Методические указания к лабораторной работе «делопроизводство»

Скачать 0.49 Mb.

Название	Методические указания к лабораторной работе «делопроизводство»
страница	4/4
Тип	Методические указания

filling-form.ru > Бланки > Методические указания

1 2 3 4

ПРИКАЗ

00.00.0000 №00
место составления

Заголовок к тексту начинается с предлога «о», отвечает на вопрос «о чем»

В констатирующей части излагаются основания, цели, побудившие руководство организации издать приказ. В некоторых случаях, когда основания очевидны, констатирующая часть опускается. Распорядительная часть начинается со слова:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. В начале пункта приводится наименование должности исполнителя, его Ф. И. О. или наименование структурного подразделения (в дательном падеже), затем четко излагается содержание предлагаемых действий (начинается с глагола неопределенной формы) и указывается срок исполнения.

2. Структура последующих пунктов аналогична. Пункты могут разбиваться на подпункты (1.1, 2.3 и т.д.). В отдельных случаях текст может представляться в виде таблицы.

3. В последнем пункте приказа приводится указание о контроле за исполнением приказа: Контроль за исполнением приказа возложить на... (указывается должность, Ф. И. О. или наименование структурного подразделения).
Наименование должности

руководителя (подпись) И. О. Фамилия

Визы заинтересованных лиц

Должность

(подпись) И. О. Фамилия

00.00.0000
Исполнитель (Фамилия или Фамилия, Имя. Отчество)

телефон (000 00 00)

В дело 00-00 (подпись) Идентификатор электронной копии документа

00.00.0000

Рис. 6. Макет приказа по основной деятельности

2.3.2. Протоколы
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. На коммерческом предприятии составляются протоколы заседаний совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний акционеров и т. п.

Проведению совещания (заседания) любого уровня должна предшествовать подготовительная работа. Чтобы обсуждение не прошло впустую для участников заседания готовится и раздается информационный материал по вопросам, включенным в повестку дня.

Протокол ведется во время заседания секретарем, который конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников заседания.

Оформление протокола имеет ряд особенностей. Он составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги, на котором указывается наименование предприятия. Далее указываются следующие реквизиты вид документа, дата, номер и заголовок. Датой протокола является день проведения заседания, а номером протокола - порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года.

В заголовке протокола указывается название коллегиального органа, например:
ПРОТОКОЛ... заседания Совета директоров
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется в следующей последовательности:
Председатель - фамилия и инициалы;

Секретарь - фамилия и инициалы;

Присутствовали - фамилии и инициалы присутствующих сотрудников предприятия в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных. Если присутствующих более 10, указывается их общее количество.

В протоколах заседаний совета директоров указывают фамилии присутствующих членов совета, независимо от их количества.

Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос "о чем?", например:

Об итогах работы предприятия за первое полугодие 2001 г.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы выступавших и через тире - краткое изложение текста выступления.

Если докладчик предоставил текст своего выступления, то после тире указывается: "текст выступления прилагается (приложение 1)".

Если после выступления или в ходе обсуждения задавались вопросы, они должны быть зафиксированы в протоколе вместе с ответами. Записи делаются в краткой, лаконичной форме.

Постановление (решение) указывается в протоколе полностью, так как является наиболее важной его частью. Текст постановления строите по образцу распорядительной части приказа .

Протокол подписывается председателем и секретарем. Протокол правления акционерного общества или совета директоров должны быть подписаны всеми присутствовавшими на заседании.

К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы, справки, доклады, проекты и т. п., которые оформляются как приложения.

Решения, принятые на заседании, доводятся до сотрудников предприятия в виде копии самого протокола или выписки постановляющей части из него, либо в виде других распорядительных документов: приказе решений, составленных на основании протокола.

Протоколы относятся к числу важных документов предприятия, поэтому хранятся не менее 10 лет и могут передаваться на архивное хранение.
2.3.3. Акты
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.

Акты составляются в самых различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акт приема работ по контракту; акт приема-передачи документов; акт списания материалов, коммерческий акт и т. д.

Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей.

Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами предприятия. Если акт является внешним документом, он должен содержать справочные данные об организации.

В водной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на факты, события, действия.

Далее указывается состав комиссии: фамилия, инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются фамилии и инициалы присутствующих.

Акт может иметь заголовок, например, "Акт о недостаче ТНП" или "Акт приема-передачи документов с грифом "Конфиденциально".

В основной части акта излагаются цели, задачи, существо и сроки проведенной комиссией работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения). Текст акта может делиться на пункты, подпункты или иметь табличную форму.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.
2.3.4. Докладные записки
Докладная записка - документ, адресованный руководителю предприятия (реже - вышестоящему органу), содержащий изложение какого либо вопроса с выводами и предложениями.

Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий се содержание. В первой части текста излагаются факты или события послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Внутренние докладные записки должны быть подписаны составителем (автором).

Докладные записки (внешние), направляемые в вышестоящие орган должны быть подписаны руководителем предприятия.

Датой докладной записки считается дата ее подписания.

Докладные записки по основным вопросам деятельности предприятия хранятся 5 лет.

2.3.5. Письма
Деловая переписка - неотъемлемое средство связи предприятия с организациями. В большинстве фирм письма превалируют над документами.

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т. д.

По содержанию и назначению письма могут быть: инструкционные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др., Инструкционные (директивные) исходят из государственных или муниципальных органов управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов, экологии и т.п.

Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции.

К информационным условно относятся письма, содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения.

Рекламные письма содержат рекламу, цены предлагаемых товаров, услуг. Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов.

В письмах-запросах предприятие просит разъяснить какой-либо факт или действие побуждает фирму-контрагента (или государственную организацию) дать ответное письмо.

В некоторых случаях составляются сопроводительные письма, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью направляется основной документ, что с ним необходимо сделать и в какие сроки.

Для составления писем, факсов используется специальный бланк письма. В письмах, факсах название вида документа не указывается. В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты: "дата"; "номер "; "ссылка на регистрационный номер и дату документа" (если письмо является ответом); "заголовок к тексту", изложенный одной фразой.

В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита "адресат" (получателя письма): фирма; структурное подразделение; должность; фамилия и инициалы; почтовый адрес получателя.

Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие. Если документ направляется более, чем четырем адресатам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лиц один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, то в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.

Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.

Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например:
"В связи с тем, что при получении груза 26.01.2000 по накладной № 238864 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя... была установлена недостача:...штук изделий на сумму... (коммерческий акт от 26.01.2000 № 247)...".
Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т. п.), например:
"Просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет".
Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и те же оборотов, освоив которые можно составлять тексты различных писем.

Начало письма (факса) может иметь следующие варианты обращения:

• "Уважаемый Игорь Леонидович!";

• "Господин Зорин!";

• "Игорь Леонидович!":

• "Уважаемый г-н Зорин!";

"Уважаемые господа!" (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма).

Большинство писем продолжаются далее словами:

«В связи с …»;
«Согласно контракту от... №...";
«Нами рассмотрены Ваши предложения";
«В соответствии с Вашей просьбой..." и т. д.

Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит "ссылка на регистрационный номер и дату документа", то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма.

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("направляем на согласование", "просим рассмотреть");
от первого лица единственного числа ("прошу перечислить", "считаю необходимым");
от третьего лица единственного числа ("банк не может согласиться", "компания не возражает").

В зависимости от вида письма при составлении текста используются cледующие обороты:

Отправка груза, документа	Напоминание
1. Отправляем Вам...	1. Напоминаем Вам, что........
2. Направляю Вам...	2. По истечении ... срока предложение нашей фирмы теряет силу.
3.Высылаем Вам…

Подтверждение	Извещение
1. Концерн... подтверждает получение...	1. Сообщаем Вам, что...
2.Подтверждаю, что партия ТНП получена	2. Ставлю Вас в известность, что…
	3. Извещаем Вас, что...

Вводные слова и обороты позволяют придать деловому письму различные оттенки. Например, если фразу: "Мы не можем заключить контракт с фирмой..." дополнить словами "к сожалению", то отказ звучит не так категорично и оставляет шанс для дальнейшего сотрудничества.

Наиболее распространенными ошибками при составлении писем являются:

в апреле месяце;
польза от использования;
следует учитывать следующие факторы;
представление информации пользователю;
данное явление проявилось;
настоящим сообщаем;
потребное количество товара;
приложение: упомянутое на 3 листах.

Письма могут заканчиваться фразами:

"Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной";
"Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества";
"Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей";
"С уважением" и т. п.

2.3.6. Факс - документ, полученный с помощью факсимильного аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Факс является по сути копией переданного документа. По телефаксу могут быть переданы любые виды документов.

Однако факсы в большей степени являются разновидностью переписки между деловыми партнерами, организациями, поэтому факсом будем условно называть письмо, полученное посредством факсимильного аппарата.

Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма, только в реквизите "адресат" указывается номер телефакса получателя письма.
2.3.7. Должностные инструкции

В комплексе организационных документов предприятия (уставе, учредительном договоре, структуре и штатной численности, штатном расписании и др.) особое место занимают должностные инструкции. Должностная инструкция - нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Кроме того, они практически реализуют разделение труда между персоналом.

Должностная инструкция разрабатывается инспектором по кадрам или специалистом по работе с персоналом, согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается директором предприятия. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора предприятия.

Должностная инструкция содержит следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Функции.

3. Должностные обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

В разделе 1 (Общие положения) устанавливаются: область деятельности работника; порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность работника; должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе 2 (Функции) перечисляются основные направления деятельности работника.

В разделе 3 (Должностные обязанности) определены конкретные виды работ, выполняемые работником.

В разделе 4 (Права) устанавливаются права, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.

В разделе 5 (Ответственность) указывается, за что конкретно несет ответственность данный работник.

В дополнение к основным разделам должностной инструкции может быть введен раздел, регулирующий трудовые взаимоотношения между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать круг служебных связей, порядок предоставления отчетов, планов и других документов, периодичность предоставления отчетной информации и др.

Хранятся должностные инструкции 3 года после замены новыми.
2.3.7. Справки
Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий.

В делопроизводстве предприятия чаще всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда сотрудников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы размера заработной платы.

Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, с должности, зарплаты.

В правом верхнем углу указывается место предоставления справки именительном падеже, например, 128 отделение милиции; школа № 21.

На справке должна обязательно стоять дата ее подписания, подпись печать. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок по журналу, ставят порядковый номер справки рядом с датой. Составляют подобные справки в одном экземпляре.
2.3.8. Объяснительные записки
Объяснительные записки составляются по производственным вопросам и трудовым правоотношениям.

Текст объяснительной записки составляется в произвольной форме, как правило, с указанием причин, которые привели к каким-либо нарушениям. Объяснительные записки должны иметь дату, указание адресата составителя.

2.4. ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
2.4.1. Резюме
Резюме в настоящее время является распространенным документом при приеме на работу на негосударственные предприятия (см. рис. ). Особенностью резюме является изложение сведений об образовании, трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. В графе "Дополнительные сведения" может быть указана любая информация: знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности, интересы претендента и т. д. В некоторых организациях резюме содержит пункты: цель (какую работу хотел бы получить претендент) и устраиваемый его размер оплаты труда.
РЕЗЮМЕ

Орлов Игорь Иванович

11.03.1960 г.р.

АДРЕС: 127322, г. Москва, ул. Лескова, д. 7, кв. 11.

ТЕЛ.: 210 33 18 (Р), 972 76 11 (Д)

СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ: Женат, имею дочь.
ЦЕЛЬ: Получение должности начальника отдела информационного обеспечения.

ОБРАЗОВАНИЕ: 1977-1982 - Московский институт стали и сплавов по специальности ЭЛЕКТРОННЫЕ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНЫЕ МАШИНЫ с присвоением квалификации

ИНЖЕНЕР-СИСТЕМОТЕХНИК.

1967-1977 - средняя школа № 27 (г. Москва). По окончании школы получил свидетельство о присвоении квалификации ПРОГРАММИСТ. ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ ОПЫТ: С 1992 г. - до настоящего времени - начальник отдела информатики в финансовой компании " ФИН-ТРАСТ" (обеспечиваю программную поддержку деятельности компании и функционирование вычислительной техники).

С 1982 по 1992 г. - инженер НИИ приборостроения, с 1985 г. начальник сектора (разрабатывал вычислительные комплексы).

С 1980 по 1982 г. - старший техник в Московском статистическом управлении (разрабатывал алгоритмы АРМ).

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ: Имею опыт работы с электронными таблицами, текстовыми и графическими редакторами, базами данных, электронной почтой, Интернетом.

Имею ряд публикаций в специальном журнале "Домашний компьютер". Владею английским языком (читаю и перевожу со словарем). По требованию могу представить необходимые рекомендации.

Подпись И. И. Орлов
Рис. 7. Макет Резюме

СОДЕРЖАНИЕ
Введение

1. Нормативно-методические материалы, регламентирующие работу с документами

2. Основные требования к документации

Основные требования к оформлению организационно-распорядительной документации

2.1 Реквизиты документов и правила их оформления

2.2. Бланки документов предприятия

2.3. Основные документы управления

2.3.1. Приказы по основной деятельности

2.3.2. Протоколы

2.3.3. Акты

2.3.4. Докладные Записки

2.3.5. Письма

2.3.6. Факс

2.3.7. Должностные инструкции

2.3.8. Справки

2.3.9. Объяснительные Записки

2.4. Документы по личному составу

2.4.1. Резюме
Учебно-методическое издание
Б.Ф. АНДРЕЕВ

А.И. ГУСЕВА

Методические указания к лабораторной работе

«ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО»
для студентов специальности

«Менеджмент на транспорте»

Подписано к печати

Формат

Усл. Печ.л. Уч. Изд. л. Тираж

Изд. № Заказ № Цена

127994 Москва, ул. Образцова 15.

Типография МИИТа

1 2 3 4

	Методические рекомендации по выполнению лабораторной работы по дисциплине... Макрушина, Т. И. Справочная система длкументации: методические рекомендации по выполнению лабораторной работы по дисциплине «Делопроизводство...		Методические указания по выполнению лабораторной работы «Определение... Настоящие методические указания представляют собой описание правил проведения лабораторной работы, по определению серосодержащих...
	Методические указания к лабораторной работе «Бухгалтерский и управленческий... ...		Делопроизводство в кадровой службе методические указания Методические указания предназначены для студентов очной и заочной форм обучения специальности 080505 «Управление персоналом»
	Лабораторная работа №1 Принципы Управления проектами с использованием microsoft project 6 Управление проектами с помощью Microsoft Project: Методические указания к лабораторной работе по дисциплине «Основы организационного...		Разборка и сборка коробки передач заднеприводного автомобиля ваз... Цель работы: закрепление теоретических знаний конструкции трехвальных коробок передач, формирование практических навыков разборки...
	Методические указания к лабораторной работе по дисциплине «Постреляционные базы данных» Оллекциям значений, xml-документам и базе данных. Приведено краткое описание языковых конструкций. Рассмотрены примеры построения...		Методические указания к практической работе №1 «Составление и оформление... Методические указания составлены в соответствии с рабочей программой по дисциплине (мдк, пм)
	Методические указания к лабораторной работе по курсу «Технология... Кроме того, природные жиры богаты различными физиологически активными веществами: жирорастворимыми витаминами, пигментами, фосфатидами,...		Методические указания по самостоятельной внеаудиторной работе студентов очной формы обучения Методические указания одобрены методической комиссией учетно-финансового факультета (протокол №1 от 24 августа 2015 г.)

Методические указания к лабораторной работе «делопроизводство»

Рис. 6. Макет приказа по основной деятельности

Методические указания к лабораторной работе

Похожие: