5 - при наличии - указывается количество , с №____ по № ____ и состояние. Строка 6 - если имеются другие, указываются названия, количество и т.д. РАЗДЕЛ 2 При передаче дел по описи проводится сверка каждого дела с описью. Рекомендуется проводить подсчет в пределах одного фонда (по Списку фондов, начиная с фонда №1, последовательно: - уточнить название фонда; - сделать выборку всех описей данного фонда, отделить по видам до кументов - постоянного хранения; л/с.; - сделать выборку всех дел данного фонда; - в ходе сверки и пересчета заполнить строки 2, 3, 4, 5, а в 7 строке на- против каждой описи указать состояние дел «не подшиты №№ ____», «не соответствуют содержанию №№ ______», и т.д.); - в строке 4 обязательно указать полное название и № описи (опись дел постоянного хранения № 1, опись дел личного состава № 2л, опись похозяйственных книг № 3 ПК» и т.д. - в строке 5 - указывается фактическое количество дел после под счета, это количество должно соответствовать данным статформы №1 за предшествующий год с учетом движения дел фонда в текущем году. - в строке 6 при наличии актов о выдаче дел во временное пользование, указывается их количество, принадлежность к тому или другому фонду и №№, а в отсутствие актов о выдаче, оговаривается «со слов заведующей» И так по каждому фонду, затем подводятся итоги и соответственно вносятся в акт. РАЗДЕЛ №3 Прием-передача метод пособий проводится согласно журналу учета метод пособий архив, в примечании указывается на его наличие или от сутствие. При передаче пособий следует обратить внимание на наличие та ких разработок, как: ЕГСД; ЕГСДОУ; Примерный перечень документальных материалов, откладывающихся в министерствах и ведомствах (с указанием сроков хранения, М., 1989 г; планово-отчетные формы, указания по их за полнению; материалы семинаров повышения квалификации; Правила ра боты райгоргосархивов; Основные правила работы ведомственных архивов, анкеты-вопросники, образцы описей и др. РАЗДЕЛ №4 В первую очередь проверяется наличие индивидуальной (или типовой) номенклатуры дел архива и под №1 вносится в акт (строки 2, 3, 4, 5 соответ ственно). Дальнейший прием-передача проводится по номенклатуре, дела передаются в порядке номеров (индексов), отсутствие каких-либо дел, также состояние, формирование, полнота оговариваются в примечании. РАЗДЕЛ №5 Указываются наименования передаваемых материалов, их количество и состояние. РАЗДЕЛ №6 Излагается текстом количество комнат, квадратура занимаемой пло щади, своеобразие, состояние, условия для работы запыленность пожаро-опасность, кем, в каком режиме производится уборка помещения и др. Акт составляется в 2 экз. (первый экземпляр хранится в архиве, - как учетный документ, второй - направляется в Комитет, хранится в наблюда тельном деле данного архива у специалиста Комитета). Акт подписывают: передающий заведующий, принимающий заведую щий, председатель, члены комиссии. Акт утверждается главой рай(гор)администрации. О результатах проведенной работы комиссия докладывает админист рации района (города) и сообщает в Комитет с представлением 2 экземпляров акта. Председатель ЭПК Комитета Л.О. Урдашева Приложение1 К методическому письму о приеме-передаче дел
Основание: смена заведующих госархивом __________________________________ и ________________________________ Ф.И.О уволенного Ф.И.О назначенного и ______________________ № ______ от _______ глав(рай, гор) администрации (название распорядительного документа (приказ, распоряжение, постановление)) о ___________________________________________________________________ (содержание распорядительного документа, состав комиссии) В результате проверки наличия в архиве учетных документов, научно- справочного аппарата, поштучного пересчета дел, сверки дел текущего делопроизводства с ____________ номенклатурой дел ____________________ (название номенклатуры - (место разработки, типовая, индивидуальная) год согласования) _____________________________ передает,_____________________ принимает (Ф.И.О передающего) (Ф.И.О. принимающего) имеющиеся в архиве учетные документы. НСА, дела, методические пособия, делопроизводство, бланки, инвентарь в следующем распорядке и количестве: РАЗДЕЛ № 1. Учетные документы, НСА 1.1. по работе с фондами архива:
1.2. по работе с учреждениями:
РАЗДЕЛ № 2. Поштучный пересчет дел по описям
ИТОГО: РАЗДЕЛ № 3. Методические пособия.
ИТОГО: РАЗДЕЛ № 4. Делопроизводство, архив
ИТОГО: РАЗДЕЛ № 5. Бланки, средства оргтехники, охраны, пожаротушения. Инвентарь
РАЗДЕЛ № 6. Состояние помещения архива (наличие рабочей комнаты, удобств для приема посетителей, организации работы заведующей. Необходимость в ремонте и т.д.) – текстом. Акт составлен в 2 экз. Передал: подпись Расшифровка подписи Принял: подпись Расшифровка подписи Председатель комиссии: подпись Расшифровка подписи Члены комиссии: подписи Расшифровка подписей ___________________________________________ | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | С целью конкретизации данной деятельности Комитет по образованию направляет настоящее Инструктивно-методическое письмо | | Порядок действий дошкольной образовательной организации при приёме заявлений на обучение |
| Методическое письмо подготовлено сотрудниками Департамента развития медицинской помощи детям и службы родовспоможения Минздравсоцразвития... |  | ... |
| ... | | Раньше переписку вели вручную то есть отсылали обычной почтой. В эпоху развития электронных технологий, все чаще пишутся электронные... |
| Белгородский региональный институт повышения квалификации и профессиональной переподготовки специалистов | | Инструктивно-методическое письмо центра воспитания и дополнительного образования детей посвящено введению Федерального государственного... |
| В 5-м классе реализуются следующие предметные области и учебные предметы (см. Таблицу 1) | | Претензионное письмо это письмо, отправляемое виновной стороне в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного рода... |